วิธีดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพระยะไกล: คู่มือฉบับสมบูรณ์

ยิ่งเราอยู่ในการล็อกดาวน์นานเท่าไร ก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นในการหาวิธีคืนสถานะกิจวัตรทางธุรกิจตามปกติ เพื่อให้พนักงานไม่รู้สึกเหมือนถูกทิ้งให้อยู่ในสภาพที่ไร้ขอบเขตตลอดไป แต่ในขณะที่เราปรับตัวเข้ากับจังหวะและกลยุทธ์ใหม่ๆ เราอาจสงสัยว่าการตรวจสอบประสิทธิภาพระยะไกลยังคงมีอยู่หรือไม่ เราต้องต่อต้านความอยากที่จะตัดทิ้งทั้งหมดในปีนี้ และถือว่าเราควรกลับไปทบทวนประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อสิ่งต่างๆ กลับสู่สภาวะปกติแล้วเท่านั้น

การตรวจสอบประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการบุคคลและทีมมีประสิทธิภาพ เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายและความสำเร็จขององค์กร และในช่วงเวลาที่ธุรกิจอยู่รอดได้ขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาสามารถจัดการพนักงานระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด การจัดการประสิทธิภาพอย่างมีประสิทธิภาพคือกุญแจสำคัญในการสร้างความสอดคล้องและความเข้าใจร่วมกัน โดยจะชี้แจงถึงสิ่งที่ต้องบรรลุและสิ่งที่บุคคลหรือทีมต้องทำ เรียนรู้ และพัฒนาให้ประสบความสำเร็จในช่วงเวลาที่ท้าทายเหล่านี้

ปรับตัวอย่างไรให้เข้ากับโควิด

แม้กระทั่งก่อนเกิดการระบาดใหญ่ การตรวจสอบประสิทธิภาพยังทำให้เกิดความเครียดในหมู่พนักงานอีกด้วย ผู้คนลังเลที่จะถูกวิพากษ์วิจารณ์และชอบหลีกเลี่ยงการสนทนาที่ยากลำบาก การทำงานจากที่บ้านทำให้เกิดความรู้สึกโดดเดี่ยวและโดดเดี่ยว ซึ่งอาจรุนแรงขึ้นได้จากการทบทวนประสิทธิภาพการทำงานจากระยะไกล

เราต้องรับทราบว่านี่ไม่ใช่การตรวจสอบธรรมดาและจะไม่ได้รับการปฏิบัติเหมือนเป็นการทบทวน สื่อสารให้พนักงานทราบถึงความจำเป็นในการตรวจสอบประสิทธิภาพจากระยะไกล และระบุให้ชัดเจนว่ากระบวนการจะเกิดขึ้นอย่างไร
สิ่งสำคัญคือต้องทำการเปลี่ยนแปลงที่คำนึงถึงระยะห่างทางกายภาพ การสะดุดของเทคโนโลยี ปัญหาในการสื่อสาร และปัจจัยอื่นๆ ที่ทำให้การตรวจสอบประสิทธิภาพระยะไกลน้อยกว่าที่เข้าใจได้ง่ายสำหรับผู้จัดการหลายๆ คน และที่สำคัญที่สุด องค์กรไม่สามารถพึ่งพากลยุทธ์ที่ทำงานได้ดีสำหรับการสนทนาในสำนักงานเท่านั้น

ตั้งความคาดหวัง

รับรู้ว่าทั้งองค์กรและพนักงานต้องเผชิญกับความท้าทายที่สำคัญในปีนี้ ในช่วงข้อจำกัดของ COVID-19 ความเป็นผู้นำที่เห็นอกเห็นใจควรมีความสำคัญเป็นอันดับแรก ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องปรับตัวและเชื่อมโยงผลการปฏิบัติงานของพนักงานเข้ากับความเป็นอยู่ที่ดี

รูปแบบ: อธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรว่าการดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพระยะไกลจะดำเนินการอย่างไร กำหนดขั้นตอนให้ชัดเจนว่าพนักงานต้องเตรียมตัวอย่างไร จะทำผ่านวิดีโอคอลหรือไม่ และแพลตฟอร์มใด ฯลฯ

ผู้ได้ รับเชิญ – โครงร่างที่จะเข้าร่วมในระหว่างการตรวจสอบ จะเกี่ยวข้องกี่รอบและวัตถุประสงค์ของการแสดงตนของสมาชิกแต่ละคนในปัจจุบัน

ระยะเวลา – ส่งคำเชิญในปฏิทินล่วงหน้า โดยปกติ เป็นการดีที่สุดที่จะแจ้งให้พนักงานทราบระหว่างหนึ่งถึงสองสัปดาห์ เพื่อที่พวกเขาจะได้เตรียมวัสดุทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพระยะไกล รวมระยะเวลาที่การประชุมคาดว่าจะอยู่ในคำเชิญ

โครงสร้าง – ในคำเชิญในปฏิทินของคุณและ/หรืออีเมลที่เกี่ยวข้อง ให้แจกแจงสิ่งที่คุณจะพูดถึง หัวข้อที่คุณจะอ่านและวิธีที่คุณจะวัดผลการปฏิบัติงาน

การดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพระยะไกล

เชื่อมต่อผ่านวิดีโอ

ภาษากายสื่อสารรายละเอียดได้มากมาย และวิธีที่ดีที่สุดในการสนทนาที่มีความหมายคือการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน แฮงเอาท์วิดีโอเป็นสิ่งที่ดีที่สุดรองลงมาในการอยู่ห้องเดียวกันกับพนักงาน คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การประชุมทางวิดีโอในตัวของ Creately เพื่อสนทนากับพนักงานในขณะที่คุณพิจารณาเกณฑ์การปฏิบัติงาน ตรวจสอบงานจากปีที่แล้ว และตั้งเป้าหมายสำหรับอนาคตทั้งหมดแบบเรียลไทม์บนผืนผ้าใบที่ไม่มีที่สิ้นสุด

มีคู่มือการสนทนา

การตรวจสอบประสิทธิภาพไม่ใช่การประชุมเพื่อติดตามผลวัตถุประสงค์ทั่วไป การจดจ่อ กระชับ และครุ่นคิดผ่านการประชุมจะมีประสิทธิภาพสูงสุด เตรียมคู่มือการสนทนาพร้อมหัวข้อที่คุณต้องสัมผัส พารามิเตอร์ต่างๆ ของการประเมินที่คุณต้องดำเนินการ และส่วนเฉพาะที่คุณต้องการคำติชมจากพนักงาน มีโครงสร้างและเน้น; แม้ว่าคุณควรมีความยืดหยุ่นบ้าง แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องผ่านส่วนการประเมินทั้งหมดในเวลาที่กำหนด

ให้โอกาสในการถามคำถามก่อนเซสชั่น – จัดสรรช่วงเวลาที่กำหนดไว้สำหรับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับคำถามหรือข้อกังวลที่พวกเขามี สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาเตรียมและแบ่งปัน

การกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณและทีมทำงานตลอดการตรวจสอบ แม้จะอยู่ในฉากเสมือนจริง

ใช้เทมเพลตและเครื่องมือวิเคราะห์

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคุณกำลังประเมินอะไรและจะวัดประสิทธิภาพอย่างไร เทมเพลตที่มีโครงสร้างช่วยรับรองความชัดเจนของความคิด และปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบประสิทธิภาพระยะไกล เพื่อให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกัน พนักงานสามารถเข้าใจได้ดีขึ้นถึงสิ่งที่คาดหวัง เพื่อที่พวกเขาจะได้เตรียมตัวและมีการอภิปรายที่มีความหมายมากขึ้นเมื่อต้องเผชิญการสนทนาแบบเห็นหน้ากัน

SWOT ส่วนบุคคล

เครื่องมือนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสะท้อนตนเองของแต่ละคน โครงสร้างนี้จัดโครงสร้างให้พนักงานสามารถประเมินคุณลักษณะทั้งด้านบวกและด้านลบอย่างตรงไปตรงมา ตลอดจนค้นพบด้านที่ต้องปรับปรุงและศักยภาพที่ซ่อนอยู่ คุณสามารถส่งแบบทดสอบการประเมินตนเองให้กับพนักงานได้สองสามวันก่อนการตรวจทานผลการปฏิบัติงานทางไกล ด้วย Creately ผู้จัดการสามารถตรวจสอบการวิเคราะห์ SWOT ที่เสร็จสิ้นแล้ว และเพิ่มข้อมูลเข้าและความคิดเห็นในแต่ละส่วนได้

เป้าหมายสมาร์ท

การทบทวนผลการปฏิบัติงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างแผนภูมิเส้นทางอาชีพกับพนักงาน เช่นเดียวกับการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา ในระหว่างการทบทวนผลการปฏิบัติงานทางไกล สิ่งสำคัญคือต้องสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานว่าผลงานของพวกเขามีความสำคัญต่อบริษัทและกำหนดเส้นทางวิถีที่มองไปข้างหน้าสำหรับทั้งบุคคลและองค์กร

การตั้งเป้าหมายสามารถเน้นย้ำความตั้งใจและให้บริบทกับความพยายาม

เป้าหมาย SMART เป็นเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมที่คุณพยายามทำให้สำเร็จเมื่อเวลาผ่านไป ผู้จัดการและพนักงานควรร่างเป้าหมายเหล่านี้ร่วมกัน “SMART” เป็นตัวย่อที่อธิบายลักษณะที่สำคัญที่สุดของแต่ละเป้าหมาย

แผนปฏิบัติการ

เอกสารนี้ระบุงานที่คุณต้องทำให้เสร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย มันแบ่งกระบวนการออกเป็นงานที่ได้รับมอบหมายตามระยะเวลา แผนปฏิบัติการจะสรุปขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถกำหนดกรอบเวลาให้กับทุกขั้นตอนในกระบวนการได้ คุณสามารถใช้เอกสารนี้เพื่อกำหนดเป้าหมายเดียวหรือหลายเป้าหมายก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการและความชอบของคุณ

สิ่งที่ควรทราบ

ทำ

• เข้าถึงการประเมินของคุณด้วยความยืดหยุ่น ความผ่อนปรน ความเห็นอกเห็นใจ และความเห็นอกเห็นใจที่มากขึ้น
• รับรู้และแสดงความชื่นชมต่อผู้ที่ทำงานหนักและมีส่วนร่วม เป็นสิ่งสำคัญสำหรับขวัญกำลังใจและความสามารถขององค์กรในการรักษาไว้

อย่า

• วิพากษ์วิจารณ์ผู้ทำผลงานแย่เกินไป ให้เวลาพวกเขาในการทำความคุ้นเคยกับการทำงานทางไกลและเพื่อเปลี่ยนสิ่งต่างๆ
• ปล่อยให้อคติเล็ดลอดเข้ามา ตัดสินใจตามข้อมูล ถามเพื่อนร่วมงานและรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าพนักงานคนอื่นๆ สื่อสาร ทำงานร่วมกัน และให้ความช่วยเหลือได้ดีเพียงใด
• คิดว่ามันเป็นเพียงสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ ใช้การตรวจสอบประสิทธิภาพจากระยะไกลเป็นเครื่องมือในการระบุจุดบอดและโอกาสที่ซ่อนอยู่ในการดำเนินธุรกิจของคุณ

พิจารณาทุกสิ่ง แม้จะมีความท้าทายในการทบทวนประสิทธิภาพระยะไกล แต่ข้อดีก็เป็นผลดีอย่างท่วมท้น เปิดโอกาสให้คุณเชื่อมต่อกับพนักงานและสนทนาอย่างมีความหมายกับพวกเขาเกี่ยวกับผลงานของพวกเขา แต่ที่สำคัญกว่านั้น การได้ยินโดยตรงจากพนักงานในช่วงเวลาพิเศษเหล่านี้จะทำให้คุณเข้าใจถึงความท้าทายที่พวกเขาเผชิญได้ดีขึ้น จากนั้นคุณสามารถสร้างนโยบายที่คำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้และตัดสินใจเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น