ฝ่ายควบคุมการเอาท์ซอร์สหรือการควบคุมภายในองค์กร

ปัจจุบัน บริษัทที่มีหน่วยมากกว่าหนึ่งมิติถูกมองว่าเป็นสิ่งมีชีวิตที่ซับซ้อนซึ่งต้องอาศัยการทำงานพร้อมกันขององค์ประกอบที่หลากหลายเพื่อพัฒนาอย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตาม แต่ละองค์ประกอบเหล่านี้ควรได้รับการจัดระเบียบโดยเฉพาะเช่นกันหรือไม่ เมื่อใดจึงควรพิจารณามอบหมายความรับผิดชอบภายนอกองค์กร ในบทความวันนี้ เราจะมุ่งเน้นไปที่ประเด็นเรื่องการจ้างบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมธุรกิจประเภทต่างๆ โดยพิจารณาวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของตนในตลาดที่มีความต้องการเพิ่มมากขึ้นอย่างใกล้ชิด

การควบคุมการเอาท์ซอร์ส

การควบคุมมีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับการจัดการธุรกิจโดยทั่วไป ด้วยการสร้างระบบพื้นฐานของการทำงานของบริษัท มีหน้าที่รับผิดชอบในการวางแผน กำหนดวัตถุประสงค์ส่วนบุคคล ดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง การควบคุม การจูงใจ การควบคุมหรือการประสานงาน มักจะดูเหมือนกิจกรรมทางธุรกิจที่ไม่เกี่ยวข้องกันด้วยซ้ำ

การดำเนินกิจกรรมการควบคุมที่ได้รับการพิจารณาอย่างดีในบริษัทย่อมมีผลกระทบเชิงบวกต่อการพัฒนาหรือการจัดองค์กรในการทำงานประจำวันอย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม ควรจำไว้ว่านี่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนมาก ซึ่งไม่สามารถลดเหลือเพียงการรายงานหรือการให้ข้อมูลที่จำเป็นที่สุดชั่วคราวในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น ประเด็นที่สำคัญที่สุดคือการมุ่งเน้นไปที่การกระจายอำนาจขององค์กรให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นของบริษัทที่กำหนด ซึ่งท้ายที่สุดจะสนับสนุนการปรับระบบข้อมูลหลายมิติให้เหมาะสมที่สุดซึ่งรับผิดชอบในการควบคุมสมมติฐานที่กำหนดไว้ตั้งแต่แรก

การจ้างบุคคลภายนอกในการควบคุมตัวเองจะขึ้นอยู่กับความร่วมมือกับบริษัทภายนอกหรือผู้เชี่ยวชาญที่เชี่ยวชาญด้านนี้เพื่อปรับปรุงกิจกรรมการควบคุมที่สำคัญ การทำตามขั้นตอนดังกล่าวมีจุดมุ่งหมายเพื่อลดต้นทุนการควบคุมได้อย่างมาก และรับประกันการประหยัดเวลาซึ่งโดยปกติแล้วจะต้องใช้ในการดำเนินกิจกรรมในพื้นที่นี้

ด้วยเหตุนี้ ด้วยความช่วยเหลือจากเอาท์ซอร์สดังกล่าว บริษัทจึงมีโอกาสที่จะใช้บริการควบคุมให้เกิดประโยชน์สูงสุดและมีประสิทธิภาพ ซึ่งยังมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในบริบทของการวางแผนการพัฒนาของบริษัทและการคาดการณ์สถานการณ์ทางเศรษฐกิจอีกด้วย การควบคุมและปรับให้เข้ากับโปรไฟล์ของบริษัทอย่างเหมาะสมยังช่วยอำนวยความสะดวกในการแก้ไขเหตุฉุกเฉินได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มความสะดวกสบายให้กับผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งต่างๆ

การพัฒนางบประมาณเป็นระยะที่มีเหตุผล และแผนทางการเงินหรือการลงทุนเป็นความสะดวกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับศักยภาพในการจัดหาภายนอก นอกจากนี้ ในกรณีที่มีความผิดปกติ โครงสร้างการควบคุมขั้นสูงช่วยให้เจ้าของสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงที่จะเกิดการสูญเสียที่สำคัญ

จำเป็นต้องมีแผนกควบคุมหรือไม่?

สำหรับผู้ประกอบการจำนวนมาก การจ้างบุคคลภายนอกเพื่อให้บริการที่สำคัญและมีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ เช่น การควบคุม ทำให้เกิดความวิตกกังวล ด้วยความกลัวว่าจะสูญเสียการควบคุมธุรกิจอย่างแท้จริง พวกเขาไม่มั่นใจในความคิดที่จะมอบความรู้เกี่ยวกับกระบวนการหลัก ความลับทางการค้า การเงิน หรือการดำเนินงานทั่วไปให้กับหน่วยงานภายนอก บริษัทต่างๆ มีเหตุผลสมควรที่จะหลีกเลี่ยงการควบคุมจากภายนอก และการพัฒนาแผนกควบคุมภายในองค์กรจะดีที่สุดเสมอไปหรือไม่

เมื่อวิเคราะห์หัวข้อการจัดระเบียบงานควบคุมในบริษัทต่างๆ ผู้ประกอบการบางรายต้องเผชิญกับความเชื่อผิดๆ ว่าการควบคุมไม่สามารถแยกออกจากองค์กรภายนอกได้ วิสัยทัศน์ที่บิดเบี้ยวประเภทนี้มักได้รับแรงบันดาลใจจากความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการสูญเสียการควบคุมการจัดการ การรั่วไหลของข้อมูลที่เป็นความลับ หรือข้อเท็จจริงที่ว่าการควบคุมได้รับการปรับให้เหมาะกับองค์กรที่กำหนดเกินกว่าจะเป็นไปได้จากภายนอก

ดังนั้นในการตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของแผนกควบคุมภายใน บริษัทควรตระหนักว่าการจ้างบุคคลภายนอกในส่วนนี้ไม่ได้หมายถึงการแยกกระบวนการตัดสินใจออกจากกัน การเอาท์ซอร์สมุ่งเน้นไปที่การสนับสนุนงานหลักโดยอาศัยโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีภายนอก ซึ่งในขณะเดียวกันก็ไม่ได้ยกเว้นการดำเนินการควบคุมภายในในรูปแบบ SaaS

แม้ว่าจะได้รับความช่วยเหลือจากความช่วยเหลือจากภายนอก การตัดสินใจทั้งหมดจะยังคงเกิดขึ้นภายในองค์กรตามข้อมูลที่ให้ไว้ บริษัทที่ปรึกษาเฉพาะทางให้บริการแบบจำแนกประเภท ซึ่งช่วยให้แม้แต่ข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนก็ถูกควบคุมอย่างเข้มงวด ดังนั้น การย้ายออกจากองค์กรของแผนกควบคุมของบริษัทจึงไม่มีเหตุผลที่จะต้องกลัวการรั่วไหลของข้อมูลใดๆ

การควบคุมการจ้างบุคคลภายนอกเทียบกับฝ่ายการควบคุมภายใน – สรุป

สำหรับผู้ประกอบการจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่กำลังเติบโตแบบไดนามิก ทางเลือกที่น่าดึงดูดใจมากขึ้นเรื่อยๆ ในการเลือกที่ปรึกษาภายนอกในกระบวนการวางแผน การทำตามขั้นตอนดังกล่าวจะนำไปสู่การกีดกันบุคลากรในสาขาธุรกิจหลักจากการดำเนินการวางแผนหรือการควบคุม

ขั้นตอนซึ่งช่วยให้งานทั้งองค์กรคล่องตัวขึ้น ช่วยให้พนักงานมุ่งความสนใจไปที่งานหลักได้

เป็นผลให้บริษัทที่ดำเนินการควบคุมเอาท์ซอร์สสามารถเห็นการลดความต้องการทรัพยากรลงอย่างเห็นได้ชัดรวมกับการลดค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง การไม่ต้องจัดหาผู้เชี่ยวชาญช่วยขยายขนาดธุรกิจ เพิ่มรายได้เร็วกว่าต้นทุนที่เกี่ยวข้อง

บริษัทต่างๆ ไม่ต้องกังวลกับการจัดการกระบวนการสรรหาบุคลากรที่มักจะเป็นปัญหาอีกต่อไป แทนที่จะจ้างพนักงานใหม่ ควรจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกที่ผ่านการฝึกอบรมมาอย่างเหมาะสมซึ่งในขณะเดียวกันก็ช่วยลดความเสี่ยงในการจ้างคนที่ไร้ความสามารถได้อย่างมาก ด้วยวิธีนี้ ผู้ประกอบการจึงประหยัดเวลาได้มากขึ้น ซึ่งไม่ต้องเสียเวลาไปกับการบริหารทรัพยากรบุคคลหรือจัดการและควบคุมกระบวนการที่กว้างขวางโดยตรงอีกต่อไป

ข้อดีอีกประการหนึ่งของการควบคุมภายนอกคือไม่จำเป็นต้องพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที เช่น เซิร์ฟเวอร์ ซอฟต์แวร์ หรืออุปกรณ์เครือข่าย บริษัทภายนอกที่มุ่งเน้นบริการควบคุมอย่างเข้มงวดใช้ซอฟต์แวร์ที่ทันสมัย ​​ซึ่งช่วยให้สามารถดำเนินกิจกรรมในพื้นที่นี้ตามข้อกำหนดทางกฎหมายล่าสุด สิ่งอำนวยความสะดวกด้านไอทีที่กว้างขวางช่วยปรับปรุงการไหลเวียนของข้อมูล สนับสนุนกระบวนการตัดสินใจ รวมถึงการเผชิญกับวิกฤติ

อย่างไรก็ตาม วิธีการควบคุมการเอาท์ซอร์สนั้นดูแตกต่างออกไปเล็กน้อยสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ซึ่งใช้ข้อมูลจากการบัญชีในบริบทของการชำระเงินลูกหนี้ที่ตรงเวลามากกว่าการวิเคราะห์งบประมาณหรือสถานการณ์ทางการเงินโดยรวมตามปกติ การแยกหน่วยควบคุมช่วยให้พวกเขาสามารถเสริมสร้างวินัยด้านต้นทุนได้ เช่นเดียวกับการเชื่อมโยงงาน ทรัพยากร และความรับผิดชอบได้อย่างแม่นยำ ทำให้ผลลัพธ์ของทั้งหน่วยมีความเสถียร

องค์กรส่วนใหญ่ไม่สนใจรายงานแบบวนรอบ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสามารถติดตามแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจของตน เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน หรือควบคุมสภาพคล่องได้ดีขึ้น ในขณะเดียวกัน บ่อยครั้งได้รับแรงบันดาลใจจากความเชื่อแบบเหมารวม การขาดความไว้วางใจในผู้ควบคุมภายนอกกลายเป็นปัจจัยจูงใจสูงสุดสำหรับผู้ประกอบการให้ดำเนินการแผนกควบคุมของตนต่อไป

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่ไม่ว่างของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok