ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว | #23 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-22ตามรายงานของ Project Management Institute ในปี 2021 เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่ล้มเหลวจะลดลงทุกปี ในปี 2562 เป็น 15% ของโครงการ ในปี 2020 – 13% และในปี 2021 เพียง 12% ธุรกิจเป็นหนี้อะไรกับเปอร์เซ็นต์ความล้มเหลวของโครงการที่ค่อยเป็นค่อยไปแต่โดดเด่น? และต้องทำอย่างไรจึงจะได้เป็นหนึ่งในทีมโปรเจกต์ฉลองความสำเร็จ?
ความล้มเหลวของโครงการ – สารบัญ:
- ความล้มเหลวของโครงการ การแนะนำ
- 5x ทำไม?
- 5 สาเหตุของความล้มเหลวของโครงการ
- สรุป
ทำไมโครงการถึงล้มเหลว? การแนะนำ
เราสามารถพูดถึงเหตุผลที่ไม่สิ้นสุดสำหรับความล้มเหลวของโครงการ สปอนเซอร์หลุดหรือเปล่า? วัสดุไม่เป็นไปตามความคาดหวังระหว่างการทดสอบที่ไซต์ของลูกค้าใช่หรือไม่ กลายเป็นว่างบประมาณน้อยเกินไปและทีมพังทลาย? เหตุผลเหล่านี้แต่ละข้อควรค่าแก่การศึกษาเนื่องจากสะท้อนถึงแนวทางสู่ความล้มเหลวซึ่งคุณสามารถป้องกันได้ ดังนั้นคุณจะค้นพบปัญหาพื้นฐานได้อย่างไร
5x ทำไม?
เพื่อไม่ให้ถูกขับเคลื่อนด้วยอารมณ์และ ค้นพบต้นตอของความล้มเหลวของโครงการ ให้ค้นหาวิธีการที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว เทคนิคห้าคำถามเหมาะสำหรับสิ่งนี้ ได้รับการพัฒนาโดย Taiichi Ohno สำหรับบริษัท Toyota อย่างไรก็ตาม มันได้รับความนิยมเนื่องจากประสิทธิภาพสูง ทุกวันนี้มีการใช้ในการจัดการโครงการตามวิธี Lean และ Six Sigma
5 x ทำไม? จะทำงานตราบเท่าที่เราเต็มใจให้คำตอบที่ตรงไปตรงมาและครอบคลุมแก่พวกเขา ด้วยวิธีนี้อาจเป็นไปได้ที่จะได้รับแหล่งที่มาของปัญหา ในทางกลับกัน สิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดที่คล้ายกันซ้ำอีก
หากสาเหตุของความล้มเหลวในโครงการ เช่น การลาออกของผู้สนับสนุน คำถามต่อไปนี้ต้องการคำตอบ:
ทำไมสปอนเซอร์ถึงลาออก?
คำตอบที่ตามมาสำหรับคำถามอาจมีลักษณะดังนี้:
- ทำไม – เพราะพวกเขาหมดความสนใจในโครงการ
- ทำไม – เนื่องจากไม่ทราบสถานะปัจจุบันของโครงการ
- ทำไม – เพราะไม่ค่อยได้รับทราบความคืบหน้าของงานมากเกินไป
- ทำไม – เนื่องจากในระหว่างการวางแผนการสื่อสาร ความถี่ของการประชุมและกำหนดเส้นตายของรายงานไม่ได้ถูกกำหนด
- ทำไม – เนื่องจากผู้จัดการโครงการล้มเหลวในการรับรองความโปร่งใสและการสื่อสารในโครงการ
ดังนั้นเราจะพิจารณาสาเหตุของความล้มเหลวของโครงการที่ตอบคำถามสุดท้ายข้อที่ห้า "ทำไม" คำถามคือ ปัญหาแหล่งที่มา ปัญหารากเหง้าที่อาจเกิดขึ้นนั้นควรค่าแก่การเอาใจใส่อย่างใกล้ชิดเมื่อวางแผนร่วมทุนใหม่
5 สาเหตุของความล้มเหลวของโครงการ
ปัญหาที่ยากที่สุดในการแก้ไขซึ่งอาจทำให้โครงการล้มเหลวนั้นเกี่ยวข้องกับโดเมน:
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย - มันเกิดขึ้นที่ขั้นตอนการวางแผนแล้วมีการบอกเป็นนัยที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เห็นด้วยในรายละเอียดของการดำเนินโครงการ
- ทีม – ทั้งงานในการสร้างทีมและการจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย
- ด้านเทคนิคของโครงการ – ทั้งความพร้อมของทรัพยากรและทักษะของคนที่ทำงานในโครงการ
- สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ – การติดตามและตอบสนองต่อเหตุการณ์ภายนอกมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ซึ่งจำเป็นต้องอาศัยความยืดหยุ่นในระดับสูงและการตอบสนองที่รวดเร็ว กล่าวคือ การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ
เราจะหารือเกี่ยวกับสาเหตุของความล้มเหลวของโครงการในด้านต่อไปนี้:
| ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย | ทีม | ด้านเทคนิค | รอบๆ | |
| การสื่อสาร | x | x | ||
| ขอบเขตของโครงการ | x | x | ||
| ทรัพยากร | x | x | x | |
| การทำงานร่วมกัน | x | x | ||
| ความยืดหยุ่น | x | x | x |
ความล้มเหลวในการสื่อสาร
ปัญหาด้านความโปร่งใสและการสื่อสารเกี่ยวข้องกับการติดต่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นหลัก ควรรวมการเตรียมการไว้ในแผนโครงการเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจนำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการทั้งหมด
หลักการเดียวกันนี้ยังมีประโยชน์เมื่อวางแผนการไหลของข้อมูลภายในทีม ที่นี่จะมีความสำคัญมากไม่เพียง แต่จะทำให้รายการงานโปร่งใสและเข้าใจได้ แต่ยังต้องสื่อสารและเตือนใจเกี่ยวกับเป้าหมายที่ทีมติดตาม
ขอบเขตของโครงการไม่ชัดเจน
การกำหนดขอบเขตของโครงการและป้องกันการเปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินการเป็นหนึ่งในภารกิจหลักของผู้จัดการโครงการ เขาหรือเธอต้อง เข้าใจความคาดหวังของลูกค้าอย่างถ่องแท้ และหากมีการเปลี่ยนแปลง จะต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงผลกระทบต่อขอบเขตของโครงการ
เนื่องจากโครงการเป็นการร่วมทุนเพียงครั้งเดียว ถูกจำกัดด้วยเวลาและงบประมาณที่กำหนด ขอบเขตที่คลุมเครือสามารถกลายเป็นสาเหตุของความล้มเหลวได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น เรามุ่งมั่นที่จะสร้างรถจักรยานไฟฟ้าต้นแบบมูลค่า 10,000 ดอลลาร์ภายในหนึ่งเดือน อย่างไรก็ตาม เราเห็นด้วยกับความคาดหวังที่เปลี่ยนไปของลูกค้า ดังนั้น ในระหว่างการดำเนินการ เราพบว่าภายในเวลาและงบประมาณเท่าๆ กัน และด้วยทีมงานเดียวกัน เราคาดว่าจะสร้างต้นแบบมอเตอร์ไซค์ไฮโดรเจนได้
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตในซอฟต์แวร์หรือโปรเจกต์กิจกรรมบางครั้งอาจอธิบายได้น้อยกว่าในตัวอย่างของเรา แต่การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดและผลลัพธ์ที่คาดหวัง ซึ่งเพียงเล็กน้อยจากมุมมองของลูกค้า อาจทำให้งานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วตกลงไปในถังขยะ ในขณะที่กิจกรรมของทีมที่วางแผนไว้ต้องการทรัพยากรใหม่
ปัญหาทรัพยากร
ปัญหาเกี่ยวกับวัตถุดิบหรือส่วนประกอบที่จำเป็นสำหรับงานด้านเทคนิคสามารถขัดขวางโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น ผู้จัดการโครงการต้องปรับตัวเองให้เข้ากับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและปรึกษากับสมาชิกในทีม – รวมถึงทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการ การส่งมอบไม่ตรงเวลาและการขาดความพร้อมใช้งานอาจทำให้โครงการหยุดชะงักได้
ปัญหาใหญ่เกิดจากวิธีแก้ปัญหาคุณภาพต่ำ ซึ่งแทนที่จะทำให้โครงการง่ายขึ้นกลับทำให้ยากขึ้น สิ่งนี้สามารถนำไปใช้กับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่นเดียวกับโซลูชันพิเศษเฉพาะสำหรับโครงการ – ผลิตภัณฑ์กึ่งสำเร็จรูป สื่อภาพ หรือความพร้อมในการขนส่ง
ปัญหาแยกต่างหากที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรคือเวลาที่ลูกค้าต้องการในการทำงานให้เสร็จ สาเหตุทั่วไปที่ ทำให้การประเมินกำหนดเวลาขาดความสมจริงคือแรงกดดันจากลูกค้าหรือการขาดประสบการณ์ของบริษัทในโครงการที่คล้ายคลึงกัน นอกจากนี้ยังมีโครงการที่ขอบเขตการดำเนินการไม่อนุญาตให้ระบุวันที่เสร็จสิ้น ซึ่งรวมถึงโครงการที่กำลังพัฒนาโซลูชันการเรียนรู้เชิงลึก การได้รับความแม่นยำตามที่คาดไว้ของโมเดลอาจไม่เพียงเป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุผลภายในกรอบเวลาที่กำหนด แต่โดยทั่วไปไม่สามารถบรรลุได้เนื่องจากการเข้าถึงข้อมูลหรือพลังการประมวลผลที่จำเป็นได้ยาก
ความยากลำบากในความร่วมมือ
ปัญหาอีกประการหนึ่งที่อาจทำให้โครงการล้มเหลวคือความยากลำบากใน ความร่วมมือภายในทีม อาจเกิดจากปัญหาด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล อย่างไรก็ตาม สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบโดยขาดสติ เมื่อคนๆ หนึ่งมีภาระกับงานมากเกินไป ส่วนอีกคนหนึ่งรอให้เขาทำงานให้เสร็จ
เมื่อจัดตั้งทีมใหม่ อาจมีปัญหาที่ไม่คาดคิดในการค้นหาและว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญ ตลอดจนความยากลำบากใน การจัดการทีมระยะไกลหรือแบบผสม
ขาดความยืดหยุ่น
การขาดความยืดหยุ่นและการไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงเป็นสาเหตุของความล้มเหลวของโครงการในระยะยาวที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง สภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลง ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ และพลวัตรของการแข่งขันอาจทำให้ผู้จัดการโครงการไม่สามารถตามทันการเปลี่ยนแปลงได้ หรือที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง เขาหรือเธอไม่สามารถโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงแบบไดนามิก ดังนั้น เมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์ ผลที่ได้อาจล้าสมัยไปแล้วหรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของสภาพแวดล้อม
สรุป
ความล้มเหลวของโปรเจ็กต์บางครั้งเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่คาดไม่ถึง ดังนั้นเปอร์เซ็นต์ของโปรเจ็กต์ที่ล้มเหลวจะไม่มีวันเป็นศูนย์ อย่างไรก็ตาม มีเครื่องมือในการคาดการณ์ความเสี่ยงและแผนฉุกเฉินเพื่อจัดการกับความเสี่ยงเหล่านั้น แม้กระทั่งในขั้นตอนการวางแผน การให้ความสำคัญกับความโปร่งใสและการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดขอบเขตของโครงการอย่างเคร่งครัดและยอมรับความคาดหวังของลูกค้าและความสามารถด้านเทคนิคของผู้รับเหมา
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
คำถามที่สำคัญที่สุด
วางแผนการสื่อสารอย่างไรไม่ให้โครงการล้มเหลว?
เพื่อวางแผนการสื่อสารให้ดี การถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้เมื่อเริ่มต้นโครงการจะเป็นประโยชน์ • ใครจำเป็นต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ • ข้อมูลใดควรส่งถึงใคร? • เหตุใดข้อมูลนี้จึงถูกส่งไปยังบุคคลนี้ • วิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารข้อความเหล่านี้ • จะแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับสถานะของโครงการบ่อยเพียงใด? พวกเขาจะช่วยให้การสื่อสารลื่นไหลและแม้แต่การไหลเวียนของเอกสารโดยอัตโนมัติระหว่างผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ