5 เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำงานจากที่บ้านทีม

การทำงานร่วมกันเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ขับเคลื่อนประสิทธิภาพของพนักงาน

เป็นการตอกย้ำการทำงานเป็นทีมและส่งเสริมการคิดเชิงนวัตกรรมและการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกันของสมาชิกในทีมในการบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ

การศึกษาของสแตนฟอร์ดเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมาแสดงให้เห็นว่าแม้การรับรู้เพียงการทำงานร่วมกันกับทีมก็เพิ่มประสิทธิภาพของแต่ละบุคคลได้

เนื่องจากโควิด-19 ได้ส่งผลกระทบและเปลี่ยนวิธีการดำเนินธุรกิจทั่วโลก การทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกันจึงมีความสำคัญมากขึ้น

และความท้าทายในการดำเนินการเนื่องจากทีมทำงานจากที่บ้าน ด้วยเหตุนี้ บริษัทต่างๆ จึงหันมาพึ่งพาเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางไกลทางออนไลน์เพื่อขับเคลื่อนนวัตกรรมต่อไป เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และยังคงมีความเกี่ยวข้อง

ด้านล่างนี้ เราได้แสดงรายการเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางไกลยอดนิยม 5 รายการที่คุณสามารถใช้ในการปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานเป็นทีมระหว่างพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งระหว่างผู้ที่กำลังทำงานจากที่บ้าน

เครื่องมือการทำงานร่วมกันของเอกสารและไฟล์ – Google Docs/ Google Drive

แอพแชร์เอกสารและไฟล์มีบทบาทสำคัญในชุดเครื่องมือการทำงานร่วมกัน ช่วยให้ทีมแชร์และทำงานร่วมกันในเอกสารทั่วไปทางออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย

การวิจัยแสดงให้เห็นว่า ทีมสามารถสร้างเอกสารได้เร็วขึ้น 33% ด้วยเครื่องมือการจัดการเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องแนบไฟล์

ผู้เล่นหลักคนหนึ่งในหมวดหมู่นี้คือ Google Docs ซึ่งคุณสามารถสร้างเอกสาร แก้ไข/ตรวจสอบ และแบ่งปันกับผู้อื่นได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้และจากทุกที่ในโลก

คุณยังสามารถดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบไฟล์ต่างๆ ได้ตามต้องการ ผสานรวมกับ Google ไดรฟ์ ทำให้คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารของคุณได้อย่างเรียบร้อยและจัดการการอนุญาตทั่วทั้งองค์กร

ควรใช้เมื่อใด:

• ระหว่างการประชุมออนไลน์ให้จดบันทึก
• เพื่อพัฒนาความคิดร่วมกันในระหว่างการระดมความคิดออนไลน์
• เพื่อทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ในการแก้ไขเอกสาร
• ติดตามความคืบหน้าของเอกสารด้วยประวัติเวอร์ชัน
• เพื่อแบ่งปันเอกสารสำคัญกับสมาชิกในทีม ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ให้คำติชมทันทีเกี่ยวกับเอกสารหรือให้คำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนแปลง

Visual Workspace สำหรับการทำงานร่วมกัน – Creately

ประมาณการว่า กว่า 60% ของ Generation X และ Millennials ร่วมมือกันมากขึ้นผ่านวิธีการแสดงภาพ

ภาพช่วยให้ผู้คนสื่อสารความคิด กระบวนการ เวิร์กโฟลว์ การออกแบบ ฯลฯ ได้ดีขึ้น นี่คือเหตุผลที่ห้องประชุมส่วนใหญ่มีไวท์บอร์ดอยู่ในนั้น เพื่อช่วยเพิ่มทัศนวิสัยให้กับสิ่งที่กล่าวถึง

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้วยภาพจะแทนที่กระดานไวท์บอร์ดแบบเดิมด้วยผ้าใบที่ไร้ขอบเขตบนคลาวด์ ซึ่งผู้คนจำนวนมากสามารถทำงานร่วมกันในการพัฒนาแนวคิดและการออกแบบโดยใช้องค์ประกอบภาพและไดอะแกรม

ยักษ์ใหญ่ในอุตสาหกรรมคือ Creately มีผืนผ้าใบออนไลน์ที่ปรับขนาดได้และไม่จำกัดพร้อมคุณสมบัติการวาดที่ใช้งานง่าย เพื่อช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เพื่อสร้างภาพแนวคิดได้เร็วขึ้น

นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้ากว่า 1,000 แบบตามสถานการณ์ต่างๆ สำหรับการตลาด การพัฒนา การออกแบบ วิศวกรรม ทรัพยากรบุคคล การจัดการโครงการ และทีมที่คล่องตัว

การผสานรวมกับ Google Drive, Confluence และ Slack อย่างราบรื่นช่วยเสริมความแข็งแกร่งในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมข้ามสายงาน

ควรใช้เมื่อใด:

• เพื่อระดมความคิดโดยใช้แผนที่ความคิด กระดานความคิด แผนภาพก้างปลา ฯลฯ
• ทำการวางแผน Sprint ออนไลน์กับทีม Scrum ของคุณ
• เพื่อทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เพื่อพัฒนาแนวคิด/แผนโดยใช้ภาพและไดอะแกรมได้จากทุกที่
• เพื่อวางแผนและตรวจสอบโฟลว์ผู้ใช้ โครงร่างโครงร่าง และ UI จำลอง
• เพื่อแสดงภาพสถิติและข้อมูลสำหรับรายงาน เอกสาร การนำเสนอ ฯลฯ
• เพื่อแบ่งปันและรับคำติชมเกี่ยวกับเอกสารจากเพื่อนร่วมงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และลูกค้า

แอปส่งข้อความของทีม – Slack

การทำงานร่วมกันเริ่มต้นด้วยการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างพนักงาน

และมีแอปพลิเคชันที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์มากมายเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างทีม ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานจากตำแหน่งเดียวกันหรือจากระยะไกล

แม้ว่า Microsoft Teams ได้รับการออกแบบมาสำหรับบริษัทระดับองค์กรขนาดใหญ่ แต่ก็มักจะถือว่าตั้งค่าได้ยากเมื่อเทียบกับ Slack ซึ่งตั้งค่าและดูแลได้ง่ายกว่า

ดังนั้นสำหรับโพสต์นี้ เราจึงตัดสินใจที่จะยึดติดกับ Slack แม้ว่า Microsoft Teams จะมีฐานผู้ใช้ที่ใหญ่ขึ้น ด้วยเหตุผลที่ทำให้ตั้งค่าและใช้งานได้ง่ายขึ้น และเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับธุรกิจ

Slack เป็นเครื่องมือสื่อสารที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นภายในองค์กรหรือระยะไกล ช่วยให้ทีมติดต่อกับเพื่อนร่วมงานผ่านข้อความโต้ตอบแบบทันที แฮงเอาท์วิดีโอ และแม้แต่สร้างช่องทางที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานเพื่อพบปะสังสรรค์

ควรใช้เมื่อใด

• แทนที่อีเมล โทรศัพท์ และข้อความเมื่อคุณต้องการสื่อสารกับทีมของคุณ
• เพื่อเก็บข้อมูลสำคัญ เอกสาร ลิงค์ไปยังแหล่งข้อมูล ฯลฯ บันทึกไว้ในประวัติการแชทของคุณ คุณสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วด้วยตัวเลือกการค้นหา
• เพื่อตั้งเตือนตัวเองและทีมสำหรับเหตุการณ์สำคัญ (เช่น scrum รายวัน)
• ในการเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานของคุณผ่านการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอ
• เพื่อสร้างพื้นที่ชุมชนที่สนุกสนานสำหรับทีมของคุณเพื่อผูกสัมพันธ์กับสิ่งที่ไม่เกี่ยวกับงาน
• เพื่อแก้ปัญหา แจ้งผู้อื่น ระดมความคิด และแบ่งปันงาน/อัพเดตโครงการ
• เพื่อแชร์สถานะความพร้อมของคุณในช่วงเวลาทำงาน

เครื่องมือการประชุมออนไลน์ – Zoom

เมื่อทำงานจากระยะไกล จะไม่สามารถพบปะและทำงานด้วยตนเองได้ แต่การประชุมทางวิดีโอทำให้สามารถสนทนาแบบ 'ตัวต่อตัว' ได้แบบเสมือนจริง

และสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล พวกเขามีความสำคัญต่อการสร้างความไว้วางใจและการให้สัญญาณภาพที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

มีเครื่องมือมากมายในตลาด Bloomberg รายงานว่า ตลาดการประชุมทางวิดีโอทั่วโลกจะขยายตัวในอัตราการเติบโตต่อปี 9.2% จนถึงปี 2025 ทำให้ตลาดนั้นเติบโตเป็นมูลค่า 6.7 พันล้านดอลลาร์ นอกจากนี้ ยังระบุด้วยว่า 51% ของพนักงานใช้วิดีโอคอลเพื่อทำงาน จากโฮมออฟฟิศ ในขณะที่ 33% ทำได้จากสถานที่ทำงานร่วม กัน

เครื่องมือยอดนิยมที่ใช้กันทั่วโลกสำหรับการประชุมทางวิดีโอคือ Zoom นับตั้งแต่เริ่มมีการระบาดของโควิด-19 Zoom ได้เพิ่มฐานผู้ใช้สูงสุดเป็นประวัติการณ์ คาดว่า บริษัทได้เพิ่มผู้ใช้งานรายเดือน 2.22 ล้านคนในปี 2020 ในขณะที่ในปี 2019 เพิ่ม 1.99 ล้านคน

ควรใช้เมื่อใด

• สำหรับการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเสียงกับเพื่อนร่วมงาน
• สำหรับการประชุมทางไกลกับสมาชิกในทีม ลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ฯลฯ
• สำหรับสัมภาษณ์ทางไกลและจัดอบรมพนักงานใหม่ทางไกล
• เพื่อดำเนินการสัมมนาทางเว็บและกิจกรรมการตลาดอื่น ๆ
• เพื่อกำหนดเวลาและบันทึกการประชุม
• สำหรับการแชร์หน้าจอ

การจัดการโครงการ – Favro

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ/งานได้รับความนิยมอย่างมาก ในตอนนี้ยิ่งเพิ่มมากขึ้นเนื่องจากทีมส่วนใหญ่มีสมาชิกที่ทำงานจากระยะไกล

ไม่ว่าคุณจะต้องการจัดระเบียบงานโครงการหรือระบบระดับองค์กรเพื่อวางแผนและติดตามโครงการ มีโซลูชันสำหรับทุกคน

Favro เสนอพื้นที่เดียวสำหรับทีมแบบกระจายเพื่อทำงานร่วมกันในการวางแผน จัดระเบียบ และติดตามความคืบหน้าของงาน/โครงการที่พวกเขากำลังทำงานอยู่

ควรใช้เมื่อใด:

• ในการแสดงภาพงานที่กำลังดำเนินการโดยใช้แผนงาน รายการ และชีต ระบุปัญหาคอขวดและประสานงานกันเป็นทีม
• เพื่อสร้างและทำงานร่วมกันในเนื้อหาที่จำเป็นสำหรับโครงการภายในแอพ
• เพื่อวางแผนโครงการและมอบหมายงานและหน้าที่ระหว่างสมาชิกในทีม
• เพื่อสร้าง Backlog ของงานที่จะทำในอนาคต และ Collections (พื้นที่ทำงาน) สำหรับทีมแยกกัน
• เพื่อทบทวนและฝากข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการเพื่อเพื่อนร่วมงาน

เครื่องมือการทำงานร่วมกันระยะไกลที่คุณชื่นชอบคืออะไร?

กุญแจสู่การทำงานร่วมกันทางไกลอย่างราบรื่นคือการใช้เครื่องมือที่ถูกต้องเพื่อวัตถุประสงค์ที่ถูกต้อง และใช้เครื่องมือจำนวนจำกัดเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างความสับสน เพื่อส่งเสริมการใช้เครื่องมืออย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรมีแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาและวิธีใช้เครื่องมือเหล่านี้โดยเขียนและแบ่งปันกับทีม

เราหวังว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันระยะไกลทั้ง 5 ชิ้นนี้จะช่วยให้คุณทำงานสำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แจ้งให้เราทราบความคิดเห็นของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง