คู่มือขั้นสูงสำหรับการสัมภาษณ์ทางไกลที่ประสบความสำเร็จ

Team Creately ทำงานจากที่บ้านมาเกือบสองเดือนแล้วนับตั้งแต่เริ่มมีการระบาดของ COVID-19

สิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไร คุณอาจสงสัย

ถึงตอนนี้ทุกคนในทีมก็ประสบความสำเร็จในเทคนิคการทำงานจากที่บ้านในขณะที่ยังคงทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเช่นเคย เราได้ทำงานให้หนักขึ้น (โปรดทราบว่า โดยไม่เหนื่อยและในขณะที่รักษาสมดุลชีวิตการทำงานและชีวิตที่ดี) มากกว่าที่เราเคยทำมาก่อนสถานการณ์การล็อกดาวน์ทั้งหมดจะตกอยู่กับเรา

และที่สำคัญที่สุด เราสามารถขยายทีมของเราได้ และนี่คือช่วงเวลาที่ทุกคนทำงานจากที่บ้าน

ในคู่มือนี้ เราจะให้ความกระจ่างเกี่ยวกับกระบวนการ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และเครื่องมือที่เราปฏิบัติตามและใช้สำหรับการสัมภาษณ์และว่าจ้างพนักงานใหม่ให้ประสบความสำเร็จ โดยไม่ต้องพบปะด้วยตนเอง อ่านต่อเพื่อค้นหา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสัมภาษณ์ทางไกล

สำหรับเรา กระบวนการจ้างสมาชิกใหม่ในทีมจากระยะไกลยังคงเหมือนเดิมในกระบวนการจ้างงานทั่วไปจนถึงขั้นคัดเลือกผู้สมัคร

กระบวนการจ้างงานมาตรฐานของเราจะกล่าวถึงทีละขั้นตอนในโพสต์ของเรา วิธีเพิ่มอัตราการแปลงของผู้สมัครและประสบการณ์ของผู้สมัคร ในนั้นคุณสามารถเรียนรู้วิธีการ

• ระบุความต้องการจ้าง
• เตรียมรายละเอียดงาน
• กำหนดกลยุทธ์การรับสมัครของคุณ
• คัดกรองและคัดเลือกผู้สมัคร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้จะช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการสัมภาษณ์และว่าจ้างผู้สมัคร จากระยะไกล

สัมภาษณ์งาน

ที่ Creately เราทำการประชุมสัมภาษณ์กับผู้สมัครสามครั้ง การคัดกรอง HR การสนทนาแบบตัวต่อตัวกับผู้จัดการทีม และการสนทนาแบบตัวต่อตัวกับ CEO

ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติบางส่วนที่เราปฏิบัติตามเพื่อให้สิ่งต่างๆ มีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุมแต่ละครั้ง

การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการสัมภาษณ์

เมื่อสัมภาษณ์ผู้สมัครทางไกล การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์และวิดีโอเป็นช่องทางหลักในการสื่อสาร

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้การโทรด้วยเสียงเพื่อดำเนินการสัมภาษณ์เบื้องต้นได้ แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องใช้แฮงเอาท์วิดีโอสำหรับการสนทนาในภายหลัง

การสัมภาษณ์ในสถานที่จริงเปิดโอกาสให้คุณติดต่อกับผู้สมัครของคุณได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากคุณสามารถดูและอ่านภาษากายของผู้สมัครได้อย่างเหมาะสม ในระหว่างการสัมภาษณ์ทางไกล วิดีโอสามารถช่วยคุณได้

การเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์

สำหรับการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว คุณควรเตรียมตัวให้พร้อมโดยทบทวนชุดคำถามที่จะนำเสนอต่อผู้ให้สัมภาษณ์ โดยการตั้งห้องประชุม หรือแม้แต่ตรวจสอบกับผู้สมัครเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขายังคงเข้าร่วมอยู่

การสัมภาษณ์ทางไกลต้องมีการเตรียมตัวเช่นกัน

• ตั้งความคาดหวังไว้ล่วงหน้า

สิ่งสำคัญคือคุณต้องแจ้งให้ผู้สมัครทราบว่าคุณคาดหวังอะไร ซึ่งจะรวมถึงรายละเอียดที่ชัดเจน เช่น เวลาที่มีการสัมภาษณ์ การสื่อสาร ตลอดจนเครื่องมืออื่นๆ ที่จะใช้ในระหว่างการประชุม ชื่อและการกำหนดบุคคลอื่นที่เข้าร่วมสายจากปลายสายของคุณ วาระการประชุม ฯลฯ รายละเอียดเหล่านี้สามารถระบุไว้ในอีเมลแนะนำตัวซึ่งคุณสามารถส่งล่วงหน้าได้

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีของคุณอยู่ในระเบียบ

การเลิกราระหว่างการสัมภาษณ์เนื่องจากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ผิดพลาดอาจดูไม่เป็นมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตั้งหรือเข้าสู่ระบบเครื่องมือที่คุณจะใช้อย่างเหมาะสม อุปกรณ์ของคุณได้รับการชาร์จอย่างเหมาะสม และที่สำคัญที่สุดคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณทำงานอย่างถูกต้อง อย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงก่อนการสัมภาษณ์

• กำจัดสิ่งรบกวนสมาธิ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้นั่งในที่เงียบๆ โดยไม่มีสิ่งรบกวน (เช่น ผู้คนเดินไปมา จอทีวี ห้องนอนรกๆ ฯลฯ) ในพื้นหลัง นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปิดเสียงโทรศัพท์และปิดการเตือนอื่นๆ บนอุปกรณ์ของคุณ และลดการเคลื่อนไหวของคุณในระหว่างการสัมภาษณ์ หากคุณทำงานอื่นหรือเดินไปมาระหว่างการสนทนา ผู้สมัครจะจดจ่อกับงานของตนได้ยากขึ้น

• เตรียมคำถามสัมภาษณ์ของคุณให้พร้อม

การจัดเตรียมคำถามไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้คุณสนทนากับผู้เข้าร่วมได้อย่างมีความหมาย และยังช่วยให้คุณประเมินผู้สมัครได้อย่างเหมาะสมอีกด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการสัมภาษณ์ทางไกล เนื่องจากคุณไม่สามารถยืดเวลาการประชุมเกินกว่าวาระที่พยายามนึกถึงคำถามที่คุณควรถาม

• ส่วนการแต่งตัว.

แม้ว่าคุณอาจจะทำงานจากที่บ้าน แต่คุณยังคงสัมภาษณ์คนนอก ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องดูเป็นมืออาชีพและสร้างความประทับใจแรกพบที่ดี

ระหว่างสัมภาษณ์

แทนที่จะสัมภาษณ์ตัวต่อตัว มีหลายสิ่งที่คุณต้องทำและอย่าทำในระหว่างการสัมภาษณ์ทางไกล

• อย่าทำให้คนเยอะจนเกินไป

เพราะมันจะสร้างการรบกวนที่ไม่จำเป็น เช่น การตั้งคำถามที่ไม่พร้อมเพรียงกัน มีเฉพาะสมาชิกในทีมที่จำเป็นอยู่ด้วย และถ้าไม่ได้พูด พวกเขาควรปิดเสียงไมโครโฟนไว้โดยปล่อยให้คนที่ตั้งคำถามกับผู้สมัครทำโดยไม่ทำให้เกิดการหยุดชะงัก

• ประพฤติตนเหมือนที่ท่านมีต่อหน้า

คำนึงถึงการแสดงออกทางสีหน้า น้ำเสียง และวิธีการปฏิบัติตนในระหว่างการสัมภาษณ์ ยิ้มและหัวเราะตามความเหมาะสมและช่วยให้ผู้เข้าสอบรู้สึกผ่อนคลายในการสนทนา รอสองสามวินาทีที่ส่วนท้ายของแต่ละประโยคเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่คุยกัน และที่สำคัญที่สุด ให้จับตาที่กล้องหรือหน้าจอ ไม่ใช่ที่ภาพสะท้อนของคุณเอง

• มีแผนสำรอง

ไม่ว่าคุณจะเตรียมตัวอย่างไร สิ่งต่างๆ ก็ยังอาจผิดพลาดได้ (เช่น ไฟดับ) หากสถานการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น คุณต้องเตรียมพร้อมที่จะจัดการกับมันให้สำเร็จ มีรายละเอียดการติดต่ออื่น เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมลเคียงข้างคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเลือกสนทนาด้วยเสียงกับผู้สมัครทางโทรศัพท์ได้

การประเมินผู้สมัคร

หลังจากการคัดกรอง HR และก่อนการสนทนากับผู้จัดการทีม ผู้สมัครจะถูกประเมินด้วยการทดสอบความถนัด จากผลการทดสอบ ผู้สมัครจะได้รับการสัมภาษณ์กับหัวหน้าทีม

ต่อไปนี้คือแนวทางบางส่วนที่ใช้ได้ผลสำหรับเราในการประเมินผู้สมัครทางออนไลน์

• ใช้ซอฟต์แวร์ติดตามพฤติกรรมและเวลาในการติดตามกิจกรรมของผู้สมัครขณะทำแบบทดสอบ ก่อนการทดสอบ ให้แจ้งผู้สมัครว่าหน้าจอของพวกเขาจะถูกแชร์ ดังนั้นพวกเขาจึงจำเป็นต้องลบข้อมูลที่เป็นความลับออกไปให้พ้นสายตา

• หรือใช้ซอฟต์แวร์แชร์หน้าจอเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพ ในระหว่างเซสชั่นเพียร์โค้ดของเรา ผู้สมัครจะถูกขอให้แชร์หน้าจอของพวกเขา เพื่อให้หัวหน้าทีมสามารถสังเกตขณะที่พวกเขาเขียนโค้ดและประเมินทักษะของพวกเขา

• เตรียมผู้สอบให้พร้อมโดยอธิบายให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง เราส่งอีเมลแนะนำตัวซึ่งมีลิงก์สำหรับจองช่วงเวลาที่สะดวกสำหรับการทดสอบโดยใช้ซอฟต์แวร์กำหนดเวลานัดหมายออนไลน์ อีเมลยังแจ้งพวกเขาเกี่ยวกับเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้และอธิบายหลักเกณฑ์เกี่ยวกับวิธีการดำเนินการในระหว่างการทดสอบ

• ใช้เวลาสองสามนาทีก่อนการทดสอบเพื่อเตือนผู้สมัครถึงหลักเกณฑ์ผ่านแฮงเอาท์วิดีโอ

เปิดรับสมัคร

ในเดือนที่ผ่านมา สมาชิกใหม่ห้าคนได้เข้าร่วม Creately ในขณะที่ทุกคนทำงานจากที่บ้าน ซึ่งกระจัดกระจายไปทั่วประเทศ ที่ไม่ธรรมดาก็คือการรับสมัครงานผ่านระบบออนไลน์ทั้งหมด โดยไม่ต้องสัมภาษณ์ตัวต่อตัว

เราทำมันได้อย่างไร?

• ในการตรวจสอบเบื้องหลัง เรามักจะอาศัยการโทรศัพท์ เช่นเดียวกับที่เราทำกับพนักงานใหม่คนอื่นๆ เรายังรักษาฐานข้อมูลพร้อมบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่เรารวบรวม

• หลังจากการสัมภาษณ์ CEO ครั้งสุดท้าย เราจะส่งจดหมายตอบรับผ่านบริการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสามารถให้ลายเซ็นของตนกับข้อตกลงโดยใช้เบราว์เซอร์หรือมือถือ

เครื่องมือสำหรับการสัมภาษณ์ทางไกล

นี่คือเครื่องมือที่เราใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการสรรหาบุคลากรของเรา

Airtable – Airtable อนุญาตให้จัดเก็บข้อมูลในสเปรดชีต แต่ในลักษณะที่น่าดึงดูดยิ่งขึ้น เราใช้ซอฟต์แวร์นี้เพื่อเก็บบันทึกข้อมูลผู้สมัคร และสร้างแบบฟอร์มที่เราใช้เพื่อรวบรวมข้อมูล (เช่น อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ โปรไฟล์ LinkedIn ฯลฯ) จากผู้สมัคร

Calendly – ​​เหมาะสำหรับการกำหนดเวลานัดหมายออนไลน์ ซึ่งช่วยให้เราให้ผู้สมัครเลือกเวลาที่สะดวกสำหรับพวกเขาจากช่วงเวลาที่มีสำหรับการสัมภาษณ์/ การทดสอบความถนัด

Google Meet – เราทำแฮงเอาท์วิดีโอผ่าน Google Meet ซึ่งช่วยให้แชร์หน้าจอได้ ซึ่งมีประโยชน์ในระหว่างการทดสอบความถนัด

Google ฟอร์ม – การทดสอบความถนัดของเราสร้างขึ้นด้วย Google ฟอร์ม และรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ติดตามพฤติกรรมและเวลา เช่น Timify ซึ่งเราใช้เพื่อตรวจสอบกิจกรรมของผู้สมัครในระหว่างการทดสอบ

Adobe Sign – นี่คือซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ารหัสซึ่งช่วยให้คุณส่ง ลงชื่อ ติดตาม และจัดการกระบวนการลายเซ็นโดยใช้เบราว์เซอร์หรืออุปกรณ์มือถือ เราใช้เพื่อรับลายเซ็นสำหรับข้อตกลงและสัญญาออนไลน์

มีคำแนะนำเพิ่มเติมไหม

เมื่อเทคโนโลยีทำให้คุณสามารถทำงานจากบ้านของคุณเองได้อย่างสะดวกสบาย การสัมภาษณ์และการว่าจ้างพนักงานที่สมบูรณ์แบบให้กับองค์กรของคุณนั้นไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ เราหวังว่าคู่มือนี้จะช่วยคุณในกระบวนการนี้

ขอให้โชคดีกับการสัมภาษณ์ทางไกลของคุณ!

มีอะไรจะเพิ่มไหม แบ่งปันความคิดเห็นของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง