การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู? | #34 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2023-02-14ข้อมูลโครงการเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีจัดการ การรวบรวมเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ความสำเร็จของโครงการอยู่ที่การติดตามผลการวิจัยที่เกี่ยวข้องและการสังเกตความสัมพันธ์ระหว่างกัน แล้วจะตัดสินใจได้อย่างไรว่าพารามิเตอร์ใดควรค่าแก่การสังเกต การอ่านเพื่อหา!
การตรวจสอบโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- งบประมาณ – การตรวจสอบทรัพยากร
- กำหนดการ – กำหนดเวลาการประชุม
- ระดับประสิทธิภาพ – การควบคุมคุณภาพ
- การควบคุม – ช่วงพารามิเตอร์
- สรุป
การแนะนำ
โดยไม่คำนึงถึงวิธีการจัดการที่ใช้ในโครงการ หนึ่งในภารกิจหลักของผู้จัดการโครงการตลอดทั้งโครงการคือการติดตามความคืบหน้า หากไม่มีพารามิเตอร์และเกณฑ์การประเมินที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เราจะไม่สามารถระบุได้ว่าโครงการกำลังดำเนินไปสู่เป้าหมายที่ถูกต้องในจังหวะที่เหมาะสมหรือไม่ พารามิเตอร์ใดที่ต้องสังเกตเพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นโดยเร็วที่สุด และเพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสที่เกิดขึ้น
งบประมาณ – การตรวจสอบทรัพยากร
ในเกือบทุกโครงการ งบประมาณเป็นตัวแปรที่สำคัญที่สุดที่สังเกตได้ ดังนั้น ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบทุกด้านของเงินทุนงาน และอื่น ๆ :
- ค่าแรงงาน
- วัสดุ,
- ซอฟต์แวร์,
- การซื้อหรือการใช้เครื่องมือและอุปกรณ์
- ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ,
- การเดินทางและการมีส่วนร่วมในกิจกรรมอุตสาหกรรม
ในการตรวจสอบค่าใช้จ่าย วิธีที่ง่ายที่สุดคือใช้ซอฟต์แวร์ เช่น Firmbee จากนั้นความเบี่ยงเบนทั้งหมดจากงบประมาณที่ตั้งไว้จะปรากฏให้เห็นทันที อย่างไรก็ตาม ไม่ควรให้น้ำหนักกับการใช้จ่ายมากเกินไปเพียงครั้งเดียว เป็นการดีกว่าที่จะถือว่าส่วนต่างของข้อผิดพลาดสำหรับวัตถุประสงค์หรือเหตุการณ์สำคัญ จากนั้นคุณสามารถชดเชยต้นทุนที่สูงขึ้นของงานหนึ่งด้วยการประหยัดในส่วนอื่น
วิธีการจัดการโครงการแบบ Agile ทำงานได้ดีโดยเฉพาะในการจัดการงบประมาณที่ยืดหยุ่น ตามรายงานของ Pulse of Profession 2021 ที่ชื่อว่า “Beyond Agility” พวกเขาเก็บโครงการมากถึง 64% ไว้ในกรอบการระดมทุนที่คาดไว้
กำหนดการ – กำหนดเวลาการประชุม
ประเด็นสำคัญที่สองคือการดูว่าโครงการเป็นไปตามกรอบเวลาที่กำหนดไว้หรือไม่ ซอฟต์แวร์นี้พิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์เนื่องจากคุณสามารถตรวจสอบไม่เพียงแค่ความคืบหน้าของทีมแบบเรียลไทม์เท่านั้น แต่ยังสร้างรายงานได้อีกด้วย นอกจากนี้ยังคุ้มค่าที่จะใช้เทคนิคการบริหารเวลาที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว
เหนือสิ่งอื่นใด อย่าลืมดูความสัมพันธ์และการพึ่งพากันระหว่างงาน หากการประสานงานมีความสำคัญ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บรรลุตามกำหนดเวลาและงานนั้นรักษาลำดับที่ถูกต้อง
ระดับประสิทธิภาพ – การควบคุมคุณภาพ
การควบคุมคุณภาพของงานนั้นค่อนข้างยากในการตรวจสอบมากกว่างบประมาณและกำหนดการสำหรับการใช้งาน นี่เป็นเพราะมันเป็นเรื่องยากสำหรับที่นี่ ไม่เพียงสำหรับการกำหนดมาตรฐานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจนด้วย
เมื่อวางแผนตรวจสอบระดับการปฏิบัติงาน ควรแยกแยะระหว่างพารามิเตอร์สองตัวที่ใช้ในระเบียบวิธี Scrum:
- คำจำกัดความของ เสร็จสิ้น และ
- เกณฑ์การยอมรับ
คำจำกัดความของความสมบูรณ์หมายถึงคุณภาพของการปฏิบัติงาน กล่าวคือ เป็นไปตามข้อกำหนดทางเทคนิคทั้งหมดที่กำหนดไว้หรือไม่ ในทางกลับกันเกณฑ์การยอมรับคือรายการความคาดหวังที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียวางไว้
ความแตกต่างระหว่างการบรรลุตามคำจำกัดความของความสมบูรณ์และเป็นไปตามเกณฑ์การยอมรับสามารถแสดงได้จากตัวอย่างบ้านที่กำลังก่อสร้าง เป็นไปตามคำนิยามของความสมบูรณ์เมื่อผนังได้รับการก่ออิฐอย่างสม่ำเสมอเพียงพอและการลงทุนได้รับการยอมรับจากผู้จัดการฝ่ายก่อสร้าง อย่างไรก็ตาม บ้านอาจไม่เป็นไปตามความคาดหวังของผู้สร้างที่คาดหวังให้ผนังเรียบเสมอกันและสีจะเหมือนในโบรชัวร์
การควบคุม – ช่วงพารามิเตอร์
สิ่งสำคัญพอๆ กับการตรวจสอบพารามิเตอร์เฉพาะคือการกำหนดช่วงของพารามิเตอร์ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือการตอบคำถาม "การเบี่ยงเบนจากบรรทัดฐานควรทำให้เกิดความกังวลมากน้อยเพียงใด"
เนื่องจากความแตกต่างในข้อกำหนดขององค์กรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตลอดจนความต้องการส่วนบุคคลของแต่ละโครงการ จึงเป็นเรื่องยากที่จะพูดถึงคำแนะนำที่เบี่ยงเบน อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็น 10 หรือ 25 เปอร์เซ็นต์ ในระหว่างการวางแผนโครงการ คุณควรตั้งค่าเฉพาะเจาะจงร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งจะจบลงด้วยการประชุมเพิ่มเติมและการกระทำที่วุ่นวายและเกิดขึ้นเอง
สรุป
การตรวจสอบโครงการช่วยให้แน่ใจว่าเป็นไปตามเป้าหมาย เราได้กล่าวถึงประเด็นสำคัญข้างต้น ได้แก่ งบประมาณ กำหนดการ ประสิทธิภาพ และช่วงพารามิเตอร์
ไม่มีสูตรง่ายๆ สำหรับชุดพารามิเตอร์ที่จะอธิบายทุกโครงการได้อย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตาม ในโครงการส่วนใหญ่ การดึงข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้งานเสร็จทันเวลา ภายในงบประมาณ และในระดับที่กำหนด
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ