เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี? | #15 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-09เป้าหมายของโครงการหรือสิ่งที่เราต้องการบรรลุโดยการดำเนินโครงการต้องชัดเจนสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง สำหรับทีมงาน ผู้จัดการโครงการ ลูกค้า ผู้รับประโยชน์ ตลอดจนผู้บริหารองค์กร เป็นพื้นฐานสำหรับการประสานงานกิจกรรม การกำหนดวัตถุประสงค์ส่วนบุคคล และการจัดสรรงาน สถานะของโครงการวัดได้จากระยะทางของความสำเร็จ แล้วจะกำหนดเป้าหมายโครงการอย่างไรดี?
เป้าหมายของโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- เป้าหมายของโครงการคืออะไร?
- ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเมื่อกำหนดเป้าหมายโครงการ
- จะกำหนดเป้าหมายโครงการอย่างไร?
- สรุป
การแนะนำ
เป้าหมายของโครงการประกอบด้วยวัตถุประสงค์ย่อยๆ และเหตุการณ์สำคัญต่างๆ มันอยู่เหนือพวกเขาทั้งหมดในการตอบคำถาม "เราทำอะไร" ดังนั้นสิ่งที่ควรรวมอยู่ในการกำหนดเป้าหมายโครงการที่เหมาะสมเพื่อสนับสนุนการเริ่มต้นใช้งานที่ราบรื่นที่สุด
เป้าหมายของโครงการคืออะไร?
ใน PMBOK ฉบับที่เจ็ด เป้าหมายของโครงการถูกกำหนดเป็น:
“บางสิ่งที่การกระทำมุ่งไปสู่ตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ เป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จ ผลลัพธ์ที่ต้องดำเนินการ ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตหรือบริการที่จัดหาให้”
ดังนั้นเป้าหมายของโครงการจึงไม่จำเป็นต้องเป็นสาระสำคัญ แม้ว่าผลลัพธ์ของโครงการจำนวนมากจะรวมถึงการผลิตสิ่งของ เนื้อหา หรือซอฟต์แวร์ แต่อาจรวมถึงบริการหรือการเปลี่ยนแปลงในลูกค้าหรือในองค์กรด้วย ตัวอย่างเช่น เป้าหมายของโครงการคือ:
- ดำเนินการตามกระบวนการที่ลูกค้า A ภายในสิ้นเดือนธันวาคมปีนี้
- บรรลุการปล่อยก๊าซเรือนกระจกเป็นศูนย์ภายในปี 2568
- เปิดตัวผลิตภัณฑ์ B ในตลาดยุโรปภายในสิ้นเดือนมกราคม 2566
- จัดงาน C สำหรับ 1,000 คนในเดือนพฤษภาคมหน้า
- ปรับค่าใช้จ่ายให้เหมาะสมและลดต้นทุนลง 30% ในแผนก D ของบริษัท E
- ลดจำนวนข้อร้องเรียนลง 10% ในไตรมาสหน้า
เป้าหมายที่ติดตามจึงเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับวิสัยทัศน์โครงการ ซึ่งระบุเหตุผลในการติดตามเป้าหมายโดยตอบคำถามว่า "ทำไม" และ "เพื่ออะไร"
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเมื่อกำหนดเป้าหมายโครงการ
หนึ่งใน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่เกิดขึ้นเมื่อกำหนดเป้าหมายโครงการคือการถือว่าทุกคนที่เกี่ยวข้อง "รู้ว่าต้องทำอะไร" และด้วยเหตุนี้จึงไม่จำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายโครงการหรือสร้างเอกสารที่เกี่ยวข้อง น่าเสียดายที่แม้ว่าจะเป็นจริงในสัปดาห์แรกของการดำเนินโครงการ เป้าหมายจะเบลออย่างรวดเร็วและขอบเขตของโครงการขยายและเปลี่ยนแปลง ดังนั้นการดำเนินโครงการที่เกิดขึ้นเองมักไม่ค่อยให้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง
ด้วยเหตุผลนี้ ความสำเร็จของเป้าหมายโครงการธุรกิจมักจะถูกกำหนดโดยเอกสารโครงการเท่านั้น แต่ยังพิจารณาจาก KPI ซึ่งเป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักด้วย สิ่งเหล่านี้มักจะเกี่ยวข้องกับการรับรู้งบประมาณโครงการ คุณภาพของการดำเนินการ และเวลาที่ใช้ในการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ สิ่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นในการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ นี่เป็นเพราะพวกเขากังวลเกี่ยวกับความจริงที่ว่าผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้นั้นไม่สามารถวัดได้ในแง่มุมที่สำคัญใดๆ ไม่ได้ระบุไว้เช่น:
- โครงการคาดว่าจะใช้เวลานานแค่ไหน?
- ผลิตภัณฑ์ต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้างจึงจะถือว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์
- วงเงินงบประมาณที่จัดสรรไว้สำหรับการดำเนินการคือเท่าใด
เพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าวควรใช้เทคนิคที่ได้รับการพิสูจน์แล้วเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างถูกต้อง
อ่านเพิ่มเติม: ประเภทของโครงการ
จะกำหนดเป้าหมายโครงการอย่างไร?
หนึ่งใน เทคนิคที่ใช้บ่อยที่สุดในการกำหนดเป้าหมายของโครงการคือ SMART ซึ่งย่อมาจาก:
- S-Specific (เฉพาะเจาะจง) – เป้าหมายควรเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ต้องครอบคลุมกิจกรรมทั้งหมดที่รวมอยู่ในโครงการ
- M-Measurable – งบประมาณ เวลาดำเนินการ จำนวนคนที่เกี่ยวข้อง และความสามารถในการกำหนดมาตรการตามวัตถุประสงค์เพื่อพิจารณาว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์แล้วหรือไม่เป็นกุญแจสู่เป้าหมายโครงการที่กำหนดไว้อย่างดี
- A-Achievable (Achievable) – เนื่องจากสถานการณ์ที่คาดเดาไม่ได้ อาจเกิดขึ้นได้เสมอว่าไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ แต่ในขณะตั้งเป้าหมาย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดและทีมงานโครงการควรรับรู้ว่าทำได้
- R-Realistic (Relevant) – เป้าหมายของโครงการเป็นจริงได้หากสามารถทำได้ด้วยทรัพยากรที่มีให้กับองค์กร แทนที่จะต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญเป็นร้อยๆ คนซึ่งยากต่อการค้นหาและจ้าง
- T- Time-bound – โครงการควรมีระยะเวลาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและบรรลุผลตามที่ตั้งใจไว้
หากต้องการดู ว่าเป้าหมายโครงการของคุณตรงตามข้อกำหนดของ SMART หรือไม่ ให้ลองตอบคำถามต่อไปนี้:
- จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อบรรลุเป้าหมาย?
- เป้าหมายนี้เป็นแรงบันดาลใจและกระตุ้นคุณหรือไม่?
- ตามความรู้และประสบการณ์ของคุณ เป้าหมายนี้จะสำเร็จหรือไม่?
- สามารถติดตามความก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายนี้ได้อย่างไรและอย่างไร?
- ผลลัพธ์ที่คาดหวังจะปรากฏเมื่อใด
สรุป
เป้าหมายของโครงการคือคำตอบที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงสำหรับคำถามที่ว่า "เรากำลังทำอะไรอยู่" แม้ว่าผลลัพธ์จะแตกต่างกันมากขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการที่ดำเนินการ แต่แต่ละวัตถุประสงค์ควรเป็นไปตามเกณฑ์ SMART ที่อธิบายไว้ข้างต้น ด้วยกรอบการดำเนินงาน เป็นไปได้ที่จะวางแผนและกำหนดว่าโครงการจะดำเนินการตามแผนหรือไม่
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
คำถามที่สำคัญที่สุด
เป้าหมายของโครงการสามารถเปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินการได้หรือไม่?
เป้าหมายของโครงการสามารถเปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินการได้หรือไม่? ไม่ เป้าหมายไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากเริ่มโครงการ ในกรณีพิเศษ คุณสามารถแก้ไข KPI ได้ เช่น เพิ่มงบประมาณหรือขยายเวลาโครงการ อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนเป้าหมายเกี่ยวข้องกับการปิดโครงการและเริ่มโครงการใหม่
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ