เอกสารกระบวนการคืออะไร |คำแนะนำง่าย ๆ ในการประมวลผลเอกสารด้วยเทมเพลต

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ความซับซ้อนก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน มีขั้นตอนมากขึ้น ผู้คนจำนวนมากขึ้น และอีกหลายสิ่งที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจไม่ได้จัดอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเสมอไป

การคิดใหม่ว่าธุรกิจของคุณทำงานอย่างไรอาจฟังดูยากเย็น แต่ก็จำเป็นต้องได้รับประสิทธิภาพที่สำคัญ เอกสารกระบวนการเป็นขั้นตอนแรกสู่สิ่งนี้!

คำแนะนำง่ายๆ ในการดำเนินการกับเอกสารจะช่วยให้คุณดำเนินการได้อย่างถูกต้อง

อ่านต่อเพื่อค้นหา;

• เอกสารกระบวนการคืออะไร?
• เหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น: ความสำคัญของกระบวนการจัดทำเอกสาร
• วิธีการจัดทำเอกสารกระบวนการ
• เคล็ดลับและคำแนะนำ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประมวลผลเอกสาร
• มีอะไรให้คุณบ้าง: ประโยชน์ของการจัดทำเอกสารประกอบการ
• เทมเพลตผังงานกระบวนการเริ่มต้นอย่างง่าย

เอกสารกระบวนการคืออะไร?

เอกสารประกอบกระบวนการให้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ

รวมถึงเอกสารทุกประเภทที่สนับสนุนกระบวนการ เช่น

• นโยบาย
• รายการตรวจสอบ
• แบบฝึกหัด
• แบบฟอร์ม
• ภาพหน้าจอ
• ลิงค์ไปยังแอปพลิเคชั่นอื่น ๆ
• แผนที่กระบวนการ

ใช้เป็นแนวทางในการช่วยให้พนักงานทุกระดับ รวมทั้งผู้มีอำนาจตัดสินใจและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เข้าใจกระบวนการของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว

ทำไมต้องทำ? : ความสำคัญของกระบวนการเอกสาร

การบันทึกกระบวนการจะช่วยให้คุณบรรลุ 5 สิ่งสำคัญ:

1) ช่วยปรับปรุงกระบวนการ ระบุปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพโดยการบันทึกกระบวนการที่แน่นอน คุณจะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าต้องปรับปรุงหรือกำจัดกระบวนการใด

2) ช่วยฝึกอบรมพนักงาน คุณสามารถใช้เอกสารกระบวนการเพื่อช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจบทบาทงานของพวกเขา และทำความคุ้นเคยกับกระบวนการที่เกี่ยวข้อง แม้แต่พนักงานที่มีประสบการณ์ก็ยังสามารถอ้างถึงเอกสารเหล่านี้ได้ทุกเมื่อที่ต้องการเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังดำเนินการตามกระบวนการอย่างถูกต้อง

3) ช่วยรักษาองค์ความรู้ของบริษัท เก็บบันทึกกระบวนการที่รู้กันเฉพาะบางคนที่เชี่ยวชาญในการทำกระบวนการเหล่านั้น ด้วยวิธีนี้แม้พวกเขาจะจากไป ผู้มาใหม่สามารถกลับมาทำงานต่อได้อย่างง่ายดาย

4) ช่วยลดความเสี่ยงและรักษาความสม่ำเสมอ ในการปฏิบัติงาน

5) เอกสารกระบวนการโดยละเอียดเป็น ส่วนสำคัญของสิทธิบัตรและความลับทางการค้า

ใครมีส่วนร่วมในกระบวนการเอกสาร

มีบทบาทความเป็นเจ้าของหลัก 3 ประการในเอกสารประกอบกระบวนการ ในบางกรณี บุคคลคนเดียวกันอาจเล่นทั้งสามบทบาท

วิธีการจัดทำเอกสารกระบวนการ

การใช้วิธีการทีละขั้นตอนในการจัดทำเอกสารกระบวนการจะช่วยให้คุณทำได้อย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 1: ระบุและตั้งชื่อกระบวนการ

คิดออกว่ากระบวนการใดที่คุณจะจัดทำเป็นเอกสารก่อน กำหนดวัตถุประสงค์ (เพราะเหตุใดและกระบวนการนี้จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร) และให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดขอบเขตกระบวนการ

ให้คำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่ในกระบวนการและสิ่งที่อยู่นอกขอบเขตของกระบวนการ หรือสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 3: อธิบายขอบเขตกระบวนการ

กระบวนการเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด อะไรเป็นสาเหตุของการเริ่มต้น? และคุณรู้ได้อย่างไรว่าเสร็จแล้ว? กำหนดขอบเขตเหล่านี้ไว้อย่างดี

ขั้นตอนที่ 4: ระบุผลลัพธ์ของกระบวนการ

กำหนดสิ่งที่จะผลิตโดยกระบวนการหรือผลลัพธ์ที่กระบวนการจะบรรลุเมื่อเสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 5: ระบุอินพุตของกระบวนการ

ระบุทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 6: ระดมสมองขั้นตอนกระบวนการ

รวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับขั้นตอนกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ เริ่มต้นด้วยสิ่งที่เรียกกระบวนการหรือเริ่มต้นเมื่อสิ้นสุดกระบวนการและติดตามขั้นตอนกลับไปยังจุดเริ่มต้น

เซสชั่นระดมความคิดควรเกี่ยวข้องกับผู้ที่รับผิดชอบโดยตรงในงานกระบวนการหรือบุคคลที่มีความรู้กว้างขวางในเรื่องนี้ เนื่องจากสามารถให้ข้อมูลที่แม่นยำ

ขั้นตอนที่ 7: จัดระเบียบขั้นตอนตามลำดับ

ใช้รายการขั้นตอนที่คุณคิดขึ้นมาและจัดลำดับตามลำดับเพื่อสร้างโฟลว์กระบวนการ

รักษาจำนวนขั้นตอนให้น้อยที่สุด และหากขั้นตอนมีมากกว่าหนึ่งงาน ให้แสดงรายการภายใต้ขั้นตอนหลัก

ขั้นตอนที่ 8: อธิบายว่าใครมีส่วนร่วม

กำหนด แต่ละบุคคลที่จะรับผิดชอบงานในกระบวนการ กำหนดบทบาทของพวกเขา อย่าลืมพูดถึงตำแหน่งงานมากกว่าชื่อ

นอกจากนี้ โปรดคำนึงถึง ผู้ที่จะอ้างอิงเอกสาร ด้วย เขียนในลักษณะที่พนักงานที่มีความรู้ที่เหมาะสมสามารถอ่านและทำความเข้าใจได้

ขั้นตอนที่ 9: เห็นภาพกระบวนการ

นี่คือการปรับปรุงความชัดเจนและความสามารถในการอ่านเอกสารของคุณ ใช้ผังกระบวนการ แสดงภาพขั้นตอนกระบวนการที่คุณระบุไว้ก่อนหน้านี้อย่างเรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 10: จดข้อยกเว้นสำหรับขั้นตอนกระบวนการปกติ

กระบวนการทางธุรกิจอาจไม่เป็นไปตามขั้นตอนเดียวกันเสมอไปเนื่องจากสาเหตุหลายประการ กล่าวถึงข้อยกเว้นเหล่านี้และขั้นตอนที่จะดำเนินการแก้ไข

ขั้นตอนที่ 11: เพิ่มจุดควบคุมและการวัด

ระบุจุดที่ความเสี่ยงอาจเกิดขึ้นในกระบวนการและเพิ่มจุดควบคุมเพื่อช่วยเจ้าของกระบวนการเมื่อตรวจสอบกระบวนการ

กำหนดการวัดผลเพื่อกำหนดประสิทธิภาพของกระบวนการและเพื่อช่วยปรับปรุง

ขั้นตอนที่ 12: ตรวจสอบและทดสอบกระบวนการ

รวบรวมทุกคนที่เกี่ยวข้องและทบทวนผังกระบวนการที่คุณได้แมปไว้ มีขั้นตอนที่ขาดหายไปหรือไม่? ทุกอย่างเป็นระเบียบหรือไม่? เมื่อเสร็จแล้ว ให้ทดสอบกระบวนการและดูว่าคุณพลาดอะไรไปหรือไม่

แสดงภาพ วิเคราะห์ และจัดทำเอกสารกระบวนการขององค์กรของคุณ แบ่งปันและร่วมมือกับทีมของคุณในการระบุปัญหาคอขวดของกระบวนการและพื้นที่สำหรับการปรับปรุง

สร้างแผนผังกระบวนการ

เคล็ดลับและคำแนะนำ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประมวลผลเอกสาร

• ทำให้เอกสาร เรียบง่ายและรัดกุม แม้ว่าควรจะมี ความแม่นยำในทางเทคนิค แต่ก็ควร ปฏิบัติตามได้ง่าย

• มี แผนที่เหมาะสมในการปรับปรุงเอกสาร เมื่อ / หากกระบวนการจะเปลี่ยนแปลง อย่าลืม ทบทวนอย่างน้อยปีละครั้ง

• หรือ มอบหมายเจ้าของกระบวนการ ที่สามารถตรวจสอบและแจ้งการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ เป็นประจำ

• เก็บเอกสารแยกต่างหาก สำหรับกระบวนการต่างๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

• เมื่อจัดทำเอกสารกระบวนการเป็นครั้งแรก ให้หลีกเลี่ยงการครอบคลุมทั้งองค์กรในคราวเดียว เริ่มต้นจากกระบวนการเดียวภายในแผนก หรือกระบวนการหลักร่วมกันกับทั้งองค์กร

• จัดเก็บเอกสารในตำแหน่งที่ใครก็ตามที่กำลังมองหา สามารถเข้าถึงได้ง่าย

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ง่ายต่อการแก้ไข เมื่อจำเป็น และสามารถ แจกจ่าย เวอร์ชันใหม่ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย

• มีเอกสารที่ จัดเก็บแบบออนไลน์ในที่ส่วนกลาง ผ่านเครื่องมือกระบวนการจัดทำเอกสาร สิ่งนี้จะช่วยโดยอัตโนมัติด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองข้อที่กล่าวถึงข้างต้น

• ใช้ ตัวอย่างที่เหมาะสม กราฟิก รหัสสี ภาพหน้าจอ หลายแพลตฟอร์ม ฯลฯ ตามความจำเป็น

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารกระบวนการ เป็นไปตามมาตรฐานที่มีอยู่ขององค์กรของคุณ

• หากคุณกำลังเน้นการไหลของกระบวนการในรูปแบบคำพูด ให้ สมดุลกับกราฟิกเสมอ - ผังกระบวนการ

• เพิ่ม swimlanes ให้กับผังกระบวนการทางธุรกิจของคุณ เพื่อแยกความแตกต่างของบทบาทกระบวนการ ไทม์ไลน์ ฯลฯ

• สร้างคู่มือเอกสารกระบวนการ ซึ่งทุกคนสามารถอ้างถึงเป็นเทมเพลตมาตรฐานสำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการ

• ใช้เอกสารที่มีอยู่ บันทึก สัมภาษณ์ กรณีศึกษา บันทึกภาคสนามของพนักงานโครงการ และความรู้ของพนักงานเพื่อรวบรวมข้อมูลสำหรับเอกสารกระบวนการ

มีอะไรให้คุณบ้าง: ประโยชน์ของการจัดทำเอกสารประกอบการ

• ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันโดยให้ มุมมองทั่วไปเกี่ยวกับขั้นตอนของกระบวนการ มุมมองทั่วไปจำเป็นสำหรับความ สม่ำเสมอ

• ในกรณีที่มีเอกสารกระบวนการที่ชัดเจน การเปลี่ยนแปลงกระบวนการสามารถทำได้ในเวลาที่เหมาะสมและตรงไปตรงมา

• ช่วยระบุเงื่อนไขในอุดมคติสำหรับการ ทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพอย่างมีประสิทธิภาพ

• ช่วย ระบุปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการ (แม้ในขั้นตอนที่ "ละเอียดถี่ถ้วน") ที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็น

• กระบวนการที่จัดทำเป็นเอกสารอย่างชัดเจน ช่วยประหยัดเวลาและป้องกันข้อผิดพลาด โดยการขจัดความสับสนและโดยการให้คำแนะนำที่ชัดเจน

• ลดต้นทุนและการใช้ทรัพยากรโดยไม่จำเป็น

• ช่วย ปรับปรุงคุณภาพโดยรวมของกระบวนการ และคุณภาพของผลลัพธ์

• ช่วย เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและความพึงพอใจ

• เนื่องจากมีการบันทึกอย่างชัดเจนถึงวิธีการดำเนินการต่างๆ จึงช่วย ให้การว่าจ้างงานภายนอกทำได้ง่ายขึ้น

• เอกสารประกอบกระบวนการยังช่วยให้ กระบวนการทำงานอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย เมื่อจำเป็น

เทมเพลตเอกสารกระบวนการเริ่มต้นอย่างง่าย

โดยพื้นฐาน แล้ว การแมปกระบวนการ จะช่วยแสดงข้อมูลที่เป็นเอกสาร เช่น ขั้นตอนของกระบวนการ บทบาทของกระบวนการ อินพุตและเอาต์พุตใน ภาพที่คล่องตัว

ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตผังงานกระบวนการ/แม่แบบการแมปกระบวนการที่คุณสามารถแก้ไขได้ออนไลน์อย่างรวดเร็วด้วยข้อมูลกระบวนการในองค์กรของคุณ คลิกเทมเพลตเพื่อเปิดในตัวแก้ไข Creately

แม่แบบ 1

คลิกเทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์

แม่แบบ2

คลิกเทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์

แบบที่ 3

คลิกเทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์

แบบที่ 4

คลิกเทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์

คำติชมเกี่ยวกับคู่มือการดำเนินการเอกสารอย่างง่าย

คู่มือเอกสารกระบวนการนี้ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อจัดทำเอกสารกระบวนการอย่างถูกต้อง ทำตามขั้นตอนเอกสารกระบวนการที่เราได้กล่าวถึงข้างต้น และใช้แม่แบบผังกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเอกสารที่มีคุณภาพ

ในชุมชนของเรา คุณสามารถหาเทมเพลตผังกระบวนการเพิ่มเติมได้

ในคู่มือต่อไป เราจะพูดถึงเทคนิคการปรับปรุงกระบวนการที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อย่างง่ายดาย