เอกสารโครงการสำคัญที่ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องการ

เอกสารโครงการที่เหมาะสมเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ การบันทึกกระบวนการของโครงการและข้อมูลที่จำเป็นจะช่วยในการสร้างโครงการในลักษณะที่มีประสิทธิภาพและเข้าใจง่าย และสุดท้ายทำให้มั่นใจได้ถึงความสำเร็จ

ในโพสต์นี้ เราจะพิจารณาว่าเหตุใดเอกสารประกอบโครงการจึงมีความสำคัญ และกล่าวถึงเอกสารโครงการที่จำเป็นและมีประโยชน์อื่นๆ ที่สร้างขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ เทมเพลตทั้งหมดที่มีให้นั้นปรับแต่งได้ คลิกเพื่อเริ่มแก้ไข ใช้เมนูด้านล่างเพื่อไปยังส่วนต่างๆ อย่างง่ายดาย

การเริ่มต้นโครงการ

• แผนโครงการ
• กฎบัตรโครงการ
• เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ
• คำชี้แจงการทำงาน

การวางแผนโครงการ

• ข้อเสนอโครงการ
• กฎบัตรทีม
• งบประมาณโครงการ
• แผนการสื่อสารโครงการ
• ตารางโปรเจ็ค
• โครงสร้างการแบ่งงาน
• ทะเบียนความเสี่ยง
• คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
• ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• แผนผังองค์กรโครงการ

การดำเนินการและการปิดโครงการ

• รายงานสถานะโครงการ
• ปิดโครงการ
• บทเรียนที่ได้รับ

เอกสารโครงการคืออะไร?

เอกสารโครงการประกอบด้วยการสร้างและบำรุงรักษาเอกสารการจัดการโครงการตลอดช่วงต่างๆ ของวงจรชีวิตโครงการ เอกสารโครงการเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถจัดการ ควบคุม และส่งมอบโครงการได้อย่างเพียงพอ

ความสำคัญของเอกสารโครงการ

การบันทึกรายละเอียดที่สำคัญของโครงการจึงช่วยให้คุณและทีมตรวจสอบว่าแนวคิดที่นำไปใช้จริงมีความสมเหตุสมผล เอกสารประกอบโครงการช่วยลดความยุ่งยากในการชี้แจงความคาดหวังและเป้าหมายของโครงการ แบ่งงานที่ส่งมอบออกเป็นงานที่จัดการได้ จัดการทรัพยากร และทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้าใจตรงกัน

นอกจากนี้ ยังช่วยในเรื่อง

• การรักษาความรู้ที่รวบรวมไว้ตลอดโครงการที่ผ่านมา ซึ่งช่วยให้การปฐมนิเทศพนักงานใหม่หรือสมาชิกทีมโครงการใหม่มีความคล่องตัว
• ความชัดเจนและความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้นของเวิร์กโฟลว์ของทีมช่วยให้การจัดทีมข้ามสายงานได้ดียิ่งขึ้น

เอกสารโครงการสำคัญ 10 อันดับแรก

ต่อไปนี้เป็นเอกสารการจัดการโครงการที่สำคัญที่ควรสร้างขึ้นในแต่ละช่วงของวงจรชีวิตโครงการ

แผนโครงการ

แผนการจัดการโครงการ - หรือแผนโครงการ - เป็นเอกสารที่ครอบคลุมที่สรุปวิธีดำเนินการ ตรวจสอบ และควบคุมโครงการ อาจรวมถึงข้อมูลพื้นฐาน แผนการจัดการสาขา และเอกสารการวางแผนอื่นๆ โดยเน้นข้อมูลโครงการที่สำคัญ เช่น วันครบกำหนด การมอบหมาย และเหตุการณ์สำคัญ และมักจะแสดงในรูปแบบของแผนภูมิแกนต์

กฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารสั้น ๆ ที่อธิบายสิ่งที่โครงการเกี่ยวข้อง อธิบายถึงเป้าหมายของโครงการ ผู้ที่เกี่ยวข้องและความรับผิดชอบ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และกำหนดอำนาจหน้าที่ของผู้จัดการโครงการ สร้างขึ้นตามกรณีธุรกิจสำหรับโครงการตามที่อธิบายไว้โดยผู้สนับสนุนโครงการ

เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

เอกสารความต้องการทางธุรกิจอธิบายถึงโซลูชันทางธุรกิจสำหรับโครงการโดยอิงจากความต้องการและข้อกำหนดทางธุรกิจหรือของลูกค้า อธิบายวัตถุประสงค์ของโครงการ โซลูชันทางธุรกิจที่มีให้ คุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงาน ตลอดจนไทม์ไลน์ของโครงการ โดยจะสังเคราะห์ข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและวิเคราะห์สถานการณ์ทางธุรกิจในปัจจุบันเพื่อให้คำอธิบายที่เป็นกลางทางเทคโนโลยีว่าผลิตภัณฑ์ควรทำอย่างไร

งบประมาณโครงการ

งบประมาณโครงการคือต้นทุนรวมโดยประมาณของโครงการ ซึ่งรวมการประมาณการโดยละเอียดของต้นทุนทั้งหมด เช่น ค่าแรง ต้นทุนการจัดซื้อวัสดุ และต้นทุนการดำเนินงาน ที่น่าจะเกิดขึ้นระหว่างเสร็จสิ้นงานโครงการในแต่ละระยะของโครงการ ช่วยในการกำหนดความคาดหวังด้านค่าใช้จ่ายและการได้รับการอนุมัติโครงการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สร้างความมั่นใจว่าเงินทุนจะพร้อมในเวลาที่เหมาะสม และการวัดผลการปฏิบัติงาน

ตารางโปรเจ็ค

กำหนดการของโครงการคือไทม์ไลน์ของโครงการของคุณ ซึ่งประกอบด้วยงาน กิจกรรม และเหตุการณ์สำคัญที่เรียงลำดับกันซึ่งจำเป็นต้องทำให้เสร็จในกรอบเวลาหนึ่ง การสร้างกำหนดการโครงการเป็นวิธีการสื่อสารงานทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำ พร้อมชี้แจงว่าต้องใช้ทรัพยากรใดบ้าง และภายใต้กรอบเวลาใด

ทะเบียนความเสี่ยง

ทะเบียนความเสี่ยง ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าบันทึกความเสี่ยง เป็นเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับความเสี่ยงที่ระบุ เช่น ลักษณะของความเสี่ยง ระดับความเสี่ยง ผู้รับผิดชอบ มาตรการป้องกัน และการดำเนินการแก้ไข ในสถานที่. ทำหน้าที่เป็นกรอบการระดมความคิดเพื่อสร้างความเสี่ยงและเป็นฐานข้อมูลของความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและมาตรการบรรเทาผลกระทบสำหรับพวกเขา

คำชี้แจงขอบเขตโครงการ

คำชี้แจงขอบเขตโครงการอธิบายงานที่ต้องทำเพื่อส่งมอบผลงานโครงการตรงเวลาและภายในงบประมาณ เอกสารคำชี้แจงขอบเขตโครงการสรุปสิ่งที่กำลังส่งมอบ (ภายในขอบเขต) สิ่งที่ไม่ได้ส่งมอบ (นอกขอบเขต) สมมติฐานเพื่อชี้แจงสิ่งที่ส่งมอบ และข้อกำหนดระดับสูง

แผนการสื่อสารโครงการ

แผนการสื่อสารโครงการเป็นแนวทางว่าจะมีการแบ่งปันข้อมูลโครงการที่สำคัญเมื่อใดและอย่างไรในช่วงเวลาสำคัญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ลงทุน รวมถึงประเภทของข้อมูลที่จะแจกจ่ายให้ใครและความถี่ที่จะได้รับการอัปเดต

รายงานสถานะโครงการ

รายงานสถานะโครงการเป็นเอกสารที่สรุปความคืบหน้าโดยรวมของโครงการเทียบกับแผนโครงการที่คาดการณ์ไว้ ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการรับทราบข้อมูลระดับสูง เช่น เหตุการณ์สำคัญ งานที่สำเร็จ ความเสี่ยง และสิ่งกีดขวางบนถนน

ปิดโครงการ

รายงานการปิดโครงการเป็นเอกสารที่เป็นทางการในการปิดโครงการ แม้ว่าจะช่วยตัดสินว่าโครงการประสบความสำเร็จหรือไม่ แต่ก็เป็นการยืนยันว่าตรงตามเกณฑ์สำหรับการยอมรับของลูกค้าและร้องขอการลงชื่อออกจากผู้สนับสนุนโครงการเพื่อปิดโครงการ

เอกสารการจัดการโครงการที่เป็นประโยชน์อื่นๆ

แม้ว่าเอกสารที่เราระบุไว้ข้างต้นมีความจำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ แต่ก็มีเอกสารโครงการอื่นๆ อีกหลายฉบับที่จะช่วยเร่งความสำเร็จให้เสร็จสิ้นได้

คำชี้แจงการทำงาน

คำชี้แจงของงานคือเอกสารที่อธิบายข้อกำหนดของโครงการ ทำหน้าที่เป็นข้อตกลงระหว่างลูกค้าและหน่วยงานหรือผู้ให้บริการ และกำหนดขอบเขตงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้ขาย ผลงานที่ส่งมอบของโครงการ ต้นทุน และไทม์ไลน์

ข้อเสนอโครงการ

ข้อเสนอโครงการเป็นเอกสารที่แสดงรายการทุกด้านของโครงการ รวมทั้งภูมิหลัง วิสัยทัศน์ เป้าหมาย งาน ข้อกำหนด เจ้าของ ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลสรุปของรายละเอียดโครงการและสนับสนุนการชุมนุมสำหรับโครงการ แนวคิดจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

กฎบัตรทีม

กฎบัตรทีมโดยทั่วไปจะอธิบายว่าทีมวางแผนที่จะทำงานให้เสร็จได้อย่างไร โดยเน้นที่สาเหตุที่ทีมมีอยู่ วัตถุประสงค์ที่ทีมได้รับการออกแบบให้บรรลุผล และวิธีที่จะทำให้บรรลุเป้าหมาย จุดประสงค์ของกฎบัตรทีมคือการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและทำให้พวกเขาจดจ่อ

โครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งงานเป็นไดอะแกรมที่ช่วยแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนๆ ที่เล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้น ซึ่งมีผลงานของโครงการที่จะเสร็จสมบูรณ์ มันแบ่งสิ่งที่ส่งมอบของโครงการออกเป็นการส่งมอบย่อยและแพ็คเกจงานซึ่งกำหนดงาน ระยะเวลา และต้นทุนสำหรับงานที่จำเป็นต้องดำเนินการ

ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นเอกสารที่มีรายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ ซึ่งประกอบด้วยชื่อ รายละเอียดการติดต่อ บทบาทที่พวกเขาเล่นในโครงการ อำนาจในการตัดสินใจโครงการ และความต้องการ ความกังวล และความคาดหวัง ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างทีม การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ การกำหนดเกณฑ์ความสำเร็จ และการวางแผนการสื่อสารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แผนผังองค์กรโครงการ

แผนผังองค์กรของโครงการคือการแสดงภาพของสมาชิกในทีมและบทบาทที่พวกเขาเล่นในโครงการที่กำหนด มันแสดงให้เห็นลำดับชั้นและความสัมพันธ์การรายงานระหว่างสมาชิกในทีม ช่วยจัดสรรทรัพยากร ชี้แจงความรับผิดชอบ และกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับความพยายามที่แต่ละคนต้องการ

บทเรียนที่ได้รับ

รายงานที่เรียนรู้จากบทเรียนสามารถใช้เพื่อบันทึกความท้าทาย ความเสี่ยง ความไม่แน่นอน และตัวบล็อกหลักทั้งหมดที่คุณพบในระหว่างโครงการพร้อมกับโซลูชันที่ทันท่วงทีที่คุณนำไปใช้ รายงานบทเรียนได้รับการออกแบบมาเพื่อแนะนำคุณในขณะที่คุณทำงานเพื่อบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ ดังนั้นจึงช่วยให้คุณและคนอื่นๆ ที่จะทำงานในโครงการที่คล้ายคลึงกันในอนาคตเพื่อหลีกเลี่ยงความยากลำบากและบรรลุผลที่คาดหวังได้อย่างง่ายดาย

สร้างสรรค์สามารถช่วยปรับปรุงเอกสารโครงการได้อย่างไร

Creately – ซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ทำงานบนผืนผ้าใบที่มองเห็นได้ – สามารถช่วยให้คุณสร้าง จัดระเบียบ จัดการ และแบ่งปันเอกสารการจัดการโครงการที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการได้อย่างคล่องตัว

Creately เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่มีฟีเจอร์ที่เรียบง่ายแต่ล้ำสมัย ซึ่งแม้แต่ผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้เทคนิคก็สามารถเรียนรู้ได้อย่างง่ายดาย มีการนำทางที่ใช้งานง่ายพร้อมฟังก์ชันลากและวางซึ่งทำให้การจัดระเบียบเนื้อหาทำได้ง่าย นอกจากนี้ยังรวมเข้ากับเครื่องมือที่คุณใช้ทุกวัน เช่น แอป Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams เป็นต้น ทำให้ง่ายต่อการซิงค์ทรัพย์สินโครงการของคุณ

เครื่องมือภาพที่ใช้งานง่ายเพื่อเริ่มต้น

นำเสนอไลบรารีรูปร่างที่หลากหลาย เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า และความสามารถในการสร้างไดอะแกรมอันทรงพลังเพื่อแสดงภาพและจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ของคุณในโครงสร้างภาพที่เข้าใจง่าย เช่น ไทม์ไลน์ บอร์ด Kanban ไดอะแกรม WBS โฟลว์ชาร์ต ฯลฯ

ด้วยความสามารถของฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านแผงข้อมูลรูปร่าง คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลและข้อมูลได้ไม่จำกัดภายในรูปร่างเดียวในโครงสร้าง และสร้างวิกิและฐานความรู้ของโครงการได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขยายโครงสร้างการแบ่งงานของคุณที่สรุปผลงานของโครงการด้วยฟิลด์ข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับวันครบกำหนด เจ้าของ ต้นทุน ฯลฯ หรือให้ภาพรวมโดยละเอียดสำหรับการส่งมอบแต่ละรายการพร้อมบันทึกย่อ

แหล่งเดียวแห่งความจริง

พื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ของ Creately ทำงานบนผืนผ้าใบที่ไม่มีที่สิ้นสุด ช่วยให้คุณวางเอกสารหลายฉบับไว้เคียงข้างกันในที่เดียว แม้ว่าคุณจะสามารถแนบและฝังทรัพยากร เอกสาร รูปภาพ และลิงก์ด้วยการแสดงตัวอย่างในแอป คุณยังสามารถนำเข้าข้อมูลภายนอกในไฟล์ Google ชีต, Excel หรือ CSV ลงใน Creately และจัดระเบียบให้เป็นภาพที่มีความหมาย โดยเก็บเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด รวมศูนย์ในพื้นที่ทำงานเดียวกัน

หมายเหตุ: ค้นหาและระบุตำแหน่งข้อมูลได้อย่างง่ายดายทั่วทั้งเวิร์กสเปซและโฟลเดอร์ด้วยตัวเลือกการค้นหาข้อความสากล

ความสามารถในการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันขั้นสูง

Creately นำเสนอแพลตฟอร์มออนไลน์สำหรับการทำงานร่วมกันและปลอดภัยเพื่อลดความซับซ้อนในการสร้าง อัปเดต และแบ่งปันเอกสารโครงการของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน เช่น การทำงานร่วมกันของผู้ใช้หลายคนอย่างแท้จริงด้วยการแก้ไขพร้อมกัน การติดตามเคอร์เซอร์แบบเรียลไทม์ การซิงค์ออฟไลน์ ความคิดเห็นตามบริบทและเธรดการสนทนา และการโทรด้วยเสียงและวิดีโอในแอปช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของทีมโครงการข้ามสายงาน ไม่ว่าทีมจะร่วมมือกันหรือไม่ - ตั้งอยู่ระยะไกลหรือไฮบริด

โฟลเดอร์และเวิร์กสเปซที่สร้างสรรค์มาพร้อมกับการเข้าถึงและบทบาทหลายระดับ (เจ้าของ ผู้แก้ไข ผู้แสดงความคิดเห็น และผู้ดู) ช่วยให้คุณจัดการวิธีการแชร์เอกสารโครงการของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอก

หมายเหตุ: ตั้งค่าสถานะพื้นที่ทำงานผ่านการตั้งค่าพื้นที่ทำงานและทำเครื่องหมายเป็น ร่าง อยู่ระหว่างดำเนินการ อยู่ระหว่างการตรวจสอบ อนุมัติ ขั้นสุดท้าย หรือ เก็บถาวร เพื่อระบุสถานะการตรวจสอบ

ปรับปรุงเอกสารโครงการด้วย Creately

การจัดทำเอกสารทุกด้านของโครงการจะช่วยให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จได้หลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการชี้แจงเงื่อนไขของข้อตกลงให้กับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย เพื่อให้ทีมของคุณอยู่ในแนวเดียวกัน หรือติดตามการอัปเดตโครงการ การรักษาเอกสารโครงการที่เหมาะสมสำหรับกระบวนการและข้อมูลสำคัญคือกุญแจสำคัญ

เอกสารโครงการอาจดูน่าเบื่อ แต่ด้วยเครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสม คุณไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการเอกสารง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าผลลัพธ์สุดท้ายจะมีประสิทธิภาพ ลองใช้ Creately วันนี้เพื่อลดความซับซ้อนและปรับปรุงกระบวนการจัดทำเอกสารโครงการของคุณ