การดำเนินโครงการ | #20 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-16การดำเนินโครงการคือการดำเนินงานที่นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ ดังนั้น โดเมนของการดำเนินโครงการจึงมีมากกว่าแค่การทำงานแบบวันต่อวัน นอกจากนี้ยังสร้างกระบวนการ จัดการทรัพยากรของบริษัท และทำงานเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เปิดกว้างและครอบคลุมซึ่งส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการเรียนรู้
การดำเนินโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- โดเมนการดำเนินโครงการ
- การจัดการกระบวนการในการดำเนินโครงการ
- ย้อนหลัง เรียนรู้และปรับปรุง
- สรุป
การแนะนำ
โดเมนการดำเนินการเป็นหนึ่งในแปดพื้นที่หลักที่มีการดำเนินกิจกรรมของโครงการ ไม่ใช่แค่ระยะหลังการวางแผนงานเท่านั้น แต่โดเมนการดำเนินการจะกำหนดงานทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการ
โดเมนการดำเนินโครงการ
การดำเนินการโครงการเป็นหลัก รายการงานที่ดำเนินการโดยสมาชิกแต่ละคนในทีมโครงการ สิ่งเหล่านี้ถูกเลือกจากรายการงานที่จัดเตรียมโดยผู้จัดการโครงการ จัดตามลำดับความสำคัญ และมักจะโพสต์บนกระดาน Kanban
ในบรรดางานที่เป็นของโดเมนการดำเนินโครงการ เราจะพบทั้งกิจกรรมที่เป็นวัฏจักรที่เกิดซ้ำซึ่งเกี่ยวข้องกับ ตัวอย่างเช่น การอัปเดตซอฟต์แวร์ และเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นครั้งเดียว เช่น การออกแบบโลโก้สำหรับแอปพลิเคชัน
โดเมนการดำเนินการโครงการประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ:
- ปฏิบัติงานประจำวัน
- การพัฒนางานใหม่
- การเปลี่ยนแปลงงานที่ดำเนินการแล้วและวางแผนไว้สำหรับการดำเนินการ
- การสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ
- การสื่อสารของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- การจัดการวัสดุ อุปกรณ์ ข้อมูล และทรัพยากรอื่นๆ ของบริษัท
- การเตรียมเอกสารที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการ
- สังเกตการเปลี่ยนแปลงภายในและภายนอกองค์กรที่อาจส่งผลต่อการดำเนินโครงการ
- เรียนรู้อย่างต่อเนื่องและแก้ไขการกระทำ
เราจะพิจารณาอย่างใกล้ชิดว่า การจัดการกระบวนการและการเรียนรู้ มีบทบาทอย่างไรในการดำเนินโครงการ และขอบเขตของการตรวจสอบและการดำเนินการโครงการใกล้เคียงกันมากที่สุด
การจัดการกระบวนการในการดำเนินโครงการ
เพื่อให้การจัดการกระบวนการโครงการเป็นไปตามวัตถุประสงค์และไม่กลายเป็นระบบราชการที่ไม่จำเป็น กระบวนการเหล่านั้นต้องมาจากการปฏิบัติ ดังนั้นการพัฒนาของพวกเขามักจะแบ่งปันกันระหว่างผู้จัดการโครงการและทีมงานโครงการ ในแนวทางนี้ กระบวนการภายในแต่ละกระบวนการ หรือ ที่เรียกว่ากระบวนการผลิตทางเทคนิคหรือการผลิต จะถูกกำหนดโดยแกนสองแกนพร้อมกัน:
- ขั้นตอนของการดำเนินงาน
- ขั้นตอนการทำงานเกี่ยวกับงานเฉพาะ
ขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนของการดำเนินการของงานถูกกำหนดโดยสิ่งที่เรียกว่าเกท กล่าวคือ เกณฑ์ที่งานต้องเป็นไปตามเกณฑ์เพื่อก้าวไปสู่ขั้นต่อไป สถานะของงานที่กำหนดสามารถเปลี่ยนแปลงได้ดังนี้:
- มีไว้สำหรับการดำเนินการ นั่นคือ ผู้จัดการโครงการวางไว้ในรายการสิ่งที่ต้องทำ
- ในการดำเนินการ – นั่นคือ ได้รับเลือกให้ดำเนินการโดยหนึ่งในสมาชิกในทีมโครงการ
- ทดสอบแล้ว – งานเสร็จสมบูรณ์แล้วและส่งมอบให้บุคคลอื่นทดสอบความถูกต้องและคุณภาพของประสิทธิภาพ หากการทดสอบล้มเหลว งานจะกลับสู่ขั้นตอนก่อนหน้า
- การเผยแพร่ที่รอดำเนินการ – งานได้ผ่านการทดสอบและได้รับการอนุมัติให้เผยแพร่ ผลิต หรือถ่ายโอนไปยังลูกค้า ขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการที่กำลังดำเนินการ
- เสร็จสิ้น – งานทั้งหมดเสร็จสิ้นและได้รับการอนุมัติว่าเสร็จสิ้น
จำนวนของสถานะจะปรับตามความต้องการของทีมโครงการและเฉพาะเจาะจงของงานที่กำลังดำเนินอยู่ ในทางกลับกัน เวอร์ชันขั้นต่ำที่ใช้บ่อยคือสามเวอร์ชันที่นำมาจาก บอร์ด Kanban แบบคลาสสิก ซึ่งกำหนดงานเป็น "จะเสร็จสมบูรณ์" "กำลังดำเนินการ" และ "พร้อม"
ขั้นตอนการทำงาน
เวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับงานและใครเป็นผู้ดำเนินการให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด ดังนั้นจึงกำหนดความรับผิดชอบในการทำงานให้สำเร็จ เวิร์กโฟลว์ยังระบุว่าต้องดำเนินการใดเพื่อให้งานย้ายไปยังขั้นตอนถัดไปของการดำเนินการ
ลองพิจารณาว่าเวิร์กโฟลว์ของงานอาจมีลักษณะอย่างไร: “เผยแพร่โพสต์บน LinkedIn เกี่ยวกับการเสร็จสิ้นโครงการ” คือการเปลี่ยนสถานะจาก "กำลังดำเนินการ" เป็น "เสร็จสมบูรณ์" เวิร์กโฟลว์อาจมีลักษณะดังนี้:
- การเลือกหัวข้อของโพสต์และเนื้อหาของสิ่งพิมพ์ – บุคคลที่รับผิดชอบคือผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดโซเชียลมีเดียซึ่งมอบหมายงานให้กับนักเขียนคำโฆษณาและนักออกแบบกราฟิก
- การเตรียมข้อความ – งานนี้ดำเนินการโดยนักแปลอิสระที่เชี่ยวชาญด้านการเขียนข้อความ
- การพัฒนากราฟิก – นักออกแบบกราฟิกเตรียมภาพตามการสร้างแบรนด์ของบริษัท
- การควบคุมคุณภาพ – การประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดและการแก้ไขที่เป็นไปได้หรือการอนุมัติสำหรับการตีพิมพ์
- การเผยแพร่ – การตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาของการโพสต์นั้นกระทำโดยบุคคลที่จัดการกำหนดการการโพสต์
การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ
อีกส่วนที่สำคัญของการจัดการกระบวนการในการดำเนินโครงการคือ การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ มันเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบและจัดระเบียบกระบวนการใหม่หากทำงานไม่ราบรื่น โดยมุ่งเน้นที่การขจัด ปัญหาคอขวด เป็นหลัก กล่าวคือ ช่วงเวลาที่คนๆ หนึ่งต้องรับผิดชอบงานมากกว่าที่เขาจะทำได้ ในขณะที่สมาชิกในทีมคนอื่นๆ รอคอยอย่างเฉยเมยจนกว่าเขาจะทำเสร็จ คอขวดยังสามารถเกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพของเครื่องจักรหรือเวลาดำเนินการหรือส่งมอบส่วนประกอบโดยซัพพลายเออร์ภายนอก
ย้อนหลัง เรียนรู้และปรับปรุง
การให้คุณค่ากับการเรียนรู้และการสร้างสภาพแวดล้อมที่ครอบคลุมซึ่งสนับสนุนการสื่อสารและความช่วยเหลือซึ่งกันและกันนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมในการจัดการโครงการ ดังนั้น ในระหว่างการประชุมกับทีม ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ:
- งานที่เสร็จสมบูรณ์ดีที่สุดและฉลองความสำเร็จ
- ความล้มเหลวในการทำงานให้สำเร็จโดยไม่โทษสมาชิกในทีม
- สะท้อนถึงวิธีการทำงานและความร่วมมือกันเป็นทีม
การปรับปรุงร่วมกันและการเรียนรู้จากความสำเร็จและความล้มเหลวเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำงานให้สำเร็จ ในทางกลับกัน การสะท้อนวิธีการทำงาน แรงจูงใจ เครื่องมือที่ใช้ และแม้แต่การแบ่งบทบาทในทีมนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของทีม นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไม การประชุมเป็นประจำ จึงสำคัญมาก ไม่เพียงแต่เพื่อสรุปงานที่กำลังทำอยู่เท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการทบทวนย้อนหลังด้วย
เนื่องจากความรู้บางส่วนสามารถนำไปใช้ได้ทันที ด้วยวิธีนี้ ทีมจะเร่งงานให้เสร็จเร็วขึ้นและเพิ่ม ความร่วมมือ ให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น สมาชิกของทีมงานโครงการเรียนรู้วิธีการทำงานให้สำเร็จและปรับปรุงความร่วมมือจากกันและกัน
สรุป
โดเมนการดำเนินการโครงการกำหนดให้ผู้จัดการโครงการออกแบบกระบวนการ ดูแลกระบวนการต่อเนื่อง สังเกตพร้อมกัน และปรับปรุงอย่างค่อยเป็นค่อยไป โดเมนการดำเนินการยังรวมถึงงานทั้งหมดที่ดำเนินการโดยทีมงานโครงการซึ่งนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายโครงการอย่างต่อเนื่อง
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
คำถามที่สำคัญที่สุด
งานใดที่ไม่อยู่ในโดเมนของการดำเนินการโครงการ
ขอบเขตของการดำเนินโครงการไม่รวมถึงงานด้านการวางแผนโครงการ เช่น การจัดเตรียมสถานที่หรือการซื้ออุปกรณ์พิเศษสำหรับการดำเนินโครงการ กิจกรรมที่แยกจากโดเมนการดำเนินการคือกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการติดตามการดำเนินโครงการ เช่น การเก็บสถิติเกี่ยวกับประสิทธิภาพของทีมหรือการใช้ทรัพยากร
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ