การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ | #7 เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ

ในบทความวันนี้ เราจะพูดถึงการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ การเริ่มดำเนินโครงการที่มีความเสี่ยงซึ่งสามารถทำกำไรได้อย่างรวดเร็วมีความสำคัญมากกว่าหรือไม่? หรือสำคัญกว่านั้นคือการพัฒนาโซลูชันให้เสร็จสิ้นซึ่งอาจนำมาซึ่งผลกำไรที่ลดลงแต่ในระยะยาวและอยู่ในขั้นตอนสุดท้ายของการนำไปใช้งาน หลายองค์กรมีหลายโครงการที่ดำเนินการพร้อมกัน คุณจะจัดลำดับความสำคัญทรัพยากรที่มีจำกัดได้อย่างไร

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ – สารบัญ:

1. การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ – บทนำ
2. เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์
3. สกอ
4. ลูกเต๋า
5. การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ – สรุป

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ – บทนำ

ในข้อความต่อไปนี้ เราจะพิจารณาวิธีการยอดนิยมที่อำนวยความสะดวกในการตัดสินใจสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ ทั้งวิธีที่ดำเนินการโดยอิสระและที่เป็นของโปรแกรมหรือพอร์ตโฟลิโอของโครงการ เราจะหารือเกี่ยวกับเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ ซึ่งใช้ไม่เพียงเพื่อจัดลำดับความสำคัญของโครงการ แต่ยังรวมถึงงานที่ดำเนินการในนั้นด้วย นอกจากนี้ เราจะพิจารณาวิธี MoSCoW ที่ใช้บ่อยซึ่งสร้างโดย Dai Clegg อย่างใกล้ชิด รวมถึงโมเดล DICE ที่คิดค้นขึ้นในช่วงกลางทศวรรษที่ 90 ที่ Boston Consulting Group

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้การจัดลำดับความสำคัญของโครงการโดยวางไว้ในพื้นที่ที่กำหนดโดยแกนสองแกน นั่นคืออะไรเร่งด่วนและอะไรสำคัญ มีแผนภูมิทั่วไปเพื่อแสดง:

สกอ

Oracle กลายเป็นผู้บุกเบิกการใช้เทคนิค MoSCoW นอกจากนี้ยังได้รับการกล่าวถึงว่าเป็น รูปแบบการจัดลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพใน Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ล่าสุดควบคู่ไปกับการวิเคราะห์หลายเกณฑ์ แบ่งโครงการออกเป็นสี่ประเภท:

• สิ่ง ที่ต้องมี – นั่นคือโครงการที่ต้องทำให้เสร็จเนื่องจากมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานของบริษัท สิ่งเหล่านี้อยู่ในโครงการต่างๆ เช่น การสร้างความปลอดภัยและการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงในระบบคลาวด์ของบริษัท การจัดทำงบการเงินและรายงานสำหรับนักลงทุน หรือการนำโซลูชันไปใช้ที่ลูกค้ารายสำคัญ
• ควร-ต้องการ กล่าวคือ สิ่งที่ควรนำไปใช้ เพราะการเพิกเฉยอาจทำให้ผลประกอบการของบริษัทแย่ลง เช่น การเปลี่ยนสำนักงานใหญ่ไปยังสถานที่ที่สะดวกขึ้น หรือเข้าสู่แพลตฟอร์มการขายใหม่ที่กำลังได้รับความนิยม
• เป็นไปได้ – นั่นคือโครงการที่จะดำเนินการ “หากเวลาอนุญาต” เพราะมีแนวโน้มที่จะส่งผลดีต่อบริษัทมากกว่า ตัวอย่างของโครงการในหมวดนี้อาจเข้าร่วมในงานอุตสาหกรรมหรือเตรียมการแข่งขันสำหรับผู้รับเหมา
• จะไม่มี – นั่นคือสิ่งที่อาจนำไปใช้ในอนาคต แต่ปัจจุบันไม่ได้อยู่ในรายการลำดับความสำคัญ

ลูกเต๋า

วิธี DICE แปลลำดับความสำคัญที่กำหนดให้กับโครงการเป็นค่าตัวเลข และคุณสมบัติในองค์กรขนาดใหญ่กว่า 1,000 แห่งทั่วโลก ตัวย่อ DICE ประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

1. D (ระยะเวลา) – ระยะเวลาของโครงการซึ่งกำหนดค่าต่อไปนี้:
• 1 – เมื่อโครงการมีอายุน้อยกว่า 2 เดือน
• 2 – เมื่อโครงการมีอายุ 2-4 เดือน
• 3 – เมื่อโครงการมีอายุ 4-8 เดือน
• 4 – เมื่อโครงการมีระยะเวลามากกว่า 8 เดือน
2. I (Team Performance Integrity) – ความสามารถของทีม โดยเน้นเป็นพิเศษที่ผู้จัดการโครงการ เพื่อดำเนินโครงการให้สำเร็จ ซึ่งได้รับคะแนนแห่งคุณค่า:
• 1 – ดีมาก
• 2 – ดี
• 3 – ค่าเฉลี่ย
• 4 – ต่ำ
3. C (ความมุ่งมั่น) – ระดับการสนับสนุน ประกอบด้วยสององค์ประกอบ
• C1 – การสนับสนุนที่มองเห็นได้ของโครงการจากผู้สนับสนุนหรือคณะกรรมการ
• C2 – การสนับสนุนจากผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการดำเนินโครงการ โดยค่าต่อไปนี้สอดคล้องกับแต่ละค่า:
• 1 – มีการสื่อสารสนับสนุนอย่างชัดเจน
• 2 – การสนับสนุนที่ค่อนข้างชัดเจน
• 3 – ท่าทางที่เป็นกลาง
• 4 – แนวต้านที่ชัดเจน
4. E (Effort) – ความพยายามที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ นอกเหนือจากหน้าที่ประจำวันในการบริหารบริษัท โดยค่าต่างๆ จะมีลักษณะดังนี้:
• 1 – น้อยกว่า 10% ของการหมุนเวียนเพิ่มเติม
• หมุนเวียนเพิ่มเติม 2 – 10-20%
• หมุนเวียนเพิ่มเติม 3 – 20-40%
• 4 – มากกว่า 40% ของการหมุนเวียนเพิ่มเติม

มูลค่าของ DICE คำนวณโดยใช้สูตรต่อไปนี้: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

ขึ้นอยู่กับคะแนน คุณสามารถกำหนดความเป็นไปได้ว่าโครงการที่วางแผนไว้จะประสบความสำเร็จหรือไม่ และดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะจัดลำดับความสำคัญสูงหรือไม่:

• 7 – 14 – win zone – โครงการมีโอกาสที่จะดำเนินการได้ดีมาก
• 14 – 17 – เขตอันตราย – โครงการมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จ
• เหนือ 17 – โซนแห่งความสิ้นหวัง – ผลลัพธ์ของโครงการยากที่จะคาดเดาหรือโครงการไม่น่าจะประสบความสำเร็จ

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ – สรุป

แน่นอนว่าวิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการตามที่ระบุไว้นั้นไม่สามารถใช้ได้กับการเลือกและจัดอันดับโครงการเสมอไป องค์กรหลายแห่งไม่ใช้วิธีการจัดลำดับความสำคัญอย่างเป็นทางการเช่น DICE และในบางความคิดเห็นของบุคคลที่ได้รับคำแนะนำจากความคิดเห็นของเขาเองเพียงอย่างเดียวนั้นเป็นสิ่งที่ชี้ขาด อย่างไรก็ตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโครงการที่สำคัญและมีความเสี่ยงสูงหลายโครงการได้รับการพิจารณาให้เริ่มต้นหรือดำเนินต่อไปพร้อมกัน เครื่องมือจัดลำดับความสำคัญก็คุ้มค่าที่จะใช้งาน

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง

ดูโพสต์ทั้งหมด

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

1. โครงการคืออะไร?
2. การจัดการโครงการคืออะไร?
3. วิธีการจัดการโครงการ?
4. วิธีการจัดการโครงการ
5. ประเภทของโครงการ
6. 4 ตัวอย่างโครงการ
7. การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ