มัลติทาสก์ vs ซิงเกิลทาสก์ วิธีใดดีกว่าสำหรับผลผลิตของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2023-02-21วิธีใดช่วยให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีกว่า ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญ จัดระเบียบงานของคุณเอง หรือวางแผนอย่างมีกลยุทธ์มักเป็นที่ต้องการของนายจ้าง เมื่อจำนวนความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นและหัวหน้างานคาดหวังผลลัพธ์ที่รวดเร็ว คุณควรพิจารณาว่าคุณจะบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นด้วยการทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือเน้นเพียงสิ่งเดียวในแต่ละครั้ง มาดูกัน!
การทำงานหลายอย่างพร้อมกันกับงานเดี่ยว – สารบัญ:
- มัลติทาสกิ้งคืออะไร?
- การทำงานเดี่ยว: ทางเลือกแทนการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- วิธีการทำงานเดียว?
- มัลติทาสก์ vs ซิงเกิลทาสก์
- สรุป
มัลติทาสกิ้งคืออะไร?
การทำงานหลายอย่างพร้อมกันสามารถเข้าใจได้สองวิธี ประการแรก มีความเกี่ยวข้องกับ การแบ่งความสนใจ ซึ่งบุคคลสามารถทำงานหลายอย่างได้ในเวลาเดียวกัน เช่น การตอบกลับอีเมลจากลูกค้าขณะเข้าร่วมการประชุมทีมและสนทนากับเพื่อนร่วมงาน การทำงานหลายอย่างพร้อมกันสามารถเทียบได้กับความสามารถในการสลับระหว่างหน้าที่แต่ละอย่างได้อย่างรวดเร็ว
การทำงานหลายอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? จากการศึกษา ผลลัพธ์ที่ได้นำเสนอในสิ่งพิมพ์ “Supertaskers: โปรไฟล์ที่มีความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันที่ไม่ธรรมดา” มีเพียง 2.5% ของผู้เข้าร่วมที่ประสบความสำเร็จในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ส่วนที่เหลือมีประสิทธิภาพลดลงอย่างมาก
Cynthia Kubu นักประสาทวิทยายืนยันว่าสมองของมนุษย์มีความสามารถในการจดจ่อกับการทำงานเพียงงานเดียวในแต่ละครั้ง: “เมื่อเราคิดว่าเรากำลังทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ส่วนใหญ่แล้วเราไม่ได้ทำสองอย่างพร้อมกันจริงๆ แต่เรากำลังทำทีละอย่างติดต่อกันอย่างรวดเร็ว หรือสลับงานกัน”
การศึกษาอื่นซึ่งในครั้งนี้โดยนักวิจัยจาก Institut National de la Sante et de la Recherche Medicale (INSERM) ในปารีส แสดงให้เห็นว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันส่งผลต่อเยื่อหุ้มสมองส่วนหน้าอย่างไร เมื่อทำสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ทั้งสองด้านของเปลือกนอกส่วนหน้าจะทำงานร่วมกัน เมื่อทำงานหลายอย่างพร้อมกัน สมองซีกข้างจะเริ่มทำงานอย่างอิสระ นำไปสู่ปัญหาด้านความจำ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและจำนวนข้อผิดพลาดเพิ่มขึ้น
หากการทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่มีประสิทธิภาพ เป็นไปได้อย่างไรที่คนๆ หนึ่งสามารถ เช่น รับประทานอาหารเย็น เลื่อนดูโซเชียลมีเดีย และฟังวิทยุในเวลาเดียวกัน คำตอบอยู่ที่ระดับการมีส่วนร่วมของเปลือกสมองส่วนหน้า - กิจกรรมที่เราทำโดยอัตโนมัติ (เช่น การเดิน) ทำให้เกิดความเครียดน้อยกว่า เช่น การขับรถ
การทำงานเดี่ยว: ทางเลือกแทนการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
จะทำอะไรแทนการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน? การทำงานเดี่ยวอาจเป็น ทางเลือกแทนการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มันเกี่ยวข้องกับการมุ่งเน้นไปที่งานเดียวเท่านั้นในแต่ละครั้ง วิธีนี้มีผลกระทบในเชิงบวกไม่เพียง แต่ต่อประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังรวมถึงร่างกายมนุษย์ด้วย แล้วประโยชน์ของการทำงานเพียงครั้งเดียวคืออะไร?
- ประสิทธิภาพที่สูงขึ้น – การทุ่มเทแรงกายแรงใจในการทำงานให้เสร็จลุล่วง จะช่วยลดความเสี่ยงในการทำผิดพลาด
- สมาธิที่ดีขึ้น – ความสามารถในการโฟกัสกับงานเฉพาะ ช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น สิ่งนี้ไม่เพียงใช้กับหน้าที่ทางวิชาชีพเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสัมพันธ์ด้วย ตัวอย่างเช่น การมีสมาธิหรือการ "อยู่ที่นี่และเดี๋ยวนี้" เมื่อพบปะกับเพื่อน ๆ ช่วยให้คุณเพลิดเพลินกับช่วงเวลานั้นมากขึ้น
- สิ่งรบกวนน้อยลง – การโฟกัสที่งานเดียวจะทำให้งานนั้นมีความสำคัญ และสิ่งรบกวนภายนอกจะถูกกำจัดโดยอัตโนมัติ
- การควบคุมที่มากขึ้น – “การสลับ” ระหว่างงานทำให้บุคคลเสียสมาธิจากงาน ทำให้พวกเขาวัดผลของความพยายามหรือเวลาที่ใช้ไปกับงานได้ยากขึ้นในภายหลัง
- ระดับความเครียดที่ลดลง – การทำงานเดี่ยว ๆ จะเพิ่มความน่าจะเป็นที่จะทำงานให้เสร็จจริง ๆ นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความพึงพอใจและลดระดับความเครียดเนื่องจากพนักงานไม่ต้องคิดว่าจะต้องทำงานให้เสร็จเมื่อใดและอย่างไรอีกต่อไป
วิธีการทำงานเดียว?
จัดลำดับความสำคัญ
ก่อนที่คุณจะเริ่มงาน ให้ตัดสินใจว่างานใดอยู่ด้านบนสุดของรายการลำดับความสำคัญของคุณ ใช้เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุได้ว่าปัญหาใดเร่งด่วนและจำเป็นต้องได้รับการดูแลในทันที และปัญหาใดที่สามารถแก้ไขได้ในภายหลัง เมื่อคุณกำหนดลำดับความสำคัญของงานแล้ว ให้สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเอง นี่เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ Firmbee มีให้ ระบบนี้ช่วยให้คุณไม่เพียงแต่เขียนความรับผิดชอบของคุณเท่านั้น แต่ยังจัดลำดับความสำคัญ กำหนดสถานะและกำหนดเวลาให้พวกเขาด้วย
เรียนรู้วิธีการจัดการเวลาของคุณ
มีเทคนิคต่างๆ มากมายที่ช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ดีขึ้นโดยแบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานเล็กๆ ที่สามารถโฟกัสให้เสร็จได้ในเวลาอันสั้น ตัวอย่างคือเทคนิค Pomodoro ซึ่งมีพื้นฐานมาจากการทำงานเป็น วัฏจักรของเวลา การแบ่งงานที่พบบ่อยที่สุดคือการทำงานเป็นเวลา 25 นาที แล้วพัก 5 นาที หลังจากสี่ช่วงตึก ขอแนะนำให้พักให้นานขึ้น
การปิดกั้นสิ่งรบกวนยังช่วยให้คุณมีสมาธิดีขึ้น ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดและออกจากเว็บไซต์ที่ทำให้คุณเสียสมาธิจากการทำงาน แน่นอน เพื่อนร่วมงานบางคนอาจคาดหวัง การตอบกลับข้อความของพวกเขาในทันที จากนั้น คุณควรแจ้งให้ผู้อื่นทราบล่วงหน้าว่าคุณต้องโฟกัสกับงานที่ทำอยู่ และขอให้พวกเขาอย่ารบกวนคุณในขณะที่คุณกำลังทำอยู่ สถานการณ์ดังกล่าวยังสอนวิธีกำหนดขอบเขตที่เหมาะสม ผู้นำอาจพิจารณาแนะนำหรืออย่างน้อยก็ให้ความรู้เพิ่มเติมแก่พนักงานในเรื่องของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส
ใช้ระบบการจัดการโครงการ
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีคุณสมบัติมากมายที่สามารถใช้เพื่อ จัดระเบียบงานของคุณ ประการแรก ด้วยความช่วยเหลือของบอร์ด Kanban ทีมสามารถทำงานร่วมกันเพื่อกำหนดงาน กำหนดลำดับความสำคัญและสถานะ มอบหมายพนักงานที่รับผิดชอบในการทำให้เสร็จ หรือกำหนดเส้นตาย บุคคลที่ได้รับมอบหมายงานสามารถเขียนลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของตนเอง จากนั้นทำทีละรายการและทำตามลำดับ และทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น
ฝึกการฟังอย่างกระตือรือร้น
การฟังอย่างกระตือรือร้นช่วยให้คุณจดจ่อกับอีกฝ่ายและจดจำการประชุมให้ได้มากที่สุด ด้วยแนวทางปฏิบัตินี้ ไม่เพียงแต่คุณแสดงความเคารพต่อบุคคลอื่นเท่านั้น แต่คุณยังสามารถเข้าใจประเด็นที่กล่าวถึงได้ดีขึ้น ตลอดจน หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความเข้าใจผิด ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บอุปกรณ์ที่ทำให้เสียสมาธิ (โทรศัพท์ แล็ปท็อป ฯลฯ) เมื่อเข้าร่วมการประชุม และควรทิ้งไว้ในห้องอื่น ในระหว่างการสนทนาออนไลน์ คุณควรปิดแท็บที่ไม่จำเป็นทั้งหมดในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ
มัลติทาสก์ vs ซิงเกิลทาสก์
ไม่ใช่เรื่องยากที่จะสังเกตเห็นว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการทำงานเดี่ยวๆ นั้นเป็นวิธีการทำงานที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง ในตารางด้านล่าง เรากำลังแสดงความแตกต่างพื้นฐาน
| มัลติทาสกิ้ง | ภารกิจเดียว |
| การทำงานหลายงานพร้อมกัน หรือความสามารถในการ "สลับ" ระหว่างงานเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว | ทำงานได้ครั้งละหนึ่งงานเท่านั้น |
| ขอบเขตการทำงานที่กว้างขวาง | ขอบเขตงานแคบ มุ่งเน้นที่งานใดงานหนึ่งเท่านั้น |
| มีโอกาสผิดพลาดมากขึ้นเนื่องจากสมาธิสั้นลง | ลดความเสี่ยงในการทำผิดพลาด |
| ข้อผิดพลาดจำนวนมากหมายถึงผลลัพธ์ที่แย่ลง ประสิทธิภาพและผลผลิตลดลง | ข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยหมายถึงผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและประสิทธิภาพและผลผลิตที่สูงขึ้น |
| การติดตามความคืบหน้าทำได้ยากขึ้น | ติดตามความคืบหน้าของงานได้ง่ายขึ้น |
| จัดลำดับความสำคัญของงานได้ยากขึ้น | ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นสิ่งสำคัญ หน้าที่ที่สำคัญที่สุดจะทำก่อน |
| ความคืบหน้าเร็วขึ้นในหลาย ๆ โครงการ | ความคืบหน้าช้าลงในหลาย ๆ โครงการเนื่องจากการมุ่งเน้นที่งานเดียว |
| การทำงานบางอย่างช้าลงเนื่องจากการ "สลับ" ระหว่างงานบ่อยครั้ง | ทำงานเฉพาะให้เสร็จเร็วขึ้น – ทุ่มเททั้งแรงกายและแรงใจไปกับมัน |
สรุป
ทุกวันนี้ การทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็น ทักษะที่นายจ้างพึงปรารถนา ส่วนใหญ่เป็นเพราะมันเกี่ยวข้องกับผลผลิตและประสิทธิภาพที่มากขึ้น จากการศึกษาแสดงให้เห็นว่าความสัมพันธ์ค่อนข้างตรงกันข้าม การสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ อย่างต่อเนื่อง การไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญและจัดระเบียบงานของคุณ และการเสียสมาธิบ่อยๆ ประสิทธิภาพของพนักงานจะลดลงอย่างมาก และมีความเสี่ยงมากขึ้นที่จะทำผิดพลาด ซึ่งต้องใช้เวลาและพลังงานในการแก้ไขอีกครั้ง
แน่นอน ในบางสถานการณ์และสำหรับบางคน การทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจเป็นทางออกที่ดี อย่างไรก็ตาม ควรจำไว้ว่ามีประชากรเพียงส่วนน้อยเท่านั้นที่มีความถนัดด้านนี้
สิ่งสำคัญคือต้องเปลี่ยนทัศนคติต่องานเดี่ยวและปฏิเสธความคิดเห็นว่าเป็นวิธีการที่ด้อยกว่า คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับสิ่งตีพิมพ์ บทความ และบล็อกต่างๆ มากมายเกี่ยวกับผลดีต่องานและสุขภาพ ดังนั้นจึงเป็นทางเลือกในอุดมคติสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการ รู้สึกกดดันและเครียดมากนัก และต้องการรู้สึกพึงพอใจกับการทำงานเฉพาะอย่างให้เสร็จสิ้นแทน
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง