คู่มือง่าย ๆ ในการประมวลผลแผนที่

กำลังวางแผนกลยุทธ์ใหม่? ต้องการปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าหรือไม่? ต้องการทราบว่าเหตุใดบางโครงการของคุณจึงล้มเหลว

การทำแผนที่กระบวนการเป็นขั้นตอนแรกในการค้นหาว่าทำไมและทำไมคำถามเหล่านี้ด้านบน

ในคู่มือการทำแผนที่กระบวนการนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็น

• แผนผังกระบวนการคืออะไร?
• ประมวลผลสัญลักษณ์แผนที่
• ประเภทของแผนที่กระบวนการ
• วิธีสร้างแผนผังกระบวนการ
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำแผนที่กระบวนการ
• ประโยชน์ของการทำแผนที่กระบวนการ
• เทมเพลตการทำแผนที่กระบวนการ
• ประมวลผลสัญลักษณ์แผนที่ (ต่อ)

แผนผังกระบวนการคืออะไร?

แผนผังกระบวนการแสดงขั้นตอนของกิจกรรมการทำงานและบุคคลที่มีส่วนร่วมในการดำเนินการแต่ละขั้นตอนด้วยสายตา

เมื่อทำแผนที่กระบวนการ คุณเพียงแค่วาดกล่องสำหรับแต่ละขั้นตอนและเชื่อมต่อกับลูกศรเพื่อแสดงโฟลว์ คุณสามารถใช้เครื่องมือออนไลน์เพื่อสร้าง Process Map ได้อย่างง่ายดาย แผนผังกระบวนการพื้นฐานจะมีลักษณะดังนี้

ประมวลผลสัญลักษณ์แผนที่

แต่ละขั้นตอนในกระบวนการจะแสดงด้วยรูปร่างในแผนผังกระบวนการ รูปร่างเหล่านี้เรียกอีกอย่างว่ารูปร่างผังงาน

มีรูปร่างมาตรฐานเกือบ 30 แบบที่คุณ สามารถ ใช้ในการแมปกระบวนการได้ อย่างไรก็ตาม เราคิดว่าสำหรับคนส่วนใหญ่ การใช้รูปทรงทั่วไปจำนวนหนึ่งจะเข้าใจง่ายขึ้น

รูปร่าง	ชื่อ	ใช้
	กิจกรรม/กระบวนการ	เพื่อแสดงขั้นตอน/กิจกรรมของกระบวนการ
	การตัดสินใจ	เพื่อเป็นตัวแทนของการตัดสินใจที่ต้องทำ
	เริ่มต้น/สิ้นสุด	เพื่อแสดงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ
	ลูกศร	เพื่อแสดงถึงความเชื่อมโยงระหว่างสองขั้นตอน และทิศทางการไหล
	เอกสาร	เพื่อแสดงข้อมูลหรือข้อมูลที่สามารถ คนอ่าน

รูปร่างแผนผังกระบวนการ/ผังงานฉบับสมบูรณ์อยู่ที่ด้านล่างของคู่มือนี้

ประเภทของแผนที่กระบวนการ

ต่อไปนี้เป็นรายการแผนผังกระบวนการประเภทต่างๆ พร้อมด้วยคำอธิบายสั้น ๆ และเวลาที่คุณสามารถใช้แต่ละแผนที่ได้ เลือกประเภทแผนผังกระบวนการที่เหมาะสมกับเป้าหมายของคุณมากที่สุด

ผังงานพื้นฐาน

ผังงานพื้นฐานเป็นแผนที่อย่างง่ายที่แสดงภาพขั้นตอนของกระบวนการ ซึ่งรวมถึงอินพุตและเอาต์พุต

ควรใช้เมื่อใด:

• เพื่อวางแผนโครงการใหม่
• เพื่อสร้างแบบจำลองและจัดทำเอกสารกระบวนการ
• เพื่อแก้ปัญหา
• เพื่อช่วยให้ทีมสื่อสารความคิดได้ดีขึ้น
• เพื่อวิเคราะห์และจัดการเวิร์กโฟลว์

วาดอย่างไร:

นี่คือคู่มือผังงานขั้นสุดยอดที่คุณต้องเรียนรู้วิธีวาด

แผนที่กระบวนการระดับสูง

นี่เรียกอีกอย่างว่าแผนที่ห่วงโซ่คุณค่าหรือแผนที่จากบนลงล่าง แสดงกิจกรรมหลักของกระบวนการ ไม่ได้ลงรายละเอียดมากเกี่ยวกับประเด็นการตัดสินใจ การวนซ้ำ บทบาทที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ

ควรใช้เมื่อใด:

• เพื่อออกแบบและกำหนดกระบวนการทางธุรกิจ
• เพื่อระบุขั้นตอนสำคัญและรายละเอียดสำคัญของกระบวนการ

วาดอย่างไร:

1. ระบุขั้นตอนพื้นฐานที่สุดในกระบวนการ (ไม่เกิน 5-6 ขั้นตอน)
2. จัดเรียงตามแนวนอน
3. ระบุแต่ละขั้นตอนย่อย (อีกครั้งไม่เกิน 5-6 ขั้นตอน) ภายใต้ขั้นตอนหลัก

แผนที่กระบวนการโดยละเอียด

ผังงานที่แสดงเวอร์ชันเจาะลึกของกระบวนการ ซึ่งหมายความว่ารายละเอียดทั้งหมดของกระบวนการย่อยมีอยู่ในแผนที่ประเภทนี้

ควรใช้เมื่อใด:

• เพื่อให้รายละเอียดทั้งหมด (อินพุตและเอาต์พุต) ที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนกระบวนการ
• เพื่อบันทึกคะแนนการตัดสินใจภายในกระบวนการ

วาดอย่างไร:

1. กำหนดขอบเขตกระบวนการ
2. อะไรทำให้เกิดกระบวนการ? ใช้ SIPOC เพื่อระบุอินพุตของกระบวนการ
3. ระบุสิ่งที่เกิดขึ้นทันทีหลังจากแต่ละอินพุต (ถามซ้ำๆ ว่า 'จะเกิดอะไรขึ้นต่อไป' จนกว่าคุณจะไปถึงผลลัพธ์)

ผังงานข้ามสายงาน

ผังงานที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอนของกระบวนการและหน่วยการทำงาน (ทีม/แผนก) ที่รับผิดชอบด้วยช่องทางว่ายน้ำ เป็นที่รู้จักกันว่าผังงานการปรับใช้

ควรใช้เมื่อใด:

• เพื่อระบุบทบาทสำคัญที่รับผิดชอบในกระบวนการและความสัมพันธ์ระหว่างกัน
• เพื่อเน้นว่ากระบวนการไหลผ่านขอบเขตของบริษัทอย่างไร
• เพื่อระบุความล้มเหลวของกระบวนการที่อาจเกิดขึ้น ความซ้ำซ้อน ความล่าช้า การทำงานซ้ำ การตรวจสอบมากเกินไป ฯลฯ

วาดอย่างไร:

1. รวบรวมทีมงานข้ามสายงานที่มีความสามารถและมีความเกี่ยวข้อง
2. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
3. แสดงรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในกระบวนการ (ขึ้นอยู่กับความใกล้ชิดกับลูกค้าในกระบวนการ) โดยเริ่มจากลูกค้าในกระบวนการ
4. เพิ่มช่องทางว่ายน้ำเพื่อแยกเสาระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละฝ่าย
5. เพิ่มขั้นตอนที่ดำเนินการโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายในช่องทางว่ายน้ำของตน
6. เชื่อมต่อขั้นตอนด้วยลูกศรเพื่อระบุการไหล

SIPOC

SIPOC แสดงองค์ประกอบสำคัญของกระบวนการ เช่น ซัพพลายเออร์ อินพุต กระบวนการ ผลลัพธ์ และลูกค้า

ควรใช้เมื่อใด:

• เพื่อระบุองค์ประกอบหลักของกระบวนการก่อนที่จะทำแผนที่โดยละเอียด
• เพื่อกำหนดขอบเขตของกระบวนการที่ซับซ้อน
• สามารถใช้ในขั้นตอนการวัดของวิธีการ DMAIC

วาดอย่างไร:

1. วาดตาราง 5 คอลัมน์สำหรับซัพพลายเออร์ ข้อมูลเข้า กระบวนการ ผลลัพธ์ และลูกค้า
2. เริ่มต้นด้วยการทำแผนที่กระบวนการในระดับสูง 5-6 ขั้นตอน
3. ระบุผลลัพธ์
4. ระบุลูกค้า
5. ระบุปัจจัยการผลิตของกระบวนการ
6. ระบุซัพพลายเออร์ของปัจจัยการผลิตแต่ละรายการ
7. ตรวจสอบไดอะแกรม SIPOC กับหัวหน้าโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

แผนผังสายธารคุณค่า

แผนที่ Value stream แสดงภาพการไหลของวัสดุและข้อมูลที่จำเป็นในการนำผลิตภัณฑ์ของคุณไปสู่ลูกค้า

ควรใช้เมื่อใด:

• เพื่อบันทึกการวัดอินพุตและเอาต์พุตของขั้นตอนกระบวนการ
• เพื่อระบุของเสียภายในและระหว่างกระบวนการ
• เพื่อจัดทำเอกสาร วิเคราะห์ และปรับปรุงการไหลของข้อมูลและวัสดุ
• เพื่อให้เข้าใจถึงขั้นตอนการตัดสินใจและกระบวนการ
• เพื่อระบุตำแหน่งที่จะมุ่งเน้นโครงการในอนาคตหรือโครงการย่อย

วาดอย่างไร:

นี่คือคู่มือการแมปสตรีมมูลค่าที่ครอบคลุมเพื่อทำความเข้าใจวิธีการวาด โปรดทราบว่าแผนที่ Value stream มีชุดรูปร่างที่แตกต่างกัน แต่หลักการของการทำแผนที่กระบวนการยังคงเหมือนเดิม

วิธีสร้างแผนผังกระบวนการ| ขั้นตอนการทำแผนที่กระบวนการ

เมื่อคุณทราบแล้วว่าสัญลักษณ์การแมปกระบวนการคืออะไรและแผนผังกระบวนการประเภทใดที่มีอยู่ คุณพร้อมที่จะสร้างแผนผังกระบวนการแล้วหรือยัง นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องปฏิบัติตาม

ขั้นตอนที่ 1: ระบุกระบวนการที่คุณต้องการทำแผนที่

ตัดสินใจว่าคุณต้องการเริ่มต้นที่ไหน ด้วยกระบวนการที่มีประสิทธิภาพต่ำหรือไม่? ด้วยกระบวนการที่มีความสำคัญต่อกลยุทธ์ใหม่ของคุณหรือไม่? หรือด้วยกระบวนการที่ส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้า?

แล้วตั้งชื่อให้มัน

ขั้นตอนที่ 2: นำทีมที่ใช่มารวมกัน

การป้อนข้อมูลของทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการมีความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกด้านของกระบวนการเมื่อทำการแมป ทีมที่เหมาะสมควร รวมถึงผู้ที่ทำและจัดการกระบวนการและให้ข้อมูล

ขั้นตอนที่ 3: รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

• กระบวนการเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด
• อะไรคือขั้นตอนระหว่างสองจุดนี้?
• อินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการคืออะไร?
• ใครทำอะไร? เมื่อไหร่ ที่ไหน และอย่างไร

ขั้นตอนที่ 4: จัดระเบียบขั้นตอนในลำดับตามลำดับ

ให้ทีมของคุณจัดการแต่ละขั้นตอนตามลำดับตั้งแต่ต้นจนจบ

ขั้นตอนที่ 5: วาดแผนผังกระบวนการพื้นฐาน

วาดแผนผังกระบวนการที่แสดงแผนที่ตามที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน โปรดจำไว้ว่า <แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำแผนที่กระบวนการ>

ขั้นตอนที่ 5: วิเคราะห์แผนที่เพื่อค้นหาพื้นที่สำหรับการปรับปรุง

ระบุความไร้ประสิทธิภาพและปัญหาคอขวดภายในกระบวนการ ขั้นตอนที่ควรกำจัดมีอะไรบ้าง? คุณสามารถทำการปรับปรุงได้ที่ไหน?

ขั้นตอนที่ 6: ใช้การปรับปรุงและตรวจสอบพวกเขา

ดำเนินการปรับปรุงในระดับที่เล็กกว่าในตอนแรก หากทำงานได้ดีขึ้น คุณสามารถนำไปใช้กับสเกลที่ใหญ่ขึ้นได้ ตรวจสอบกระบวนการใหม่และปรับปรุงเพื่อดูว่าทำงานอย่างไรและจำเป็นต้องเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติมหรือไม่

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำแผนที่กระบวนการ

• ก่อนที่จะระบุขั้นตอนของกระบวนการ ให้เริ่มต้นด้วยการระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ ซึ่งช่วยในการกำหนดขีดจำกัด

• ทำให้แผนที่กระบวนการของคุณง่ายและเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่ออ่านและทำความเข้าใจโดยทุกคนในบริษัทของคุณ

• เก็บเฉพาะรายละเอียดที่จำเป็นบนแผนที่ของคุณ ไม่น้อยกว่าหรือมากเกินความจำเป็นในการระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการที่ถูกต้องเมื่อวาดเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

• รวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทั้งหมดเมื่อทำแผนที่กระบวนการเพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดข้อมูลสำคัญหรือขั้นตอน

• ใช้ซอฟต์แวร์การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจที่ช่วยให้คุณวาดได้อย่างรวดเร็วและทำงานร่วมกับทีมของคุณในแบบเรียลไทม์เพื่อประสิทธิภาพ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำแผนที่กระบวนการเพิ่มเติม?

ประโยชน์ของการทำแผนที่กระบวนการ

ขณะที่คุณกำลังอ่านเกี่ยวกับการแมปกระบวนการ เราเดาว่าคุณคงทราบข้อดีบางประการของการทำสิ่งนี้เป็นอย่างน้อย อย่างไรก็ตาม อ่านส่วนนี้อย่างละเอียดเพราะจะช่วยให้คุณโน้มน้าวใจผู้อื่นได้!

• ทำให้เข้าใจและสื่อสารกระบวนการได้ง่ายขึ้นระหว่างทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือลูกค้า

• ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการทดสอบสถานการณ์สมมติและการประเมินแบบ what-if

• สามารถใช้เป็นเครื่องมือทางการตลาดเพื่อพิสูจน์ให้นักลงทุนหรือลูกค้าอุตสาหกรรมเห็นว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณเชื่อถือได้

• เป็นข้อกำหนดของมาตรฐานและการรับรองหลายประเภท เช่น ISO 9000

• ทำให้เอกสารกระบวนการเป็นมิตรกับผู้อ่านมากขึ้น

• กระจายความตระหนักในบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้อง

• ช่วยระบุข้อบกพร่องในกระบวนการและจุดที่ควรปรับปรุง

• ทีมช่วยเหลือระดมความคิดเพื่อการปรับปรุงหรือการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ที่จะช่วยจัดการกับความท้าทาย เช่น การรักษาพนักงาน รายได้ที่ลดลง เป็นต้น

• ช่วยลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ

• ปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมและความพึงพอใจของพนักงาน

• สามารถใช้เป็นสื่อการเรียนรู้ในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้

• ช่วยวัดประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน

ประมวลผลเทมเพลตแผนที่

ต่อไปนี้คือเทมเพลตแผนผังกระบวนการบางส่วนที่คุณสามารถแก้ไขได้ทางออนไลน์ด้วยเครื่องมือแก้ไข Creately

แม่แบบ 1

คลิกเทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์

แม่แบบ2

แบบที่ 3

ต้องการเทมเพลตแผนผังกระบวนการที่แก้ไขได้ฟรีหรือไม่

สัญลักษณ์การทำแผนที่กระบวนการ (ต่อ)

นอกเหนือจากสัญลักษณ์พื้นฐานที่เราได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ การทำแผนที่กระบวนการยังใช้สัญลักษณ์ต่อไปนี้ด้วย

กระบวนการ/ สัญลักษณ์การดำเนินงาน

รูปร่าง	ชื่อ	ใช้
	กระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า / รูทีนย่อย	เพื่อแสดงถึงกระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว
	กระบวนการสำรอง	เพื่อแสดงขั้นตอนกระบวนการที่เป็นทางเลือกแทนขั้นตอนกระบวนการปกติ
	ล่าช้า	เพื่อแสดงความล่าช้าหรือหยุดชั่วคราวก่อนที่โฟลว์กระบวนการจะดำเนินต่อไป
	วนรอบด้วยตนเอง	เพื่อแสดงขั้นตอนอัตโนมัติที่ต้องหยุดด้วยตนเอง
	การตระเตรียม	เพื่อแสดงถึงสิ่งที่ต้องแก้ไขหรือปรับปรุงในกระบวนการก่อนดำเนินการต่อ

การแตกแขนงและการควบคุมสัญลักษณ์การไหล

รูปร่าง	ชื่อ	ใช้
	ตัวเชื่อมต่อในหน้า	เพื่อแสดงจุดตรวจสอบในกระบวนการไหล
	ตัวเชื่อมต่อนอกหน้า	เพื่อแสดงการอ้างอิงโยงและลิงก์ไปยังกระบวนการจากกระบวนการอื่นในหน้าอื่น
	ผสาน	เพื่อแสดงขั้นตอนที่จะรวมหลายขั้นตอนเป็นหนึ่งเดียว
	สารสกัด	เพื่อแสดงกระบวนการที่แบ่งออกเป็นเส้นทางคู่ขนาน
	หรือ	เพื่อเป็นตัวแทนของตรรกะ 'หรือ'
	และ	เพื่อเป็นตัวแทนของตรรกะ 'และ'

สัญลักษณ์อินพุตและเอาต์พุต

รูปร่าง	ชื่อ	ใช้
	ข้อมูล	เพื่อแสดงอินพุตและเอาต์พุตจากกระบวนการ
	เอกสารหลายฉบับ	เพื่อแสดงเอกสารหลายฉบับ
	แสดง	เพื่อแสดงข้อมูลที่แสดงให้อ่านบนหน้าจอหรือจอแสดงผล
	ป้อนข้อมูลด้วยตนเอง	เพื่อแสดงขั้นตอนกระบวนการที่จะดำเนินการโดยบุคคล

สัญลักษณ์การจัดเก็บไฟล์และข้อมูล

รูปร่าง	ชื่อ	ใช้
	ข้อมูลที่เก็บไว้	เพื่อแสดงข้อมูลที่เก็บไว้
	ฐานข้อมูล	เพื่อเป็นตัวแทนของฐานข้อมูล
	ที่เก็บข้อมูลการเข้าถึงโดยตรง	เพื่อเป็นตัวแทนของฮาร์ดไดรฟ์
	ที่เก็บข้อมูลภายใน	เพื่อเป็นตัวแทนของอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายใน

สัญลักษณ์การประมวลผลข้อมูล

รูปร่าง	ชื่อ	ใช้
	เปรียบเทียบ	เพื่อแสดงขั้นตอนในการจัดระเบียบข้อมูลในลักษณะมาตรฐาน
	เรียงลำดับ	เพื่อเป็นตัวแทนของการเรียงลำดับรายการในลำดับเฉพาะ

คุณคิดอย่างไรกับคู่มือการทำแผนที่กระบวนการ

แผนที่กระบวนการไม่ได้เป็นเพียงส่วนสำคัญของเอกสารประกอบกระบวนการเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับความนิยมอีกด้วย

ทำตามคำแนะนำเพื่อสร้างแผนที่กระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ และแบ่งปันข้อกังวลใดๆ ที่คุณอาจมีแก่เรา แม้ว่าจะเป็นเทคนิคการทำแผนที่กระบวนการอื่นที่คุณใช้เป็นการส่วนตัวก็ตาม

ในคู่มือต่อไป เราจะพูดถึงไดอะแกรมที่สามารถใช้เพื่อทำให้การจัดการ HR มีประสิทธิภาพมากขึ้น