แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับแผนผังองค์กรสำหรับแผนผังองค์กรที่มีความหมาย

แผนผังองค์กรคือการแสดงภาพกราฟิกของความสัมพันธ์ระหว่างแผนก หน้าที่ และบุคลากรขององค์กร นอกจากนี้ยังสามารถระบุการไหลของข้อมูล ความรับผิดชอบ และการรายงานจากล่างขึ้นบนหรือบนลงล่าง การใช้งานทั่วโลกเป็นเครื่องพิสูจน์ถึงประสิทธิภาพ ด้านล่างนี้คือกฎบางประการสำหรับการวาดแผนผังองค์กรและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับแผนผังองค์กรเพื่อให้แผนผังองค์กรของคุณมีความหมายและมีประโยชน์มากขึ้น

แบ่งแยกและพิชิต

เว้นแต่คุณจะเป็นบริษัทขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่กี่คน แผนผังองค์กรจะซับซ้อนอย่างแน่นอน โดยอาจมีความสัมพันธ์ระหว่างแผนกหรือหน้าที่ต่างๆ มากมาย

ตัวอย่างเช่น บริษัทข้ามชาติอาจมีบริษัทในเครือในประเทศ/ตลาดต่างๆ ซึ่งจะมีโครงสร้างองค์กรที่หลากหลาย (ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของตลาดและหน้าที่การงาน) และบริษัทจะมีโครงสร้างองค์กรที่ใหญ่และซับซ้อน

เมื่อแผนผังองค์กรของคุณใหญ่เกินไปและซับซ้อนเหมือนที่กล่าวข้างต้น ก็สามารถแยกออกเป็นแผนภูมิย่อยๆ ได้ คุณสามารถแยกตามแผนก โครงการ ไซต์ ภูมิภาค ฯลฯ

สิ่งใดก็ตามที่เหมาะสมกับผู้อื่นในองค์กรของคุณ ทำให้ผู้ชมเข้าใจความรับผิดชอบหรือความคาดหวังของแต่ละแผนกได้ง่ายขึ้น

การ แบ่ง แผนผังองค์กรออกเป็นแผนภูมิขนาดเล็กทำให้ง่ายต่อการติดตาม ความคืบหน้าหรือปริมาณงานของพนักงาน เพื่อให้ง่ายต่อการกระจายงานในหมู่คนงานที่มีภาระน้อยลง นอกจากนี้ยังช่วยให้ทำการวิเคราะห์เปรียบเทียบสถานการณ์ได้ง่ายขึ้นเพื่อให้สามารถจัดสรรทรัพยากรให้คล่องตัวเพื่อตอบสนองความต้องการของสถานการณ์ต่างๆ

ซอฟต์แวร์แผนผังองค์กร

มีซอฟต์แวร์แผนผังองค์กรมากมายทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ที่อำนวยความสะดวกในการสร้างแผนผังองค์กรประเภทต่างๆ

เมื่อองค์กรขนาดใหญ่มีแผนผังองค์กรหลายแบบที่ครอบคลุมหน่วยย่อย มักจะเป็นเรื่องยากที่จะศึกษาร่วมกันโดยย่อ

ด้วยแผนภูมิที่ครอบคลุมหลายหน้า ยังอาจสร้างความสับสนในการเชื่อมโยงระหว่างแต่ละเอนทิตีที่แสดงในแผนภูมิ ด้วย Creately เป็นเครื่องมือสร้างไดอะแกรมแผนผังองค์กร คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้โดยใช้คุณลักษณะการลิงก์ไดอะแกรม ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแผนภูมิเห็นความเชื่อมโยงระหว่างแผนภูมิ นำทางระหว่างแผนภูมิต่างๆ และอาจต้องการดูโปรไฟล์พนักงานแต่ละคน

ตัวอย่างเช่น ลองดูแผนผังองค์กรด้านล่าง แสดงลำดับชั้นสูงสุดของบริษัท ตอนนี้ คลิกที่กล่องที่ไฮไลต์ (กล่อง CEO สีฟ้าด้านขวามือ) และจะพาคุณไปยังแผนผังองค์กรอื่นที่จะแยกย่อยแผนกนั้นออก คุณสามารถย้ายกลับไปที่แผนภูมิเดิมได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกปุ่มลูกศรในแถบเครื่องมือด้านล่าง ไปข้างหน้าและลองด้วยตัวคุณเอง

Creately มีสี่เหลี่ยม/รูปร่างของ Org Chart หลายแบบที่คุณสามารถใช้วาดโครงสร้างองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ รูปร่างชื่อและตำแหน่งที่มีเฉพาะข้อมูลพื้นฐานเช่นชื่อและตำแหน่งงานของพนักงาน, รูปร่างชื่อเท่านั้นที่มีเฉพาะชื่อพนักงาน, รูปร่างที่คุณสามารถแทรกรูปโปรไฟล์ของพนักงาน, ฯลฯ เป็นหนึ่งในหลาย ๆ ตัวเลือกอื่น.

จัดกลุ่มที่สมเหตุสมผล

เมื่อแผนผังองค์กรถูกแบ่งออกเป็นแผนภูมิย่อย การจัดกลุ่มและการเชื่อมโยงที่สมเหตุสมผลเป็นสิ่งจำเป็น เนื่องจากการเชื่อมต่อของแต่ละแผนภูมิและโฟลว์ควรเข้าใจได้ง่ายสำหรับผู้ดู

การจัดกลุ่มที่เหมาะสมจะทำขึ้นโดยพิจารณาจากความแตกต่างและการรวมตัวของปัจเจก งาน หน้าที่ หรือกิจกรรม การไหลของข้อมูลยังต้องการการเพิ่มประสิทธิภาพภายในแต่ละกลุ่ม แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องทำให้แตกต่างอย่างชัดเจนจากกลุ่มอื่นๆ

การเชื่อมโยงโครงสร้าง

การเชื่อมโยงโครงสร้างของกลุ่มควรทำด้วยกลไกการบูรณาการ (เช่น บทบาทประสานงาน, กลุ่มข้ามหน่วย, บทบาทของผู้รวบรวมหรือโครงการ และเส้นประ) เพื่อช่วยในการประสานงานและแบ่งปันข้อมูลระหว่างกลุ่มต่างๆ ซึ่งจะทำให้ผู้นำองค์กรสามารถให้คำแนะนำ และทิศทางทั่วทั้งองค์กร

โครงสร้างองค์กร 5 ประเภท

1. โครงสร้างองค์กรตาม หน้าที่

โครงสร้างทั่วไปส่วนใหญ่จัดตามหน้าที่หรือแผนก ตัวอย่างเช่น การเงิน การตลาด การขาย ฯลฯ เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือองค์กรเดี่ยวที่ไม่จำเป็นต้องจัดการในพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ขนาดใหญ่

ข้อดีของรุ่นนี้คือ

• พัฒนาทักษะเชิงลึกในหน้าที่หรือแผนกใดแผนกหนึ่ง (งานส่วนใหญ่เป็น หน้าที่โดยธรรมชาติ)
• ส่งเสริมนวัตกรรมการทำงาน ขนาด และต้นทุนที่ต่ำลง
• ง่ายต่อการทำและง่ายสำหรับแต่ละแผนกในการทำความเข้าใจความรับผิดชอบหลักของพวกเขาและทำให้พวกเขารับผิดชอบ

2. โครงสร้างองค์กร ทางภูมิศาสตร์

โครงสร้างนี้จัดตามภูมิศาสตร์หลักๆ เหมาะสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีโปรแกรมหลากหลายซึ่งมักจะแตกต่างกันไปตามภูมิภาค ซึ่งความแตกต่างในท้องถิ่นมีความสำคัญต่อความสำเร็จ (เช่น กฎระเบียบ การระดมทุน เศรษฐศาสตร์)

ข้อดีของรุ่นนี้คือ

• ทำให้มีทรัพยากรที่จำเป็นในการประสบความสำเร็จภายในภูมิศาสตร์
• อนุญาตให้ปรับแต่งโปรแกรมหรือบริการได้มากขึ้นตามภูมิภาค
• ช่วยให้โฟกัสชัดเจนด้วยความรับผิดชอบสำหรับผลลัพธ์ตามภูมิศาสตร์
• ช่วยให้มุ่งเน้นไปที่แหล่งเงินทุนทางภูมิศาสตร์

3. โครงสร้างองค์กร ของโครงการ

โครงสร้างนี้จัดตามโครงการสำคัญๆ เหมาะสำหรับองค์กรและมูลนิธิที่ให้บริการที่หลากหลายซึ่งมีโปรแกรมที่แตกต่างกันมาก (เช่น ลูกค้าที่แตกต่างกัน เศรษฐกิจ ฯลฯ) และทรัพยากรและทักษะที่จำเป็นในการประสบความสำเร็จโดยโปรแกรมนั้นแตกต่างกันมากเช่นกัน อย่างไรก็ตาม ปัจจัยของแต่ละโปรแกรมมีความคล้ายคลึงกันในแต่ละภูมิภาค

ข้อดีของรุ่นนี้คือ

• ส่งเสริมความเข้าใจอย่างลึกซึ้งภายในพื้นที่โปรแกรมเฉพาะและสามารถส่งเสริมนวัตกรรมโปรแกรมได้
• ทำให้มีทรัพยากรที่จำเป็นในการประสบความสำเร็จภายในโปรแกรม
• ช่วยให้โฟกัสชัดเจนด้วยความรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ของโปรแกรม
• ช่วยให้มุ่งเน้นไปที่แหล่งเงินทุนซึ่งมักจะเน้นโปรแกรม

4. โครงสร้างองค์กร ลูกค้า/ตลาด

โครงสร้างนี้จัดทำขึ้นโดยคำนึงถึงลูกค้า/ลูกค้าที่ให้บริการโดยองค์กร เหมาะสำหรับบริษัทที่มีลูกค้าต่างกันมากซึ่งมี ความต้องการบริการต่างกัน (ส่งผลให้มีโปรแกรมต่างกันไป)

ข้อดีของรุ่นนี้คือ

• ให้ความสำคัญกับลูกค้า ดังนั้นจึงทำให้สามารถพัฒนาโปรแกรมที่ปรับให้เข้ากับความต้องการของประชากรและความสามารถในการรับ "ผลลัพธ์"
• เน้นชัดเจน รับผิดชอบผลงานตามกลุ่มลูกค้า
• ช่วยให้โฟกัสลูกค้าและ/หรือตลาดที่สำคัญที่สุดได้อย่างชัดเจน

5. โครงสร้างองค์กรเมทริกซ์

โครงสร้างนี้เป็นโครงสร้างที่จัดระเบียบเพื่อจัดการมิติต่างๆ เช่น โปรแกรมและภูมิศาสตร์ เนื่องจากความยากในการจัดการ จึงไม่แนะนำให้ใช้รุ่นนี้

ข้อดีของรุ่นนี้คือ

• ช่วยให้องค์กร (อย่างน้อยในทางทฤษฎี) จัดการหลายมิติขององค์กรได้พร้อมกัน

บางชนิดเหล่านี้สามารถพบได้ในตัวอย่างแผนผังองค์กรของเรา

อ้างอิงโครงสร้าง: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

ล้างเส้นทางการรายงาน / ลำดับชั้น

เมื่อวาดแผนผังองค์กรที่ระบุลำดับชั้นขององค์กร ต้องเน้นเส้นทางการรายงานที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้ดู/พนักงานได้รับความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับโครงสร้างการรายงานที่เขา/เธอควรปฏิบัติตาม วิธีหนึ่งที่จะใช้คือการใช้รหัสสีหรือคิวภาพเพื่อระบุเส้นทางการรายงาน เมื่อพูดถึงแผนผังองค์กรของเมทริกซ์ที่มีการตั้งค่าความสัมพันธ์ในการรายงานเป็นตารางหรือเมทริกซ์ แทนที่จะเป็นในลำดับชั้นแบบเดิม การระบุเส้นทางการรายงานที่ชัดเจนมีความสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินงานขององค์กร

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างที่ดีของแผนผังองค์กรที่ไม่ธรรมดาขององค์กรแบบแฟลต (แบบทีม/ตามหน้าที่)

อะไรคือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับแผนผังองค์กรของคุณ?

หวังว่าบทความนี้เกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรจะเป็นประโยชน์ และช่วยให้คุณสร้างแผนผังองค์กรที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนในแผนผังองค์กรที่เราปฏิบัติตามใน Cinergix แล้วของคุณล่ะ? อย่าลืมแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น