คู่มือฉบับย่อเพื่อการวางแผนการเพิ่มโปรแกรมระยะไกล (PI) ที่ง่ายขึ้น

การวางแผน PI เป็นส่วนสำคัญของ Scaled Agile Framework ^TM เป็นวิธีที่ดีในการทำให้ทีมของคุณอยู่ในแนวเดียวกันและมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม อาจเป็นเรื่องยากที่จะรู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหน คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับพื้นฐานของการวางแผน PI และสิ่งที่คุณต้องการรวมไว้ในวาระการประชุมของคุณเพื่อให้บรรลุผลการวางแผนที่ประสบความสำเร็จ

การวางแผน PI คืออะไร?

การวางแผนส่วนเพิ่มของโปรแกรมหรือการวางแผน PI เป็นเหตุการณ์ที่อิงตามจังหวะซึ่งจำเป็นต่อการดำเนินการที่ประสบความสำเร็จของการเปิดตัวที่คล่องตัว เป็นแกนหลักของ Agile Release Train (ART) ซึ่งจัดวางทุกทีมใน ART ให้เข้ากับภารกิจและวิสัยทัศน์ร่วมกัน

เซสชันการวางแผน PI เป็นกิจกรรมตามกำหนดการที่จัดขึ้นเป็นประจำตลอดทั้งปี โดยที่หลายทีมใน Agile Release Train เดียวกันจะพบปะกันเพื่อหารือเกี่ยวกับคุณลักษณะ หนทางข้างหน้า แผนงาน และการพึ่งพาข้ามทีม

โดยทั่วไปแล้วงานการวางแผน PI จะจัดขึ้นโดย Release Train Engineer (Scrum Master) และจัดขึ้นในช่วง 2 วันโดยเพิ่มโปรแกรมทีละ 8 ถึง 12 สัปดาห์

องค์กรสามารถตัดสินใจได้ว่าจะมีเซสชัน PI เมื่อใด ตัวอย่างเช่น หลายบริษัทกำหนดเวลาการวางแผน PI ที่จุดเริ่มต้นของการเพิ่มโปรแกรมและหลังจากการตรวจสอบและการปรับซ้ำ ในขณะที่บางบริษัทเลือกที่จะมีเซสชันรายไตรมาส เซสชั่นเหล่านี้เกิดขึ้นเป็นประจำตามกำหนดเวลาที่แน่นอน ทำให้ผู้จัดการโครงการหรือทีมที่เกี่ยวข้องสามารถวางแผนล่วงหน้าได้

SAFe หรือ Scaled Agile Framework ^TM คือชุดแนวทางและแนวปฏิบัติที่สนับสนุนองค์กรขนาดใหญ่เพื่อนำความคล่องตัวมาใช้ ประกอบด้วยสี่ขั้นตอน การวางแผน การดำเนินการ การปรับตัว และการไตร่ตรอง SAFe ได้รับการยอมรับว่าเป็นวิธีการที่เพิ่มการมองเห็น การจัดตำแหน่ง และการทำงานร่วมกันระหว่างทีมและระดับต่างๆ ส่งผลให้ผลิตภาพและการส่งมอบดีขึ้น

การวางแผน PI ระยะไกล

เซสชันการวางแผน PI จัดขึ้นด้วยตนเองตามธรรมเนียม อย่างไรก็ตาม การระบาดใหญ่ได้เปลี่ยนสถานที่ทำงานอย่างไม่สามารถเพิกถอนได้ โดยที่การค้นหาทีมและสมาชิกในทีมต่างๆ ในสถานที่เดียวกันนั้นเป็นไปไม่ได้เสมอไป ดังนั้น สิ่งสำคัญอันดับแรกคือการรวบรวมทีมที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่เป็นส่วนหนึ่งของงานแบบเรียลไทม์เพื่อนำเสนอในการวางแผน เพื่ออำนวยความสะดวกและสนับสนุนเซสชันเหล่านี้จากระยะไกล โฮสต์ของเครื่องมือออนไลน์และเทคโนโลยีที่จำเป็นจะถูกนำมาใช้

เหตุใดการวางแผน PI จึงมีความสำคัญ

การวางแผน PI เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัททุกขนาด แต่มีค่ามากเป็นพิเศษสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่อาจมีทีม 100-200 ทีมและนักพัฒนาอีก 1,000 คน ก่อนหน้าที่จะแนะนำการวางแผน PI ทีมเหล่านี้ไม่มีการสื่อสารใดๆ ระหว่างกัน ดังนั้นข้อมูลจะลดหลั่นลงมาจากระดับผู้นำและการจัดการที่นำไปสู่ความขัดแย้งในด้านทรัพยากร งบประมาณ และการทำงาน

ด้วยการวางแผน PI โปรโตคอลการสื่อสารที่เหมาะสมช่วยให้ทีมสามารถรวมตัวกันและหารือเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ และให้แน่ใจว่าการพึ่งพานั้นเข้าใจและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น สถานการณ์ที่ทั้งสองทีมทำงานบนคุณสมบัติที่แตกต่างกันโดยไม่ทราบว่ามีการพึ่งพาที่อาจทำให้มีการเผยแพร่หรือต้องการการทำงานซ้ำของโค้ดที่สำคัญ สามารถหลีกเลี่ยงได้

ในระหว่างเซสชันการวางแผน PI ทีมและสมาชิกในทีมจะพบปะกันแบบเห็นหน้า (ทางไกลหรือแบบตัวต่อตัว) ซึ่งจะปูทางสำหรับการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวซึ่งจะส่งผลให้มีความร่วมมือที่ดีขึ้นในการทำงานในอนาคต เมื่อสิ้นสุดเซสชั่นการวางแผน PI ทีมงานจะเตรียมแผนงานที่รวมถึงการทำซ้ำ งานในมือ วัตถุประสงค์ และความเสี่ยงสำหรับการเพิ่มโปรแกรมครั้งต่อไป

สรุปการวางแผน PI ช่วยให้

• โครงสร้างการสื่อสารและการมองเห็น
• การทำงานร่วมกันและการประสานกันที่ดีขึ้นระหว่างทีมต่างๆ
• งานที่มีประสิทธิภาพ ความสอดคล้องในงานและวัตถุประสงค์
• ความสามารถในการเผยแพร่คุณลักษณะในเวลาน้อยลงและอยู่ในงบประมาณ

การวางแผนงาน

มีสามขั้นตอนสำหรับการวางแผน PI ที่ประสบความสำเร็จ

1. ความพร้อมขององค์กร: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้นำในโครงการพร้อมที่จะเข้าร่วม จะเป็นการดีที่สุดหากมีการจัดกำหนดการเซสชันการวางแผน PI ไว้ล่วงหน้าและทีมต่างๆ จะได้รับการแจ้งเตือน
2. ความพร้อมของเนื้อหา : วิสัยทัศน์และวัตถุประสงค์ของเซสชั่น PI และโปรแกรมต้องได้รับการจัดเตรียมอย่างดีและทันเวลาสำหรับเซสชั่น ควรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทุกคนทราบอย่างชัดเจนในวันแรก
3. การเตรียมการด้านลอจิสติกส์: จัดห้องขนาดใหญ่ ถ้าเป็นการส่วนตัว ให้โทร Microsoft Teams หรือทีม Zoom ที่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมทั้งหมดได้ ในเซสชันระยะไกล ใช้ห้องกลุ่มย่อยเพื่อแบ่งทีมออกเป็นกลุ่มเล็กๆ เพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมกันมากขึ้น

ก่อนเกิดเหตุการณ์ PI นอกเหนือจากขั้นตอนข้างต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุและสร้างรายการด้านล่างที่กล่าวถึงด้วย

• วิสัยทัศน์และเป้าหมายของโครงการ
• ขอบเขตของโครงการ ข้อจำกัด ไทม์ไลน์ และเหตุการณ์สำคัญ
• ทรัพยากรที่จำเป็น
• หน้าที่และความรับผิดชอบ

กำหนดการ

วาระการประชุมของกิจกรรมการวางแผน PI มีบทบาทสำคัญ เป็นกรอบการทำงานที่แนะนำผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องครอบคลุมเพื่อให้ทุกคนเข้าใจบทบาทของตนในการสร้างและดำเนินการขบวนการปลดปล่อยที่คล่องตัว ระเบียบวาระการประชุมควรเรียบง่ายและเรียบง่ายอยู่เสมอ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญที่สุด นั่นคือ การส่งมอบคุณค่า

แม้ว่าการวางแผน PI หรือการวางแผน PI ระยะไกลอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่ก็มีความคล้ายคลึงกันบางประการ ด้านล่างนี้คือวาระการประชุมมาตรฐานสำหรับเซสชันการวางแผน PI สองวันที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้

บริบททางธุรกิจ

ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับสถานะธุรกิจในปัจจุบัน วิสัยทัศน์พอร์ตโฟลิโอ และประสิทธิภาพของโซลูชันปัจจุบันในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า ซึ่งมักจะนำเสนอโดยเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารระดับสูง

วิสัยทัศน์ผลิตภัณฑ์/โซลูชัน

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับวิสัยทัศน์ปัจจุบัน ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติเด่น 10 อันดับแรกที่จะเกิดขึ้น การเปลี่ยนแปลงใดๆ จากเหตุการณ์การวางแผน PI ก่อนหน้า และเหตุการณ์สำคัญที่คาดหวัง โดยทั่วไปแล้ว วิสัยทัศน์ของผลิตภัณฑ์/โซลูชันจะนำเสนอโดย Product Management

แนวทางปฏิบัติด้านสถาปัตยกรรมและการพัฒนา

วิสัยทัศน์ด้านสถาปัตยกรรมและการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับความคล่องตัวสำหรับการปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐาน กระบวนการพัฒนา และการสื่อสารใน PI ที่จะเกิดขึ้น แผนกสถาปนิก/วิศวกรรมเป็นผู้นำในการนำเสนอวิสัยทัศน์ด้านสถาปัตยกรรมและแนวทางการพัฒนา

ภูมิหลังการวางแผน

โครงร่างของกระบวนการวางแผนทำงานและสิ่งที่คาดหวัง

เซสชั่นฝ่าวงล้อม

ช่วงการฝ่าวงล้อมหลายครั้ง อย่างน้อยสองครั้ง กระจายออกไปในช่วงสองวัน สำหรับเซสชั่นแรก ทีมจะทำงานเพื่อระบุความสามารถ งานในมือ ความเสี่ยง และการพึ่งพา เพื่อสร้างแผนร่างที่รวมวัตถุประสงค์ PI ของทีมเริ่มต้นที่จะแบ่งปันกับผู้อื่น วัตถุประสงค์ PI เหล่านี้ประกอบด้วยเป้าหมายที่รวมอยู่ในแผนแต่ไม่ได้กระทำโดยไม่ทราบปัจจัยหรือความเสี่ยง

ในเซสชั่นที่สอง ซึ่งโดยปกติแล้วจะเกิดขึ้นในวันที่สอง ทีมต่างๆ จะยังคงดำเนินการตามแผนและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น วัตถุประสงค์ของ PI ได้รับการสรุปโดยทีมงานก่อนที่จะถูกส่งไปยังเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารระดับสูงเพื่อกำหนดมูลค่าทางธุรกิจ

ร่างแผนทบทวน

ทีมนำเสนอร่างแผนสำหรับข้อเสนอแนะ ขอแนะนำให้ทีมติดต่อสื่อสารและระบุการพึ่งพาที่เกี่ยวข้องกับทีมอื่นๆ หรือระบบเผยแพร่ที่คล่องตัว เซสชั่นเป็นการนั่งที่แน่นแฟ้นซึ่งทีมนำเสนอผลลัพธ์การวางแผนหลัก ร่างวัตถุประสงค์ PI ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และการพึ่งพาอาศัยกัน เจ้าของธุรกิจและทีมอื่นๆ ให้ข้อมูลหลังจากที่แต่ละทีมนำเสนอ

บทวิจารณ์จากผู้บริหาร

เจ้าของธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้บริหารจะพบปะเพื่อจัดการกับความท้าทายที่นำเสนอในร่างแผนเพื่อเสนอแนวทางแก้ไขหรือการเปลี่ยนแปลง จะให้ความสนใจเป็นพิเศษกับความท้าทายในขอบเขต ปัญหาด้านทรัพยากร และการพึ่งพาอาศัยกัน ในระหว่างการประชุมทบทวนและแก้ไขปัญหาของฝ่ายจัดการ ฝ่ายบริหารจะพิจารณาการเปลี่ยนแปลงขอบเขตการจัดเรียง การแก้ไขปัญหาต่างๆ และการปรับเปลี่ยน

ทบทวนแผนขั้นสุดท้าย

แต่ละทีมนำเสนอแผนการของตนต่อกลุ่ม หลังจากการนำเสนอแต่ละครั้ง แต่ละทีมจะเน้นถึงความเสี่ยง การพึ่งพาอาศัยกัน และอุปสรรค แผนดังกล่าวจะนำเสนอต่อเจ้าของธุรกิจและผู้บริหารเพื่อขออนุมัติ หากแผนได้รับการอนุมัติ วัตถุประสงค์ของ PI จะถูกนำเสนอให้ทุกคนได้เห็น หากฝ่ายบริหารมีข้อกังวลบางประการ ทีมงานจะได้รับเวลาในการแก้ไขข้อกังวลและนำเสนอแผนการปรับปรุง

ความเสี่ยงของโปรแกรม

ทีมงานจะระบุความเสี่ยงที่ขัดขวางการบรรลุวัตถุประสงค์ในระหว่างช่วงการวางแผน ความเสี่ยงที่ระบุจะถูกนำเสนอต่อทั้งกลุ่มและจัดการด้วยความโปร่งใส ในระหว่างกระบวนการนี้ ความเสี่ยงจะถูกจัดประเภทดังต่อไปนี้

• แก้ไขแล้ว: ความเสี่ยงไม่เป็นปัญหาอีกต่อไปและได้รับการแก้ไขแล้ว
• เป็นเจ้าของ: สมาชิกของกลุ่มเป็นเจ้าของความเสี่ยงซึ่งไม่สามารถแก้ไขได้ระหว่างการสนทนา
• ยอมรับแล้ว: เข้าใจและยอมรับความเสี่ยงบางอย่างว่าเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหรือตามความเป็นจริงของสถานการณ์
• บรรเทา: มีการระบุแผนเพื่อลดผลกระทบของความเสี่ยง

ย้อนหลัง

มีการจัดทำย้อนหลังสั้น ๆ เพื่อรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับงานและสิ่งที่ต้องปรับปรุงสำหรับกิจกรรมในอนาคต

อินพุตและเอาต์พุตของการวางแผน PI (เทมเพลตที่มีประโยชน์)

อินพุต

• บริบททางธุรกิจ

• แผนงานและวิสัยทัศน์

• คุณสมบัติ 10 อันดับแรกของ Backlog ของโปรแกรม

ผลลัพธ์

• วัตถุประสงค์ PI ที่มุ่งมั่น: รวมถึงชุดของวัตถุประสงค์ SMART ที่สร้างขึ้นโดยทีมงานด้วยมูลค่าของธุรกิจที่ได้รับมอบหมายจากเจ้าของธุรกิจ

• กระดานโปรแกรม: ระบุวันที่ว่าคุณลักษณะใหม่จะออกเมื่อใด การขึ้นต่อกันระหว่างทีม และเหตุการณ์สำคัญ

เคล็ดลับสำหรับการวางแผน PI ระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ

กิจกรรมการวางแผน PI ระยะไกลเหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมแบบกระจาย คุ้มค่าและช่วยให้ทุกทีมเข้าร่วมได้โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของพวกเขา นอกจากสามขั้นตอนสำคัญที่กล่าวถึงใน 'การวางแผนกิจกรรม' แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องจดบันทึกสิ่งต่อไปนี้สำหรับเหตุการณ์ระยะไกลที่ปราศจากอาการสะอึก

เครื่องมือออนไลน์คือแพลตฟอร์มที่คุณคู่ควร

ใช้เครื่องมือออนไลน์เพื่อยืนยันการเข้าร่วม แบ่งปันข้อมูล จัดการประชุม และโต้ตอบแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ยังมีทีมงานเฉพาะเพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมและให้การสนับสนุน

สร้างตารางเวลาและลงทะเบียนแผ่นงานล่วงหน้า

สร้างกำหนดการของกิจกรรมการวางแผน PI และแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบล่วงหน้า ขอให้ผู้เข้าร่วมลงทะเบียนเพื่อยืนยันการเข้าร่วม

เลือกเวลาที่เหมาะสม

ด้วยทีมแบบกระจาย โอกาสที่สมาชิกในทีมจะกระจัดกระจายไปทั่วโลกในโซนเวลาที่ต่างกัน เมื่อเลือกเวลาสำหรับกิจกรรม ให้คำนึงถึงความแตกต่างของเวลาและให้แน่ใจว่างานไม่เกิน 6-8 ชั่วโมง

มารยาทที่ควรปฏิบัติตาม

เพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดและการหยุดชะงักโดยไม่จำเป็น ให้หมุนเวียนรายการมารยาทที่ต้องปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น ขอให้สมาชิกในทีมทุกคนเปิดกล้องและเข้าร่วมอย่างแข็งขัน นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อสามารถพูดคุยได้และเมื่อใดควรปิดเสียงไมโครโฟน

หลีกเลี่ยงความซ้ำซากจำเจและสร้างความไว้วางใจ

ให้ผู้เข้าร่วมได้พักผ่อนโดยการรวมช่วงพัก 5 นาทีหลายๆ ครั้งและช่วงเบรกเกอร์น้ำแข็งเพื่อรักษาสิ่งที่น่าสนใจและสร้างความไว้วางใจ

บันทึกเซสชั่น

ถ่ายทอดสดและบันทึกเซสชัน สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับสมาชิกในทีมที่อาจพลาดเซสชั่นเนื่องจากสถานการณ์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้หรือหากคุณต้องการอ้างอิงกลับ

หลีกเลี่ยงความประหลาดใจ

ยึดตามวาระที่ใช้ร่วมกันและสื่อสารกับผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับบทบาทและความคาดหวังของพวกเขา

เซสชันการวางแผน PI เป็นส่วนสำคัญของการจัดการการเปิดตัวที่คล่องตัว อย่าลืมเข้าร่วมสองสามเซสชันในแต่ละปีเพื่อให้เป็นไปตามแผนและรับประกันว่าการส่งมอบผลิตภัณฑ์จะประสบความสำเร็จ

ใช้ Creately สำหรับ Remote PI Planning

Creately มีเครื่องมือมากมายที่จะทำให้การวางแผน PI ของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นตั้งแต่เริ่มต้น

• ไวท์บอร์ดและความสามารถในการวาดด้วยมือเปล่าเพื่อระดมสมองและทำงานร่วมกันในแนวคิด ความเสี่ยง และการพึ่งพาที่สำคัญ
• เทมเพลตและรูปร่างมากกว่า 1,000 แบบเพื่อเริ่มเตรียมกำหนดการและรูปแบบที่จำเป็นอื่นๆ สำหรับเซสชันการวางแผน PI ล่วงหน้าเพื่อแชร์กับสมาชิกของ Agile Train
• การประชุมทางเสียงและวิดีโอในแอปเพื่อประสานงานกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ เพื่อระดมความคิดและหารือเกี่ยวกับการเตรียมการ
• แชร์พื้นที่ทำงานและโฟลเดอร์กับเพื่อนร่วมงานและเพื่อนร่วมงาน การเข้าถึงและระดับบทบาทที่หลากหลายเพื่อจัดการ แชร์ แก้ไข และตรวจสอบ พร้อมกับความสามารถแบบผู้เล่นหลายคนเพื่อทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
• บูรณาการกับ MS Teams เพื่อจัดการประชุมและจัดการกระดานโครงการทั้งหมดในที่เดียว

เริ่มต้นการวางแผน PI ครั้งต่อไปหรือเซสชันการวางแผน PI ระยะไกลด้วย Creately เพื่อสัมผัสประสบการณ์การจัดการโครงการด้วยภาพที่ดีที่สุด!