คู่มือฉบับสมบูรณ์ของคุณเกี่ยวกับเทคนิคการกำหนดเวลาโครงการ

ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ทราบดีว่าการสร้างแผนโครงการเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของเส้นทางการจัดการโครงการเท่านั้น การวางแผนและการคาดการณ์อย่างรอบคอบทั้งหมดจะไม่นับรวมหากไม่มีวิธีที่เป็นรูปธรรมในการดำเนินการตามแผนโครงการ และด้วยโครงการส่วนใหญ่ที่มีส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย การสร้างกำหนดการที่สามารถดำเนินการได้และคำนึงถึงความเป็นจริงทั้งหมดของโครงการจึงสามารถกลายเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของกระบวนการจัดการโครงการได้

Project Scheduling คืออะไร?

กำหนดการของโครงการคือไทม์ไลน์ของโครงการของคุณ ซึ่งประกอบด้วยงานที่เรียงตามลำดับ กิจกรรม และเหตุการณ์สำคัญที่ต้องทำให้เสร็จในกรอบเวลาหนึ่ง

การสร้างกำหนดการของโครงการเป็นวิธีการสื่อสารงานทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำ พร้อมชี้แจงว่าต้องใช้ทรัพยากรใดบ้าง ภายใต้กรอบเวลาใด

การจัดกำหนดการโครงการที่มีประสิทธิภาพนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ ลดต้นทุน และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

การจัดตารางโครงการพูดกว้างประกอบด้วย 3 ขั้นตอน

• กำหนด สิ่งที่ ต้องทำ
• กำหนด ว่าใคร ต้องการทำงาน
• กำหนด ระยะ เวลาในการปฏิบัติงาน

การสร้างกำหนดการโครงการ

แม้แต่โครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนก็ยังต้องแบ่งออกเป็นงานย่อยที่จัดการได้ซึ่งมีวัตถุประสงค์และระยะเวลาที่ชัดเจน การสร้างกำหนดการโครงการสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. การจัดการกำหนดการตามแผน: รวมถึงพื้นฐานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดกำหนดการ ประกอบด้วยการกำหนดนโยบาย ขั้นตอน และแนวทางปฏิบัติทั้งหมดที่จะควบคุมโครงการของคุณ ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในกระบวนการจัดการโครงการ ระบุว่าใครต้องอนุมัติกำหนดการ และใครมีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ

2. กำหนดกิจกรรมโครงการ: ประกอบด้วยกิจกรรมทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการระบุลักษณะของงานแต่ละงานอย่างชัดเจน งานย่อยภายใต้งานเหล่านี้คืออะไร และกำหนดเหตุการณ์สำคัญเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการไปพร้อมกัน กิจกรรมควรวัดผล ประเมินได้ง่าย และเกี่ยวข้องกับทั้งโครงการที่ส่งมอบและต้นทุนตามงบประมาณ

3. ระบุการพึ่งพา: การระบุการพึ่งพาเกี่ยวข้องกับการลงรายการกิจกรรมทั้งหมดที่ต้องอาศัยผู้อื่นเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดโครงสร้างกำหนดการของคุณโดยพิจารณาจากงานที่ต้องทำควบคู่กันและต้องทำตามลำดับ

4. กิจกรรมตามลำดับ : หลังจากที่คุณระบุการพึ่งพาแล้ว คุณสามารถเริ่มจัดลำดับกิจกรรมในโปรเจ็กต์ได้ สิ่งนี้ไม่เกี่ยวข้องกับการกำหนดไทม์ไลน์ให้กับแต่ละงาน แต่เกี่ยวข้องกับการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งมีการระบุลำดับของงาน

5. ประมาณการทรัพยากร : ทุกกิจกรรมในโครงการของคุณต้องใช้ทรัพยากร ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของบุคลากร ซอฟต์แวร์ พื้นที่ทำงาน และอื่นๆ อีกมากมาย การประเมินทรัพยากรช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีทรัพยากรที่เหมาะสมในแต่ละขั้นตอนของโครงการ เพื่อไม่ให้คุณพบกับความล่าช้าขณะดำเนินการโครงการของคุณ

6. กำหนดระยะเวลา: การบันทึกอย่างถูกต้องว่าแต่ละกิจกรรมจะใช้เวลานานแค่ไหนเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่าโครงการโดยรวมยังคงอยู่ในเส้นทาง การดูถูกดูแคลนว่างานจะใช้เวลานานเท่าใดอาจส่งผลต่อเนื่องกันของกำหนดการทั้งหมด ในขณะที่การประเมินระยะเวลาของโครงการสูงเกินไปอาจนำไปสู่การใช้เวลาและทรัพยากรอย่างสิ้นเปลือง

7. Monitor and Control : กระบวนการนี้เกิดขึ้นตลอดระยะเวลาของโครงการ มันเกี่ยวข้องกับการเรียกใช้รายงานและการประเมินความคืบหน้าของโครงการเทียบกับกำหนดการ การจัดการประสิทธิภาพ และการสื่อสารกับทีม

เทคนิคการจัดตารางเวลาโครงการ

การจัดกำหนดการโครงการโดยทั่วไปประกอบด้วยเทคนิคต่างๆ เทคนิคทั่วไปบางส่วน ได้แก่

วิธีการทางคณิตศาสตร์:

โมเดลเหล่านี้คำนวณวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของงานต่างๆ ในโครงการตามขอบเขตที่ทราบ

เส้นทางวิกฤต:

Critical Path Method คือแบบจำลองที่ระบุเวลาสูงสุดและต่ำสุดที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น นอกจากนี้ยังช่วยในการระบุงานที่สำคัญทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จในโครงการเพื่อให้อยู่ในการติดตาม นอกจากนี้ยังระบุงานอื่นๆ ที่เวลาการส่งมอบไม่ส่งผลต่อกำหนดการ CPM ถูกนำไปใช้โดยแสดงรายการงานที่จำเป็นสำหรับการทำโครงการให้เสร็จ และสังเกตการพึ่งพาระหว่างกัน

เส้นทางที่สำคัญช่วยให้เห็นภาพโฟลว์ของโครงการและคำนวณระยะเวลาเมื่อทราบการพึ่งพาและการส่งมอบทั้งหมด

แผนภูมิ PERT:

เช่นเดียวกับไดอะแกรมเส้นทางวิกฤต แผนภูมิ PERT ยังช่วยให้เห็นภาพโฟลว์ของงานในโครงการและประมาณการไทม์ไลน์ตามระยะเวลาที่คาดไว้ เช่นเดียวกับใน CPM คุณต้องกำหนดงานและจัดลำดับงานตามไทม์ไลน์ของโครงการ จากนั้น คุณสามารถสร้างเครือข่ายที่ประเมินไทม์ไลน์ต่างๆ ของโปรเจ็กต์ของคุณ โดยขึ้นอยู่กับระดับความมั่นใจในการสร้าง

• เส้นเวลาในแง่ดี
• ไทม์ไลน์ที่มีแนวโน้มมากที่สุด
• เส้นเวลาในแง่ร้าย

แผนภูมิ PERT ใช้ระยะเวลาถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักในการคำนวณระยะเวลาที่เป็นไปได้

การบีบอัดระยะเวลา

เหล่านี้เป็นเทคนิคในการย่อตารางเวลา ใช้เพื่อปรับตารางเวลาโดยไม่เปลี่ยนขอบเขต

การติดตามอย่างรวดเร็ว

นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งในการใช้เส้นทางวิกฤต ช่วยให้คุณค้นหางานที่สามารถทำได้พร้อมกันหรือทับซ้อนกันบางส่วนเพื่อเพิ่มความเร็วในการส่งมอบโครงการ การวิเคราะห์เส้นทางวิกฤติช่วยให้คุณระบุได้ว่างานใดบ้างที่สามารถติดตามได้อย่างรวดเร็ว

Crashing

นี่เป็นเทคนิคที่นำทรัพยากรเพิ่มเติมมาทำโครงการให้เสร็จทันเวลา สามารถใช้ในกรณีพิเศษที่โครงการมีทรัพยากรพิเศษเหลือใช้ นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้กับสถานการณ์ที่เพียงแค่การเพิ่มทรัพยากรมากขึ้นก็สามารถเร่งความสำเร็จของโครงการได้ เทคนิคนี้เพิ่มต้นทุนของโครงการอย่างมาก

รายการงาน:

นี่เป็นเทคนิคที่ง่ายที่สุดในการตั้งเวลาโครงการและเกี่ยวข้องกับการสร้างสเปรดชีตหรือเอกสารของงานที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

แผนภูมิแกนต์

ผู้จัดการโครงการมักใช้เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับเวลาเฉลี่ยที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จ ตารางโครงการ แผนภูมิแกนต์คือแผนภูมิแท่งที่แสดงกิจกรรมหลักตามลำดับทางด้านซ้ายเทียบกับเวลา แต่ละงานจะแสดงด้วยแถบที่สะท้อนถึงการเริ่มต้นและวันที่ของกิจกรรม และระยะเวลาของกิจกรรม

เคล็ดลับในการจัดกำหนดการโครงการหลัก

ข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: การสร้างกำหนดการโครงการไม่สามารถทำได้โดยแยกส่วน การให้คำปรึกษาทีมของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ช่วยให้คุณสามารถระบุงาน ทรัพยากร และการอ้างอิงได้อย่างแม่นยำมากขึ้น เพื่อให้คุณสามารถประเมินระยะเวลาด้วยไทม์ไลน์ที่เป็นจริงได้

อ้างถึงโครงการที่ผ่านมา: การอ้างอิงถึงโครงการก่อนหน้าที่มีขอบเขตใกล้เคียงกันสามารถช่วยสร้างกำหนดการที่ครอบคลุมมากขึ้นด้วยการประเมินที่เป็นจริงและรายการงานที่ละเอียดยิ่งขึ้น

ระบุความเสี่ยง: การระบุและจัดทำเอกสารปัจจัยทั้งหมดที่อาจทำให้โครงการของคุณเสียหายในเชิงรุก ช่วยให้คุณสร้างแผนการจัดการความเสี่ยงที่สามารถลดความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพหากเกิดขึ้นโดยไม่ส่งผลกระทบต่อกำหนดการของโครงการอย่างมาก

สมมติฐานการจัดกำหนดการการบันทึก : ระบุเหตุผลของคุณอย่างชัดเจนในการคำนวณค่าประมาณ การจัดกำหนดการส่วนใหญ่คือการทำนาย ซึ่งเกี่ยวข้องกับการตั้งสมมติฐานตามข้อมูลปัจจุบันที่มีอยู่ การระบุสมมติฐานเหล่านี้ช่วยให้ระบุได้ง่ายขึ้นว่ากำหนดการทั้งหมดอาจเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร หากสมมติฐานบางข้อของคุณเปลี่ยนแปลงไปพร้อมกัน

บอกเราเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณกับการจัดตารางโครงการ

เทคนิคการตั้งเวลาโครงการมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง คุณมีประสบการณ์ในการใช้เทคนิคการตั้งเวลาโครงการหรือไม่ เรายินดีรับฟังความคิดเห็นจากคุณ บอกเราเกี่ยวกับข้อมูลเชิงลึกของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง