วิธีสร้างไทม์ไลน์ของโครงการใน 6 ขั้นตอนง่ายๆ (พร้อมเทมเพลต)

การจัดการโครงการมาพร้อมกับความท้าทายมากมาย วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบรรลุเป้าหมายคือการสร้างไทม์ไลน์การจัดการโครงการ เป็นเครื่องมือง่ายๆ แต่ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และปรับปรุงกระบวนการวางแผนและจัดการโครงการ

บางทีคุณอาจกำลังรื้อปรับกระบวนการจัดการโครงการของคุณ หรือคุณเพิ่งเริ่มต้นอาชีพในสาขานี้ ไม่ว่าในกรณีใด ให้คำแนะนำง่ายๆ นี้จะช่วยให้คุณเชี่ยวชาญในการสร้างไทม์ไลน์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้เป็นแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์ในการจัดการโครงการ

คู่มือง่ายๆ ในการสร้างกฎบัตรโครงการที่ประสบความสำเร็จ

คู่มือง่าย ๆ ในการทำความเข้าใจขั้นตอนของวงจรการจัดการโครงการ

คู่มือภาพเพื่อการวางแผนโครงการ

คู่มือ SMART เพื่อทำให้กระบวนการวางแผนโครงการของคุณคล่องตัว

ไทม์ไลน์ของโครงการคืออะไร?

ไทม์ไลน์เป็นเครื่องมือที่เราใช้ในการแสดงภาพลำดับเหตุการณ์ตามลำดับเวลา และไทม์ไลน์ของโครงการจะแสดงภาพรวมระดับสูงของขั้นตอนโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ โดยเน้นว่างานใดที่ทำเสร็จแล้ว งานใดที่กำลังดำเนินการอยู่ และสิ่งที่ต้องทำในอนาคต

องค์ประกอบที่เข้าสู่ไทม์ไลน์ของโครงการอาจแตกต่างกันไปตามขนาดโครงการและจำนวนรายละเอียดที่คุณต้องการแสดงด้วย อาจเป็นไทม์ไลน์ที่มีรายละเอียดสูงซึ่งมีงานและงานย่อยหลายรายการ หรืออาจเป็นรายการธรรมดาที่มีข้อมูลระดับสูง

อย่างไรก็ตาม ไทม์ไลน์ของโครงการควรประกอบด้วยรายการงาน วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด ระยะเวลาของงาน และการขึ้นต่อกันของงาน

ไทม์ไลน์การจัดการโครงการมีได้หลายรูปแบบ แม้ว่าแผนภูมิแกนต์จะเป็นไทม์ไลน์ประเภทที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในช่วงหลายทศวรรษที่ผ่านมา

แผนภูมิแกนต์เทียบกับไทม์ไลน์ของโครงการ

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่นำเสนอการดูโปรเจ็กต์โดยละเอียดโดยเน้นที่การพึ่งพางาน ตลอดจนงานและความคืบหน้าของโครงการ

ในทางกลับกัน ไทม์ไลน์แสดงถึงความคืบหน้าโดยรวมของโครงการ

แม้ว่าแผนภูมิแกนต์จะช่วยให้คุณมองเห็นงานแต่ละโครงการได้ละเอียดยิ่งขึ้น ไทม์ไลน์ของโครงการจะให้แต่ภาพรวมระดับสูงของโครงการเท่านั้น แม้ว่าจะสามารถแสดงการพึ่งพาของงานได้ แต่ก็สามารถข้ามได้ ซึ่งแตกต่างจากแผนภูมิแกนต์ที่ต้องแสดงความสัมพันธ์ระหว่างงาน

ไทม์ไลน์ของโครงการอาจดูเหมือนแผนภูมิแกนต์ แม้ว่าแผนภูมิแกนต์จะมีลักษณะเหมือนไทม์ไลน์ของโครงการไม่ได้

ทำไมคุณถึงต้องการไทม์ไลน์ของโครงการ

• เป็นวิธีที่ง่ายในการสื่อสารข้อมูลระดับสูงเกี่ยวกับโครงการของคุณกับผู้จัดการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของพวกเขา
• ช่วยในการระบุลำดับความสำคัญของโครงการและการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ
• ลดความซับซ้อนของกระบวนการในการรักษาโครงการให้ติดตามและติดตามความคืบหน้า
• ช่วยในการจัดสรรทรัพยากรและการจัดการเวลา

วิธีสร้างไทม์ไลน์การบริหารโครงการ

ไทม์ไลน์การจัดการโครงการแสดงภาพที่สมบูรณ์ของโครงการ ซึ่งรวมถึงเหตุการณ์และวันที่สำคัญ ถึงแม้ว่ามันอาจจะดูง่ายต่อการสร้างและทำความเข้าใจ แต่การสร้างมันขึ้นมานั้นเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนที่คนใหม่จะพบว่ายาก

แต่เราได้แบ่งกระบวนการออกและแสดงรายการไว้ด้านล่าง ทำตาม 6 ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อลดความซับซ้อนของงานในการสร้างไทม์ไลน์ของโครงการ

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดคำชี้แจงขอบเขตโครงการและเป้าหมาย

ก่อนที่คุณจะเริ่มในไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์ คุณต้องกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์เสียก่อน

คำสั่งขอบเขตซึ่งมีบทบาทสำคัญในแผนโครงการกำหนดการดำเนินการที่คุณต้องดำเนินการเพื่อสร้างผลงานที่คาดหวังของโครงการ นอกจากนี้ยังเน้นเป้าหมายของโครงการ กำหนดเวลา และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

ขอบเขตยังช่วยให้กระจ่างเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญในโครงการของคุณที่คุณจำเป็นต้องรู้เมื่อสร้างไทม์ไลน์ของคุณ

ขึ้นอยู่กับขอบเขตโครงการ โครงการของคุณสามารถมีเป้าหมายหนึ่งหรือหลายเป้าหมายที่สามารถเป็นภายนอก (สำคัญกับผู้สนับสนุนโครงการมากที่สุด) หรือภายใน คุณต้องตั้งเป้าหมายให้ดีเสียก่อนจึงจะก้าวไปสู่ขั้นต่อไปได้

ในเวลาเดียวกัน ให้ใส่ใจกับการตั้งค่าของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ เนื่องจากคุณอาจต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไทม์ไลน์ของโครงการของคุณสอดคล้องกับความต้องการเหล่านั้นเช่นกัน

ขั้นตอนที่ 2: ระบุผลงานของโครงการ

แสดงรายการผลลัพธ์เฉพาะที่ผลิตขึ้นจากผลงานที่ทีมดำเนินการในระหว่างโครงการ นี่คือผลงานของโครงการ

การแบ่งเป้าหมายของโครงการออกเป็นผลงานจะช่วยให้คุณทำรายการงานโครงการและประมาณการเวลาสำหรับพวกเขาได้อย่างง่ายดาย เครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นคือโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

โครงสร้างการแบ่งงานจะช่วยคุณระบุงานที่ต้องพึ่งพา ต้นทุนที่เกี่ยวข้อง และความเสี่ยง และมอบหมายความรับผิดชอบ

คุณสามารถดูคำแนะนำง่ายๆ ของเราเกี่ยวกับโครงสร้างการแบ่งงานเพื่อเรียนรู้วิธีสร้างโครงสร้างดังกล่าวได้ใน 6 ขั้นตอนง่ายๆ

ขั้นตอนที่ 3: สร้างรายการกิจกรรม

ดูผลงานในโครงสร้างการแบ่งงานของคุณและระบุกิจกรรม (แพ็คเกจงาน) ที่คุณต้องทำให้เสร็จเพื่อผลิต

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องระบุงานที่ขึ้นอยู่กับผู้อื่นและงานที่สามารถทำได้พร้อมกัน

ขั้นตอนที่ 4: ประเมินเวลาที่จำเป็นสำหรับงาน

เมื่อคุณทราบขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเพื่อส่งมอบงานแต่ละรายการให้เสร็จสิ้นแล้ว ให้เน้นที่การกำหนดเวลาที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จ

ในที่นี้ คุณต้องแม่นยำที่สุด เนื่องจากการประมาณเวลาสำหรับงานอย่างผิดพลาดจะส่งผลให้ไทม์ไลน์ผิดพลาด เพื่อหลีกเลี่ยงที่คุณสามารถ

• ปรึกษาเจ้าของงานหรือผู้เชี่ยวชาญเรื่องในทีมของคุณ
• อ้างถึงโครงการที่ผ่านมาและหาเวลาที่ใช้ในการทำผลงานที่คล้ายคลึงกันให้เสร็จสิ้น
• หลีกเลี่ยงการประเมินค่าสูงไปหรือประเมินกรอบเวลาต่ำไป

ในขณะเดียวกัน คุณอาจต้องใส่ใจกับความพร้อมของทรัพยากร โดยเฉพาะสมาชิกในทีมของคุณ หากพวกเขากำลังทำงานในโครงการอื่น คุณอาจต้องพิจารณาขยายกรอบเวลาที่กำหนดสำหรับกิจกรรมที่พวกเขารับผิดชอบ

ขั้นตอนที่ 5: กำหนดเหตุการณ์สำคัญ

เป้าหมายของโครงการช่วยระบุว่าคุณมีความคืบหน้ามากน้อยเพียงใดและต้องดำเนินการต่อไปอีกมากเพียงใด

ผลงานของโครงการที่คุณระบุก่อนหน้านี้สามารถใช้เป็นหลักเป้าหมายในไทม์ไลน์ของคุณ หรือคุณสามารถเลือกเป้าหมายตามวิธีที่คุณต้องการเน้นจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงาน ตัวอย่างเช่น อาจเป็นจุดสิ้นสุดของระยะโครงการหนึ่งและจุดเริ่มต้นของอีกขั้นตอนหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 6: สร้างไทม์ไลน์การจัดการโครงการของคุณ

ถึงตอนนี้คุณก็รู้แล้วว่าผลงานและงานของโครงการคืออะไร ใช้เวลานานแค่ไหน และเหตุการณ์สำคัญของโครงการที่บ่งบอกถึงความคืบหน้าของโครงการ

ยอดเยี่ยม! นี่คือสิ่งที่คุณต้องการโดยพื้นฐานเพื่อเริ่มสร้างไทม์ไลน์การจัดการโครงการของคุณ

• ตามความยาวของโครงการ ให้เลือกกรอบเวลา (เช่น วัน สัปดาห์ เดือน ฯลฯ)
• เพิ่มงานตามลำดับความสำคัญ เน้นระยะเวลาของงานโดยการปรับความยาว
• เพิ่มเหตุการณ์สำคัญเพื่อแสดงความคืบหน้าระหว่างโครงการ

ด้านล่างนี้คือเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าบางส่วนเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น

พร้อมสำหรับโครงการต่อไปของคุณหรือยัง

การจัดการโครงการเป็นเรื่องยาก แต่ถ้าคุณใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ความท้าทายมากมายสามารถเอาชนะได้อย่างง่ายดาย ไทม์ไลน์การจัดการโครงการเป็นเครื่องมือสร้างสรรค์อย่างหนึ่งที่จะช่วยให้คุณและทีมของคุณก้าวหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ

เครื่องมือการจัดการโครงการที่คุณชื่นชอบคืออะไร? มีอะไรจะเพิ่มในโพสต์หรือไม่? แชร์กับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง