คู่มือง่าย ๆ สำหรับเทคนิคการปรับปรุงกระบวนการ | เปรียบเทียบแบบ Lean และ Six Sigma

ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณคือการระบุสิ่งที่ทำให้ช้าลง มีวิธีการปรับปรุงกระบวนการมากมายเพื่อระบุปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการของคุณ

คู่มือนี้ให้ภาพรวมโดยย่อของเทคนิคการปรับปรุงกระบวนการแต่ละอย่าง เราจะเจาะลึกกันในซีรีส์นี้

“หลักการง่ายๆ ก็คือ กระบวนการที่มีหมัดจะกินเวลาเป็นสิบเท่าของงานเอง”

-บิลเกตส์

ที่นี่เราแสดงรายการที่มีประสิทธิภาพที่สุดที่คุณสามารถใช้งานได้ง่าย เลื่อนลงเพื่อค้นหา

เครื่องมือลีน

• 5S
• การทำแผนที่สายธารคุณค่า
• ไคเซ็น (วงจร PDCA)
• กรอบกาแฟแบบลีน

เครื่องมือ Six Sigma

• DMAIC
• DMADV
• การวิเคราะห์สาเหตุและผลกระทบ
• การวิเคราะห์ SIPOC
• แผนที่ประมวลผล / ผังกระบวนการ

อื่น

• แผนที่กระบวนการ BPMN

เครื่องมือแบบลีน

เครื่องมือแบบลีนใช้เพื่อขจัดขั้นตอนกระบวนการที่สิ้นเปลืองหรือกิจกรรมที่ไม่เพิ่มมูลค่าใดๆ

ของเสีย 8 ประเภทที่ คุณสามารถกำจัดได้ด้วยเครื่องมือแบบลีนต่อไปนี้คือ

• ข้อบกพร่อง
• การผลิตมากเกินไป
• การรอคอย
• ความสามารถที่ไม่ได้ใช้งาน
• การขนส่ง
• รายการสิ่งของ
• การเคลื่อนไหว
• การประมวลผลพิเศษ

การกำจัดขั้นตอนที่สิ้นเปลืองเหล่านี้ในกระบวนการของคุณจะช่วยให้คุณปรับปรุงคุณภาพผลิตภัณฑ์ ลดเวลารอคอยสินค้า และลดต้นทุนทั้งหมด

ต่อไปนี้คือเครื่องมือแบบลีน 3 อย่างที่คุณสามารถใช้ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้

5S

สภาพแวดล้อมในสำนักงานที่เป็นระเบียบมีความสำคัญต่อกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ ด้วยวิธีการ 5ส คุณสามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่สะอาด ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพสำหรับทีมของคุณ

โดยทั่วไปใช้ใน:

อุตสาหกรรมทุกประเภทตั้งแต่การผลิตไปจนถึงธุรกิจขนาดเล็ก

มีประโยชน์สำหรับ:

• ส่งเสริมความปลอดภัย
• ลดต้นทุน
• เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ/ทีม
• ขับของเสียออกจากกระบวนการผลิต

เอกสารประกอบ:

• ภาพถ่าย (พื้นที่ทำงานก่อนและหลังการติดตั้ง 5ส)
• เอกสารกิจกรรมของทีมหรือรายการตรวจสอบ
• แบบประเมินตรวจสอบสถานะ 3 ขั้นตอนแรก
• รายการแนวปฏิบัติเพื่อให้สำนักงานมีระเบียบและสะอาด

สะดวกในการใช้:

เนื่องจากไม่ต้องมีการวิเคราะห์ทางเทคนิคใดๆ ทุกคนในที่ทำงานก็สามารถใช้ได้

วิธีใช้:

นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องปฏิบัติตามเมื่อใช้งาน5S

การทำแผนที่สายธารคุณค่า

แผนที่กระแสคุณค่าคือการแสดงภาพกราฟิกของการไหลของวัสดุและข้อมูลที่จำเป็นในการนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณให้กับลูกค้าของคุณ

โดยทั่วไปใช้ใน:

อุตสาหกรรมการผลิต

มีประโยชน์สำหรับ:

• การระบุของเสียภายในและระหว่างกระบวนการ
• รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการตัดสินใจและการไหลของกระบวนการ
• ระบุและจัดลำดับความสำคัญพื้นที่สำหรับการปรับปรุง
• การกำหนดเป้าหมายที่วัดได้สำหรับงานปรับปรุง

เอกสารประกอบ:

• แผนที่สถานะปัจจุบันแสดงให้เห็นว่าคุณให้บริการลูกค้าอย่างไรในปัจจุบัน
• แผนที่สถานะในอนาคตที่แสดงให้เห็นว่ากระบวนการจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

สะดวกในการใช้:

ขั้นตอนการทำแผนที่อาจใช้เวลาถึง 3 วันจึงจะเสร็จสมบูรณ์ แต่ด้วยทีมที่เหมาะสม สามารถทำได้เร็วขึ้น

วิธีใช้:

ดูคู่มือฉบับย่อนี้เพื่อเริ่มต้นการแมปสตรีมมูลค่า

คลิกเทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์

ต้องการเทมเพลตแผนที่สตรีมมูลค่าฟรีเพิ่มเติมที่คุณสามารถแก้ไขได้หรือไม่

ไคเซ็น

ไคเซ็นเป็นเทคนิคที่เรียกร้องให้มีการปรับปรุงทุกหน้าที่ในธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่อง สามารถดำเนินการได้ผ่านวงจร PDCA

โดยทั่วไปใช้ใน:

ฝ่ายจัดการ แต่ยังรวมถึงผู้ที่อยู่ในแวดวงควบคุมคุณภาพ เครื่องวิเคราะห์การกำจัดของเสีย และพนักงานทั่วไปด้วย

มีประโยชน์สำหรับ:

• ปรับปรุงกระบวนการ คุณภาพของผลิตภัณฑ์/บริการ และความพึงพอใจของลูกค้า
• การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมและความพึงพอใจในงาน
• ส่งเสริมความปลอดภัยและการจัดส่งที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

เอกสารประกอบ:

• รายงานสถานการณ์ปัจจุบันของสถานที่ทำงาน
• แบบสำรวจเพื่อตรวจสอบทัศนคติของทีมที่มีต่อความพอใจในงาน
• แผนกลยุทธ์ไคเซ็นมุ่งพัฒนาผลงานของทีม

สะดวกในการใช้:

เป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องและต้องได้รับการสนับสนุนอย่างแข็งขันจากทั้งบริษัท

วิธีใช้:

ทำตามขั้นตอนด้านล่างในแต่ละขั้นตอนของวงจรเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

เครื่องมือ Six Sigma

Six Sigma เป็นเพียงวิธีที่ชาญฉลาดกว่าในการจัดการธุรกิจ เป็นการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการเพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น ข้อมูลนี้จะถูกวิเคราะห์และตีความเพื่อหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงกระบวนการ โดยการทำเช่นนั้นคุณจะได้

• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
• ลดรอบเวลา
• ลดจุดบกพร่อง

มาดูเครื่องมือซิกซิกม่าบางส่วนที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการปรับปรุงกระบวนการในธุรกิจกัน

DMAIC

DMAIC เป็นวิธีการ 5 ขั้นตอน (ทายาทสายตรงของวงจร Plan-Do-Check-Act) ที่ใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการปัจจุบัน

หากผลิตภัณฑ์/บริการหรือกระบวนการทางธุรกิจของคุณไม่เป็นไปตามความคาดหวังของลูกค้าหรือทำงานได้ไม่ดี DMAIC สามารถช่วยคุณหาสาเหตุและค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาในระยะยาว

โดยทั่วไปใช้ใน:

ทุกประเภทอุตสาหกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งโดยทีมที่ทำงานในโครงการ

มีประโยชน์สำหรับ:

• ปรับปรุงกระบวนการหรือผลิตภัณฑ์
• หาวิธีแก้ไขปัญหาภายในกระบวนการ
• ลดค่าใช้จ่ายและเวลาส่วนเกิน

เอกสารประกอบ:

• กฎบัตรโครงการ
• แผนผังกระบวนการพร้อมอินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการ
• ข้อมูลการดำเนินงานของโครงการ
• เอกสารประกอบของโซลูชันใหม่

สะดวกในการใช้:

สามารถเปิดตัวได้ภายในไม่กี่เดือนหรือหนึ่งปี

วิธีใช้:

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่คุณควรดำเนินการเพื่อใช้วิธี DMAIC

DMADV

DMADV หรือที่รู้จักในชื่อ Design for Six Sigma (DFSS) ใช้เพื่อสร้างกระบวนการใหม่ที่ระดับคุณภาพ Six Sigma

หากกระบวนการที่มีอยู่ของคุณไม่เป็นไปตามระดับคุณภาพที่ต้องการแม้จะได้รับการปรับให้เหมาะสมแล้ว ก็ถึงเวลาที่ต้องทำ DMADV เพื่อทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเชิงวิวัฒนาการ หรือพูดอีกอย่างก็คือ สร้างกระบวนการใหม่ที่ดีกว่า

โดยทั่วไปใช้ใน:

อุตสาหกรรมทุกประเภท โดยเฉพาะด้านการผลิต

มีประโยชน์สำหรับ:

• พัฒนากระบวนการ/ผลิตภัณฑ์ใหม่
• ลดข้อผิดพลาดในสายผลิตภัณฑ์
• ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า
• กำไรเพิ่มขึ้น

เอกสารประกอบ:

• ข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการ/ข้อมูลผลิตภัณฑ์ในอดีต
• คำติชม/ความคิดเห็นของลูกค้า

สะดวกในการใช้:

วิธีการนี้สามารถนำไปใช้ได้ในช่วงหลายเดือนหรือหลายปี

วิธีใช้:

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้ DMADV

การวิเคราะห์สาเหตุและผลกระทบ

เรียกอีกอย่างว่าแผนภาพก้างปลาหรือแผนภาพอิชิกาวะ เป็นเทคนิคที่สามารถใช้เพื่อแสดงสาเหตุของปัญหาหรือผลกระทบบางอย่างได้

โดยทั่วไปใช้ใน:

อุตสาหกรรมทุกประเภท

มีประโยชน์สำหรับ:

• ระบุและวิเคราะห์สาเหตุที่เป็นไปได้ทั้งหมดของปัญหา/ผลกระทบ
• การประชุมระดมความคิดในการแก้ปัญหาของทีม

เอกสารประกอบ:

เอกสารข้อมูลเกี่ยวกับประเด็นที่กำลังวิเคราะห์

สะดวกในการใช้:

สามารถช่วยให้ทีมระบุและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้ในเซสชั่นระดมความคิดเพียงครั้งเดียว

วิธีใช้:

นี่คือคู่มือขั้นสุดยอดสำหรับไดอะแกรมก้างปลาเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น

คลิกเทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์

รับเทมเพลตไดอะแกรมก้างปลาฟรีเพิ่มเติมที่คุณสามารถแก้ไขได้ทางออนไลน์อย่างรวดเร็ว

การวิเคราะห์ SIPOC

การวิเคราะห์ SIPOC เป็นเทคนิคที่ช่วยจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับผู้คนและสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

โดยทั่วไปใช้ใน:

อุตสาหกรรมการผลิต

มีประโยชน์สำหรับ:

• การระบุองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับโครงการปรับปรุงกระบวนการ
• กำหนดโครงการที่ซับซ้อนที่ไม่ได้กำหนดขอบเขตอย่างเหมาะสม
• ทำความเข้าใจกระบวนการระหว่างช่วงกำหนดของ DMAIC

เอกสารประกอบ:

ในการวิเคราะห์ SIPOC คุณจะแสดงรายการข้อมูลภายใต้แต่ละหมวดหมู่ต่อไปนี้ ดังนั้น คุณจะต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้

• ซัพพลายเออ ร์ : บุคลากร หน่วยงาน องค์กร ฯลฯ ที่ให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการดำเนินการตามกระบวนการ
• Input : วัตถุดิบ อุปกรณ์ แบบฟอร์ม หรือข้อมูล และแม้กระทั่งคนที่จำเป็นต่อกระบวนการ
• กระบวนการ : ภาพกราฟิกของขั้นตอนกระบวนการ
• ผลลัพธ์ : รายการของสิ่งที่กระบวนการมอบให้กับลูกค้าภายในและภายนอก
• ลูกค้า : รายชื่อลูกค้าภายในและภายนอกที่จะได้รับผลงานของคุณ

สะดวกในการใช้:

5 คอลัมน์จะเต็มในระหว่างการระดมความคิด ตราบใดที่ทีมให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แผนภาพก็จะสมบูรณ์และวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็ว

วิธีใช้:

รวบรวมทีมของคุณและแสดงรายการข้อมูลข้างต้นในไดอะแกรม/ ตารางดังที่แสดงด้านล่าง

ประมวลผลแผนที่

แผนที่กระบวนการแสดงภาพแต่ละขั้นตอนของกระบวนการแบบกราฟิก และเป็นส่วนสำคัญของเอกสารกระบวนการ

โดยทั่วไปใช้ใน:

อุตสาหกรรมทุกประเภทตั้งแต่การผลิตจนถึงการตลาด

มีประโยชน์สำหรับ:

• ทำความเข้าใจว่ากระบวนการทำงานอย่างไร
• การระบุพื้นที่กระบวนการที่ต้องเปลี่ยนแปลง

เอกสารประกอบ:

• ข้อมูลที่มีอยู่ในกระบวนการที่กำลังถูกแมป
• ลักษณะงานและความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ

สะดวกในการใช้:

ในการทำแผนที่กระบวนการ คุณต้องมีส่วนร่วมของผู้ที่เกี่ยวข้อง การรวมไว้ในที่เดียว การทำแผนที่กระบวนการ และการวิเคราะห์อาจใช้เวลาสองสามวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกระบวนการนี้ซับซ้อน

วิธีใช้:

รวบรวมทีมของคุณ ระดมความคิดเกี่ยวกับขั้นตอนของกระบวนการ ระบุขอบเขตของกระบวนการ จัดขั้นตอนตามลำดับ วาดแผนผังกระบวนการ และตรวจสอบว่าแผนที่ถูกต้องหรือไม่

คลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์

ต้องการวาดแผนผังกระบวนการ/ผังงานหรือไม่? ใช้ซอฟต์แวร์ Creately flowchart เพื่อทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็ว!

แผนที่กระบวนการ BPMN

แผนที่ Business Process Modeling Notation เป็นวิธีที่ได้มาตรฐานในการสร้างแบบจำลองภาพของกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

โดยทั่วไปใช้ใน:

อุตสาหกรรมทุกประเภท โดยเฉพาะนักวิเคราะห์ธุรกิจ

มีประโยชน์สำหรับ:

• แบ่งกระบวนการทางธุรกิจเพื่อการวิเคราะห์ที่ง่าย
• การระบุข้อผิดพลาดภายในกระบวนการ
• การออกแบบกระบวนการใหม่ทั้งหมด
• ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจว่าธุรกิจดำเนินไปอย่างไร

เอกสารประกอบ:

ข้อมูลเกี่ยวกับอินพุต เอาต์พุต ฯลฯ ของกระบวนการทางธุรกิจ

สะดวกในการใช้:

หากคุณคุ้นเคยกับมาตรฐานของ BPMN การวาดไดอะแกรมสามารถทำได้ภายในหนึ่งวัน ตราบใดที่คุณมีความคิดที่ชัดเจนว่ากระบวนการขยายออกไปอย่างไร

รับเทมเพลต BPMN ฟรีเพิ่มเติมที่คุณสามารถแก้ไขได้ทางออนไลน์

ต้องการขยายรายการวิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจหรือไม่

เราได้ครอบคลุมวิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่มีประโยชน์จำนวนหนึ่งซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณและเพิ่มประสิทธิผลของทีม ใช้พวกเขาและแบ่งปันกับเราว่าพวกเขาช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร

คุณใช้วิธีการปรับปรุงกระบวนการอื่นใด

ในคู่มือถัดไป เราจะดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแมปกระบวนการ ซึ่งเป็นเทคนิคการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญซึ่งจะช่วยให้คุณปรับปรุงประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายได้