จะจัดการโครงการได้อย่างไร? | #3 เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ

วิธีการจัดการโครงการคือชุดของกฎและกระบวนการที่อธิบายวงจรชีวิตโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ แต่ละวิธีการเหล่านี้ให้ความสำคัญกับแง่มุมต่างๆ ของโครงการ แต่กุญแจสำคัญในการเลือกวิธีการที่เหมาะสมคือการทำความเข้าใจว่าโครงการนี้เกี่ยวกับอะไร จะจัดการโครงการได้อย่างไร? อ่านบทความของเราและเรียนรู้เพิ่มเติม

จะจัดการโครงการได้อย่างไร? – สารบัญ:

1. บทนำ
2. ภาพรวมของวิธีการจัดการโครงการ
3. น้ำตก
4. เปรียว
5. สรุป

บทนำ

คุณต้องการแผนปฏิบัติการที่ละเอียดมากก่อนลงมือทำงานหรือไม่? คุณจะต้องการมันเมื่อคุณสร้างบ้านเนื่องจากโครงการได้ระบุลำดับงานที่จะต้องทำให้เสร็จ และรายละเอียดทั้งหมด แม้กระทั่งตำแหน่งของปลั๊กไฟ งานต้องทำในลำดับที่แน่นอนและในระดับหนึ่งเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ในขณะที่การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในโครงการนั้นมีค่าใช้จ่ายสูงและมีความเสี่ยง ดังนั้น งานของบุคคลที่จัดการโครงการคาดการณ์ล่วงหน้าที่มีการจัดระเบียบเป็นเส้นตรงจึงเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งทีมปฏิบัติตามแผนอย่างเคร่งครัด

การจัดการดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเมื่อเราต้องการสร้างแอปพลิเคชันสำหรับการจองพื้นที่จอดรถโดยปราศจากปัญหา คุณสามารถคิดได้ว่าควรทำงานอย่างไร จากนั้นจึงจ้างงานให้กับโปรแกรมเมอร์ นักออกแบบ และนักออกแบบกราฟิก บางทีแอปพลิเคชันอาจทำงานได้ตรงตามที่เราวางแผนไว้ อย่างไรก็ตาม ปรากฎว่าไม่ตรงตามความคาดหวังของผู้ใช้ นั่นเป็นเหตุผลที่แนวทางที่สอง – วิธีการแบบวนซ้ำหรือแบบปรับเปลี่ยนได้ – ทั้งหมดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และความยืดหยุ่น

แอปพลิเคชันจะมีลักษณะอย่างไรและจะมีฟังก์ชันใดบ้างในท้ายที่สุดจะถูกกำหนดระหว่างการใช้งาน เราอาจสร้างเวอร์ชันต่างๆ มากมาย รวมทั้งคุณลักษณะที่จะไม่ใช้ในผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย ขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้าในปัจจุบันที่เปลี่ยนแปลงไป สิ่งที่สำคัญที่สุดคือแอปพลิเคชันนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ งานหลักของบุคคลที่จัดการโครงการดังกล่าวคือการปรับกิจกรรมของทีมอย่างชาญฉลาดให้เข้ากับความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนแปลงไปและข้อกำหนดในการดำเนินโครงการ

เมื่อเรารู้จักประเภทของโครงการที่เรากำลังเผชิญอยู่ ก็ถึงเวลาเลือกวิธีการจัดการที่เหมาะสม เริ่มจากภาพรวมของวิธีการจัดการกันก่อน

ภาพรวมของวิธีการจัดการโครงการ

แนวทางทั่วไปที่สุดในการจัดการโครงการสามารถแบ่งออกเป็น:

• เชิงเส้น หรือที่เรียกว่าการทำนาย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการปฏิบัติงานตามแผนและทีละขั้น และความสมบูรณ์ของขั้นตอนหนึ่งมักเป็นเงื่อนไขสำหรับการเริ่มขั้นตอนถัดไป ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการที่ซับซ้อนและซ้ำซาก
• ทำซ้ำ หรือดัดแปลง หรือวิวัฒนาการ – ซึ่งหลายแง่มุมของโครงการดำเนินการพร้อมกัน และบรรลุเป้าหมายโดยการสร้างรุ่นต่อเนื่องของผลิตภัณฑ์การทำงานที่ได้รับการปรับปรุงโดยการวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ได้ แก้ไขและให้รายละเอียด เช่น การทำซ้ำ

ระหว่างสุดขั้วทั้งสองนี้มีแนวทางการจัดการระดับกลางทั้งสเปกตรัมที่รวมองค์ประกอบเชิงเส้นและการวนซ้ำ ในบรรดาวิธีการเฉพาะที่ใช้บ่อยที่สุด ได้แก่ :

• น้ำตก
• เปรียว
• Scrum
• สครัมบัน
• คัมบัง
• การเขียนโปรแกรมขั้นสูง (XP)
• เอียง
• Prince2
• ซิกซิกมา
• วิธีการเส้นทางวิกฤต (CPM)
• การจัดการโครงการลูกโซ่ที่สำคัญ (CCPM)

เราจะพูดถึงวิธีการจัดการสองวิธีแรกด้านล่าง อย่างไรก็ตาม คำอธิบายโดยละเอียดของส่วนอื่นๆ จะนำเสนอในบทความถัดไป

น้ำตก

วิธีน้ำตกหรือวิธีน้ำตกถือเป็นวิธีคลาสสิกของการจัดการโครงการ เป็นวิธีการที่ใกล้เคียงกับแนวทางเชิงเส้นมากที่สุด ในแนวทางนี้ โครงการจะแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้:

• การระบุข้อกำหนด
• การวิเคราะห์ข้อกำหนด
• การออกแบบโซลูชัน
• การพัฒนาผลิตภัณฑ์
• การทดสอบ
• การนำไปใช้

คุณไปยังขั้นตอนถัดไปหลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนก่อนหน้าเท่านั้น นั่นเป็นสาเหตุที่ Waterfall ทำงานเป็นส่วนใหญ่สำหรับโปรเจ็กต์ซ้ำๆ ที่มีการกำหนดชัดเจนซึ่งดำเนินการในสภาพแวดล้อมที่ค่อนข้างคงที่

ประโยชน์ของโครงการรวมถึงคำจำกัดความที่ชัดเจนของวัตถุประสงค์ของโครงการและวิธีการทำงานตั้งแต่ระยะแรกของโครงการ ซึ่งเน้นที่การรวบรวมแนวทางจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด แบบจำลองคาสเคดมักถูกเลือกเช่นกัน เนื่องจากค่อนข้างง่ายต่อการจัดการและให้ความสำคัญอย่างยิ่งกับเอกสารประกอบโครงการ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบภายนอก และช่วยให้คุณสามารถติดตามประวัติความสำเร็จของงานได้

รุ่นนี้ก็มีข้อเสียเช่นกัน สิ่งที่ร้ายแรงที่สุดคือสมมติฐานที่ว่าองค์กรหรือลูกค้ารู้ดีว่าพวกเขาต้องการผลลัพธ์อะไรตั้งแต่เริ่มต้น และความคาดหวังของพวกเขาจะไม่เปลี่ยนแปลงในระหว่างโครงการ ปัญหาสำคัญประการที่สองคือความจำเป็นในการคาดการณ์วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานที่อยู่ในขั้นตอนการออกแบบ ซึ่งช่วยให้สามารถวางแผนงบประมาณได้แม่นยำยิ่งขึ้น แต่มักเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายและมีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากในช่วงเริ่มต้นของโครงการ

เปรียว

Agile ซึ่งเป็นชุดวิธีการจัดการโครงการที่คล่องตัว กลายเป็นคำตอบของปัญหาของแบบจำลองน้ำตก มันอยู่ใกล้กับขั้วตรงข้ามมากที่สุด วิธีการวนซ้ำและวิวัฒนาการ เนื่องจากการจัดการโครงการที่คล่องตัวนั้นเกี่ยวกับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ตามประกาศ Agile ค่าต่อไปนี้มีความสำคัญเหนือสิ่งอื่นใดในการดำเนินโครงการ:

• ผู้คนและปฏิสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการและเครื่องมือ
• ผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้มากกว่าเอกสารที่กว้างขวาง
• ความร่วมมือกับลูกค้าในการเจรจาสัญญา
• ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงการดำเนินการตามแผนที่กำหนดไว้

ข้อดีของการจัดการโครงการที่คล่องตัว ได้แก่ ความต่อเนื่องของการเปลี่ยนแปลงและการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดระหว่างสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อเสียเปรียบหลักประการหนึ่ง คือ มาตรฐานระดับสูงที่กำหนดไว้สำหรับมาตรฐานการสื่อสาร เนื่องจากใน Agile จำเป็นต้องมีการมีส่วนร่วมกับลูกค้าบ่อยครั้งและลึกซึ้ง ในทางกลับกัน กระบวนการบรรลุข้อตกลงสามารถพิสูจน์ได้ว่าน่าเบื่อ ขัดแย้ง และยากที่จะประสานงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้คนจำนวนมากที่เกี่ยวข้อง

สรุป

กุญแจสำคัญในการเลือกวิธีการจัดการโครงการที่เหมาะสมคือการทำความเข้าใจเฉพาะของโครงการและวางไว้บนเส้นแบ่งระหว่างสองสุดขั้ว: แนวทางเชิงเส้นและวิวัฒนาการของโครงการ แต่ละคนมีข้อดีและข้อเสียของมัน ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะปรับวิธีการทำงานให้เข้ากับผลลัพธ์ที่คาดหวัง เช่นเดียวกับความพร้อมใช้งานและคุณภาพของการสื่อสารกับลูกค้า

เราเพิ่งอ่านเกี่ยวกับวิธีการจัดการโครงการ ตรวจสอบชุดอื่นๆ ของเราเกี่ยวกับ Python และ Javascript!

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ทักษะในการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้แรงกดดันของเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นจริง

ดูกระทู้ทั้งหมด

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

1. โครงการคืออะไร?
2. การจัดการโครงการคืออะไร?
3. จะจัดการโครงการได้อย่างไร?
4. เปรียวกับ Scrum
5. เปรียว vs น้ำตก
6. 4 ตัวอย่างโครงการ