คู่มือภาพเพื่อการวางแผนโครงการ

บางโครงการสามารถจัดการได้ง่าย ในขณะที่บางโครงการต้องใช้ความพยายามอย่างมาก ไม่ว่าในกรณีใด การมีแผนโครงการที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าแผนจะเสร็จสมบูรณ์อย่างไม่มีที่ติ

หากคุณมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับทุกสิ่งที่จำเป็นต้องเกิดขึ้น และคุณจะทำอย่างไรให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด คุณสามารถลดโอกาสที่โครงการจะล้มเหลวได้

ในโพสต์นี้ เราได้รวบรวมรายชื่อเทคนิคการวางแผนโครงการที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างแผนโครงการที่มั่นคงและดำเนินการได้สำเร็จ เราจะพิจารณาด้านต่างๆ ของการวางแผนโครงการ เช่น กระบวนการวางแผน การวางแผนทรัพยากร การจัดการความรู้ การทำแผนที่กระบวนการ การตัดสินใจ และการจัดการความเสี่ยง

กระบวนการวางแผน

ในขั้นตอนแรกของการวางแผนโครงการ คุณต้องกำหนดเป้าหมาย สร้างโครงร่างแผนโครงการ และวิเคราะห์ความต้องการด้านงบประมาณของคุณ คุณสามารถใช้เทคนิคการวางแผนโครงการด้านล่างเพื่อทำงานเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็ว

เป้าหมายสมาร์ท

SMART เป็นเกณฑ์ในการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ ตาม SMART เป้าหมายโครงการของคุณควรมีความเฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง และมีเวลาจำกัด

เกณฑ์เป้าหมาย SMART

ดูคู่มือ SMART ของเราในการทำให้กระบวนการวางแผนโครงการของคุณคล่องตัวขึ้น เพื่อเรียนรู้วิธีใช้เกณฑ์ SMART อย่างเหมาะสมในการวางแผนโครงการ

โครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ใช้ในการแสดงภาพผลลัพธ์ที่โครงการจะส่งมอบในโครงสร้างแบบลำดับชั้น ช่วยให้ผู้จัดการโครงการแบ่งกิจกรรมโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นงานที่ง่ายและจัดการได้

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1 : ขั้นตอนแรกของการสร้าง WBS คือการทำความเข้าใจขอบเขตของโครงการ ซึ่งหมายความว่าคุณจำเป็นต้องระบุเป้าหมายของโครงการ การส่งมอบ งาน กำหนดเวลา ฯลฯ

ขั้นตอนที่ 2: ระบุสิ่งที่ส่งมอบที่สำคัญ ผลงานที่สำคัญเหล่านี้เป็นสิ่งที่จำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ และควรปรากฏที่ระดับ 2 ของโครงสร้างการแบ่งงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: ระบุแพ็คเกจงานหรือโครงการที่ส่งมอบที่ระดับต่ำสุดของ WBS ของคุณ รวบรวมทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อค้นหางานทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการส่งมอบหลักให้เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนที่ 4: สร้างพจนานุกรม WBS ที่มีคำจำกัดความและขอบเขตขององค์ประกอบ (แพ็คเกจงาน) ในแผนภูมิ

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงาน (คลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขแบบออนไลน์)

Action Priority Matrix

เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการเป็นเครื่องมือในการวางแผนโครงการที่ใช้ในการกำหนดกิจกรรมที่จะจัดลำดับความสำคัญและกิจกรรมที่ควรหลีกเลี่ยงเพื่อใช้เวลาและทรัพยากรของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด ช่วยในการตัดสินใจได้ดีขึ้น

วิธีใช้งาน

ในเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการ ควรทำเครื่องหมายความพยายามของกิจกรรมบนแกน x และผลกระทบของมันบนแกน y เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการสร้าง 4 ความเป็นไปได้;

1. ชนะอย่างรวดเร็ว/ เร่งด่วน – เป็นกิจกรรมที่มีผลกระทบสูงและใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อยในการดำเนินการให้เสร็จ คุณควรมุ่งเน้นไปที่โครงการประเภทนี้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
2. โครงการใหญ่/ไม่เร่งด่วน – เป็นโครงการ/กิจกรรมที่มีผลกระทบสูงและต้องใช้ความพยายามสูง ในขณะที่คุณไม่ควรปล่อยให้โปรเจ็กต์เหล่านี้มาบดบังชัยชนะอย่างรวดเร็ว คุณควรวางแผนให้ดีก่อนดำเนินการ
3. การกรอกข้อมูล/ ผู้รับมอบสิทธิ์ – เป็นโครงการที่มีลำดับความสำคัญต่ำซึ่งมีผลกระทบต่ำและใช้ความพยายามต่ำ คุณสามารถทำงานกับมันได้เมื่อคุณมีเวลาระหว่างการชนะอย่างรวดเร็วและโครงการหลัก หรือจะมอบหมายให้ทีมอื่นก็ได้
4. หนักหน่วง/ เลื่อนหรือเพิกเฉย – เป็นงานที่มีผลกระทบน้อยแต่ต้องใช้ความพยายามสูง แนะนำให้หลีกเลี่ยงหรือถ้าเลี่ยงไม่ได้ก็ให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยทำให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ

Action Priority Matrix (คลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์)

โครงสร้างการแบ่งต้นทุน

โครงสร้างการแบ่งต้นทุน (ตาม WBS) เป็นหนึ่งในเทคนิคการวางแผนโครงการที่ใช้ในการปันส่วนต้นทุนไปยังส่วนต่างๆ ของโครงการ (ให้กับกิจกรรมในระดับต่ำสุดของโครงสร้างการแบ่งงานของคุณ) ใช้เพื่อเปรียบเทียบต้นทุนจริงกับงบประมาณ

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: ในโครงสร้างการแบ่งงานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพ็คเกจงานทั้งหมดเป็นตัวแทนของงานที่ไม่ต่อเนื่องและกำหนดได้จากที่อื่น และกำหนดวันเริ่มต้นและสิ้นสุดแต่ละชุดงาน

ขั้นตอนที่ 2: ให้ชุดงานแต่ละชุดที่คุณระบุจำนวนงบประมาณเฉพาะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้มอบหมายเจ้าของงบประมาณที่รับผิดชอบสำหรับสิ่งนี้ด้วย

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบต้นทุนและกำหนดว่าโครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าใดในแต่ละระดับของโครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งต้นทุน (คลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์)

การวิเคราะห์แนวโน้มเหตุการณ์สำคัญ

การวิเคราะห์แนวโน้มเหตุการณ์สำคัญเป็นเทคนิคการวางแผนโครงการสำหรับการติดตามเหตุการณ์สำคัญในโครงการ ช่วยระบุว่างานที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของโครงการนั้นมาก่อนหรือช้ากว่ากำหนด

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: อ้างถึงกำหนดการโครงการของคุณและกำหนดหลักเป้าหมายของโครงการของคุณ ไม่ควรมีเหตุการณ์สำคัญมากนัก เกรงว่าจะทำให้แผนภูมิการวิเคราะห์แนวโน้มหลัก ๆ ของคุณสับสน

ขั้นตอนที่ 2: ในแผนภูมิ MTA แกน y แสดงถึงมาตราส่วนเวลาของโครงการ และแกน x แสดงถึงมาตราส่วนเวลาของรายงาน คุณสามารถใช้เส้นเฉพาะที่มีสีหรือรูปร่างของตัวทำเครื่องหมายเฉพาะเพื่อเป็นสัญลักษณ์ของเหตุการณ์สำคัญในแผนภูมิ เพิ่มเหตุการณ์สำคัญลงในแผนภูมิเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาการรายงานแต่ละรอบ

ขั้นตอนที่ 3: อ้างถึงแผนภูมิ MTA เพื่อระบุแนวโน้มสำคัญในโครงการของคุณ

อ้างถึงโพสต์นี้เพื่อเรียนรู้ว่าการวิเคราะห์แนวโน้มหลักทำงานอย่างไรในรายละเอียด

การวิเคราะห์แนวโน้มเหตุการณ์สำคัญ (คลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์)

การวางแผนทรัพยากร

เพื่อดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณต้องจัดสรรทรัพยากรของคุณอย่างเหมาะสม ในขั้นตอนการวางแผนทรัพยากร คุณต้องจดบันทึกประเภทของทรัพยากรที่คุณต้องการสำหรับงานโครงการและกำหนดระยะเวลาของแต่ละงาน

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือและเทคนิคในการวางแผนโครงการที่ใช้ในการจัดกำหนดการและตรวจสอบงาน นอกจากนี้ยังสามารถนำมาใช้เพื่อถ่ายทอดต้นทุนและค่าใช้จ่ายในขั้นตอนต่างๆ ของโครงการได้อีกด้วย

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: แบ่งโครงการออกเป็นงานแต่ละงานและกำหนดแถวในแผนภูมิแกนต์

ขั้นตอนที่ 2: แต่ละงานมีไทม์ไลน์ และคุณสามารถกำหนดสีได้ตามต้องการ การซ้อนทับไทม์ไลน์เป็นเส้นความคืบหน้าและการใช้งาน ให้ทำเครื่องหมายว่างานที่ทำเสร็จแล้วไปมากน้อยเพียงใด

อ้างถึงโพสต์ของเรา วิธีใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อวางแผนโครงการอย่างเจ้านาย เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนโครงการ

แผนภูมิแกนต์สำหรับแผนโครงการระดับสูง (คลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขแบบออนไลน์)

เทมเพลตแผนภูมิแกนต์เพิ่มเติม

แผนผังองค์กร

แผนผังองค์กรเป็นเทคนิคการวางแผนโครงการที่คุณสามารถใช้เพื่อแสดงภาพทีมโครงการ – บทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา คุณไม่เพียงแต่สามารถเน้นย้ำลำดับชั้นและโครงสร้างการรายงานเท่านั้น แต่ยังใช้งานได้จริงเมื่อมอบหมายงานให้กับบุคคล

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบทรัพยากรที่มีให้คุณ และเชื่อมโยงกับงาน

ขั้นตอนที่ 2: ทำความเข้าใจลำดับชั้น/ โครงสร้างการรายงานของทีมโครงการ

ขั้นตอนที่ 3: การใช้เทมเพลตแผนผังองค์กรแบบเดียวกับด้านล่าง คุณสามารถกำหนดสถานที่ในแผนภูมิให้กับแต่ละคนได้ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่จำเป็น เช่น บทบาทและความรับผิดชอบ ความพร้อมใช้งาน ฯลฯ บนแผนผังองค์กร คุณสามารถมอบหมายงานที่เกี่ยวข้องแต่ละรายการได้

แผนผังองค์กรการจัดการโครงการ (คลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์)

เทมเพลตแผนผังองค์กรเพิ่มเติม

การจัดการความรู้

เมื่อทำงานในโครงการ ทีมงานจำเป็นต้องอ้างอิงถึงแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น บทช่วยสอน บันทึกการประชุม เอกสารขั้นตอน ฯลฯ เพื่อให้งานบางส่วนเสร็จลุล่วง หากมีที่เดียว เช่น ฐานข้อมูล ซึ่งเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดได้ จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

แผนที่ความรู้/แผนที่ความคิด

แผนที่ความคิดเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการจัดระเบียบข้อมูล ทีมโครงการใช้แผนที่ความคิดในระหว่างการระดมความคิดเพื่อรวบรวมกระแสความคิดอย่างอิสระและจัดโครงสร้างในลักษณะที่เข้าใจง่าย นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นแผนที่ความรู้ที่เก็บข้อมูลที่จำเป็น

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมทรัพยากรที่ทีมต้องการอ้างอิงและจัดหมวดหมู่ เช่น ในโครงการสร้างเว็บไซต์ บล็อกโพสต์ วิดีโอ อินโฟกราฟิกเกี่ยวกับการวางแผนเว็บไซต์ สามารถจัดประเภทเป็นบทแนะนำการวางแผนเว็บไซต์ได้

ขั้นตอนที่ 2: การใช้ Creately คุณสามารถเพิ่มลิงก์ที่เกี่ยวข้องได้ เพียงคลิกที่รูปร่าง เข้าถึง คุณสมบัติ และเพิ่มลิงก์ของคุณภายใต้ ลิงก์ไปยัง URL หรือไดอะแกรม

ขั้นตอนที่ 3: หากคุณกำลังฝังไดอะแกรมบนเว็บเพจ ให้เผยแพร่เป็นไดอะแกรมแบบโต้ตอบด้วย Creately Viewer

Mind Map ของทรัพยากรโครงการ

การทำแผนที่กระบวนการ

หากคุณได้ชี้แจงวิธีการดำเนินการงานบางอย่างทีละขั้นตอน มันจะเป็นเรื่องง่ายสำหรับทุกคน ไม่ว่าจะคุ้นเคยกับกระบวนการหรือไม่ก็ตาม ก็สามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องดิ้นรน นี่คือที่มาของการทำแผนที่กระบวนการของคุณ

ประมวลผลแผนที่

แผนที่กระบวนการเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการแสดงภาพขั้นตอนของกิจกรรมการทำงานและบุคคลที่รับผิดชอบ

หากต้องการเรียนรู้ว่าแผนที่กระบวนการคืออะไร สัญลักษณ์ของแผนที่กระบวนการ ประเภทแผนที่กระบวนการ และวิธีการวาดแผนที่กระบวนการ โปรดดูคำแนะนำอย่างง่ายสำหรับการทำแผนที่กระบวนการ

เทมเพลตแผนผังกระบวนการจัดการโครงการ (คลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์)

แผนภูมิ PERT

PERT ย่อมาจากเทคนิคการทบทวนการประเมินโครงการ ช่วยแมปกระบวนการของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ

แผนภูมิ PERT ช่วยให้ทีมระบุ 'ปัญหาคอขวด' ในโครงการได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสามารถแก้ไขได้ทันที ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากในระยะยาว แทนที่จะรอให้เกิดปัญหาขึ้น

ในคู่มือโดยละเอียดเกี่ยวกับแผนภูมิ PERT เราได้กล่าวถึงวิธีการใช้เทคนิคการวางแผนโครงการนี้ และประโยชน์ที่คุณจะได้รับจากการใช้เทคนิคนี้

แผนภูมิ PERT สำหรับการวางแผนโครงการ (คลิกที่ไดอะแกรมเพื่อแก้ไขออนไลน์)

เทมเพลตแผนภูมิ PERT เพิ่มเติม

การระดมความคิด/การตัดสินใจ

การระดมความคิดและการตัดสินใจมักจะใช้เวลานานระหว่างกระบวนการวางแผนโครงการและตลอดโครงการ แม้ว่าการระดมสมองจะมีความจำเป็นในการคิดอย่างสร้างสรรค์ แต่ก็เป็นเทคนิคที่ขาดไม่ได้ในการตัดสินใจและแก้ปัญหา

แผนผังความสัมพันธ์

แผนภาพความสัมพันธ์ใช้เพื่อจัดกลุ่มความคิด/ ข้อมูล/ ความคิดเห็นจำนวนมากภายใต้หัวข้อหรือหมวดหมู่เฉพาะตามความเกี่ยวข้องซึ่งกันและกัน สามารถใช้เพื่อจัดเรียงแนวคิดที่เกิดจากเซสชั่นระดมความคิดในลักษณะที่เป็นเหตุเป็นผล

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมทีมที่มีความสามารถสำหรับการระดมความคิด

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกทุกความคิด/ความคิดเห็นที่แบ่งปันระหว่างเซสชัน

ขั้นตอนที่ 3: จัดเรียงความคิดตามความคล้ายคลึงกัน

ขั้นตอนที่ 4: จัดกลุ่มเข้าด้วยกัน และตั้งชื่อให้แต่ละกลุ่มเพื่อระบุตัวตน

เทมเพลต Affinity Diagram (คลิกที่ไดอะแกรมเพื่อแก้ไขแบบออนไลน์)

เลือกแผนภูมิ

แผนภูมิ PICK เป็นเทคนิคการวางแผนโครงการอีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบแนวคิดหลังจากการระดมความคิด ช่วยให้คุณระบุได้ว่าแนวคิดใดที่นำไปปฏิบัติได้ง่าย และมีผลตอบแทนสูง หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งว่าแนวคิดใดมีประโยชน์มากที่สุด

วิธีใช้งาน

ตามแผนภูมิ PICK คุณสามารถติดป้ายกำกับความคิดของคุณเป็น

• เป็น ไปได้: นี่คือแนวคิดที่ง่ายต่อการนำไปใช้ แต่มีผลตอบแทนต่ำ
• นำไป ปฏิบัติ: แนวคิดในส่วนนี้ของแผนภูมินั้นง่ายต่อการนำไปใช้และมีผลตอบแทนสูง
• ความท้าทาย: แนวคิดนี้ยากต่อการนำไปใช้และผลตอบแทนก็ยากต่อการตัดสิน
• ฆ่า: ความคิดเหล่านี้ยากที่จะนำไปใช้และมีผลตอบแทนต่ำ

เมื่อคุณวางแนวคิดที่ระดมสมองไว้บนเมทริกซ์ มันจะชัดเจนขึ้นว่าคุณควรใช้แนวคิดใดก่อนและควรหลีกเลี่ยงแนวคิดใด

เลือกแผนภูมิสำหรับการวางแผนโครงการ (คลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขแบบออนไลน์)

ต้นไม้การตัดสินใจ

เมื่อคุณได้รับแนวทางปฏิบัติหลายแบบ คุณสามารถใช้แผนผังการตัดสินใจเพื่อวิเคราะห์ผลลัพธ์ต่างๆ ของการเลือกตัวเลือกเหล่านั้นได้

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: ระบุและกำหนดการตัดสินใจและวางไว้ที่จุดเริ่มต้นของไดอะแกรม

ขั้นตอนที่ 2: เขียนวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ในบรรทัดที่เชื่อมต่อกับรูปร่างระดับถัดไปของโครงสร้างการตัดสินใจ

ขั้นตอนที่ 3: ใส่ผลลัพธ์ของวิธีแก้ปัญหาเหล่านี้บนรูปร่างที่เชื่อมต่อกับเส้น คุณสามารถใช้วงรีเพื่อแสดงผลลัพธ์ที่แน่นอนได้ และหากผลลัพธ์นำไปสู่การตัดสินใจครั้งใหม่ ให้วางบนสี่เหลี่ยมผืนผ้า

ขั้นตอนที่ 4: รวบรวมทีมผู้มีอำนาจตัดสินใจและทบทวนการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจขั้นสุดท้าย

แม่แบบแผนผังการตัดสินใจ (คลิกที่ไดอะแกรมเพื่อแก้ไขแบบออนไลน์)

ตัวอย่างแผนภูมิการตัดสินใจเพิ่มเติม

การบริหารความเสี่ยง

ความเสี่ยงเป็นองค์ประกอบที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในโครงการ และวิธีที่ดีที่สุดในการลดผลกระทบที่อาจมีต่อเป้าหมายของคุณคือการเตรียมตัวล่วงหน้า ด้วยการระบุและวิเคราะห์ความเสี่ยงล่วงหน้า คุณสามารถหลีกเลี่ยงผลลัพธ์เชิงลบที่อาจส่งผลต่อผลลัพธ์ของโครงการได้

ในรายการเทคนิคการจัดการความเสี่ยงด้วยภาพขั้นสูงสุดของเรา เราได้กล่าวถึง 11 เทคนิคการจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพซึ่งคุณสามารถใช้ระบุ ประเมิน และควบคุมความเสี่ยงได้

ขยายรายชื่อเทคนิคการวางแผนโครงการ

เราได้กล่าวถึงเทคนิคการมองเห็นที่เป็นประโยชน์ซึ่งคุณสามารถใช้เป็นเทคนิคในการวางแผนโครงการได้ ไม่เพียงแต่ใช้งานง่าย แต่ยังมีประสิทธิภาพในการวางแผนโครงการ การตัดสินใจ การแก้ปัญหา การจัดการความรู้ ฯลฯ

คุณมีเทคนิคการวางแผนโครงการเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มในรายการหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง