ความคาดหวังของโครงการและวิธีตอบสนองความต้องการเหล่านั้น

งานในการดำเนินโครงการต้องรับผิดชอบอย่างสูง ไม่ว่าคุณจะทำงานเป็น Project Manager หรือ freelancer คุณต้องปฏิบัติตามความคาดหวังของโครงการที่กำหนดไว้และสูง หลายครั้งเนื่องจากขาดการสื่อสารที่เหมาะสม ข้อกำหนดเหล่านั้นจึงถูกเข้าใจผิดและตีความผิด ทีมงานเสียขวัญกำลังใจเมื่อเวลาถูกใช้เพื่อทำให้โปรเจ็กต์วุ่นวายน้อยลงแทนที่จะก้าวไปข้างหน้า จะทำให้โครงการตอบสนองความคาดหวังทั้งหมดได้อย่างไร? ในบทความของวันนี้ เราอยากจะให้คำแนะนำแก่คุณ ซึ่งเมื่อนำไปปฏิบัติจริงแล้ว จะช่วยให้แน่ใจว่าโครงการของคุณดำเนินไปอย่างไร้ที่ติและง่ายดาย

ความคาดหวังของโครงการ – สารบัญ:

1. ความคาดหวังของโครงการ – ทำไมพวกเขามักจะนำไปสู่ความผิดหวัง
2. องค์ประกอบ 5 ประการของการจัดการความคาดหวังของโครงการ:
3. สำหรับอนาคต

ความคาดหวังของโครงการ – ทำไมพวกเขามักจะนำไปสู่ความผิดหวัง

อาจเกิดขึ้นกับคุณว่าลูกค้าของคุณไม่พอใจกับผลงานของคุณ คุณยังคงสงสัยว่าเหตุใดวิสัยทัศน์ของคุณจึงไม่ตรงกัน และทำให้วาระทั้งหมดไม่ชัดเจนในระดับใด เมื่อคุณคิดได้ในที่สุด มันก็สายเกินไป บางครั้งอาจแย่กว่านั้น - โครงการทั้งหมดสิ้นสุดลง แต่คุณกำลังระดมสมอง - เกิดอะไรขึ้น? ในกรณีนี้ คำตอบคือ การสื่อสารและการแสดงออกอย่างเหมาะสมถึงความคาดหวังของทั้งสองฝ่าย โชคดีที่มีวิธีป้องกันภัยพิบัติดังกล่าว

ความคาดหวัง ไม่มีอะไรมากไปกว่าความเชื่ออย่างแรงกล้าว่าบางสิ่งที่เรามีในใจมีลักษณะ รูปร่าง ผ้า ฯลฯ ที่แน่นอน และสิ่งต่างๆ จะเกิดขึ้นในแบบที่เราจินตนาการ เรื่องเหล่านี้มักยากที่จะเข้าใจ ซึ่งอาจสร้างปัญหาได้โดยเฉพาะจากจุดได้เปรียบทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังทำให้ทั้งเป้าหมายของโครงการและวิธีการวัดความสำเร็จไม่ชัดเจน

นอกจากนี้ ปัญหาอาจเกิดจากการขาดการจัดลำดับความสำคัญและกรอบเวลาสำหรับงานที่กำหนด หรือการเพ่งความสนใจไปที่ขั้นตอนที่ไม่ถูกต้องมากเกินไป สุดท้ายแล้ว สิ่งที่เหลือคือเสียเวลา ขวัญกำลังใจต่ำ และประสิทธิภาพในการทำงานลดลง ความโกลาหลขององค์กร ดังกล่าวทำให้เกิดการขาดการมีส่วนร่วมภายในทีม แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือการสูญเสียความไว้วางใจอย่างร้ายแรงระหว่างลูกค้าและทีมงานของผู้ที่ทำงานในโครงการที่กำหนด รวมถึงคุณด้วย

องค์ประกอบ 5 ประการของการจัดการความคาดหวังของโครงการ:

อย่างที่คุณเห็น การจัดการความคาดหวังอย่างเหมาะสมสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาที่ไม่จำเป็นมากมาย และนำไปสู่กระบวนการทั้งหมดในการดำเนินการโครงการตั้งแต่ต้นจนจบตามที่ลูกค้าต้องการ มี องค์ประกอบพื้นฐาน 5 ประการ ของการจัดการความคาดหวังของโครงการ:

1. การวางแผนโครงการ

มักเป็นกรณีที่ฝ่ายที่สนใจในโครงการมีวิสัยทัศน์ที่เตรียมไว้ล่วงหน้าก่อนที่จะสร้างพิมพ์เขียวสำหรับกิจการที่กำหนด ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะ มีส่วนร่วมกับลูกค้าอยู่แล้วในระยะเริ่มต้น เช่น การวางแผน ร่วมกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานกำหนด ขอบเขตของกิจกรรม ลำดับความสำคัญและเป้าหมาย ระบุความสัมพันธ์ระหว่างงาน หากมีอะไรไม่ชัดเจน - อย่าลังเลที่จะถาม อย่าลืมจัด ทำแผนประเมินความเสี่ยง เพื่อให้มีทางออกในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน

ความคาดหวังของทั้งสองฝ่ายอาจไม่ตรงกันเสมอไป วิธีนี้จะชี้แจงสมมติฐานทั้งหมดสำหรับโครงการที่กำหนดและมีส่วนร่วมกับทั้งทีมมากขึ้น

2. การดำเนินโครงการ

การวางแผนโครงการมีความสำคัญแต่ไม่สำคัญเท่ากับการดำเนินการ ในการทำเช่นนั้น คุณต้องจัดการประชุมกับลูกค้าและทีมเพื่อกำหนด วิธีดำเนินการและติดตามการพัฒนาความพยายามของคุณ

เมื่อพบกับทีมของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจ บทบาทของตน และรู้ว่าควรทำอย่างไร กำหนดบทบาท งาน เวลาที่จะใช้กับพวกเขา แผนการสื่อสาร และวิธีการบัญชีสำหรับเหตุการณ์สำคัญ จะเป็นการดีที่สุดหากคุณรวม KPI ทันที รวมถึงการประชุมตามกำหนดการครั้งถัดไปเมื่อคุณจะทำการอัปเดต

การสื่อสาร มีความสำคัญในขั้นตอนนี้ – ดูแลมัน เช่น แนะนำแพลตฟอร์มที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสาร Firmbee เป็นหนึ่งในเครื่องมือประเภทนี้ ซึ่งนอกจากความสามารถในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานแล้ว ยังมีฟังก์ชันอื่นๆ อีกมากมายที่เป็นประโยชน์ในการจัดการโครงการและการทำงาน มันเป็นหนึ่งในไม่กี่แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ไม่จำเป็นต้องรวมหลายโปรแกรมและความเหนื่อยล้าทางเทคนิคที่เรียกว่าหยุดรบกวนเรา


3. การสื่อสาร

อย่างที่คุณเห็น ส่วนแบ่งของขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามความคาดหวัง เกี่ยวข้องกับความสามารถใน การสื่อสารอย่างชัดเจน สิ่งนี้ควรระลึกไว้เสมอในทุกขั้นตอนของโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่ไม่จำเป็น ซึ่งจะทำให้เสียเวลาและแรงจูงใจ

เหนือสิ่งอื่นใด ใช้ ภาษาที่เรียบง่ายและชัดเจน ซึ่งทุกคนเข้าใจ ไม่ควรมีความคลุมเครือหรือสงสัย นอกจากนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะ สรุปการประชุมทั้งหมดด้วยคำติชมอย่างรวดเร็ว

คุณยังสามารถสร้าง แผนการสื่อสาร ที่ประกอบด้วย:

• วิธีการสื่อสาร (อีเมล ข้อความ เครื่องมือสื่อสาร)
• ความถี่ของการสื่อสาร
• บุคคลเฉพาะที่รับผิดชอบงานเฉพาะ
• การประเมินความเสี่ยงและปัญหาการสื่อสารที่อาจเกิดขึ้น

จะทำให้แน่ใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นและแม้แต่สถานการณ์ที่แย่ที่สุดก็เกิดขึ้นภายหลังมากกว่าที่จะแปลกใจที่ไม่พึงประสงค์ การซ่อนข่าวร้ายจะไม่ช่วย และอาจส่งผลให้สูญเสียความไว้วางใจและการมีส่วนร่วมในทีม

4. ภายใต้สัญญาและส่งมอบมากเกินไป

ตามตัวอักษร การไม่ สัญญาหมายถึงการดูถูกคำสัญญาในตอนเริ่มต้นของความพยายาม และ ในทางกลับกัน การส่งมอบมากเกินไปหมายถึงการเกินความคาดหมายเมื่อส่งมอบ

ไม่ใช่เรื่องยากที่จะดำเนินการตามความตื่นเต้นและให้คำมั่นสัญญาบางอย่างในตอนเริ่มต้นของกระบวนการวางแผน ซึ่งเมื่อเวลาผ่านไปและหลังจากที่ความกระตือรือร้นลดลง อาจเป็นเรื่องยากหรือเป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุผล เนื่องจากแม่พิมพ์ถูกหล่อและคุณไม่สามารถนำกลับมาได้ จะทำอย่างไร? คงจะเครียดกันน่าดู เคล็ดลับคืออย่าให้สถานการณ์นี้เกิดขึ้นตั้งแต่แรก ยังไง?

เราควรเสนอให้น้อยกว่าที่เราจะทำได้ ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าจะรู้สึกพึงพอใจเมื่อโปรเจ็กต์สิ้นสุดลง และเราทำได้เกินความคาดหมายของเขา ในกรณีที่เกิดสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันที่ฉีกบางส่วนออกจากพิมพ์เขียว ลูกค้ายังคงดีใจที่เราหวังว่าจะสามารถรักษาคำพูดของเราได้ อย่างไรก็ตาม เพื่อให้มีความสงบตลอดกระบวนการทั้งหมด เราจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายและเหตุการณ์สำคัญอย่างพิถีพิถันให้สมจริงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อปรับเทียบกลยุทธ์ที่ขาดและเกินของเรา

5. ความคาดหวังส่วนตัว

คนอ่านใจ ไม่ออก พวกเขาจะไม่เดาว่าเราหมายถึงอะไร คิดเอาเองหรือคาดการณ์ล่วงหน้าหากเราไม่พูดให้ชัดเจนและชัดเจน นั่นคือวิธีที่เราไปถึงส่วนสุดท้ายแต่ไม่ได้หมายถึงองค์ประกอบที่มีความสำคัญน้อยที่สุด เป็นการแสดงถึงความคาดหวังของเรา ความโปร่งใสและความชัดเจนของความตั้งใจ การดำเนินการ และความคาดหวัง ของเราช่วยให้เพื่อนร่วมงานและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของเราเข้าใจและเห็นภาพภาพรวมทั้งหมดของโครงการที่เราดำเนินการ

สำหรับอนาคต

ความคาดหวังเป็นส่วนสำคัญในชีวิตของเรา รวมถึงแง่มุมของความเป็นมืออาชีพ การจัดการในเชิงรุกสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และนำไปสู่ทีมที่มีส่วนร่วมมากขึ้น ลูกค้าพึงพอใจ และท้ายที่สุด ความสำเร็จส่วนบุคคล! โปรดจำสิ่งนี้ไว้เสมอเมื่อทำงานในโครงการของคุณและลองนำหลักการเหล่านี้ไปปฏิบัติจริง คุณจะเห็นความแตกต่างในเวลาไม่นาน

อ่าน: ทักษะการจัดการโครงการใหม่ที่คุณควรมีในปี 2564 และ 2565

หากคุณต้องการติดต่อกัน เข้าร่วมชุมชน Facebook ของเรา

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ทักษะในการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้แรงกดดันของเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นจริง

ดูกระทู้ทั้งหมด