ความสำคัญของการปิดโครงการ | #22 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-20การปิดโครงการอย่างเป็นทางการอาจดูมีความสำคัญเพียงเล็กน้อย เมื่องานทั้งหมดเสร็จสิ้นและบรรลุเป้าหมายของโครงการแล้ว การประชุมสั้นๆ ในบรรยากาศที่เป็นมิตรและการแสดงความยินดีร่วมกันล่ะ? สำหรับสิ่งนี้ คุณควรวางแผนการประชุมที่ยาวนานอย่างเหมาะสมกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โปรดทราบว่าการปิดโครงการเป็นช่วงเวลาสำคัญ ไม่เพียงเพราะการรวมตัวของผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการเท่านั้น
ปิดโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- แล้วการปิดตัวลงล่ะ?
- วิธีปิดโครงการให้ดี
- รายการงานเมื่อปิดโครงการ
- สรุป
การแนะนำ
การจัดการโครงการสามารถนำเสนอเป็น ห้ากลุ่มของกระบวนการ ได้แก่ :
- การเริ่มต้น - การกำหนดขอบเขตและความหมาย
- การวางแผน – กำหนดขอบเขตของโครงการและเป้าหมายเฉพาะที่จะบรรลุ
- Execution – การดำเนินการตามแผนงาน
- Monitoring and Control – ตรวจสอบอย่างต่อเนื่องว่างานเป็นไปตามแผนหรือไม่
- การปิด – การเสร็จสิ้นอย่างเป็นทางการของโครงการ
วันนี้ เราจะมุ่งเน้นไปที่กลุ่มสุดท้ายของกระบวนการคือการปิดโครงการ นี่เป็นงานกลุ่มเล็กๆ อย่างไรก็ตาม มีผลกระทบค่อนข้างมากต่อการรับรู้ของโครงการทั้งหมด โครงการที่คล้ายกันที่ดำเนินการภายในพอร์ตโฟลิโอหรือพอร์ตโฟลิโอเดียวกัน ตลอดจนโครงการในอนาคตที่ดำเนินการสำหรับลูกค้ารายเดียวกัน เราจะแนะนำสิ่งที่ต้องให้ความสนใจเพื่อปิดโครงการให้สำเร็จ ทำสัญญาให้เสร็จสมบูรณ์ และดึงบทเรียนที่น่าสนใจที่สุดสำหรับอนาคต
ทำไมไม่ปิดโครงการไปเลย?
การละทิ้งหน้าที่ในการปิดโครงการดูน่าดึงดูดใจ เมื่อบรรลุเป้าหมายแล้ว การเปลี่ยนไปสู่การเริ่มต้นโครงการต่อไปที่ราบรื่นยิ่งขึ้นดูเหมือนจะดีขึ้น การนำความรู้และทักษะที่ได้รับจากงานล่าสุดไปใช้ตอนนี้ดูเหมือนจะง่ายและไม่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม การข้ามการปิดโครงการอย่างเป็นทางการก็มีความเสี่ยงเช่นกัน นี่คือเหตุผล
การเสื่อมสภาพของภาพ
การเสื่อมเสียภาพลักษณ์ของทีมและผู้จัดการโครงการเป็นผลอย่างแรกและรู้สึกได้อย่างรุนแรงจากการเพิกเฉยต่อกระบวนการปิดโครงการ งานที่ยังไม่เสร็จหรือโครงการที่ยังไม่เสร็จซึ่งอยู่ในระบบของบริษัทดูไม่ดี ที่สำคัญไปกว่านั้น ยังทำให้ความน่าเชื่อถือของผู้รับเหมาลดลง แม้ว่าลูกค้าจะพอใจกับผลลัพธ์ของโครงการก็ตาม สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความขัดแย้งเกี่ยวกับโครงการในอนาคตหรือเงื่อนไขความร่วมมือที่ไม่เอื้ออำนวย
ความซ้ำซ้อนของงาน
การขาดเอกสารประกอบที่ถูกต้องของเป้าหมายโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ หมายความว่า สมาชิกคนอื่น ๆ ขององค์กรจะไม่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือพวกเขาจะไม่รู้จักโซลูชันที่พัฒนาขึ้นในโครงการของเรา และพวกเขาอาจเริ่มดำเนินโครงการที่คล้ายกันมากในอนาคต แทนที่จะต่อยอดจากสิ่งที่พวกเขามีอยู่แล้ว
พลาดโอกาส
งานของผู้จัดการโครงการที่ดำเนินการในขั้นตอนการปิดโครงการรวมถึง การสร้างเอกสารที่อธิบายถึงผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการใช้งานเชิงพาณิชย์ ตลอดจนการใช้งานภายในหรือของลูกค้า
หากไม่ดำเนินการตามพิธีการนี้ให้เสร็จสิ้น แม้แต่ผลลัพธ์ของโครงการที่ประสบความสำเร็จอย่างมากก็อาจกลายเป็น "เด็กกำพร้า" (ผลิตภัณฑ์กำพร้า) สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้หากไม่มีการสื่อสารอย่างถูกต้องกับผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึงลูกค้า การขายและการตลาด เป็นผลให้มันจะไม่ปรากฏในตลาดแม้ว่าจะมีโอกาสประสบความสำเร็จทั้งหมดก็ตาม
ความเสี่ยงอย่างเป็นทางการ
การเสร็จสิ้นโครงการที่ดำเนินการให้กับลูกค้านั้นเกี่ยวข้องกับ การสรุปสัญญา ซึ่งในระหว่างนั้นจะต้องเตรียมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดและลงนามให้ตรงเวลา ดังนั้น กระบวนการที่ยังไม่เสร็จสิ้นจึงมีความเสี่ยงอย่างแท้จริงจากข้อบกพร่องที่เป็นทางการซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับบริษัท
ด้วยเหตุนี้จึงแนะนำให้ใช้ขั้นตอนสุดท้ายของโครงการเพื่อเสร็จสิ้นทุกสิ่ง เพื่อให้คุณสามารถอวดเกี่ยวกับกิจกรรมที่ติดกระดุมจนถึงกระดุมเม็ดสุดท้าย
วิธีปิดโครงการให้ดี
ความสำเร็จของโครงการที่ดีควรประกอบด้วย 3 ด้าน:
- ความสมบูรณ์ทางเทคนิคของโครงการ – เพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุเป้าหมายของโครงการและงานทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์
- การเรียนรู้ – เพื่อบันทึกสิ่งที่ทำได้ดีและสะท้อนถึงสิ่งที่ผิดพลาด ทั้งในงานที่ทำและการจัดการโครงการ
- ความร่วมมือและแรงจูงใจ – เพื่อรับรู้ถึงการมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีมแต่ละคนในงานที่ทำ และเพื่อเฉลิมฉลองความสำเร็จของโครงการ
รายการงานเมื่อปิดโครงการ
ในการเริ่มฉลองความสำเร็จอย่างราบรื่นที่สุด วิธีที่ดีที่สุดคือสร้าง รายการงานขั้นสุดท้ายและวางแผนการดำเนินการตามวิธีการที่เลือก แม้ว่าแต่ละโครงการจะมีความเฉพาะเจาะจง แต่งานต่อไปนี้ควรอยู่ในรายการ:
- ตรวจสอบให้แน่ใจ ว่าผลลัพธ์ของโครงการเป็นไปตามเกณฑ์ที่สำคัญที่สุดในเชิงกลยุทธ์และเด่นกว่าทั้งหมดที่ระบุไว้ในเอกสารโครงการ
- ตรวจสอบ ว่าผลลัพธ์ของโครงการหมดขอบเขตของการดำเนินการหรือไม่
- เตรียม เอกสารโครงการและเผยแพร่ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด
- ตรวจสอบ ว่าผู้ใช้ทั้งหมดของผลลัพธ์ของโครงการสามารถนำไปใช้และมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารประกอบได้หรือไม่
- ตรวจสอบ สัญญากับลูกค้าและสมาชิกในทีมเพื่อดูว่าตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดหรือไม่
- ตรวจสอบให้แน่ใจ ว่าคุณมีเอกสารการยอมรับผลลัพธ์ทั้งหมดโดยลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับอนุญาตอื่นๆ
- จัดการ ประชุมหรือการประชุมเพื่อสรุปสัญญา
- เตรียม เอกสารพร้อมข้อเสนอแนะสำหรับอนาคตเกี่ยวกับการจัดการโครงการ
- ร่วมกับทีมงาน จัดทำ เอกสาร กฎกติกา ความร่วมมือในทีม และ ปัญหาที่ต้องแก้ไข ก่อนเริ่ม Project ต่อไป
- เก็บเอกสาร โครงการทั้งหมด
- จัด ประชุมเพื่อยุติโครงการ
แต่ละงานในรายการข้างต้นจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงตามข้อกำหนดของโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเรา อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ผ่านขั้นตอนต่างๆ เพื่อปิดโครงการได้สำเร็จ จะเป็นการดีที่จะยึดติดกับรายการทั่วไปและแก้ไขกับทุกโครงการ
สรุป
โครงการที่เสร็จสมบูรณ์ต้องมี การสรุปอย่างเป็นทางการ แต่ยังต้องได้รับบทเรียนและเวลาที่จะเฉลิมฉลองความสำเร็จร่วม กับทีม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์และลูกค้าพอใจกับผลลัพธ์เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดที่ผู้จัดการโครงการต้องทำ อย่างไรก็ตาม ไม่ควรละเลยการเตรียมเอกสารที่เข้าถึงได้และทำให้บุคคลที่เหมาะสมเข้าถึงได้ สิ่งหลังสามารถกำหนดชะตากรรมในอนาคตของโครงการของเราได้ แม้ว่าทุกอย่างจะดูชัดเจนในตอนนี้
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: นิโคล แมนคิน
ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการสร้างบรรยากาศเชิงบวกและสร้างสภาพแวดล้อมที่มีคุณค่าสำหรับพนักงาน เธอชอบที่จะเห็นศักยภาพของคนที่มีความสามารถและกระตุ้นให้พวกเขาพัฒนา
คำถามที่สำคัญที่สุด
จำเป็นต้องมีการประชุมหลังชันสูตรในช่วงเสร็จสิ้นโครงการหรือไม่?
ในระหว่างการประชุมชันสูตรพลิกศพ สมาชิกในทีมแบ่งปันความคิดเห็นเกี่ยวกับการดำเนินโครงการและให้ข้อเสนอแนะแก่กันและกัน ไม่จำเป็นต้องจัดการประชุมดังกล่าว แต่สามารถปรับปรุงทั้งความสัมพันธ์ภายในทีมและประสิทธิผลระหว่างการดำเนินโครงการในอนาคตได้อย่างมาก
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ