งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ | #25 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ

เผยแพร่แล้ว: 2023-01-09

Project Managers (PMs) เป็นเหมือน CEO ในขนาดที่เล็กกว่า โดยคิดอย่างมีกลยุทธ์เกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ และวางไว้ในมุมมองของกิจกรรมของทั้งองค์กร งานของพวกเขาเป็นแบบสหวิทยาการ แม้ว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในการดำเนินธุรกิจหรือในสาขาที่เกี่ยวข้องกับโครงการ แต่พวกเขาควรมีความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับพวกเขา แม้ว่าจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญที่เป็นสมาชิกของทีมโครงการที่จะเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุด ผู้จัดการโครงการต้องเข้าใจว่าเหตุใดโซลูชันนั้นจึงเป็นโซลูชันที่ดีที่สุด อะไรคืองานหลักและความรับผิดชอบของ Project Manager?

งานและความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ – สารบัญ:

การแนะนำ
การวางแผนและการจัดองค์กร
การจัดทำงบประมาณ
การตรวจสอบโครงการ
สนับสนุนทีม
การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
สรุป
ตรวจสอบซอฟต์แวร์ของเราสำหรับการจัดการโครงการ

การแนะนำ

ผู้จัดการโครงการไม่ได้จัดการคนแต่เป็นโครงการ ดังนั้นควรระลึกไว้เสมอว่าทีมงานประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่ปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถ หน้าที่ของนายกรัฐมนตรีคืออำนวยความสะดวกในการดำเนินกิจกรรมเหล่านี้และให้คำแนะนำแก่พวกเขา ดังนั้นนายกรัฐมนตรีควร:

หลีกเลี่ยงการจัดการระดับย่อย – สอนสมาชิกในทีมเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงาน
ปล่อยให้อิสระในการเลือกวิธีแก้ปัญหา
จัดการความรับผิดชอบ – จับคู่ขอบเขตของงานกับความสามารถของสมาชิกในทีมแต่ละคน

อย่างไรก็ตาม งานใดที่เป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของ Project Manager?

การวางแผนและการจัดองค์กร

การจัดการเวลาในโครงการประกอบด้วยงานต่าง ๆ รวมถึงการวางแผนและการจัดการการปฏิบัติงาน การวางแผนเป็นส่วนหนึ่งของวงจรชีวิตของโครงการ ซึ่งแม้ว่าจะมีสัดส่วนที่แตกต่างกัน แต่ก็เป็นส่วนสำคัญของแต่ละขั้นตอนของโครงการ แต่การวางแผนดูเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ของผู้จัดการโครงการในแต่ละวัน นั่นคือจากภาคปฏิบัติ?

สิ่งสำคัญของการวางแผนคือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ประการแรก รวมถึงการรวบรวมรายการงานที่ต้องทำและจัดลำดับความสำคัญ ที่เกี่ยวข้องกับงานหลังเป็นหน้าที่หลักที่สองของ PM - งานจัดระเบียบ

ซึ่งไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับการเลือกงานที่เร่งด่วนที่สุดเท่านั้น แต่ยังต้องทำให้แน่ใจว่างานเหล่านั้นเสร็จทันเวลาและสมาชิกในทีมทุกคนมีภาระงานเท่ากันมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ วิธีนี้จะหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด การจัดระบบงานของทีมที่ไม่เหมาะสมนี้ส่งผลให้คนๆ หนึ่งต้องรับผิดชอบงานจำนวนมากเกินไป ความรับผิดชอบที่ทับซ้อนกันทำให้งานของสมาชิกในทีมคนอื่นหยุดชะงัก และความคืบหน้าของโครงการช้าลงหรือหยุดลง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปรับความซับซ้อนของโปรแกรมที่คุณกำลังใช้อยู่หรือปรับเปลี่ยนการใช้งานฟังก์ชันต่างๆ ตามลักษณะเฉพาะของโครงการที่มีอยู่ ท้ายที่สุดแล้ว จำนวนความเป็นไปได้ไม่ได้หมายถึงการจัดการที่ดีขึ้นเสมอไป เราขอแนะนำให้ปฏิบัติตามหลักการแบบลีนและใช้เฉพาะฟังก์ชันที่ปรับปรุงความสามารถของทีมหรือให้ข้อมูลที่จำเป็นในการประเมินความคืบหน้าของโครงการ แม้ว่าข้อมูลที่นำเสนออย่างสวยงามสามารถดึงดูดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ แต่ก็ไม่คุ้มที่จะใช้เวลามากเกินไปในการรวบรวมหากเป็นเพียงเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์นั้น

การจัดทำงบประมาณ

ผู้จัดการโครงการกำหนดงบประมาณในช่วงการวางแผนของโครงการ มันถูกอ้างถึงใน PMBOK เป็น:

“การประมาณการที่ได้รับอนุมัติสำหรับโครงการหรือส่วนประกอบโครงสร้างการแบ่งงานหรือกิจกรรมตามกำหนดการใดๆ” (การประมาณการที่ได้รับอนุมัติสำหรับโครงการหรือองค์ประกอบโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) หรือกิจกรรมตามกำหนดการใดๆ)

การเตรียมงบประมาณและควบคุมค่าใช้จ่ายในโครงการไม่ใช่เรื่องง่าย แม้จะมีการวางแผนค่าใช้จ่ายอย่างพิถีพิถัน แต่การเปลี่ยนแปลงก็จำเป็นสำหรับเกือบทุกโครงการที่ดำเนินการ ดังนั้น งบประมาณโครงการที่มีการวางแผนอย่างดีจึงถือว่าขั้นต่ำ 10-15% สำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝัน 20% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมดถือเป็นเกณฑ์ที่ปลอดภัย แต่มีโครงการที่การเปลี่ยนแปลงงบประมาณจะสูงขึ้น

เพื่อป้องกันการเบี่ยงเบนมากเกินไปจากค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นที่จะต้องวางแผนอย่างชำนาญโดยคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่เป็นไปได้มากที่สุดเท่านั้น นายกรัฐมนตรียังต้องทุ่มเทความสนใจอย่างมากในการตรวจสอบการใช้จ่ายในโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ เพื่อที่จะตอบสนองได้ทันเวลา เช่น ต่อการเปลี่ยนแปลงของราคา

การตรวจสอบโครงการ

ความรับผิดชอบที่สำคัญอีกชุดหนึ่งของผู้จัดการโครงการคือ การตรวจสอบโครงการ ช่วยให้เราสามารถจัดการกับความเสี่ยงอย่างชาญฉลาด คาดการณ์และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในเชิงรุก

อย่างไรก็ตาม การติดตามไม่ได้เป็นเพียงการติดตามความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่เท่านั้น ความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการในการตรวจสอบโครงการยังรวมถึง:

เก็บสถิติความคืบหน้าของงาน
อัตราการดำเนินการงบประมาณ
การควบคุมเวิร์กโฟลว์และการเพิ่มประสิทธิภาพ

เป้าหมายของความรับผิดชอบในการตรวจสอบทั้งหมดของผู้จัดการโครงการคือการ ปรับกิจกรรมให้เหมาะสม เพื่อให้โครงการดำเนินการตามที่ตั้งใจไว้ ตลอดจน เรียนรู้ว่ากระบวนการที่ทำซ้ำๆ ในหลายโครงการดำเนินการและเปลี่ยนแปลงอย่างไร

สนับสนุนทีม

ความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการรวมถึง การจัดตั้งทีม จัดระเบียบและประสานงานงาน แต่ยัง ยุติความร่วมมือ กับผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่ได้ไม่ดีพอ

เมื่อจัดตั้งทีม PM จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า สมาชิกร่วมกันมีทักษะทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ แต่ยังต้องแน่ใจว่ามี การแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบและความโปร่งใสภายในทีมอย่างชัดเจน

โปรดจำไว้ว่าผู้จัดการโครงการไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาที่ผู้เข้าร่วมโครงการแต่ละคนเป็นตัวแทน พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการสนับสนุนผู้เชี่ยวชาญในการทำงานของพวกเขา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าวิธีดำเนินการของโครงการนั้นเข้าใจและมีประสิทธิภาพ และปรับเวิร์กโฟลว์ของทีมให้เหมาะสม

การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

งานอีกด้านที่ผู้จัดการโครงการดำเนินการคือ การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ภารกิจหลักคือการเลือกข้อมูลเพื่อส่งต่อไปยังบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม นั่นคือ เพิ่มประสิทธิภาพช่องทางการสื่อสาร ตลอดจนเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้าใจข้อความที่สื่อถึงพวกเขาเกี่ยวกับโครงการ สิ่งนี้สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีของงานที่ซับซ้อนทางเทคนิคหรืองานเฉพาะทางที่เกี่ยวข้องกับโครงการโดยรวม

นายกรัฐมนตรีเป็นผู้ จัดประชุมเป็นระยะ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและ จัดทำรายงาน บางครั้งสิ่งเหล่านี้จะอยู่ในรูปแบบของอีเมลสั้น ๆ และบางครั้งก็เป็นเอกสารหลายหน้าที่มีข้อมูลและการวิเคราะห์โดยละเอียด

โปรดทราบว่าบทบาทของตัวแทนของนายกรัฐมนตรีนั้นไม่น่าพอใจเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่ต้องสื่อสารข้อมูลเชิงลบเกี่ยวกับโครงการไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นี่คือเวลาที่ทักษะด้านอารมณ์ที่ได้รับการพัฒนามาอย่างดีจะเป็นประโยชน์อย่างมาก

สรุป

ผู้จัดการโครงการเป็นผู้รับผิดชอบใน การวางแผน ประสานงาน และควบคุมดูแลการดำเนินโครงการ งานหลักของเขารวมถึง:

การสร้าง แผนการดำเนินงานโครงการและการจัดระเบียบการปฏิบัติงาน
การกำหนด งบประมาณโครงการ
การติดตาม – ค่าใช้จ่าย ความเสี่ยง และปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
องค์กร ของการทำงานของทีมงานโครงการ
การสื่อสารและการรายงานของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้จัดการโครงการจึงต้องมีความสามารถหลากหลาย ทั้งเฉพาะทางและมนุษยสัมพันธ์ เขาหรือเธอควรทำความคุ้นเคยกับวิธีการจัดการโครงการ เช่น Waterfall, Agile และ Scrum

ตรวจสอบซอฟต์แวร์ของเราสำหรับการจัดการโครงการ:

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
ดูโพสต์ทั้งหมด

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

โครงการคืออะไร?
การจัดการโครงการคืออะไร?
วิธีการจัดการโครงการ?
วิธีการจัดการโครงการ
ประเภทของโครงการ
4 ตัวอย่างโครงการ
การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
พื้นที่กิจกรรมโครงการ
ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
วงจรชีวิตของโครงการ
วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
การดำเนินโครงการ
จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
ความสำคัญของการปิดโครงการ
ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
ประเภทของการประชุมโครงการ
การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
การบริหารเวลาในโครงการ
จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
การตลาดโครงการ
ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ