รายงานการประชุม (MoM) คืออะไร? ซอฟต์แวร์และเทมเพลตสำหรับ MoM

การประชุมที่มีประสิทธิผลถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานร่วมกัน แต่การเรียกคืนรายละเอียดทั้งหมดที่กล่าวถึงในการประชุมอาจเป็นเรื่องยาก นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องจัดทำรายงานการประชุมเพื่อบันทึกรายละเอียดแต่ละอย่าง ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับ MOM และวิธีสร้างมันขึ้นมา แต่ก่อนอื่น มาเรียนรู้ว่า MOM คืออะไรกันแน่

รายงานการประชุม (MoM) คืออะไร?

โดยทั่วไป MOM ย่อมาจาก “รายงานการประชุม” หมายถึงบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการของการอภิปราย การตัดสินใจ และรายการดำเนินการที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม

MOM เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบันทึกประเด็นที่พูดคุยกันระหว่างการประชุม การมอบหมายความรับผิดชอบ และการอ้างอิงสำหรับผู้เข้าร่วม ประกอบด้วยประเด็นสำคัญในการอภิปราย ผู้เข้าร่วมทั้งหมด และมติของการประชุม

ความสำคัญของรายงานการประชุม

รายงานการประชุม (MOM) มีบทบาทสำคัญในประสิทธิภาพและการสื่อสารขององค์กร ด้วยการบันทึกการอภิปราย การตัดสินใจ และรายการดำเนินการ MOM ทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงที่สำคัญ ทำให้เกิดความชัดเจนและความเข้าใจในหมู่ผู้เข้าร่วม

MOM ทำหน้าที่เป็นคลังข้อมูลทางประวัติศาสตร์ รวบรวมวิวัฒนาการของความคิดและกลยุทธ์ในช่วงเวลาหนึ่ง

นอกเหนือจากการอำนวยความสะดวกในการสื่อสารโดยการแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับสมาชิกในทีมที่ขาดไป MOM ยังมีส่วนช่วยในการวางแผนและการพัฒนากลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณควรสร้าง MoM เมื่อใด

MOM สามารถใช้ในกรณีต่อไปนี้:

• การบันทึกประเด็นสำคัญและเป้าหมายของการประชุม
• การสร้างสรุปการประชุมสำหรับผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุม
• เก็บไว้เป็นเอกสารทางกฎหมายในกรณีมีการประชุมอย่างเป็นทางการ
• เก็บรักษาเอกสารอ้างอิงเพื่อใช้ในการประชุมครั้งต่อไป

ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการสร้าง MOM

ในขณะที่สร้างรายงานการประชุม คุณต้องระบุวาระการประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม และ MOM ที่มีอยู่ คุณต้องจดบันทึกด้วยว่าใครไม่อยู่และอยู่ในการประชุม มาดูการแจงนับโดยละเอียดของขั้นตอนทั้งหมดที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อสร้าง MOM:

• การเตรียมการ: รวบรวมรายละเอียดที่จำเป็น เช่น วาระการประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วม และ MOM ก่อนหน้า ตั้งค่าเทมเพลตสำหรับการบันทึกด้วย
• ผู้เข้าร่วม: จดบันทึกรายละเอียดของผู้เข้าร่วมทั้งที่อยู่และขาดงาน ทำเครื่องหมายแขกหรือผู้เข้าร่วมที่มีชื่อเสียง
• ทบทวนวาระการประชุม: พิจารณาวาระการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าได้กล่าวถึงแต่ละรายการ
• รายละเอียดการอภิปราย: บันทึกประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และรายการดำเนินการโดยใช้ภาษาที่กระชับ
• กำหนดความรับผิดชอบ: ระบุรายการการดำเนินการให้กับบุคคลที่มีกำหนดเวลาอย่างชัดเจน
• การชี้แจง: รวมการชี้แจงใด ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมเพื่อบริบท
• ปิดท้าย: ยืนยันข้อสรุปของการประชุมและจดบันทึกข้อกำหนดในการติดตามผล
• การตรวจสอบและการอนุมัติ: แบ่งปัน MOM เพื่อตรวจสอบและได้รับการอนุมัติที่จำเป็น
• การกระจาย: แจกจ่าย MOM สุดท้ายให้กับผู้เข้าร่วมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทันที

ประโยชน์ของการสร้างแม่

รายงานการประชุม (MOM) ให้ประโยชน์ที่สำคัญ โดยจัดเตรียมบันทึกการสนทนา การตัดสินใจ และรายการดำเนินการที่เป็นเอกสาร เพื่อให้มั่นใจถึงความชัดเจนและความรับผิดชอบ ประโยชน์อื่นๆ ของการสร้าง MOM มีดังนี้

• เอกสารประกอบ: จัดเตรียมบันทึกการสนทนา การตัดสินใจ และรายการดำเนินการอย่างเป็นทางการในระหว่างการประชุม
• การอ้างอิง: รายงานการประชุมใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับผู้เข้าร่วมเพื่อระลึกถึงสิ่งที่ได้พูดคุยและงานที่ได้รับมอบหมาย
• ความรับผิดชอบ: พวกเขามอบหมายความรับผิดชอบโดยจัดทำเอกสารรายการดำเนินการและกำหนดเวลา ส่งเสริมความรับผิดชอบในหมู่ผู้เข้าร่วม
• การสื่อสาร: MOM อำนวยความสะดวกในการสื่อสารโดยการแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้
• การวางแผน: ช่วยในการวางแผนในอนาคตโดยการสรุปการอภิปรายและผลลัพธ์ในอดีต ช่วยในการกำหนดแนวทางและกลยุทธ์ในอนาคต
• การจัดตำแหน่ง: รายงานการประชุมช่วยให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับสิ่งที่ได้พูดคุยและตัดสินใจร่วมกัน ซึ่งช่วยลดความเข้าใจผิด

สิ่งที่ควรรวมไว้ในรายงานการประชุม?

ในการเขียนรายงานการประชุม มีองค์ประกอบหลายประการที่คุณต้องรวมไว้ในเอกสาร นี่คือองค์ประกอบที่สำคัญบางประการของ MOM:

• วันและเวลาประชุม
• รายชื่อผู้เข้าร่วมและบทบาทของพวกเขา
• วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการประชุม
• วาระการประชุมและหัวข้อหารือ
• การกระทำที่ต้องทำและการตัดสินใจ
• ขั้นตอนและระยะเวลาในการติดตามผลที่จะเกิดขึ้น
• ลายเซ็นและชื่อย่อของผู้เข้าร่วมเพื่อการตรวจสอบ

การเขียนรายงานการประชุม (แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด)

เพื่อให้รายงานการประชุมมีผลต้องบันทึกวัน เวลา และจำนวนผู้เข้าร่วม ถัดไป คุณต้องเพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับการประชุมที่กำลังจะมาถึง

• สร้างโครงร่างการประชุมล่วงหน้า: เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรสร้างโครงร่างการประชุมพร้อมกับประเด็นทั้งหมดที่จะหารือในการประชุมจะดีกว่า ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนในช่วงเริ่มต้นการประชุม และช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมยึดถือวาระการประชุมที่ถูกต้อง
• จดวัตถุประสงค์ของการประชุม: ในระหว่างนี้ ให้พยายามจดวัตถุประสงค์ของการประชุมและสิ่งที่คาดว่าจะบรรลุผลในการประชุมครั้งนี้ หมายเหตุเหล่านี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้
• ตัดสินใจเลือกวันประชุมที่กำลังจะมีขึ้น: หากคุณกำลังจดบันทึกการประชุม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรวมไว้ด้วยว่าการประชุมครั้งถัดไปจะเกิดขึ้นเมื่อใดตามหัวข้อที่อภิปราย ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้รับแนวทางว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น นอกจากนี้ การตัดสินใจวันประชุมที่กำลังจะมาถึงยังช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานอีกด้วย
• ใช้ AI เพื่อสร้างสรุปการประชุม: หากคุณมีหน้าที่สร้างบันทึกในการประชุม คุณสามารถใช้เครื่องมือถอดเสียงการประชุมได้ ด้วยเครื่องมือนี้ บันทึกการโทร การถอดเสียง และข้อมูลสรุปทั้งหมดจะลิงก์กับการประชุมและปฏิทิน ดังนั้นทุกอย่างจึงรวมอยู่ในที่เดียว
• ใช้วาระการประชุมเพื่อติดตามประเด็นสำคัญของการประชุม: หลังการประชุม คุณสามารถใช้วาระการประชุมเพื่อติดตามผลลัพธ์ได้ การใช้วาระการประชุมเป็นแนวทางทั่วไป คุณจะสามารถวัดความก้าวหน้าของคุณไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ได้

เทมเพลตสำหรับการสร้างรายงานการประชุม

1. เทมเพลต MoM ของคณะกรรมการอย่างเป็นทางการ
2. ตัวอย่างการประชุมแบบไม่เป็นทางการ MoM
3. เทมเพลต MoM การประชุมคณะกรรมการ
4. เทมเพลต MoM การประชุมคณะกรรมการ SaaS ของ David Sacks
5. การประชุมผู้บริหารประจำเดือน
6. เทมเพลตการวางแผน Sprint
7. เทมเพลตการประชุมแบบตัวต่อตัว

หากต้องการสร้างรายงานการประชุมอย่างรวดเร็ว คุณสามารถใช้เทมเพลตที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าได้ เทมเพลต MOM มีตั้งแต่รายงานการประชุมคณะกรรมการอย่างเป็นทางการไปจนถึงรายงานการประชุมรายเดือน รายงานการประชุมแบบไม่เป็นทางการ การวางแผน Sprint การประชุม SaaS และอื่นๆ เทมเพลตแต่ละรายการมีให้ด้านล่างเพื่อปรับปรุงขั้นตอน MOM ของคุณ

1. เทมเพลตรายงานการประชุมคณะกรรมการอย่างเป็นทางการ

2. ตัวอย่างรายงานการประชุมอย่างไม่เป็นทางการ

3. เทมเพลตรายงานการประชุมคณะกรรมการ

4. เทมเพลตการประชุมคณะกรรมการ SaaS ของ David Sacks

5. การประชุมผู้บริหารประจำเดือน

6. เทมเพลตการวางแผน Sprint

7. เทมเพลตการประชุมแบบตัวต่อตัว

ซอฟต์แวร์ยอดนิยมสำหรับสร้างรายงานการประชุม

คุณสามารถเลือกซอฟต์แวร์ทั้งแบบฟรีและมีค่าใช้จ่ายเพื่อสร้าง MoM นี่คือตัวเลือกยอดนิยมบางส่วนที่คุณสามารถพิจารณาได้:

ซอฟต์แวร์ MOM ฟรี

• Google Notes: เป็นซอฟต์แวร์ฟรีที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้าง MOM แบ่งปัน บันทึกเก็บถาวร ฯลฯ
• Evernote: Evernote ใช้งานได้ฟรีในการจดบันทึก สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ ทำงานร่วมกันในบันทึก ฯลฯ
• EasyRetro: ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถสร้างบันทึกย่อช่วยเตือน แบ่งปันกับเพื่อนร่วมงาน สร้างรายการดำเนินการ เขียนแนวคิดโครงการ และอื่นๆ

ซอฟต์แวร์ MOM แบบชำระเงิน

• NTask: สามารถใช้ในการสร้างและมอบหมายงาน แบ่งปันรายละเอียดงานกับผู้อื่น วางแผนรายละเอียดโครงการ จัดการประชุม ฯลฯ
• Zipdo: แอปบันทึกการประชุมนี้เชื่อมต่อกับปฏิทินและสร้างบันทึกการทำงานร่วมกันสำหรับการประชุมทุกครั้ง
• Beenote: เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ AI ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้าง จัดการ และจัดการประชุมของคุณได้

บทสรุป

ด้วยความช่วยเหลือของบันทึกการประชุม ทำให้การสรุปการประชุมทั้งหมดเป็นจุดสำคัญเพียงไม่กี่จุดกลายเป็นเรื่องง่าย

หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว คุณก็มีความคิดว่าเหตุใดคุณจึงควรสร้าง MOM และคุณสามารถสร้างเองได้ สำหรับแนวทางที่ง่ายขึ้น คุณยังสามารถพิจารณาเทมเพลตเพื่อสร้าง MOM ขึ้นอยู่กับกรณีการใช้งานของคุณ

คำถามที่พบบ่อยที่เกี่ยวข้องกับรายงานการประชุม (MoM)