7 ตัวอย่างเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
เผยแพร่แล้ว: 2023-07-26สรุป: เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจแลกเปลี่ยนข้อมูลกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ได้ง่ายขึ้นผ่านการผสานรวม เรามาเรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือเหล่านี้อย่างละเอียดด้านล่างกันเถอะ!
ไม่กี่ปีที่ผ่านมา ธุรกิจส่วนใหญ่พึ่งพาการจัดการข้อมูลด้วยตนเอง ตั้งแต่การสร้างบัญชีเงินเดือนไปจนถึงการป้อนรายละเอียดพนักงานและการสร้างใบแจ้งหนี้ ทุกอย่างทำได้ด้วยตนเอง กระบวนการด้วยตนเองที่น่าเบื่อดังกล่าวนำไปสู่การป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งก่อให้เกิดความสูญเสียทางการเงินและชื่อเสียงเสียหายอย่างมาก ในขณะที่ทุกวันนี้ งานทุกอย่างในสำนักงานสามารถปรับปรุงให้คล่องตัวและเสร็จในเวลาที่น้อยลงด้วยเครื่องมืออัตโนมัติ
ตั้งแต่การจัดการการเงินไปจนถึงการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ การเริ่มใช้งานลูกค้าโดยอัตโนมัติ และสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถจัดการงานหลายอย่างได้ด้วยเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติ ในบทความนี้ เราจะเปรียบเทียบเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ
สารบัญ
เครื่องมือ Office Automation คืออะไร?
เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติคือการรวมกันของทั้งซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ช่วยในการย้ายข้อมูลโดยอัตโนมัติจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งโดยปราศจากการแทรกแซงของมนุษย์และความไม่ถูกต้อง ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ธุรกิจรวบรวม จัดการ และวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างปลอดภัยสำหรับการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน
วัตถุประสงค์หลักของเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติคือการลดการทำงานด้วยตนเองและจัดเก็บข้อมูลอย่างถูกต้อง ข้อมูลที่จัดการโดยระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจมาจากแผนกต่างๆ เช่น การบัญชี การเงิน ทรัพยากรบุคคล แผนกต้อนรับส่วนหน้า โครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ การจัดการโครงการ และอื่นๆ
รายชื่อเครื่องมือ Office Automation ที่ดีที่สุด 7 รายการสำหรับตัวอย่างธุรกิจ
- Expenseify: ดีที่สุดสำหรับการจัดการค่าใช้จ่าย
- Keka HRMS: ดีที่สุดสำหรับการจัดการออนบอร์ดและการประมวลผลเงินเดือน
- Okta: ดีที่สุดสำหรับการจัดการตัวตน
- Kisi: ดีที่สุดสำหรับการจัดการการควบคุมการเข้าถึง
- ทูต: ดีที่สุดสำหรับการจัดการพื้นที่ทำงาน
- แนวคิด: ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ
- DocuSign: ดีที่สุดสำหรับการจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
มีเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติหลายแบบที่พร้อมใช้งานเพื่อทำให้ขั้นตอนทางธุรกิจต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น บัญชีเงินเดือน การเริ่มต้นใช้งาน การประมวลผลคำสั่งซื้อ การออกใบแจ้งหนี้ เป็นต้น ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของเครื่องมือเหล่านี้สำหรับกรณีการใช้งานต่างๆ
Expenseify: ดีที่สุดสำหรับการจัดการค่าใช้จ่าย
Expensify เป็นเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการติดตามและจัดการค่าใช้จ่ายส่วนตัวและธุรกิจ
เครื่องมือนี้ใช้สำหรับติดตาม วิเคราะห์ อนุมัติ กระทบยอด และเบิกค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันในการชำระบิลอัตโนมัติ จัดการบัญชีเงินเดือนและค่าเดินทาง และอื่นๆ
คุณสมบัติของ Expenseify
- รองรับการสแกนใบเสร็จได้ในคลิกเดียว
- นำเข้ารายละเอียดการทำธุรกรรมส่วนบุคคลและนามบัตร
- ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการค่าใช้จ่าย
- นำเข้ารหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปเข้าสู่ระบบของคุณ
- จัดการและวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายของบริษัท
ข้อดีและข้อเสียของ Expensify
- ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถติดตามค่าใช้จ่ายในการเดินทางของคุณได้
- สร้างรายงานค่าใช้จ่ายหลายรายการเพื่อวิเคราะห์การใช้จ่ายของคุณ
- ผู้ใช้รายงานว่าบางครั้งมีการกระทบยอดข้อมูลค่าใช้จ่ายอย่างไม่ถูกต้อง
ทดลองใช้ฟรี: ไม่สามารถใช้ได้
Expenseify ราคา: มีแผนบริการฟรี | ราคาจะแตกต่างกันสำหรับคุณลักษณะต่างๆ
Keka HRMS: ดีที่สุดสำหรับการจัดการออนบอร์ดและการประมวลผลเงินเดือน
Keka HRMS ช่วยคุณในการทำให้เวิร์กโฟลว์ HR ต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อจัดการกระบวนการคนได้อย่างง่ายดาย ตั้งแต่การจ้างผู้สมัครและการเริ่มงานไปจนถึงการออกจากองค์กร ทุกงานสามารถจัดการได้ด้วยซอฟต์แวร์นี้ นอกจากนี้ ด้วยการวิเคราะห์ทรัพยากรบุคคล คุณสามารถดูข้อมูลกำลังคนและรับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าจากข้อมูลนั้นได้
คุณสมบัติ Keka HRMS
- การจัดการพนักงานออนบอร์ด
- เสนอการจัดการการลาขั้นสูง
- จัดการบัญชีเงินเดือนและค่าใช้จ่าย
- เสนอพอร์ทัลบริการตนเองของพนักงาน
- รองรับการติดตามเวลาด้วย GPS
- แปลงเอกสารทั้งหมดให้เป็นดิจิทัล
ข้อดีข้อเสียของ Keka HR
- คุณสามารถใช้เพื่อจัดการการทบทวนประสิทธิภาพของพนักงาน
- นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อจัดการวงจรการจ้างงานทั้งหมดของพนักงาน
- การคำนวณภาษีอาจไม่แม่นยำในบางครั้ง
ทดลองใช้ฟรี: มี
ราคาของ Keka HRMS: ไม่มีแผนบริการฟรี | แผนการชำระเงินเริ่มต้นที่ INR 6999/เดือน
Okta: ดีที่สุดสำหรับการจัดการตัวตน
Okta เป็นโซลูชันการจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึงที่ช่วยให้ผู้ใช้จัดการสิทธิ์ในการเข้าถึงอุปกรณ์และแอปพลิเคชัน สร้างขึ้นเพื่อจัดการการเข้าถึงแอปพลิเคชันระบบคลาวด์เป็นหลัก แต่คุณยังสามารถใช้เพื่อจัดการการเข้าถึงสำหรับอุปกรณ์ในสถานที่ได้อีกด้วย
คุณสมบัติบางอย่างที่คุณได้รับจาก Okta ได้แก่ การกำกับดูแลข้อมูลประจำตัว, การจัดการวงจรชีวิตผู้ใช้, เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ, API และการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงพิเศษ
คุณสมบัติ Okta
- รับรองความถูกต้องและอนุญาตการเข้าถึงแอปพลิเคชันและอุปกรณ์
- จัดการการควบคุมสิทธิ์
- ให้บริการลงชื่อเพียงครั้งเดียวแก่ลูกค้าและพนักงาน
- ปกป้องข้อมูลจากการโจมตีที่เป็นอันตราย
- ไม่มีตัวเลือกการปรับแต่งรหัสเพื่อปรับแต่งเนื้อหาตามเอกลักษณ์ของแบรนด์
- จัดการการจัดเตรียมและการยกเลิกการจัดเตรียมข้อมูลประจำตัว
ข้อดีข้อเสียของ Okta
- คุณสามารถจัดการวงจรชีวิตของตัวตนผู้ใช้ได้
- ทำให้การตรวจสอบไม่ยุ่งยากด้วยมุมมองของผู้ใช้ (พนักงานและผู้เยี่ยมชม) พร้อมกับรายละเอียดการเข้าถึงบัญชีของพวกเขา
- ใช้เวลานานในการยกเลิกการจัดสรร ID ล็อกอินของผู้ใช้
ทดลองใช้ฟรี: 30 วัน
การกำหนดราคาของ Okta: เสนอราคาที่แตกต่างกันสำหรับการจัดการลูกค้าและตัวตนของพนักงาน
Kisi: ดีที่สุดสำหรับการจัดการการควบคุมการเข้าถึง
Kisi เป็นแพลตฟอร์มทั้งหมดที่มีทั้งซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์เพื่อจำกัดและจัดการการเข้าถึงประตู แอปพลิเคชัน อุปกรณ์ และอุปกรณ์ IOT ของอาคารของคุณ
คุณสามารถจัดการการเข้าถึงสิ่งอำนวยความสะดวก ผสานรวมกับซอฟต์แวร์อื่นเพื่อจัดการการควบคุมการเข้าถึง ระบุช่องโหว่ในระบบรักษาความปลอดภัยที่มีอยู่ ฯลฯ แอปพลิเคชันสำนักงานอัตโนมัตินี้สามารถใช้เพื่อจำกัดการเข้าถึงชั้นเฉพาะด้วยการเข้าถึงลิฟต์
คุณสมบัติของ Kisi
- ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงผู้เข้าชมได้ชั่วคราวผ่านคีย์การ์ด
- เสนอวิธี 2FA สำหรับการตรวจสอบ
- รองรับการจัดเตรียมข้อมูลประจำตัวโดยอัตโนมัติ
- จัดการการเข้าถึงระยะไกลไปยังอุปกรณ์และแอปพลิเคชันของคุณ
- ล็อกและปลดล็อกการเข้าถึงจุดเฉพาะในองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย
ข้อดีและข้อเสียของ Kisi
- คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้แม้ในโหมดออฟไลน์
- มีการจัดการทั่วโลกเพื่อจัดการสิทธิ์ในสถานที่จริงต่างๆ
- ไม่ใช่ตัวเลือกที่เชื่อถือได้ในการระบุช่องโหว่
ราคา Kisi: สามารถขอราคาได้ที่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ
ทูต: ดีที่สุดสำหรับการจัดการพื้นที่ทำงาน
Envoy เป็นแพลตฟอร์มในที่ทำงานที่ให้คุณทำงานและทำงานร่วมกับทีมได้จากโซลูชันเดียว ด้วยแอปนี้ คุณสามารถจัดการผู้เยี่ยมชม พนักงาน สถานที่ทำงาน ฯลฯ
ด้วยแพลตฟอร์มนี้ คุณสามารถจัดการไดเร็กทอรีพนักงานของคุณ จัดการผู้เยี่ยมชมทั้งหมด จัดเก็บเอกสารที่ลงนามตามกฎหมาย สร้างป้ายสำหรับผู้เยี่ยมชม ลงทะเบียนแขกของคุณล่วงหน้า และอื่นๆ
คุณสมบัติของทูต
- จัดเรียงและกรองข้อมูลผู้เยี่ยมชม
- ปรับแต่งเอกสารทางกฎหมายตามประเภทของผู้เข้าชม
- ช่วยจัดการที่ตั้งสำนักงานหลายแห่ง
- เก็บรักษาบันทึกของพนักงานทั้งในอดีตและปัจจุบัน
- ช่วยสร้างแผงทีมบริหารสำหรับจัดการผู้เข้าชม
ข้อดีและข้อเสียของทูต
- คุณสามารถจัดระเบียบและจัดการที่ตั้งสำนักงานทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายในฐานข้อมูลส่วนกลาง
- คุณยังสามารถสแกน ID และบันทึกข้อมูลในระบบของคุณได้
- ทำงานช้าขณะถ่ายโอนข้อมูลผู้เยี่ยมชม
ทดลองใช้ฟรี: มี
ราคาทูต: มีแผนฟรี | แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ INR 8,956.04/เดือน
แนวคิด: ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ
Notion เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมต่อเพื่อติดตามและจัดการโครงการทั้งหมด คุณสามารถเก็บฐานความรู้ โครงการ และเอกสารทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางได้ ความคิดยังสามารถใช้สำหรับการเรียงลำดับและกรองงานต่างๆ ปรับแต่งป้ายกำกับและแท็ก สร้างปฏิทิน จัดการสิทธิ์ และอื่นๆ อีกมากมาย
คุณสมบัติความคิด
- สร้างพื้นที่ส่วนตัวของทีม
- เสนอการวิเคราะห์เพจขั้นสูง
- การจัดเตรียมและการยกเลิกการอนุญาต
- ช่วยให้คุณสามารถเชิญผู้อื่นให้ทำงานในโครงการได้
- รองรับการอัพโหลดไฟล์ไม่จำกัด
- ปรับแต่งโดเมนไซต์ของคุณ
ข้อดีและข้อเสียของความคิด
- มันมีการวิเคราะห์เพจเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของเพจของคุณ
- เสนอการรวมเข้ากับซอฟต์แวร์เช่น Zapier และ Slack
- การจัดการหลายโครงการพร้อมกันกลายเป็นเรื่องยากสำหรับสมาชิก
ทดลองใช้ฟรี: มี
การกำหนดราคา: มีแผนบริการฟรี | แผนการชำระเงินเริ่มต้นที่ INR 6999/เดือน
DocuSign: ดีที่สุดสำหรับการจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
DocuSign eSignature ใช้เพื่อรับเอกสารที่ลงนามอย่างถูกกฎหมายและปลอดภัย คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้กับเอกสารทั้งหมดที่ต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นในลายเซ็นของโพสต์เอกสารยังสามารถบันทึกและติดตามได้อีกด้วย คุณลักษณะอื่นๆ บางอย่างของ DocuSign ได้แก่ การระบุตัวตนและการรับรองความถูกต้องของผู้ลงนาม การเก็บถาวรเอกสาร การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การแก้ไขเอกสาร และอื่นๆ
คุณสมบัติของ DocuSign
- ส่งเอกสารให้ลูกค้าสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- รองรับการตรวจสอบแบบเรียลไทม์เพื่อตรวจสอบขั้นตอนการลงนาม
- อนุญาตลายเซ็นในภาษามากกว่า 44 ภาษา
- รองรับการเซ็นชื่อที่ตอบสนองต่อมือถือ
- การสร้างแบรนด์ที่ปรับแต่งได้สำหรับอีเมลและการแจ้งเตือน
- จัดการสิทธิ์ของผู้ใช้ในการเข้าถึงสัญญาและเอกสาร
- ผสานรวมกับแอพเพิ่มประสิทธิภาพต่างๆ
ข้อดีและข้อเสียของ DocuSign
- คุณจะได้รับการเข้ารหัส AES 256 บิตเพื่อเข้ารหัสเอกสารเพื่อความปลอดภัย
- คุณยังสามารถใช้เพื่อบันทึกลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือลงบนเอกสารได้โดยตรง
- คุณภาพของเอกสารที่สแกนด้วยลายมือนั้นไม่ได้มาตรฐาน
ทดลองใช้ฟรี: ใช้งานได้ 30 วัน
ราคา DocuSign: ไม่มีแผนบริการฟรี | แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ INR 1,231.68/เดือน
จะใช้เครื่องมือสำหรับ Office Automation ได้อย่างไร?
หากต้องการใช้เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติ ให้ทำตามขั้นตอนที่กำหนด:
ขั้นตอนที่ 1: เลือกประเภทของเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติที่คุณต้องการใช้ เช่น การบัญชี, HRMS, แบ็กเอนด์ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 2: หลังจากนั้น ติดตั้งและเข้าสู่ระบบซอฟต์แวร์ด้วยข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบของคุณ
ขั้นตอนที่ 3: ถัดไป กรอกรายละเอียดบริษัทของคุณตามประเภทเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติของคุณ
ขั้นตอนที่ 4: หลังจากนั้น เลือกงานที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์ HRMS คุณสามารถเลือกการเริ่มต้นใช้งาน บัญชีเงินเดือน การจัดการผลการปฏิบัติงาน ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 5: งานที่เลือกจะเสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ และคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการของคุณ
ประโยชน์ของเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติ
- ทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บและจัดการข้อมูล
- คุณสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
- ช่วยในการทำงานที่ซับซ้อนโดยอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาและเงิน
- ให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับข้อมูลที่มีอยู่ผ่านการวิเคราะห์
- ช่วยให้คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงแอปพลิเคชันภายในองค์กรและระบบคลาวด์
- ช่วยให้พนักงานทำงานและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ง่ายขึ้น
ข้อจำกัดของเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติ
- พนักงานหลายคนอาจไม่จำเป็นต้องมีทักษะในการจัดการระบบสำนักงานอัตโนมัติและต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม
- ต้นทุนเริ่มต้นของการใช้เครื่องมือเหล่านี้กลายเป็นต้นทุนเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจ
- การละเมิดข้อมูลอาจเกิดขึ้นหากโปรโตคอลความปลอดภัยได้รับผลกระทบ
- ปัญหาความเข้ากันได้อาจเกิดขึ้นเมื่อระบบเก่าไม่สามารถรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ใหม่ได้
บทสรุป
ระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถช่วยได้มากในการเพิ่มผลผลิตและปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน การทำงานอัตโนมัติในสำนักงานต่างๆ เช่น บัญชีเงินเดือน การจัดการค่าใช้จ่าย หรือการจัดการโครงการ ช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดทรัพยากรและเงินจำนวนมากในระยะยาว
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเครื่องมือ Office Automation
เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร?
เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติเป็นซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่ใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ ถ่ายโอน เปลี่ยนแปลง และใช้ข้อมูลทางธุรกิจเพื่อดำเนินงานหลายอย่างแบบดิจิทัล
สำนักงานอัตโนมัติมีกี่ประเภท?
สำนักงานอัตโนมัติมีสี่ประเภทที่แตกต่างกัน ได้แก่ การเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องมือสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์และการทำงานร่วมกัน การประมวลผลภาพและการจัดเก็บเอกสาร และการจัดการสำนักงาน
เครื่องมืออัตโนมัติที่ดีที่สุดคืออะไร?
มีเครื่องมืออัตโนมัติหลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจต่างๆ เป็นอัตโนมัติ ตัวเลือกที่ดีที่สุด ได้แก่ Expensify, Keka HRMS, Okta, Kisi เป็นต้น
เครื่องมืออัตโนมัติฟรีที่ดีที่สุดคืออะไร?
คุณสามารถเลือกเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติฟรีมากมายเพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจของคุณ Notion, DocuSign และ Okta เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับจุดประสงค์นี้