ระยะเริ่มต้นโครงการ – สิ่งที่ต้องใส่ใจ? | #16 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-12ขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการเริ่มต้นด้วยแนวคิดสำหรับการร่วมทุน อย่างไรก็ตาม จะจบลงด้วยการตัดสินใจที่มีผลผูกพันในการเริ่มโครงการ ก่อนถึงเวลาวางแผนงบประมาณ เลือกวิธีการดำเนินการและองค์ประกอบของทีม ผู้จัดการโครงการเตรียมโครงร่างของวิสัยทัศน์และเป้าหมายของโครงการ แล้วอะไรที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษในช่วงเริ่มต้น?
ระยะเริ่มต้นโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- เอกสารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- กำหนดวิธีการจัดการโครงการใหม่
- ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการวางแผน
- สรุป
การแนะนำ
ระยะเริ่มต้นโครงการจะเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว โดยไม่คำนึงถึงวิธีการดำเนินการ จุดประสงค์คือเพื่อกำหนดว่าโครงการเกี่ยวกับอะไร นอกจากนี้ยังเป็นเวลาที่ดีที่สุดในการละทิ้งโครงการหากมีข้อสงสัยอย่างมากเกี่ยวกับความเป็นไปได้ที่จะเสร็จสิ้น ในระยะเริ่มต้นนี้ องค์กรจะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมาก ในขณะที่ผู้จัดการโครงการจะแยกส่วนกับโครงการที่ยังไม่สมบูรณ์ได้ค่อนข้างง่าย อย่างไรก็ตาม หากโครงการใหม่ดูเหมือนจะมีแนวโน้มดี สิ่งที่ควรค่าแก่การให้ความสนใจในช่วงเริ่มต้นคืออะไร
เอกสารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
หลังจากการเตรียมการครั้งแรก ก็ถึงเวลา ทำการศึกษาความเป็นไปได้และกฎบัตรโครงการ เอกสารฉบับแรกจะเป็นตัวกำหนดโอกาสในการประสบความสำเร็จในการร่วมทุนของเรา ในวินาทีที่ผู้จัดการโครงการจะเขียนโครงร่างคร่าวๆ สำหรับกิจการ แม้ว่าจะยังไม่มีรายละเอียด แต่เป็นเอกสารทั้งสองนี้ที่จะช่วยโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าโครงการใหม่นี้ควรค่าแก่การติดตาม
แต่ใครล่ะที่ต้องมั่นใจ? สิ่งนี้ถูกกำหนดโดยระยะเริ่มต้นโครงการซึ่ง ลงทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นี่คือรายชื่อบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ เช่น ตัวแทนของลูกค้า คณะกรรมการขององค์กร หรือผู้รับเหมาที่มีศักยภาพ และอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจรวมถึงผู้ที่จะได้รับผลกระทบทางอ้อมจากการดำเนินโครงการของเรา สิ่งเหล่านี้อาจเป็นได้ เช่น ผู้อยู่อาศัยบนถนนที่เราจะทำงาน หรือพนักงานของแผนกบริการลูกค้าที่เราจะติดตั้งระบบอัตโนมัติ พวกเขาจะไม่มีส่วนร่วมในโครงการ แต่การกระทำของเราจะเปลี่ยนสภาพแวดล้อมที่อยู่อาศัยหรือการทำงานของพวกเขา
กำหนดวิธีการจัดการโครงการใหม่
แต่ใครมีส่วนร่วมในการเตรียม แผนสำหรับกิจการใหม่? ผู้จัดการโครงการเป็นผู้รับผิดชอบหลักสำหรับพวกเขา เขาหรือเธอได้ติดต่อกับบุคคลที่จะดูแลการดำเนินโครงการและจัดตั้งร่วมกับพวกเขา เหนือสิ่งอื่นใด เช่น:
- ความรับผิดชอบ
- วิธีการสื่อสาร – เป็นทางการ เช่น การรายงาน และไม่เป็นทางการ เช่น การถามคำถามเกี่ยวกับปัญหาต่อเนื่องในการวางแผนและการดำเนินโครงการ
- ช่วงความอดทน – ตัวอย่างเช่น สำหรับงบประมาณและระยะเวลาดำเนินการของโครงการที่วางแผนไว้ หรือความเสี่ยงที่ได้รับ
หากมีสมาชิกในคณะกรรมการมากขึ้นจะมีส่วนร่วมในโครงการ บางครั้งการประชุมที่เรียกว่าการประชุมเริ่มต้นจะจัดขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้ โดยปกติจะเกิดขึ้นเมื่อ Project Manager ทำงานกับเอกสารเวอร์ชันแรกที่เราเขียนถึงด้านบนเสร็จแล้ว:
- การศึกษาความเป็นไปได้
- กฎบัตรโครงการ
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและบางครั้งเป็นรุ่นเบื้องต้นของ
- ทะเบียนปัจจัยเสี่ยง
ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการวางแผน
วิธีที่ง่ายที่สุดในการระบุ ความแตกต่างระหว่างการเริ่มต้นโครงการและการวางแผนคือ การถามคำถามสำคัญที่จำเป็นต้องได้รับคำตอบในทั้งสองขั้นตอน การเปรียบเทียบของพวกเขาแสดงในตารางด้านล่าง:
| ระยะเริ่มต้น | ขั้นตอนการวางแผน |
|---|---|
| วิสัยทัศน์ของโครงการคืออะไร? | เริ่มโครงการวันที่เท่าไหร่? |
| เป้าหมายของโครงการคืออะไร? | เราจะตระหนักถึงเหตุการณ์สำคัญครั้งแรกเมื่อใด |
| การดำเนินโครงการจะเปลี่ยนแปลงอะไรในองค์กรหรือในลูกค้า? | สมาชิกในทีมคนใดที่จะรับผิดชอบในการจัดการการเปลี่ยนแปลง |
| การดำเนินโครงการจะมีผลกำไรหรือไม่? | ควรจัดสรรงบประมาณในการทดสอบเท่าไร? |
| ความเสี่ยงของความล้มเหลวของโครงการสูงแค่ไหน? | ความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นระหว่างงาน A เป็นอันตรายต่อประสิทธิภาพของงาน B หรือไม่? |
การวางแผนมีรายละเอียดมากขึ้น – มีแนวโน้มที่จะตอบคำถามเกี่ยวกับวิธีการทำบางอย่าง เช่นเดียวกับข้อเท็จจริงเกี่ยวกับระยะเวลาของการดำเนินการและงบประมาณ ในทางกลับกัน การเริ่มต้นมุ่งเน้นไปที่คำถามเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และความหมายโดยรวม ตลอดจนความเป็นไปได้ของโครงการโดยรวม
แม้ว่า การวางแผนมักจะเกิดขึ้นพร้อมๆ กันในช่วงเริ่มต้นและก่อนที่โครงการจะเปิดตัวอย่างเป็นทางการ แต่ทั้งสองด้านของโครงการก็มีขอบเขตที่แตกต่างกัน ขั้นตอนการวางแผนอาจเกิดขึ้นซ้ำหลายครั้งในระหว่างโครงการ นี่เป็นเพราะมันเกี่ยวข้องกับวิธีการและลำดับงานเฉพาะที่เกิดขึ้นและวัตถุประสงค์ที่นำไปสู่ความสำเร็จของเป้าหมายของโครงการจะถูกนำไปใช้ ในทางกลับกัน ขั้นตอนการเริ่มต้นมุ่งเน้นไปที่การกำหนดเป้าหมายโครงการและประเมินว่าการดำเนินการนั้นเป็นไปได้และสมเหตุสมผลหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น ส่วนหนึ่งของขั้นตอนนั้นรวมถึงการโน้มน้าวใจผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักด้วย
สรุป
ในขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ ให้ถามคำถามพื้นฐานที่สุดซ้ำๆ ว่า การดำเนินโครงการนี้สมเหตุสมผลหรือไม่ หลังจากทั้งหมด เมื่อได้รับ คำตอบสุดท้ายจะเสร็จสมบูรณ์และล็อก พูดขั้นตอนเริ่มต้น สิ่งนี้จะกำหนดทิศทางและขอบเขตการทำงานของทีมงานโครงการตลอดระยะเวลาของกิจกรรมที่วางแผนไว้
เพื่อให้เป็นทางเลือกที่ถูก ต้อง ควรทุ่มเทพลังงานให้กับการเตรียมเอกสารอย่างขยันขันแข็งและกำหนดวิธีการที่ชัดเจนในการจัดการ โครงการใหม่ การลงทุนเหล่านี้จะได้ผลตอบแทนอย่างแน่นอนในขั้นต่อไปของการดำเนินการ
คุณสนใจในการบริหารโครงการหรือไม่? ติดตามซีรีย์ของเราเพื่อไม่พลาดทุกบทความ
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
คำถามที่สำคัญที่สุด
ระยะเริ่มต้นโครงการมีชื่ออื่นด้วยหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับวิธีการจัดการ เรียกอีกอย่างว่า "การเริ่มต้นโครงการ" บางครั้งก็แบ่งออกเป็นขั้นตอนการเตรียมโครงการและขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ เช่นเดียวกับใน PRINCE2 ในวิธีการที่คล่องตัว ในทางกลับกัน บางครั้งเรียกว่าขั้นตอนก่อนโครงการ เมื่อการผลิตผลิตภัณฑ์ยังไม่เริ่มขึ้น
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ