5 แอพที่ช่วยให้เราห่างไกลและยืดหยุ่น

แม้ว่าสภาพอากาศในปัจจุบันอาจดูน่ากลัวสำหรับคนส่วนใหญ่ แต่เราได้เห็นโอกาสที่น่าทึ่งในการปรับปรุงธุรกิจของเรา และได้นำข้อดี 3 ประการที่เราพูดถึงในโพสต์นี้ไปใช้แล้ว

ในฐานะธุรกิจออนไลน์ เราจ้างนักเขียนและนักแปลอิสระจำนวนมากจากทั่วทุกมุมโลก ดังนั้นเราจึงต้องอยู่ห่างไกลกันเป็นส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม การสนับสนุนหลัก การเงิน และการดำเนินงานของเรามีพื้นฐานมาจากสำนักงานในความหมายดั้งเดิมเสมอมา เราเชื่อว่านี่คือคำตอบสำหรับการสื่อสารที่คล่องตัวมากขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น และเป็นฐานในการจัดประชุม

ในแง่ของเหตุการณ์ล่าสุด เราเห็นโอกาสที่จะเปลี่ยนความเชื่อทางธุรกิจ 'โรงเรียนเก่า' เหล่านี้และแนะนำวิธีการทำงานแบบใหม่ที่จะเป็นประโยชน์ต่อทั้งลูกค้าและพนักงานของเรา

ขณะนี้เราอยู่ห่างไกล (แต่ยังคงมีสำนักงานอยู่ถ้าใครจำเป็นต้องใช้) และได้ปรับใช้เวลาที่ยืดหยุ่นเพื่อให้พนักงานสามารถเลือกเวลาทำงานได้

สิ่งนี้เป็นไปด้วยดีเพราะ:

• ทีมสนับสนุนเปิดกว้างมากขึ้นในการทำงานก่อนหรือหลังชั่วโมง (เพื่อให้เหมาะกับไลฟ์สไตล์ของพวกเขา)
• …ซึ่งหมายถึงการสนับสนุนทางโทรศัพท์และแชทสำหรับลูกค้าและทีมผลิตของเรามากขึ้น
• พนักงานมีความสุขมากขึ้นโดยมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ซึ่งหมายถึงประสิทธิภาพการทำงานและลูกค้าที่มีความสุขมากขึ้น
• เราสามารถจ้างทีมงานหลักได้จากทุกที่ในโลก (ไม่จำกัดสถานที่)
• เราได้ใช้แอพเจ๋งๆ ที่ช่วยให้เราทำงานร่วมกันจากระยะไกลและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย...

สิ่งนี้นำฉันไปสู่แก่นของโพสต์บล็อกนี้ แอพที่ช่วยให้เรา ห่างไกลและยืดหยุ่น ...

ไม่มีลิงค์พันธมิตรด้านล่าง นี่เป็นเพียงเครื่องมือที่เราชอบ และเราคิดว่าจะช่วยให้บริษัทอื่น ๆ ในการเดินทางของพวกเขาห่างไกล!

การโอนสายและติดตาม: Aircall

น่าอายที่เราใช้โทรศัพท์สำนักงานแบบเดิมมาโดยตลอดตั้งแต่วันที่ 1 ในสำนักงานเมื่อปี 2013 เนื่องจากเราไม่เคยต้องการวิธีแก้ปัญหาอื่นเลยจริงๆ เราจึงติดอยู่กับมัน หลังจากที่ตัดสินใจตั้งบริษัทของเราให้ทำงานทางไกล เราก็ได้ประเมินวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ Aircall ออกมาด้านบน

Aircall เป็นชุดออลอินวันเพื่อสร้างคอลเซ็นเตอร์โดยพื้นฐาน ด้วยความสามารถในการสร้างหมายเลขโทรศัพท์ที่ใช้งานได้ใหม่สำหรับทุกประเทศ ในไม่กี่วินาที เราก็ติด (และได้รับแรงบันดาลใจ) ทันทีจากอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย การทดลองใช้งานฟรี 7 วันของพวกเขาทำให้คุณมีเวลาโทร 40 นาทีเพื่อลองใช้งาน

เราตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์สำหรับแต่ละประเทศหลักในฐานลูกค้าของเรา (สหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร และออสเตรเลีย) และมอบหมายสมาชิกทีมสนับสนุนให้กับแต่ละประเทศโดยใช้อินเทอร์เฟซผังงานที่ง่ายมาก นอกจากนี้เรายังสามารถให้ความสำคัญกับสมาชิกฝ่ายสนับสนุนหรือแม้แต่สร้างสวิตช์บอร์ดเพื่อให้สามารถโอนสายไปยังบุคคลที่เหมาะสมได้

การอัปโหลดข้อความต้อนรับ การตอบรับข้อความทางโทรศัพท์ และข้อความนอกเวลาทำการนั้นง่ายพอๆ กับการอัปโหลด mp3 ไปยังอินเทอร์เฟซ

โทรออกและรับสายผ่านแอพบนคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ (มีทั้ง iOS และ Android) ตอนแรกเราซื้อชุดหูฟัง USB สำหรับการตั้งค่านี้ แต่สุดท้ายก็ตัดสินใจใช้แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เนื่องจากจะรบกวนหน้าจอการทำงานของทุกคนได้น้อยกว่าเมื่อมีสายเข้า

ทำไมเราชอบ Aircall

• ทดลองใช้งานฟรีง่าย ๆ - ไม่ต้องสอบถามหรือพูดคุยกับทีมขาย เพียงลงทะเบียนและเริ่มต้นใช้งาน
• ง่ายต่อการเพิ่มหมายเลขท้องถิ่นหรือหมายเลขโทรสำหรับประเทศใด ๆ
• โทรออกและรับสายจากแอปบนคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ โดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์เพิ่มเติม
• โอน โอน และโอนสายไปยังบุคคลที่ใช่ได้ง่ายในเวลาที่เหมาะสมโดยใช้อินเทอร์เฟซแผนภาพ
• ง่ายต่อการอัปโหลดข้อความต้อนรับส่วนบุคคลและเพลงรอ (ทุกคนสามารถเขียน Jingle ให้เราได้หรือไม่)
• การโทรจะถูกบันทึกและสามารถติดแท็กได้ ดังนั้นจึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแก้ไขปัญหาระหว่างทีมและการฝึกอบรมพนักงาน
• การวิเคราะห์การโทรที่ยอดเยี่ยมเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ดีขึ้นในอนาคต

ตรวจสอบที่นี่: Aircall.io

อีเมล แชทสด & ตั๋วสนับสนุน: Help Scout

ดังนั้นเมื่อเราเริ่มต้น เราจึงได้ตั้งค่า 'อีเมลกลุ่ม' Support@, Accounts@, Publishers@ เป็นต้น จากนั้นเราจะมีอีเมลเหล่านั้นส่งต่อไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องหลายคนในธุรกิจของเรา ดังนั้น support@ จะส่งต่อไปยังทีมสนับสนุนทีละคนไปยังกล่องจดหมาย Gmail ของพวกเขา

พอคิดแบบนี้ก็บ้า...

และมันทำให้ฉันประหลาดใจที่มีบางบริษัทที่ยังคงถูกจัดตั้งขึ้นเช่นนี้มาจนถึงทุกวันนี้ หากคุณเป็นหนึ่งในบริษัทเหล่านี้ หยุดอ่านและตั้งค่า Help Scout วันนี้!

• อีเมลถูก 'ตอบกลับสองครั้ง' โดยสมาชิกฝ่ายสนับสนุนที่แตกต่างกันสองคน
• มีการสื่อสารด้วยวาจาเกิดขึ้นมากมายในสำนักงาน โดยมีสมาชิกสนับสนุนชี้แจงว่าใครจัดการกับอะไร
• อีเมลบางฉบับถูกทิ้งไว้นานกว่าที่ควรจะเป็นเนื่องจากสมาชิกฝ่ายสนับสนุนคนอื่นๆ ถือว่ามีคนอื่นจัดการเรื่องนี้แล้ว
• การสื่อสารแบบ 'ตัวต่อตัว' จำนวนมากระหว่างสมาชิกฝ่ายสนับสนุนและลูกค้าเริ่มต้นขึ้น ซึ่งหมายความว่าทีมสนับสนุนอื่นไม่สามารถดำเนินการและแก้ไขปัญหาได้หากจำเป็น

ซึ่งหมายความว่าในช่วงต้นๆ ของธุรกิจ เราต้องหาวิธีแก้ปัญหา และวิธีแก้ไขนั้นก็คือ Help Scout

Help Scout เป็นซอฟต์แวร์ 'ตั๋วสนับสนุน' โดยพื้นฐานแล้วซึ่งทำงานเหมือนอีเมล แต่ด้วยคุณสมบัติเพิ่มเติมมากมายที่ทำให้ (อาจ) เป็นซอฟต์แวร์บุคคลที่สามที่สำคัญที่สุดที่เราใช้

ใน Help Scout สมาชิกฝ่ายสนับสนุนที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงกล่องอีเมลเดียวกันหรือหลายกล่องอีเมลได้ และรู้ว่าเมื่อใดที่อีเมลถูกจัดการหรือได้รับการจัดการ (สด) สามารถกำหนด ติดแท็ก และย้ายอีเมลไปยังกล่องจดหมายต่างๆ เพื่อแก้ปัญหาได้ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถตั้งค่าได้เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลที่มีลักษณะเหมือนกันจะได้รับการจัดการในลักษณะเดียวกัน โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงโดยเจ้าหน้าที่

พวกเขายังมีแชทสดที่เราได้ติดตั้งบนเว็บไซต์ของเรา และการแชทจะได้รับการปฏิบัติเหมือนอีเมล – และจัดเก็บในลักษณะเดียวกันสำหรับการอ้างอิงในอนาคต

หากไม่มี Help Scout การออกไปทางไกลคงเป็นไปไม่ได้ การสนับสนุนของเรามีประสิทธิภาพและรับผิดชอบแล้วในขณะนี้ เนื่องจากอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายมาก

ทำไมเราชอบ Help Scout

• เราสามารถตั้งค่ากล่องขาเข้าอีเมลแยกต่างหากสำหรับแต่ละแง่มุมของธุรกิจของเรา – ลูกค้า การเงิน นักเขียน บล็อกเกอร์ ทีมงานอิสระ และอื่นๆ
• สมาชิกในทีมสนับสนุนแต่ละคนสามารถดูได้ว่าใครกำลังติดต่อกับอีเมลใดอยู่
• สามารถติดแท็ก กำหนด และย้ายอีเมลไปยังกล่องจดหมายที่เกี่ยวข้องได้
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถทริกเกอร์ได้เพื่อให้อีเมลที่มีลักษณะบางอย่างถูกกำหนดให้กับบุคคลหรือแท็กในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง
• พวกเขามีฟังก์ชันแชทสดที่ทำงานได้อย่างราบรื่นกับกล่องจดหมายที่เกี่ยวข้อง
• พวกเขามีแดชบอร์ดการวิเคราะห์/การรายงานที่ยอดเยี่ยม ซึ่งช่วยให้เราระบุเจ้าหน้าที่สนับสนุนซูเปอร์สตาร์และตัดสินใจที่สำคัญอื่นๆ เกี่ยวกับการสนับสนุน

ลองดูที่นี่: HelpScout.net

การบันทึกเวลาและการจ่ายเงินเดือน: Hubstaff

เราใช้ Hubstaff มาหลายปีแล้ว โดยเฉพาะสำหรับทีมของเราที่อยู่ในฟิลิปปินส์ Hubstaff อนุญาตให้สมาชิกในทีม 'ล็อกออน' และเริ่มทำงานได้ และจะบันทึกเวลา โปรเจ็กต์ที่ทำงานอยู่ และกิจกรรมต่างๆ นี่เป็นสิ่งที่ดีจากมุมมองการปฏิบัติงานเพราะเราสามารถเห็นได้ว่าส่วนใหญ่ใช้เวลาอยู่ที่ใดในมุมมองตานก นอกจากนี้เรายังสามารถดูว่าใครออนไลน์อยู่และเมื่อใด (ด้วยคุณลักษณะกำหนดการ) ซึ่งทำให้เข้าใจถึงความคาดเดาไม่ได้บางอย่างที่อาจเกิดขึ้นได้เมื่อเริ่มต้นชั่วโมงการทำงานแบบยืดหยุ่นเวลา

Hubstaff ยังมีคุณสมบัติการจ่ายเงินเดือนที่จะจ่ายพนักงานเป็นรายชั่วโมงตามชั่วโมงทำงานโดยอัตโนมัติพร้อมตัวเลือกมากมายสำหรับการชำระเงิน

ตั้งแต่เริ่มห่างไกลกัน เราจึงตัดสินใจเปิดตัว Hubstaff ให้กับทีมหลักของเราทั้งหมด เพื่อบันทึกชั่วโมงทำงานในแต่ละโครงการ และให้ความรับผิดชอบเล็กน้อยด้วย จนถึงตอนนี้ก็ใช้งานได้ดี

ทำไมเราชอบ Hubstaff

• ความสามารถในการบันทึกเวลาที่กำหนดให้กับโครงการและทีม
• ทำให้การจ่ายเงินเดือนง่ายและอัตโนมัติ
• ช่วยให้การดำเนินงานมองเห็นได้ชัดเจนของโครงการที่ทำงานโดยใครและเมื่อใด

ตรวจสอบที่นี่: Hubstaff.com

การจัดการโครงการ: Trello

ด้วยการดำเนินงานและการพัฒนา ก่อนหน้านี้เราได้ใช้วิธีผ่อนคลายในการจัดการโครงการ ด้วยทีมพัฒนาที่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของตนเองและการดำเนินการโดยใช้การสื่อสารด้วยวาจาหรือกระดานไวท์บอร์ดเป็นส่วนใหญ่เพื่อจัดการโครงการ มันจึงใช้ได้ผลในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในโลกแห่งความเป็นจริงแบบดั้งเดิม

ด้วยการทำงานทางไกล เรารู้ว่าเราต้องมองเห็นโครงการจากทุกทีม เราต้องรู้ว่าอะไรอยู่ในท่อ อะไรกำลังดำเนินการอยู่ อยู่ไกลแค่ไหน และอะไรที่ทำเสร็จแล้วจึงจะทดสอบได้ ในสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบดั้งเดิม เป็นเรื่องง่ายเหมือนกับการจัดประชุมประจำสัปดาห์หรือตะโกนไปทั่วห้อง จากระยะไกล เราต้องการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ และทางเลือกของเราคือ Trello หลังจากลองใช้วิธีแก้ปัญหามากมาย

อินเทอร์เฟซของ Trello ทำงานเหมือนกับบอร์ด Kanban ซึ่งให้ภาพนกที่ยอดเยี่ยมในทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการ แผนก หรือแม้แต่บริษัทโดยรวม

อินเทอร์เฟซใช้งานได้กับ 'บอร์ด', 'รายการ' และ 'การ์ด'

• แต่ละบอร์ดสามารถเป็นตัวแทนของแผนกต่างๆ เช่น การพัฒนา หรืออาจเน้นด้วยเลเซอร์เป็นโครงการหรือคุณลักษณะเฉพาะของโครงการก็ได้
• แต่ละรายการภายในกระดานสามารถแสดงถึงแง่มุมของกระดานนั้นได้ ตัวอย่างเช่น อาจเป็น "ไปป์ไลน์" "กำลังดำเนินการ" และ "เสร็จสิ้น" หรือ 'โครงการ 1', 'โครงการ 2', 'โครงการ 3' เป็นต้น
• การ์ดแต่ละใบในรายการจะมีรายละเอียดของงานหรือสิ่งที่ต้องทำโดยเฉพาะ

Trello ใช้งานได้หลากหลายมาก และมีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้ได้ ดังนั้นฉันจะอธิบายวิธีที่เราใช้สำหรับบริษัทของเรา

เรามีคณะกรรมการ ปฏิบัติการ ในที่นี้ เรามีภาพรวมของโครงการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการตลาด การพัฒนา แนวคิดในการโพสต์บล็อกใหม่ แนวคิดเกี่ยวกับวิดีโอ ฯลฯ ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในนั้นและแต่ละรายการแสดงถึงโครงการประเภทต่างๆ ภายในการ์ดแต่ละใบจะมีแต่ละโปรเจ็กต์หรืองาน จากนั้นภายในการ์ดจะมีรายละเอียดของงานนั้น พร้อมรายการตรวจสอบสำหรับไมโครสิ่งที่ต้องทำแต่ละรายการ

เรามีคณะกรรมการเพื่อ การพัฒนา ด้วย ที่นี่เรามีการพัฒนาแต่ละรายการและรายการแสดงถึงขั้นตอนของการพัฒนา ไปป์ไลน์ กำลังทำงาน ทดสอบ และเสร็จสมบูรณ์

ดังที่คุณเห็นแล้ว กรณีการใช้งานที่แตกต่างกันสองกรณีสำหรับบอร์ด แต่ทั้งสองอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับวิธีการของตนเอง

Trello ยังมีความสามารถในการสื่อสารภายในการ์ด เพื่ออัปเดตความคืบหน้า แท็กสมาชิกในทีมคนอื่นๆ อัปโหลดภาพหน้าจอ ไฟล์แนบ และอื่นๆ

ทำไมเราชอบ Trello

• ใช้งานได้หลากหลายมากเพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการโครงการสำหรับงานหนัก หรือแม้แต่รายการสิ่งที่ต้องทำง่ายๆ
• ความสามารถในการเพิ่มหลายกระดานสำหรับหลายทีม
• การดูโปรเจ็กต์จากมุมสูงหรือการโฟกัสด้วยเลเซอร์อย่างมากในแง่มุมเฉพาะของโปรเจ็กต์นั้นง่ายดายด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
• การสื่อสารเป็นเรื่องง่ายภายในซอฟต์แวร์
• แจกฟรี.

ตรวจสอบที่นี่: Trello.com

การสื่อสารภายในและเอกสาร: G Suite

เราใช้ G Suite ตั้งแต่เริ่มต้น แต่เมื่อไม่นานมานี้ตั้งแต่เริ่มใช้งานระยะไกลได้อาศัย G Suite มากขึ้น

เราใช้ G Suite เป็น "ฮับ" ของเรา – ใช้ทุกอย่างตั้งแต่ที่อยู่อีเมล แชทภายใน ปฏิทินที่แชร์ เอกสารของบริษัท และการประชุมทางวิดีโอทุกวัน

ฉันไม่อยากจะเชื่อเลยเมื่อได้ยินว่าบริษัทต่างๆ ยังคงใช้ Outlook เมื่อมี G Suite ซึ่งมีราคาต่อผู้ใช้ต่ำ

ก่อนอื่น เราพร้อมสำหรับอีเมลแล้ว แม้ว่าอีเมลสนับสนุนทั้งหมดของเราจะมาถึง Help Scout แต่เรายังคงใช้อีเมลภายในในการสื่อสาร

ประการที่สอง มี Google แฮงเอาท์ที่เราใช้สำหรับแชทกับทีมอย่างรวดเร็ว เช่นเดียวกับแฮงเอาท์วิดีโอ ซึ่งเราสามารถจัดการประชุมเสมือนจริงได้

ประการที่สาม เราถือเอกสารของบริษัททั้งหมดไว้ใน 'ไดรฟ์' ทุกอย่างตั้งแต่ใบรับรองการจดทะเบียนบริษัท เอกสารประกันภัยและสัญญาต่างๆ จะปลอดภัยในไดรฟ์บนคลาวด์ของเรา ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง ไม่อยู่ในตู้เก็บเอกสารในสำนักงาน

สุดท้ายนี้ เราสามารถจัดการกิจกรรมทางธุรกิจ การลาประจำปี และอื่นๆ โดยใช้ปฏิทินที่แชร์ซึ่งทุกคนสามารถเข้าถึงได้

ทำไมเราถึงชอบ G Suite

• ใช้งานง่ายและใช้งานง่าย
• ทุกสิ่งที่สำคัญในที่เดียว (อีเมล แชท เอกสาร ปฏิทิน)
• เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์
• ข้อมูลที่ปลอดภัยและจัดเก็บไว้
• สากล – คนส่วนใหญ่ใช้ Gmail และแฮงเอาท์

ตรวจสอบได้ที่นี่: GSuite.Google.com

ความคิดสุดท้าย

ฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับการโพสต์ของเราในแอปโปรดที่ช่วยให้เราห่างไกลและยืดหยุ่น! เราชอบที่จะได้ยินว่าแอปและเครื่องมือใดบ้างที่ช่วยบริษัทของคุณ ส่งอีเมลหาเราที่ [email protected] หรือแสดงความคิดเห็นในช่องโซเชียลของเราแล้วมาพูดคุยกัน