หากคุณปรับปรุงองค์ประกอบที่ละเอียดอ่อนอย่างน่าประหลาดใจอย่างหนึ่งของงานของคุณ คุณสามารถ ประหยัดชั่วโมงได้นับไม่ถ้วน

องค์ประกอบนี้เป็นการ จัดระเบียบเอกสาร

เอกสารทำให้ชีวิตการทำงานของเราง่ายขึ้นมาก—เมื่อเกิดสถานการณ์ขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องสงสัยว่า “ฉันจะทำอย่างไร” คุณมีระบบอยู่แล้วสำหรับทั้งทีมในการอ้างอิง

ไม่มีคำถามไร้สาระที่คุณต้องตอบวันแล้ววันเล่า ไม่ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการคลำหาปัญหาที่มีทางแก้ไขอยู่แล้ว เพียงตรวจสอบเอกสาร!

แต่คุณจะเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำ ขั้นตอน คู่มือสไตล์ บันทึกการประชุมและเอกสารสำคัญอื่นๆ ไว้ที่ไหน?

บางครั้ง คุณอาจเคยดื่มเอสเปรสโซ่ 2 ตัว เล่นเกมของคุณอย่างเต็มที่ และรู้ว่าจะหาทุกอย่างได้จากที่ใด:

อย่างไรก็ตาม ฉันจะบอกว่ามีโอกาสดีที่ ปกติ ไม่เป็นไปตามนั้น

ปกติแล้ว คุณจะเริ่มค้นหาเอกสารโดยคลิกผ่านโฟลเดอร์เดสก์ท็อปหลายโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ Google เอกสาร จากนั้นพิมพ์คำหลักที่เกี่ยวข้องลงในแถบค้นหา

หากคุณไม่พบเอกสารในนั้น คุณอาจเปลี่ยนไปใช้ Dropbox หรือ Evernote ของคุณ

อืม—คุณเคยลิงก์บางคนกับเอกสารในอาสนะสักครั้งหรือเปล่า บางทีคุณควรค้นหางานเก่าของคุณที่นั่นเพื่อหาลิงก์ด้วย

เมื่อคุณทำงานกับทีม ปัญหานี้ทวีคูณอย่างทวีคูณและไม่สามารถทนได้อย่างสมบูรณ์

ฮึ. สมมติว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นวันละสองสามครั้งสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน คุณเสียเวลาไปเท่าไหร่?

องค์กรเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของการทำงานด้านการตลาดเนื้อหาให้สำเร็จ คุณอาจลองใช้วิธีแก้ปัญหาหลายวิธีแล้ว แต่ส่วนใหญ่วิธีแก้ปัญหาเหล่านี้ไม่เพียงพอในแง่มุมใดประเด็นหนึ่ง

นั่นเป็นเพราะแทบไม่เคยมีที่ใดที่คุณสามารถใส่ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณได้

ความ คิด ถูกออกแบบให้เป็นสถานที่นั้น มันทำหน้าที่เป็น "การควบคุมภารกิจ" เพื่อจัดระเบียบและจัดเก็บข้อมูลใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานและทีมของคุณอย่างสมบูรณ์แบบ

ดูเหมือนจะสูงส่งใช่มั้ย? ฉันเห็นด้วย แต่ Notion เสนอวิธีแก้ปัญหาสำหรับเอกสาร บันทึกย่อ งาน รายการ ฐานข้อมูล และข้อมูลประเภทอื่นๆ เกือบทั้งหมดที่คุณสามารถจัดการได้ตลอดทั้งวัน

ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกถึง “พื้นที่ทำงานแบบครบวงจร” นี้เพื่อดูว่ามันสามารถเปลี่ยนการค้นหาข้อมูลปกติของคุณให้เป็นสำนักงานใหญ่ของทีมที่มีการจัดการอย่างดีและสมบูรณ์แบบได้อย่างไร

การตรวจสอบความคิด: พื้นที่ทำงานแบบ All-in-one ที่สามารถจัดระเบียบอะไรก็ได้

แนวคิดสามารถเติมเต็มช่องว่างมากมายในองค์กรของทีมคุณได้ ในกรณีที่แพลตฟอร์มอื่นๆ ล้มเหลว Notion ได้เสนอวิธีแก้ปัญหา มาดูเอกสารทุกประเภทและรายการเกี่ยวกับงานอื่น ๆ ที่ Notion สามารถรองรับได้

1. นำเข้าสิ่งของของคุณเข้าสู่ความคิด

นี่เป็นส่วนสำคัญของความสวยงามของ Notion ดังนั้นฉันจึงอยากจะแบ่งมันออกเป็นเอกสารประเภทต่างๆ ที่คุณสามารถนำเข้า Notion ได้

เพียงคลิกที่ตัวเลือกต่างๆ มากมาย คุณสามารถนำเข้าเอกสารได้เกือบทุกประเภทที่คุณอาจต้องการในขณะที่ทำงานกับทีมของคุณ

คุณลักษณะการนำเข้ามีความยืดหยุ่นตามจำนวนการผสานรวมที่เป็นไปได้ เมื่อพูดถึงการรวบรวมเอกสารบน Notion เพื่อใช้งานต่อไป คุณแทบไม่มีข้อจำกัดว่าจะใช้เอกสารประเภทใด

หมายเหตุและเอกสาร

สำหรับ บันทึกย่อและเอกสาร คุณสามารถอัปโหลดเอกสารจาก Evernote, Word, Google Docs หรือ Dropbox Paper ได้ ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ต้องกังวลกับการค้นหาข้อมูลบางอย่างในโปรแกรมเหล่านี้แยกกันอีกต่อไป

มันไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น คุณสามารถฝังข้อมูลจำนวนมากจากแอพและโปรแกรมต่างๆ เช่น Google Maps, Twitter, Typeform และ Codepen ลงในเอกสาร Notion ของคุณได้โดยตรง

ฐานความรู้ / Wiki

ประการที่สอง สำหรับ ฐานความรู้ ของคุณ คุณสามารถอัปโหลดจากโปรแกรมทั่วไปหลายๆ โปรแกรม เช่น Confluence หรือ GitHubWiki ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ต้องเปิดแท็บใหม่เพื่อค้นหาข้อมูลนั้นอีกเลย คุณเพียงแค่ค้นหาใน Notion และค้นหาสิ่งที่คุณได้ทันที กำลังมองหา

ฉันคิดว่าสิ่งนี้มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งเมื่อคุณพิจารณารวมเครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีม เช่น Confluence พลังในการจัดการการสนทนาในทีมและเวิร์กโฟลว์นั้นขยายใหญ่ขึ้นเมื่อรวมเข้ากับความประณีตของ Notion

งานและโครงการ

ทีมของคุณหมุนรอบ งานและโครงการ ดังนั้น Notion จึงมีโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการผสานรวมโปรแกรมการจัดการโครงการอื่นๆ ของคุณ เพื่อช่วยเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำเข้ากระดาน Trello หรือเครื่องมือการจัดการทีมของ Asana ลงใน Notion เพื่อจัดระเบียบและจัดการทั้งหมดได้จากที่เดียว

ด้วยการผสานรวมเครื่องมืออันทรงพลังอื่นๆ คุณสามารถควบคุม Notion เพื่อจัดการ ตรวจสอบ และสื่อสารกับทีมของคุณได้อย่างเต็มที่

อย่างไรก็ตาม หากคุณยังไม่ได้ใช้เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์หรือโครงการ Notion มีระบบการสร้างและจัดการเวิร์กโฟลว์ที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะของตัวเอง มันสามารถเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่คุณรู้ว่าคุณต้องการเสมอ

สเปรดชีตและฐานข้อมูล

พวกเราส่วนใหญ่ใช้ สเปรดชีตและฐานข้อมูล อย่างเคร่งครัด สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์เกินกว่าจะละเว้น ดังนั้น Notion ยังสนับสนุนการผสานรวมเครื่องมือสเปรดชีตที่มีประสิทธิภาพ เช่น Google ชีตหรือ Airtable

การจดบันทึก เอกสาร ความรู้ และฐานข้อมูลของคุณไว้ในอินเทอร์เฟซเดียวที่ใช้งานง่ายดูเหมือนไม่ต้องคิดมาก เมื่อคุณจินตนาการถึงความสะดวกที่คุณสามารถทำได้ทั้งหมดนี้โดยการรวมไว้ในที่เดียว

2. สร้างหน้าใหม่

การสร้างหน้าใหม่เป็นกิจกรรมพื้นฐานและทั่วไปที่สุดที่คุณจะทำใน Notion ดังนั้นจึงสมเหตุสมผลที่หน้าจะยืดหยุ่นได้

แทนที่จะเป็นเพียงปุ่มเดียวเพื่อสร้างหน้าใหม่ คุณจะมีตัวเลือกมากมายที่ช่วยให้คุณปรับแต่งและจัดรูปแบบหน้าใหม่เพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณสำหรับส่วนของโครงการ

สิ่งแรกที่คุณต้องทำเมื่อสร้างเพจใหม่คือเลือกประเภทของเพจที่จะสร้าง

ซึ่งหมายความว่าคุณจำเป็นต้องตัดสินใจว่าจะเป็นเอกสารธรรมดา ฐานข้อมูล แกลเลอรี ปฏิทิน กระดาน หรือคุณจะเลือกจากเทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งที่ Notion ได้สร้างไว้ล่วงหน้าแล้ว

เทมเพลตเหล่านี้มีความยืดหยุ่นสูง ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างเอกสารสำหรับข้อกำหนดการออกแบบ คุณสามารถทำได้โดยการเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมและป้อนข้อมูลของคุณ

เทมเพลตข้อกำหนดการออกแบบมีพื้นที่สำหรับพื้นหลังและการวิจัย รายการสิ่งที่ต้องทำ และส่วนสำคัญอื่นๆ เช่น ลิงก์ไปยังเว็บไซต์

เมื่อพูดถึงฐานความรู้ เทมเพลตจะมีความยืดหยุ่นเท่ากัน คุณสามารถเพิ่มหน้าใหม่สำหรับบ้านของทีม บ้านส่วนตัว บันทึกการประชุม หรือการปฐมนิเทศพนักงานได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว

เทมเพลตเหล่านี้สวยงาม และ ใช้งานได้จริง โดยช่วยเร่งกระบวนการทั้งหมดในการสร้างคู่มือและแนะนำสมาชิกในทีมผ่านการทำงานให้เสร็จสิ้น

สิ่งที่น่าสนใจอย่างหนึ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับเทมเพลตฐานความรู้คือเทมเพลตการเตรียมความพร้อมของพนักงานนั้นคล้ายกับบอร์ด Trello ที่ออกแบบมาเพื่อเปรียบเทียบและเปรียบเทียบการว่าจ้างที่มีศักยภาพ

ไม่ว่าคุณจะใช้เทมเพลตหรือนำเข้าจาก Trello ในท้ายที่สุดแล้วก็ตาม แต่ความยืดหยุ่นที่เหลือเชื่อของเครื่องมือนี้เพื่อทำงานที่คล้ายคลึงกันให้สำเร็จในหลากหลายวิธีนั้นมีประโยชน์อย่างยิ่งในการเก็บความรู้ทั้งหมดของทีมไว้ในที่เดียว

สำหรับงานและโครงการ คุณสามารถเลือกจากเทมเพลตสไตล์รายการ เช่น สิ่งที่ต้องทำ รายการตรวจสอบ และเวิร์กโฟลว์ แต่คุณยังสามารถเลือกเทมเพลตที่มีรูปแบบต่างกันได้ เช่น เทมเพลตปฏิทินหรือเทมเพลตแผนงาน ซึ่งทั้งคู่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณจัดระเบียบและแสดงภาพ งานและโครงการที่จะเกิดขึ้น

สุดท้าย คุณสามารถเลือกจากรูปแบบต่างๆ ของเทมเพลตสำหรับรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลได้เช่นกัน รวมถึงเทมเพลตบันทึกย่อและแบบร่าง ไปป์ไลน์การสรรหา CRM แบบเบา รายการเรื่องรออ่าน และฐานข้อมูลการระดมทุน

แน่นอน คุณสามารถรวบรวมข้อมูลได้หลายวิธี ดังนั้นเทมเพลตเหล่านี้จึงเป็นเพียงจุดเริ่มต้นที่จะช่วยคุณออกแบบและพัฒนาเพจที่จะช่วยคุณรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลกับทีมของคุณ

3. สร้างหน้าย่อยใหม่

ขั้นตอนนี้จะทำให้พื้นที่ทำงานของคุณมีชีวิตชีวาขึ้น

หน้าที่คุณเพิ่มได้รับการเสริมและปรับแต่งโดยหน้าย่อย ซึ่งมีความยืดหยุ่นเท่ากันและสามารถสร้างโดยใช้เทมเพลตเดียวกันได้

เมื่อคุณสร้างเพจแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อสร้างเพจย่อยคือคลิกเครื่องหมายบวกเล็กๆ ข้างเพจในเมนูที่ยุบได้ทางด้านซ้ายของเพจ

ภายในเพจย่อย เช่นเดียวกับภายในเพจและพื้นที่ทำงาน คุณสามารถกำหนดได้อย่างเต็มที่ว่าใครสามารถดู แก้ไข หรือแก้ไขข้อมูลภายในได้ คุณยังสามารถล็อกหน้าที่ละเอียดอ่อนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเอกสาร

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับแนวคิด

ชัดเจนว่า Notion เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นเป็นพิเศษซึ่งใครๆ ก็สามารถใช้เพื่อปรับปรุงองค์กรของตนได้

แม้ว่าทุกคนจะใช้เครื่องมือนี้ได้ แต่คนที่ทำงานเป็นทีมและจัดการกับเอกสาร โปรแกรม หรือข้อมูลประเภทต่างๆ เป็นประจำ จะพบว่าเครื่องมือนี้ลดจำนวนการไล่ล่าที่ต้องทำอย่างมากเพื่อค้นหาข้อมูลที่ถูกต้อง เป็นกรอบการทำงานที่ดีสำหรับการทำงานร่วมกันและผลงานที่มีประสิทธิผลในโครงการ แนวคิดยังมีให้บริการบนมือถือสำหรับการเชื่อมต่อทั้งหมด

สำหรับทีมขนาดใหญ่ที่ทำงานกับข้อมูลที่ใหญ่กว่าหรือสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการการเข้าถึงเพิ่มเติม มีแผนชำระเงินที่เริ่มต้นที่ $4 ต่อเดือนสำหรับบุคคลและ $8 ต่อเดือนต่อสมาชิกในทีม ซึ่งไม่เลวร้ายนักเมื่อพิจารณาว่าคุณสามารถยุติการสมัครรับข้อมูลจำนวนมากได้ ขององค์กรที่ต้องจ่ายเงินอื่น ๆ และเครื่องมือการจัดการโครงการ

บางทีส่วนที่ดีที่สุดก็คือ Notion สามารถใช้งานได้ฟรีโดยทีมงานที่ต้องการเพียงแพลตฟอร์มพื้นฐานเพื่อจัดการเอกสารของพวกเขา และไม่จำเป็นต้องโฮสต์ไฟล์ขนาดใหญ่ด้วยการตั้งค่าการอนุญาตขั้นสูง ซึ่งหมายความว่าการเริ่มต้นใช้งาน Notion นั้นง่ายเป็นพิเศษ—โดยพื้นฐานแล้วคุณจะมีช่วงทดลองใช้ฟรีไม่จำกัดให้คุณ

หาก Notion ฟังดูน่าดึงดูด คุณก็ไม่มีอะไรจะเสียแล้วหากได้ลองทำดู

Yassir Sahnoun เป็นนักยุทธศาสตร์ด้านเนื้อหา นักเขียน และผู้ร่วมก่อตั้ง WriteWorldwide เขาช่วยธุรกิจ SaaS ด้วยกลยุทธ์เนื้อหาและ SEO คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Yassir ได้ที่ YassirSahnoun.com