10 ความท้าทายด้านการจัดการโครงการที่ยิ่งใหญ่ที่สุดและวิธีหลีกเลี่ยง

หากโครงการเป็นเรือ การจัดการโครงการคือการแล่นเรือ การจัดการโครงการคือสิ่งที่กำหนดแนวทางให้กับโครงการหนึ่งๆ เพื่อที่จะสามารถนำพาไปสู่ความสำเร็จได้ อย่างไรก็ตาม อาจมีความท้าทายในการจัดการโครงการอย่างที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนเมื่อดำเนินโครงการ

Creately ร่วมกับทีม Proofhub และประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาด Vartika Kashyap ได้จัด Twitter Chat โดยมีเป้าหมายที่จะให้ความกระจ่างเกี่ยวกับความท้าทายด้านการจัดการโครงการที่ใหญ่ที่สุด 10 ข้อและวิธีหลีกเลี่ยง

ด้านล่างนี้คือรายการความท้าทายและคำตอบของผู้เข้าร่วมที่รวบรวมไว้เพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านั้น

ความท้าทาย

1. การแยกส่วนไซโลและสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการสื่อสารของโครงการที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
2. การมีส่วนร่วมของการวางแผนที่เหมาะสมเพื่อความสำเร็จของโครงการ
3. การจัดการกับความท้าทายในการจัดการโครงการที่เกิดขึ้นเมื่อทีมงานโครงการขาดทักษะที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาในมือ
4. ความสำคัญของแผนฉุกเฉินในการจัดการโครงการ
5. การสร้างสภาพแวดล้อมของความรับผิดชอบที่ทีมรับผิดชอบต่อการกระทำของตนและปฏิบัติตามบทบาทที่ได้รับมอบหมายอย่างถูกต้อง
6. ปรับปรุงการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสร้างความมั่นใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน
7. การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเกณฑ์ความสำเร็จเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการประสบความสำเร็จ
8. ความสำคัญของการได้รับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสม
9. ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมโครงการและสร้างความไว้วางใจ
10. การจัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการ

จะรื้อถอนไซโลและสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการสื่อสารโครงการที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้อย่างไร

ทีมงานโครงการไม่สามารถทำงานในไซโลได้ การดำเนินการโครงการให้สำเร็จขึ้นอยู่กับว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดในการทำงานให้สำเร็จ ด้วยเหตุนี้ ทีม Proofhub ได้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการดำเนินการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดผ่านทางพอร์ทัลเดียวที่ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้

“นำทุกคนเข้าสู่พอร์ทัลการสื่อสารเดียวกัน และให้ทีมนิวเคลียร์ทั้งหมดมีส่วนร่วมโดยไม่มีข้อจำกัดที่สร้างสรรค์ แต่ละคน สอนหนึ่งคน!”

Proofhub

คำกล่าวชมเชยของ Proofhub CMO Vartika Kashyap กล่าวด้วยว่าการใช้เครื่องมือสื่อสารและการสร้างทีมข้ามสายงานสามารถรับประกันการทำงานร่วมกันของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

“สร้างทีมข้ามสายงาน ใช้ เครื่องมือสื่อสาร ทำให้เกิดวัฒนธรรมที่เปิดกว้างและโปร่งใสมากขึ้น”

วาฏิกา กัสยัพ

แล้วการทำงานทางไกลล่ะ? การระบาดใหญ่ได้ผลักดันให้รูปแบบการทำงานทางไกลเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเนื่องจากการล็อกดาวน์และข้อจำกัดการเดินทาง ตั้งคำถามถึง Kashyap อย่างสร้างสรรค์เกี่ยวกับขั้นตอนพิเศษที่บริษัทควรทำเมื่อกำจัดไซโลในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล

ในการตอบกลับ Kashyap เน้นย้ำถึงความสำคัญของวัฒนธรรมการทำงานที่โปร่งใส

“สร้างความโปร่งใสให้กับวัฒนธรรมใหม่ ถือว่าการสื่อสารเป็นถนนสองทาง ต่อสู้กับหลุมผลิตภาพ/การมีส่วนร่วมด้วยการริเริ่มทางวัฒนธรรมเสมือนจริง”

วาฏิกา กัสยัพ

การศึกษาระบุว่าประมาณ 39% ของโครงการล้มเหลวเนื่องจากขาดการวางแผนโครงการ การวางแผนมีส่วนสนับสนุนความสำเร็จของโครงการอย่างไร

อดีตประธานาธิบดีสหรัฐ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ เคยกล่าวไว้ว่า “แผนไม่มีความหมาย การวางแผนคือทุกสิ่ง” แผนมีความสำคัญเมื่อดำเนินโครงการ

Proofhub เน้นย้ำถึงความสำคัญของการมีแผนโครงการที่เหมาะสม

“การวางแผนโครงการคล้ายกับเข็มทิศและหางเสือบนเรือใบ คุณอาจยังคงไปถึงจุดหมายโดยไม่มีพวกเขา มันจะใช้เวลานานกว่า 100 ปี”

Proofhub

ผู้เข้าร่วม Nandini Sehedev ชี้ให้เห็นถึงประโยชน์มากมายของการมีแผนโครงการ

“การวางแผนโครงการมีความสำคัญต่อการป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นและอัตราความล้มเหลว การวางแผนโครงการช่วยชี้แนะผู้สนับสนุน ทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้จัดการโครงการจะนำทางผ่านขั้นตอนที่ซับซ้อนของโครงการ”

นันดินี เซห์เดฟ

วิธีจัดการกับความท้าทายในการจัดการโครงการที่เกิดขึ้นเมื่อทีมงานโครงการขาดทักษะที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาในมือ?

คุณอาจเผชิญกับความท้าทายหรือปัญหาที่ไม่เคยมีมาก่อนเมื่อทำงานในโครงการ ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณอาจสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้โดยไม่มีผลกระทบต่อความคืบหน้าของโครงการ หากคุณมีทักษะที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ลองนึกภาพสถานการณ์ที่คุณไม่รู้ว่าจะแก้ปัญหาอย่างไร? แล้วทางข้างหน้าจะเป็นอย่างไร?

Proofhub เน้นย้ำว่าการทำงานร่วมกันเป็นทีมเพื่อแสดงภาพปัญหาที่เกิดขึ้นจะส่งผลให้เกิดมุมมองที่แตกต่างและแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้

“รวบรวมทีม ทำให้พวกเขาพูดคุย ฟังพวกเขา และช่วยให้พวกเขาเห็นภาพว่ามีอะไรผิดปกติ ทีมส่วนใหญ่สามารถแก้ปัญหาได้ แต่ตามไม่ทัน หากคุณเป็นแสงสว่างนำทาง พวกเขาจะพบจุดสิ้นสุดของอุโมงค์”

Proofhub

พื้นที่ทำงานแบบเห็นภาพ เช่น Creately สามารถติดตามย้อนกลับขั้นตอนของคุณและประเมินกระบวนการใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แผนภาพเหตุและผลเพื่อหาสาเหตุของปัญหาและใช้แผนที่ความคิดเพื่อระดมความคิดหาทางแก้ไข

จะเชื่อมช่องว่างทักษะได้อย่างไร? สื่อสารอย่างเปิดเผยและสร้างสภาพแวดล้อมที่สมาชิกในทีมสามารถมีส่วนร่วมในประสบการณ์การเรียนรู้ที่มีส่วนร่วม

“การสื่อสารแบบเปิดเป็นสิ่งสำคัญหากคุณหวังว่าจะลดช่องว่างของทักษะได้สำเร็จ คุณยังสามารถสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่น่าดึงดูดใจได้ และไม่เพียงพอที่จะดำเนินการโปรแกรมการเรียนรู้แต่ต้องประเมินว่ากลยุทธ์ของคุณมีประสิทธิภาพหรือไม่”

Proofhub

แผนฉุกเฉินมีความสำคัญเพียงใดในการจัดการโครงการ?

การแล่นเรือที่ราบรื่นสามารถกลายเป็นพายุได้ทุกเมื่อ และหากคุณไม่มีอาวุธที่สามารถต้านทานได้ ภารกิจทั้งหมดก็อาจหยุดนิ่งได้ แผนฉุกเฉินสามารถเตรียมคุณให้พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดได้สำเร็จ

“พวกเขามักบอกว่าแผน A ของคุณไม่ควรต้องมีแผน B แต่ในความเป็นจริง คุณต้องใช้แผน C, D, E และ F เผื่อไว้ สถานการณ์ฉุกเฉินคือการกังวลเกี่ยวกับปัญหาในวันนี้ที่อาจทำให้คุณบ้าได้ในวันพรุ่งนี้”

Proofhub

คุณจะสร้างสภาพแวดล้อมของความรับผิดชอบที่ทีมต้องรับผิดชอบต่อการกระทำของตนและปฏิบัติตามบทบาทที่ได้รับมอบหมายอย่างถูกต้องได้อย่างไร

ขั้นตอนแรกในการสร้างความมั่นใจในความรับผิดชอบในการจัดการโครงการคือการระบุวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจนและกำหนดความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมตามลำดับ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่ต้องสังเกตว่ามีความแตกต่างระหว่างความรับผิดชอบและความรับผิดชอบ

ตัวอย่างเช่น บุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานเฉพาะสามารถเป็นสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบได้ มีความรับผิดชอบร่วมกัน สมาชิกในทีมที่รับผิดชอบคือผู้มีอำนาจตัดสินใจขั้นสูงสุดของงาน

Kashyap เชื่อว่าการเพิ่มขีดความสามารถให้กับผู้คนด้วยทักษะและทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงาน จะช่วยให้พวกเขามีความรับผิดชอบ

“เป้าหมายของคุณควรคือการให้บุคลากรมีทักษะและทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงาน จากนั้นจึงสร้างสภาพแวดล้อมที่ง่ายสำหรับพวกเขาที่จะรับผิดชอบต่อการตัดสินใจและการกระทำของพวกเขา”

วาฏิกา กัสยัพ

ในทางกลับกัน Proofhub เน้นว่าความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังของโครงการและผลที่ตามมาของความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลจะสร้างสภาพแวดล้อมของความรับผิดชอบ

“ความรับผิดชอบจะเข้าใจได้ดีที่สุดเมื่อความคาดหวังชัดเจน และผลที่ตามมาชัดเจนยิ่งขึ้น แสดงให้พวกเขาเห็นทั้งชุดเกม – เป้าหมาย, ลูกดอก, วิธีตี และเกิดอะไรขึ้นเมื่อพวกเขาพลาด”

Proofhub

ตั้งคำถามอย่างสร้างสรรค์ว่า “จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อสมาชิกในทีมขาดความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามหน้าที่รับผิดชอบ” ในการตอบกลับ Proofhub ให้ความเห็นว่าขั้นตอนแรกคือการพูดคุยกับบุคคลนั้นๆ และให้ข้อเสนอแนะว่าต้องเปลี่ยนแปลงแนวทางปฏิบัติอย่างไร

“ขั้นตอนแรกของคุณคือการพูดคุยกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง จากนั้นให้ข้อเสนอแนะเพื่อให้บุคคลทราบว่าต้องเปลี่ยนแปลงอะไร สิ่งที่คุณเรียนรู้ในการสนทนาของคุณมีบริบทสำหรับการดำเนินการต่อไปที่คุณทำ”

Proofhub

ลูกค้าที่ไม่เกี่ยวข้องอาจทำให้เกิดปัญหาได้มากมาย จะปรับปรุงการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันได้อย่างไร

ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งของความสำเร็จของโครงการคือการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือการแสวงหาการสนับสนุนและข้อเสนอแนะของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุวัตถุประสงค์

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ดีรวมถึงการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมโดยใช้ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อระบุข้อกำหนดของพวกเขา การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีแนวโน้มที่จะสูงขึ้นในช่วงเริ่มต้นของโครงการและลดลงตลอดความคืบหน้าของโครงการ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ สิ่งสำคัญคือต้องรักษาการสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผ่านเครื่องมือการทำงานร่วมกัน เครื่องมือสื่อสารทางไกล และอื่นๆ

“ให้ข้อมูลอัปเดตแก่ลูกค้าของคุณแบบนาทีต่อนาที ข้อมูลวงใน รายงานตามกำหนดเวลา และพูดคุยกับพวกเขาตามกำหนดเวลาที่แน่นอน ล่อให้พวกเขาเข้ามามีส่วนร่วมและคุณไม่จำเป็นต้องเปิดหน้าพวกเขา นี่คือสิ่งที่ลูกค้าของเราชื่นชอบเกี่ยวกับการใช้ ProofHub มากที่สุด!”

Proofhub

เป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ไม่ดีอาจทำให้โครงการล่มได้ วิธีการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเกณฑ์ความสำเร็จเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการประสบความสำเร็จ?

คุณควรตั้งเป้าหมาย SMART ไว้เสมอ ขั้นตอนต่อไปคือการวางกลยุทธ์แผนปฏิบัติการที่ชัดเจนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ภายในระยะเวลาของโครงการ การมีแผนปฏิบัติการดังกล่าวจะช่วยให้เข้าใจได้ชัดเจนว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไร โดยมีกำหนดเวลาสำหรับแต่ละงาน

“เป้าหมายที่ชัดเจนคือสิ่งที่ลูกค้า ผู้จัดการ และพนักงาน ทุกคนสามารถตกลงกันได้ กุญแจสำคัญคือการไม่ยอมให้ใครก้าวไปข้างหน้าในการบรรลุเป้าหมาย”

Proofhub

Sehdev ย้ำว่าการตั้งเป้าหมายนำไปสู่การกำหนดวัตถุประสงค์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น นี่จะเป็นไฟนำทางของคุณตลอดทั้งโครงการ

“การตั้งเป้าหมายมีแนวโน้มที่จะพัฒนาข้อเสนอและกำหนดวัตถุประสงค์ที่จะช่วยให้บรรลุเป้าหมาย เมื่อคุณรู้เป้าหมายแล้ว คุณสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ได้ เช่น อย่างไร ทำไม และสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อการวางแผนโครงการ”

นันดินี เซห์เดฟ

ในขณะเดียวกัน Kashyap ได้เน้นย้ำว่าการผสมผสานที่เหมาะสมของการวางแผน การควบคุม และการตรวจสอบอาจกำหนดว่าโครงการจะแล้วเสร็จได้อย่างไรภายในระยะเวลาและงบประมาณ

“การผสมผสานที่เหมาะสมของการวางแผน การควบคุม และการตรวจสอบสามารถสร้างความแตกต่างในการที่ผู้จัดการโครงการทำโครงการให้เสร็จตรงเวลา ตามงบประมาณ และด้วยผลลัพธ์คุณภาพสูง”

วาฏิกา กัสยัพ

การได้รับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมมีความสำคัญเพียงใด?

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของทีมข้ามสายงานได้ ทำให้การสื่อสารเร็วขึ้น ง่ายขึ้น และช่วยในกระบวนการตัดสินใจ

ด้วยเหตุนี้ Proofhub จึงเน้นว่าเป็นหนึ่งในการตัดสินใจที่สำคัญที่สุดในการดำเนินโครงการ

“ถึงตอนนี้ หนึ่งในการตัดสินใจที่สำคัญที่สุด ทีมส่วนใหญ่สายเกินไปที่จะตระหนักว่าพวกเขาสามารถปรับปรุงได้มากเพียงใดด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสม ผู้ใช้ของเรากว่า 85,000 คนเห็นด้วย!”

Proofhub

อะไรคือปัจจัยหลักที่ควรพิจารณาเมื่อซื้อเครื่องมือการจัดการโครงการ การวิเคราะห์ข้อกำหนดและวัตถุประสงค์ของโครงการที่กำหนดโดยทีมจะช่วยให้คุณกำหนดซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมกับคุณที่สุด

“รู้ความท้าทายของคุณ เพื่อให้คุณสามารถร่างความต้องการของคุณได้ดีขึ้น เข้าใจว่าเครื่องมือสามารถช่วยได้อย่างไร & กำหนดเกณฑ์ในการประเมินเครื่องมือ”

Proofhub

จะปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมโครงการและสร้างความไว้วางใจได้อย่างไร

การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันของโครงการและสร้างความไว้วางใจ สิ่งสำคัญคือต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่สมาชิกในทีมสามารถแบ่งปันความรู้และทำงานร่วมกันเพื่อเอาชนะความท้าทาย

“แบ่งปันความรู้ได้อย่างอิสระ เรียนรู้จากกันและกัน เปลี่ยนปริมาณงานได้อย่างยืดหยุ่นเพื่อขจัดปัญหาคอขวดที่ไม่คาดคิด เพื่อช่วยให้งานอื่นสำเร็จลุล่วงตามกำหนดเวลา และเพื่อแบ่งปันทรัพยากร”

วาฏิกา กัสยัพ

Proofhub เช่นกัน เน้นว่าการสื่อสารที่ดีขึ้นจะส่งผลให้มีการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นเนื่องจากทุกคนได้รับอนุญาตให้แบ่งปันความคิดของพวกเขา

“การทำงานร่วมกันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการพูดคุย และให้กำลังใจผู้คนในทีมของคุณเพื่อแสดงความเป็นตัวเอง ผู้จัดการจำเป็นต้องสนับสนุนแนวคิดใหม่ ๆ และให้ทุกคนได้แสดงออกอย่างอิสระ ความร่วมมือที่ดีขึ้นจะเกิดขึ้น”

Proofhub

เครื่องมือเช่น Creately สามารถช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นในแบบเรียลไทม์ แม้ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลก็ตาม เครื่องมือดังกล่าวช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันข้ามสายงานได้อย่างราบรื่น

มีเทคนิคเรือตัดน้ำแข็งที่อาจใช้เพื่อสร้างความไว้วางใจหรือไม่?

“ความโปร่งใส มอบความไว้วางใจให้กับทีมของคุณ ขอการสื่อสารและคำติชม & ตอบสนองต่อการสื่อสารและข้อเสนอแนะ”

Proofhub

ปัจจัยใดบ้างที่ควรพิจารณาเมื่อจัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการ

การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมีเป้าหมายเพื่อจัดสรรทรัพยากรที่หายากด้วยวิธีที่เหมาะสมและประหยัดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ความรับผิดชอบนี้มักจะตกอยู่กับผู้จัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าทรัพยากรแต่ละรายการได้รับการจัดสรรและพิจารณาอย่างเหมาะสม

โดยเน้นย้ำถึงความขาดแคลนของทรัพยากร Kashyap กล่าวว่าการจัดการโครงการเป็นเรื่องเกี่ยวกับความสำเร็จมากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง

“การจัดสรรทรัพยากรในการจัดการโครงการเป็นเรื่องเกี่ยวกับความสำเร็จมากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง วิเคราะห์ขอบเขตโครงการของคุณ ระบุทรัพยากร มีแผนสำรองสำหรับการเปลี่ยนแปลงของลูกค้า แบ่งโครงการออกเป็นงานที่เล็กลง”

วาฏิกา กัสยัพ

ในทางกลับกัน Proofhub เน้นย้ำถึงความสำคัญของการมีเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อให้การจัดการโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

“ ความพร้อมของเรา ข้อกำหนด ทักษะโครงการ เป้าหมายของโครงการ งานที่มีอยู่ในมือ ภาระโครงการ แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะมีความจำเป็น เครื่องมือการจัดการโครงการที่ชาญฉลาดสามารถช่วยคุณทำให้ประเด็นเหล่านี้ไม่ต้องกังวล"

Proofhub

คุณต้องเผชิญกับความท้าทายและอุปสรรคที่ไม่คาดฝันเมื่อต้องจัดการโครงการของคุณ สิ่งที่สำคัญคือคุณจะต้องมีความสามารถและเครื่องมือที่เหมาะสมในการเอาชนะความท้าทายดังกล่าวและดำเนินโครงการให้สำเร็จ