8 เสาหลักของการรายงาน PR เพื่อพิสูจน์คุณค่าของคุณ

ในโลกของ การประชาสัมพันธ์ การได้ผลลัพธ์สำหรับลูกค้าไม่สำคัญหากพวกเขาไม่รู้เกี่ยวกับพวกเขา

การรายงาน PR เป็นพื้นฐานสำหรับการสื่อสารผลกระทบของคุณกับลูกค้า

เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดเพียงส่วนเดียวของ แคมเปญประชาสัมพันธ์ เพราะมันแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของงานของคุณ

ในการเป็นหนึ่งในผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ คุณต้องก้าวไปไกลกว่าความเชี่ยวชาญด้านการสื่อสารภายในการจัดการชื่อเสียง การสร้างเนื้อหา สื่อสัมพันธ์ ความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร และอิทธิพลทางสังคม คุณต้องมีจุดเน้นที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการติดตามและวัดผล

ที่นี่เราจะให้เสาหลักของการรายงาน PR เพื่อให้คุณเข้าใจถูกต้องเสมอ

รายงานประชาสัมพันธ์ 4 ประเภท

เมื่อพูดถึง การรายงาน PR ขนาดเดียวไม่เหมาะกับทั้งหมด รายงานของคุณอาจดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ ผู้ชมเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของคุณ

ข้อมูลที่มากเกินไป เป็นอันตรายอย่างแท้จริงสำหรับผู้บริหารส่วนใหญ่ ดังนั้นเมื่อรวบรวมรายงาน สิ่งสำคัญคือต้องจดจ่ออยู่กับสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารไปยัง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หลัก

คุณกำลังให้ข้อมูลอัปเดตอย่างง่ายเกี่ยวกับ เมตริก และ KPI หรือไม่ หรือคุณกำลังประเมินทิศทางเชิงกลยุทธ์ของแคมเปญโดยรวม

ด้วยเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างรายงานที่ให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล และที่สำคัญที่สุดคือทำให้ความสำเร็จของคุณอยู่เบื้องหน้าและเป็นศูนย์กลาง

รายงานประจำเดือน - ติดตามความคืบหน้าของคุณ

การรายงาน PR รายเดือน ควรเปิดเผยว่าแคมเปญของคุณมีความคืบหน้าอย่างไรจนถึงตอนนี้ กุญแจสำคัญที่นี่: จนถึงตอนนี้

สังเกตว่าคุณไม่ได้อยู่ในการติดตามเพื่อบรรลุ KPI ของคุณ ?

นี่คือเวลาที่จะแสดงให้เห็นว่าอะไรได้ผล อะไรไม่ได้ผล และคุณจะปรับเปลี่ยนอย่างไรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์

รายงานประจำเดือนปกติมักจะกำหนดเป้าหมายไปที่ผู้จัดการของคุณ และส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับการติดตาม KPI ที่สำคัญที่สุดของคุณ คุณอาจรวมเมตริกต่างๆ เช่น การกล่าวถึงในช่วงเวลาหนึ่ง การแสดงผลทั้งหมด หรือแผนภูมิตำแหน่ง

รายงานรายไตรมาส – ถึงเวลาที่จะได้รับระดับสูง

ไตรมาสกำลังจะปิด? ถึงเวลาแล้วสำหรับการประเมินในระดับสูงว่าคุณยืนอยู่ตรงไหน

การให้ความสำคัญกับ การรายงาน PR ประจำไตรมาส เป็นการแสดงให้เห็นถึงคุณค่าทางธุรกิจที่งานของคุณนำเสนอต่อลูกค้าของคุณ

รายงานรายไตรมาสมีความถี่น้อยกว่า ดังนั้นข้อมูลที่คุณกำลังรวบรวมจึงมีกลยุทธ์มากขึ้น รายงานรายไตรมาสมีแนวโน้มที่จะแบ่งปันกันในระดับสูงขึ้นไปตามโครงสร้างการจัดการของลูกค้า ซึ่งอาจสูงถึง VP, CMO หรือแม้แต่ CEO ในบริษัทขนาดเล็ก ดังนั้นการเน้นความสำเร็จของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ใน รายงานรายไตรมาส คุณต้องการ:

• แสดงมูลค่าการใช้จ่ายของคุณ
• เชื่อมโยงระหว่างกิจกรรมประชาสัมพันธ์และรายได้ของลูกค้า
• สรุปชัยชนะครั้งใหญ่ของคุณ
• ให้ข้อมูลระดับสูง
• แสดงขั้นตอนต่อไป

รายงานประจำปี – เกมยาว

รายงาน PR ประจำปีมีเนื้อหาเกี่ยวกับการจัดการห่วงโซ่อาหารสูงกว่ารายงานประเภทอื่นๆ และมักจะถูกอ่านโดย CMO และ CEO ของลูกค้าหรือสมาชิกคนอื่นๆ ของ c-suite ตลอดจนคณะกรรมการและนักลงทุนรายสำคัญๆ

โดยปกติแล้ว เหตุผลหลักในการดูคือเพื่อตัดสินใจงบประมาณในปีหน้า และวางแผนกลยุทธ์ในอนาคต

เงินเดิมพันสำหรับรายงานประจำปีนั้นสูงกว่า รายงานประจำปีของคุณจำเป็นต้องแสดงความสำเร็จที่สำรองข้อมูลด้วยข้อมูลและกราฟ

เน้นที่คุณค่าระยะยาวของคุณในบริบท นอกเหนือจากการแสดงผลลัพธ์ของปีที่ผ่านมาแล้ว คุณควรคาดการณ์ความคาดหวังของคุณสำหรับอนาคตด้วยงบประมาณและการใช้จ่ายที่แน่นอน

รายงานแคมเปญ

รายงานแคมเปญมีเป้าหมายมากกว่ารายงานที่ตรงเวลา และเชื่อมโยงกับเป้าหมายหรือชุด KPI ที่เฉพาะเจาะจง มาก คุณอาจกำลังดำเนินการประชาสัมพันธ์สำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การเข้าสู่ตลาดใหม่ หรือรอบเหตุการณ์หนึ่งๆ และการรายงานของคุณจะสะท้อนโดยตรงถึงความสำเร็จของคุณที่มุ่งไปสู่เป้าหมายนั้น

การติดตาม เมตริก เกี่ยวกับการเปิดรับ การครอบคลุม และการโต้ตอบเป็นสิ่งสำคัญ และเพื่อแสดงให้เห็นความสำเร็จของคุณอย่างชัดเจนด้วยภาพ

8 เสาหลักของการรายงาน PR

การส่ง รายงานประชาสัมพันธ์ ที่ มีผลกระทบ ซึ่งเกาะติด ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (เพื่อประโยชน์) เป็นศิลปะ ต่อไปนี้คือแปดขั้นตอนในการบอกเล่าเรื่องราวที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่น่าสนใจ

1. วางเป้าหมายไว้ด้านหน้าและตรงกลาง

ก่อนที่จะลงลึกในรายละเอียดและข้อมูล รายงานของคุณควรระบุเป้าหมายของแคมเปญที่ตกลงไว้ล่วงหน้า ไม่ว่าคุณจะรวบรวมรายงานประเภทใด เป้าหมายเหล่านี้ต้องระบุให้ชัดเจนด้วยภาษาง่ายๆ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ขอให้เพื่อนร่วมงานดู รายงาน PR ของคุณ และระบุเป้าหมายของแคมเปญ หากไม่สามารถดำเนินการได้ทันที แสดงว่ายังไม่ชัดเจนเพียงพอก

ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายของคุณคือการเพิ่ม ความภักดีต่อแบรนด์ โดยเพิ่มผู้เข้าชมที่กลับมาอีก 20% ควรระบุไว้อย่างชัดเจนในตอนต้นของรายงาน

2. ใช้การวิเคราะห์ที่เหมาะสม

เมื่อคุณระบุเป้าหมายแคมเปญและ เมตริก PR ที่คุณใช้ในการวัดผลแล้ว ก็ถึงเวลารวบรวมข้อมูลของคุณ พิจารณา เมตริก ที่เหมาะสมที่สุด เพื่อติดตามความคืบหน้าของคุณไปสู่เป้าหมายเหล่านั้น รวมถึง เมตริก ที่กำหนดไว้ ล่วงหน้า คุณต้องแสดงการเติบโตและเปรียบเทียบเมตริกเหล่านี้กับช่วงเวลาก่อนหน้า สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง:

• จำนวนการกล่าวถึงทั้งหมด
• ผู้ติดตาม โซเชียลมีเดีย
• การแสดงผลทั้งหมด จำนวนคลิกทั้งหมด
• กล่าวถึงตามแหล่งที่มา ช่วยให้ลูกค้าเห็นว่าช่องใดสร้างการสนทนามากที่สุด
• ตัวอย่างเช่น กล่าวถึงเมื่อเวลาผ่านไป เพื่อดูผลกระทบของส่วนต่างๆ ของแคมเปญ
• แผนที่สถานที่ แผนภูมิสถานที่ในโลกที่มีการกล่าวถึงมากที่สุด

ข้อมูลของคุณเป็นส่วนหนึ่งของเรื่องราวขนาดใหญ่ที่คุณกำลังบอกเล่าผ่านรายงานของคุณ การดึงข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญจากข้อมูลและการวิเคราะห์ของคุณจะเพิ่มเรื่องราวโดยรวมของคุณ และทำให้รายงาน PR ของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

3. สรุป

มนุษย์สร้างความประทับใจแรกพบในเวลาเพียง 1/10 วินาที และเราตัดสินข้อมูลที่ไม่คุ้นเคยอย่างรวดเร็ว นั่นเป็นเหตุผลที่ความสามารถของรายงานของคุณในการสรุปการค้นพบที่สำคัญ ความสำเร็จ และคำแนะนำโดยใช้ข้อมูลมีความสำคัญต่อการสร้างผลกระทบต่อผู้บริหารที่มีงานยุ่ง

รวม เมตริก ที่ ลูกค้าของคุณสนใจมากที่สุดและเน้นการค้นพบที่สำคัญที่สุดและการปรับแต่งที่แนะนำสำหรับแคมเปญ

บทสรุปของคุณอาจเริ่มต้นดังนี้:

“เป้าหมายคือการสร้าง การรับรู้ถึงแบรนด์ ของคุณ โดยเฉพาะบน Facebook และ Twitter แคมเปญประสบความสำเร็จในการกล่าวถึงทั้งหมดบนแพลตฟอร์มเหล่านั้นเพิ่มขึ้น 185% นี่เป็นการเพิ่มขึ้นเกือบสองเท่าที่เราคาดการณ์ไว้ และมีอัตราการเติบโตที่เร็วกว่าคู่แข่งหลักของคุณถึง 60% เราบรรลุเป้าหมายนี้ได้ด้วยกิจกรรมต่อเนื่อง 4 กิจกรรมและกิจกรรมต่อเนื่อง 15 กิจกรรม ซึ่งเราจะให้รายละเอียดในส่วนที่เหลือของรายงานนี้”

แต่เพื่อสร้างผลกระทบ จะต้องสามารถสแกนและมองเห็นได้:

4. บูรณาการข่าวกรองการแข่งขัน

ดังที่ ไอน์สไตน์สรุป สำหรับจักรวาลโดยรวม ความก้าวหน้านั้นสัมพันธ์กัน และสำหรับ หน่วยงานประชาสัมพันธ์ ก็ไม่ต่าง กัน รายงาน PR ที่ดีที่สุด มี มากกว่ารายละเอียดความสำเร็จของคุณ พวกเขาให้บริบท ดังนั้นลูกค้าของคุณสามารถดูว่าคุณกำลังสร้างแบรนด์ของพวกเขาอย่างไรเมื่อเทียบกับคู่แข่งและเทียบกับผลงานในอดีตของพวกเขา

คุณประสบความสำเร็จในการเติบโตอย่างรวดเร็ว การเข้าถึงที่กว้างขึ้น หรือการแสดงผลที่มากกว่าคู่แข่งของลูกค้าของคุณหรือไม่? การวิเคราะห์การแข่งขัน เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแสดงภาพรวม:

ต่อไปนี้เป็น เมตริก หลักบางส่วนในการ วัด:

• แบ่งปันเสียง
  การวัดการเข้าถึงนี้แสดงให้ลูกค้าของคุณทราบว่าพวกเขาได้รับความสนใจมากน้อยเพียงใดตามสัดส่วนของทั้งหมด โดยมีการอธิบายที่ชัดเจนของส่วนแบ่งการเปิดรับที่เปรียบเทียบโดยการเปรียบเทียบโดยแต่ละข้อความค้นหาที่เกี่ยวข้อง
• ความประทับใจ
  รวมแผนภูมิการแสดงผลของแบรนด์ทั้งหมด ซึ่ง เทียบเคียง กับคู่แข่งอีกครั้ง
• การกล่าวถึงทั้งหมดต่อช่อง
  ที่นี่ คุณสามารถระบุ เกณฑ์มาตรฐาน ของประสิทธิภาพการทำงานของลูกค้าในแต่ละช่องทางหลัก เช่น สื่อสังคมออนไลน์ และสำนักข่าว โดยขึ้นอยู่กับ ความสัมพันธ์ทางสื่อ ของคุณ และ ข่าวประชาสัมพันธ์ ที่ คุณ เผยแพร่ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการระบุช่องที่แข็งแกร่งที่สุด รวมถึงช่องที่อาจมีประสิทธิภาพต่ำ และช่วยให้คุณปรับกลยุทธ์ได้อย่างเหมาะสม
• กล่าวถึงเมื่อเวลาผ่านไป
  สำหรับรายงานที่มีขอบเขตกว้างขึ้น คุณจะต้องดึงความสนใจเป็นพิเศษว่าการกล่าวถึงตราสินค้าของพวกเขาเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการเพิ่มขึ้นอย่างชัดเจนตั้งแต่คุณทำงานกับพวกเขา

5. เน้นผู้ มีอิทธิพล สูงสุด

ผู้ มีอิทธิพล หลัก สร้างความแตกต่างอย่างมากให้กับ แคมเปญประชาสัมพันธ์ ที่ประสบความสำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นบุคคลที่มีผู้ติดตามจำนวนมากบน โซเชียลมีเดีย เว็บไซต์อ้างอิงที่มีปริมาณการเข้าชมสูง หรือ สื่อที่ มีอำนาจสำคัญ

การ รวมผู้ มีอิทธิพล ระดับแนวหน้า สามารถช่วยคุณจับเป้าหมายที่เหมาะสมสำหรับกิจกรรมหรือพันธมิตรในอนาคต และยังระบุได้ว่าคู่แข่งของลูกค้าของคุณอาจดึงดูดส่วนสำคัญของการมีส่วนร่วมจากที่ใด สำหรับรายละเอียดเชิงลึก ให้พิจารณารวมภาพแยกสำหรับผู้ มีอิทธิพล สูงสุด ที่แยกตามจำนวนการกล่าวถึง แหล่งที่มา และการเข้าถึง

6. รวม เมตริก การกล่าวถึง

ไม่ว่าคุณกำลังรวบรวมรายงานประเภทใด การกล่าวถึงการวิเคราะห์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับให้เข้ากับการสนทนาเกี่ยวกับแบรนด์ ผลิตภัณฑ์ และบริการของลูกค้า และพื้นที่ที่พวกเขาดำเนินการ

คุณควรรวมปริมาณการกล่าวถึงทั้งหมด แต่ยังมีคุณสมบัติระหว่างปฏิกิริยาเชิงบวกและเชิงลบเพื่อให้อ่านได้เฉพาะเจาะจงมากขึ้นว่าแบรนด์นั้นได้รับการตอบรับอย่างไร

มีการเชื่อมโยงโดยตรงระหว่างปริมาณการกล่าวถึงและการรับรู้ถึงแบรนด์ ที่วัดได้ ซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงผลกระทบของแคมเปญของคุณ

7. เพิ่ม การวิเคราะห์ความรู้สึก

การจับความรู้สึกของสาธารณชนที่มีต่อแบรนด์ของลูกค้าของคุณช่วยให้พวกเขาสร้างกลยุทธ์ที่ดึงดูดผู้ชมในทางที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ความรู้สึกในเชิงบวกที่หลั่งไหลออกมาอย่างฉับพลันนั้นรับประกันว่าแคมเปญการมีส่วนร่วมประเภทอื่นจะไม่ใช่คลื่นแห่งการปฏิเสธ

เครื่องมือตรวจสอบโซเชียลมีเดีย สามารถช่วยได้ที่นี่ ให้คุณวัดความรู้สึกและนำเสนอสิ่งนี้บนกราฟเทียบกับคำค้นหาที่เลือก การค้นหาลูกค้าของคุณรวมถึงคู่แข่งของพวกเขายังสามารถช่วยให้คุณมองเห็นโอกาสในการใช้ประโยชน์จากความไม่ลงรอยกันในตลาด

8. อย่าลืมคำแนะนำของคุณ

นอกเหนือจากบทสรุปแล้ว นี่อาจเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของ รายงาน PR ของ คุณ ลูกค้าของคุณต้องการคุณค่าของข้อมูลเชิงลึกเชิงกลยุทธ์ที่คุณสามารถนำเสนอได้ รวมทั้งต้องการเห็นการปรับปรุงใน เมตริก สำคัญ ที่ทำให้พวกเขาเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น

ข้อมูลที่คุณรวบรวมในส่วนที่เหลือของรายงานควรให้หลักฐานมากมายแก่คุณในการระบุแนวโน้ม โอกาส และพื้นที่ในการปรับเปลี่ยนแนวทางของคุณ ด้วยการระบุสิ่งเหล่านี้ในข้อมูลและรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้ คุณจะมอบคุณค่าที่มากขึ้นให้กับลูกค้าของคุณ ชี้นำ กลยุทธ์การประชาสัมพันธ์ ของพวกเขา เกี่ยวกับกิจกรรมการเปิดตัว แคมเปญแบบครั้งเดียว และความพยายามในการประชาสัมพันธ์แบบ 'ต่อเนื่อง'

เช่นเดียวกับรายงานอื่นๆ กุญแจสำคัญคือการทำให้รายงานสั้น โน้มน้าวใจ และนำไปปฏิบัติได้