วิธีจัดการโครงการจากระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการโครงการเองเป็นงานที่มีความต้องการสูง และตอนนี้ คุณต้องทำสิ่งนี้กับทีมที่ไม่ได้ทำงานจากสถานที่เดียวกันกับคุณด้วยซ้ำ

โควิด-19 ได้เปลี่ยนวิธีการทำงานของเราอย่างมาก และเมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ มีอุปสรรคชุดใหม่ที่ต้องเอาชนะ

ในโพสต์นี้ เราจะแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ Creately ติดตามเมื่อจัดการโครงการ

กระบวนการบริหารโครงการ

โดยทั่วไปวงจรชีวิตการจัดการโครงการประกอบด้วย 5 ขั้นตอน; การเริ่มต้นโครงการ การวางแผนโครงการ การดำเนินโครงการ การติดตามโครงการ และการปิดโครงการ เราได้กล่าวถึงขั้นตอนเหล่านี้ในเชิงลึกในคำแนะนำในการทำความเข้าใจขั้นตอนของวงจรการจัดการโครงการ

แต่เพื่อให้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ นี่คือขั้นตอนทั่วไปในการจัดการโครงการภายใต้แต่ละขั้นตอน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการระยะไกล

ตอนนี้ความท้าทายคือการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ในขณะที่ทุกคนทำงานจากระยะไกล

วิธีการจัดการโครงการจากระยะไกลหรือในสถานที่อาจแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท อย่างไรก็ตาม ด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านล่างนี้ คุณสามารถปรับกระบวนการของคุณเองเพื่อให้สิ่งต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลงทุนในเครื่องมือการจัดการโครงการระยะไกลที่เหมาะสม

ความสำคัญของการใช้เครื่องมือออนไลน์ที่เหมาะสมเมื่อทำงานทางไกลไม่สามารถเน้นได้มากพอ ประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของทีมขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้เครื่องมือใดและใช้งานอย่างไร

แม้ว่าจะมีเครื่องมือการจัดการโครงการมากมาย แต่คุณจะต้องพึ่งพาเครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกัน เครื่องมือที่จำเป็นบางประการมีการระบุไว้ด้านล่าง

เครื่องมือการจัดการโครงการ/งาน – ช่วยให้ทีมโครงการระยะไกลทำงานร่วมกันในการแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อย กำหนดหลักเป้าหมาย มอบหมายความรับผิดชอบ และติดตามความคืบหน้าทางออนไลน์

• Trello
• อาสนะ
• Favro

เครื่องมือไวท์บอร์ด/แคน วาสออนไลน์ – ด้วยไวท์บอร์ดออนไลน์ คุณสามารถพึ่งพาภาพ ไดอะแกรม และสเก็ตช์เพื่ออธิบายสิ่งที่คุณพูดระหว่างการประชุมหรือเซสชันการวางแผนได้

Creately เสนอพื้นที่ทำงานแบบภาพขั้นสูงสำหรับทีมระยะไกลเพื่อทำงานร่วมกัน การประชุมทางวิดีโอในแอปและการติดตามเมาส์แบบเรียลไทม์และคุณลักษณะการแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

เครื่องมือการจัดการเอกสาร – เก็บเอกสารและทรัพยากรทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการไว้ในตำแหน่งออนไลน์ส่วนกลางที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์และจากทุกที่ เครื่องมือต่างๆ เช่น Google Drive, One Drive เป็นต้น ยังช่วยให้จัดการสิทธิ์และเข้าถึงไฟล์ของบริษัทได้ง่ายขึ้นมากอีกด้วย

เครื่องมือสื่อสาร – คุณต้องใช้แพลตฟอร์มการแชทและเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอเพื่อให้ทีมเชื่อมต่อระหว่างโครงการ Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams และ Skype เป็นตัวเลือกยอดนิยมของทีมโปรเจ็กต์ทั่วโลก

ในขณะที่ใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อทำงานร่วมกันทางออนไลน์เป็นสิ่งที่จำเป็นในระหว่างโครงการ ให้ตั้งกฎพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการใช้งานเพื่อขจัดความสับสน และส่งเสริมประสิทธิภาพ

ทรัพยากร:

5 เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำงานจากที่บ้านทีม

29 เครื่องมือทำงานระยะไกลเพื่อคงประสิทธิภาพการทำงาน

สื่อสารอย่างสม่ำเสมอกับทีม

การสื่อสารคือกุญแจสู่ความสำเร็จในการจัดการโครงการจากระยะไกล

ข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานจากที่เดียวกันคือการสื่อสารเกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการชี้แจงบางสิ่งบางอย่าง คุณสามารถหันหลังกลับและถามทีมของคุณ

แม้ว่าการทำงานทางไกลจะไม่เหมือนกัน แต่คุณสามารถวางใจในการประชุมทางวิดีโอเพื่อเลียนแบบการสื่อสารแบบตัวต่อตัวได้

• ใช้ข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อการสื่อสารที่เร่งด่วน ในขณะที่เปิดวิดีโอสำหรับการสนทนาที่ยาวขึ้นหรือจริงจังเพื่อมีส่วนร่วมกับทีมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• รักษาช่องทางทั่วไปแยกต่างหากสำหรับทีมโครงการ
• แบ่งปันข้อกังวล ทรัพยากร และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการในช่องทางทั่วไปที่สนับสนุนให้ทุกคนแบ่งปันความคิดเห็น
• สื่อสารมากเกินไปเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและความเข้าใจผิด เมื่อไม่สามารถพูดคุยแบบเห็นหน้ากันได้ ให้พิมพ์ข้อความที่อธิบายความกังวลของคุณให้ยาวขึ้นเพื่อป้องกันไม่ให้อีกฝ่ายสรุปผิดพลาด นอกจากนี้ ให้ใช้อิโมจิเพื่อเพิ่มสัมผัสของมนุษย์

แชร์อัพเดทงานทุกวัน

คุณสามารถพึ่งพาแพลตฟอร์มการจัดการงานเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการในแต่ละวัน แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้นเสมอไป ในขณะที่ทีมยุ่ง พวกเขามักจะล้มเหลวในการอัปเดตงานโดยใช้เครื่องมือ

มีวิธีที่ง่ายกว่าในการเรียนรู้สิ่งที่ทีมของคุณกำลังทำอยู่

• การประชุมรายวันแบบสั้นตามกำหนดการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งทีมจะแชร์สิ่งที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ จัดการให้เสร็จสิ้น และตัวบล็อกที่รั้งพวกเขาไว้
• เธรดข้อความในแพลตฟอร์มแชทที่ทีมแชร์ข้อมูลนี้ทุกวัน
• ไทม์ไลน์ของโครงการหรือแผนภูมิแกนต์ที่อัปเดตเป็นประจำโดยบุคคลหรือทีมเดียว ดังนั้นจึงนำเสนอภาพรวมระดับสูงของความคืบหน้า

แก้ไขไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์นี้ทางออนไลน์และแชร์กับทีมโปรเจ็กต์ที่เหลือของคุณผ่าน Slack การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะมีผลกับการแสดงตัวอย่างไดอะแกรม Slack แบบเรียลไทม์ หรือเปิดจากหน้า Confluence ที่เกี่ยวข้องเพื่ออัปเดตอย่างง่ายดายและให้ทีมของคุณเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว

แหล่งข้อมูล: คู่มือง่ายๆ ในการสร้างไทม์ไลน์โครงการที่มีประสิทธิภาพ

มีทรัพยากรทั้งหมดอยู่ในที่ที่ใช้ร่วมกัน

สิ่งหนึ่งที่มีทีมงานโครงการที่ทำงานอยู่ในสถานที่ที่ใช้ร่วมกันคือการค้นหาเอกสารและทรัพยากรที่ไม่ได้แชร์กับพวกเขา

แม้ว่าเอกสาร ทรัพย์สิน และทรัพยากรทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณจะมีความจำเป็นในเวอร์ชันดิจิทัล แต่ให้จัดเก็บไว้ในแพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์ ซึ่งจะช่วยให้ทีมสามารถเข้าถึงทุกอย่างได้จากทุกที่และจากอุปกรณ์ใดๆ ของพวกเขา

คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการเอกสารหรือวิกิภายใน เช่น Confluence ได้ที่นี่

ชี้แจงบทบาท ความรับผิดชอบ ความคาดหวัง และเวิร์กโฟลว์

อย่าปล่อยให้โอกาสใด ๆ เมื่อจัดการโครงการจากระยะไกล เนื่องจากคุณในฐานะผู้จัดการโครงการไม่สามารถแนะนำพวกเขาแบบตัวต่อตัวได้ โปรดใช้ความพยายามเป็นพิเศษในการชี้แจงสิ่งที่คุณคาดหวังจากสมาชิกในทีมแต่ละคน

• สร้างและแบ่งปันแผนผังองค์กรที่เน้นบทบาท ความรับผิดชอบ และความสัมพันธ์การรายงานระหว่างสมาชิกในทีม

• ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจน กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของสมาชิกในทีมแต่ละคน อธิบายว่าควรบรรลุขั้นตอนโดยขั้นตอนด้วยไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ได้อย่างไร

แหล่งข้อมูล: The Easy Guide to Workflows

• มีการเช็คอินเป็นประจำกับสมาชิกในทีมเป็นการส่วนตัว สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้ว่าพวกเขามีความคืบหน้าอย่างไรและปัญหาที่พวกเขากำลังเผชิญอยู่

• กำหนดลำดับความสำคัญที่ชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของโครงการและทำให้ทีมของคุณสับสน ให้จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละอย่างที่สมาชิกในทีมควรทำ หากคุณกำลังใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ คุณสามารถแยกย่อยและแสดงรายการงานสำหรับแต่ละบุคคลตามลำดับความสำคัญได้

• สร้างแผนงานผลิตภัณฑ์เพื่อช่วยให้ทีมเห็นว่างานที่พวกเขาทำนั้นมีส่วนช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ใหญ่ขึ้นขององค์กรได้อย่างไร

มีเคล็ดลับการจัดการโครงการระยะไกลเพิ่มเติมหรือไม่

การจัดการโครงการเป็นหนึ่งในความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดที่ทีมระยะไกลต้องเผชิญ แต่ถ้าคุณรวมชุดทักษะ เครื่องมือ และแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมเข้าด้วยกัน ก็จะสามารถเอาชนะได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่มีปัญหา ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อให้งานของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการระยะไกลมีประสิทธิภาพและง่ายขึ้น

ต้องการเป็นผู้จัดการทีมระยะไกลที่ทุกคนมองข้ามหรือไม่? นี่คือคำแนะนำของผู้จัดการสำหรับการจัดการทีมจากระยะไกล

ต้องการคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการทีมระยะไกลหรือไม่? นี่คือแนวทางปฏิบัติสำหรับการทำงานจากทีมที่บ้าน