คู่มือที่จำเป็นสำหรับการวางแผน Sprint ด้วยทีม Work from Home

การวางแผน Sprint เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในช่วงเริ่มต้นของ Sprint เป็นที่ที่ทีม Scrum รวมตัวกันเพื่อกำหนดเป้าหมายการพัฒนาผลิตภัณฑ์และวางแผนงานที่จะดำเนินการในช่วง Sprint ที่จะเกิดขึ้น

การทำเช่นนี้กับทีมที่ทำงานจากที่บ้านอาจดูเหมือนเป็นไดนามิกที่แตกต่างจากการประชุม Sprint Planning แบบพบหน้า อย่างไรก็ตาม ด้วยเครื่องมือและขั้นตอนที่เหมาะสม คุณสามารถทำให้สิ่งต่างๆ มีประสิทธิภาพได้

ในคู่มือนี้ เราจะมาดูกันว่าทีมที่ทำงานจากที่บ้านสามารถจัดการประชุม Sprint Planning ที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพได้อย่างไร แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกันก็ตาม

วัตถุประสงค์ของการวางแผน Sprint

วัตถุประสงค์ของการวางแผน Sprint คือการกำหนดสิ่งที่สามารถทำได้ระหว่าง Sprint และตัดสินใจว่างานที่เลือกจะทำได้อย่างไร

การประชุมนี้จำเป็นต้องมีการป้อนข้อมูล Product Backlog, การเพิ่มผลิตภัณฑ์ล่าสุด, ความจุที่คาดการณ์ไว้ของทีมพัฒนาระหว่าง Sprint รวมถึงประสิทธิภาพที่ผ่านมา เนื่องจากมีเพียงทีมพัฒนาเท่านั้นที่สามารถประเมินสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ จึงขึ้นอยู่กับพวกเขาเท่านั้นที่จะตัดสินใจว่ารายการใดควรอยู่ใน Product Backlog สำหรับ Sprint

เป้าหมาย Sprint ซึ่งทำได้โดยการใช้ Product Backlog ระหว่าง Sprint จะถูกตั้งค่าไว้ในระหว่างการประชุม Sprint Planning

เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ Scrum ด้วย Easy Guide to Scrum ของเรา

ใครมีส่วนร่วมบ้าง

กิจกรรมแบบจำกัดเวลานี้มีทีม Scrum ทั้งหมดเข้าร่วม และเป้าหมายหลักของการประชุมคือการทำความเข้าใจงานของ Sprint

Scrum Master : อำนวยความสะดวกในการประชุมในขณะที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเกิดขึ้นภายในระยะเวลาที่กำหนดและผู้เข้าร่วมตระหนักถึงวัตถุประสงค์ของงาน

ทีมพัฒนา : ทำงานเกี่ยวกับการประเมินการทำงานที่จะพัฒนาระหว่างการวิ่ง

Product Owner : กล่าวถึงวัตถุประสงค์ที่ต้องทำให้สำเร็จระหว่าง Sprint และรายการ Backlog ของผลิตภัณฑ์ที่ต้องทำให้เสร็จ

ใช้เครื่องมืออะไร

การประชุมการวางแผน Sprint ทั่วไปที่เกิดขึ้นในสถานที่ส่วนใหญ่ใช้ไวท์บอร์ด (แม้บางครั้งผนังห้องประชุม) และบันทึกย่อช่วยเตือนบางส่วน

แต่เมื่อทั้งทีมทำงานจากที่บ้าน สิ่งที่แตกต่างออกไป และคุณต้องพึ่งพาเครื่องมือออนไลน์มากขึ้นในการวางแผนและทำงานร่วมกัน

• เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ เช่น Zoom, Skype, Google Meet เป็นต้น ช่วยให้คุณเห็นปฏิกิริยา สีหน้า ภาษากายของทุกคนได้อย่างมากเมื่อคุณทำงานทางไกล นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เพื่อแชร์หน้าจอกับผู้อื่นได้อีกด้วย และในระหว่าง Sprint Planning คุณสามารถปรับปรุงการมีส่วนร่วมของทีมได้ดียิ่งขึ้นด้วยวิดีโอบน

• แพลตฟอร์มการส่งข้อความเช่น Slack คุณสามารถใช้สิ่งนี้สำหรับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แบ่งปันลิงก์ที่คุณพบว่ามีความเกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว คุณสามารถใช้มันต่อไปได้ตลอด Sprint เพื่อสื่อสารกัน

• เครื่องมือการจัดการโครงการ ที่นี่คุณยังมีเครื่องมือมากมายให้เลือก Asana, Favro, Trello เป็นต้น คุณสามารถวางแผน ติดตาม และเก็บบันทึกงานทั้งหมดที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุมการวางแผนโดยใช้เครื่องมือดังกล่าว

• ซอฟต์แวร์ไวท์บอร์ดออนไลน์อย่าง Creately ไม่ว่าคุณจะต้องการระดมความคิด สร้างแผนผังเรื่องราวของผู้ใช้ หรือวิเคราะห์และอภิปรายเกี่ยวกับโครงลวดของผลิตภัณฑ์ของคุณ เครื่องมือเช่นนี้ก็มีประโยชน์อย่างยิ่ง สิ่งที่คุณทำโดยใช้ไวท์บอร์ดแบบดั้งเดิมระหว่าง Sprint Planning สามารถจำลองแบบออนไลน์ได้ด้วยเครื่องมือออนไลน์เช่นนี้

วิธีการดำเนินการวางแผน Sprint กับทีม WFH

สิ่งที่เราได้ระบุไว้ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนทั่วไปในระหว่างการประชุม Sprint Planning

อย่างไรก็ตาม โพสต์นี้เน้นที่ Sprint Planning กับทีมที่ทำงานจากที่บ้าน ดังนั้นขั้นตอนส่วนใหญ่จึงมุ่งเน้นไปที่วิธีเอาชนะความท้าทายของการประชุม Sprint Planning Meeting กับ Scrum Team ที่ทำงานจากที่บ้าน

ก่อนการประชุม

ควรดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้ก่อนการประชุมวางแผน Sprint จะช่วยประหยัดเวลาและเตรียมพร้อมสำหรับกระบวนการวางแผนจริงมากขึ้น

จัดประชุม Backlog Grooming

สองสามวันก่อนเซสชั่น Sprint Planning จัดการประชุมดูแลงานในมือ ซึ่งจะทำให้เจ้าของผลิตภัณฑ์และทีมพัฒนามีโอกาสหารือเกี่ยวกับรายการงานค้างของผลิตภัณฑ์และเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมวางแผนที่กำลังจะมีขึ้น

ซึ่งสามารถทำได้ผ่านแฮงเอาท์วิดีโอที่เจ้าของผลิตภัณฑ์สามารถแชร์หน้าจอของตนกับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ได้ในขณะที่ดูแลและจัดการเรื่องราวของผู้ใช้

คุณสามารถแก้ไขแม่แบบนี้ทางออนไลน์ แบ่งปันกับทีมของคุณโดยเพิ่มพวกเขาเป็นผู้ทำงานร่วมกัน คุณยังสามารถแชร์สิ่งนี้ในช่อง Slack เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว หรือบันทึกไว้ใน Google ไดรฟ์ด้วยปลั๊กอิน Creately Google Drive เพื่อให้คุณสามารถจัดการการอนุญาตได้จากที่นั่น

ในระหว่างการประชุมการดูแล คุณสามารถระบุและจัดลำดับความสำคัญเรื่องราวของผู้ใช้ แยกรายการงานในมือที่ซับซ้อนให้เล็กลง เขียนใหม่เพื่อเพิ่มรายละเอียด ลบรายการที่ไม่ต้องการแล้ว ฯลฯ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดระเบียบงานในมือที่จะเข้ามา ช่วยให้การประชุมวางแผนการวิ่งของคุณคล่องตัวและป้องกันไม่ให้ลากไปนานหลายชั่วโมง

นี่อาจเป็นโอกาสที่ดีในการทบทวนแผนงานผลิตภัณฑ์ของคุณเช่นกัน เพื่อให้แน่ใจว่างานที่ทำไปแล้วจะช่วยให้คุณบรรลุผลตามวิสัยทัศน์ผลิตภัณฑ์ของคุณ

เคล็ดลับ: คนส่วนใหญ่มักพบว่าการประชุมทางไกลเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย ทำให้สิ่งต่าง ๆ มีประสิทธิภาพด้วยการประชุมที่สั้นลง แบ่งการประชุมที่ยาวขึ้นเป็นเซสชันที่สั้นลง (เช่น เพื่อเตรียมงานในมือ ตั้งเป้าหมาย ฯลฯ) เพื่อให้มั่นใจว่าการมีส่วนร่วมจะประสบความสำเร็จ

ส่งอีเมลเตรียมการ

คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ในวันก่อนการประชุมวางแผน Sprint ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถอธิบายสิ่งที่คุณคาดหวังจากเซสชัน และรวมลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูล เครื่องมือ หรือสื่อที่คุณจะใช้ในระหว่างการประชุมจริง จะช่วยให้ทุกคนเตรียมตัวล่วงหน้า

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบกับทีม Scrum ของคุณก่อนที่จะตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาสำหรับการประชุม เนื่องจากทุกคนทำงานจากสถานที่ต่าง ๆ และจากบ้านของพวกเขา คุณจึงต้องคำนึงถึงวาระส่วนตัวของพวกเขาด้วย

ต่อไปนี้คือรายการสิ่งที่คุณต้องใส่ใจเมื่อดำเนินการประชุมทางไกลอย่างมีประสิทธิผล

กำหนดเป้าหมาย Sprint ของคุณในการประชุม

กำหนดเป้าหมายที่คุณต้องการทำให้สำเร็จด้วย Sprint ที่จะมาถึง หรือสิ่งที่คุณต้องการให้สำเร็จในตอนท้าย

เป้าหมายที่คุณตั้งไว้ควรเป็นจริงและทำได้โดยพิจารณาจากความสามารถของทีมและขอบเขตของงาน

มันควรจะ

• เป็นคำอธิบายสั้น ๆ (1-2 ประโยค) ของสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำให้สำเร็จ
• ให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการกำหนด
• เผยแพร่และแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาเข้าใจว่าทีมกำลังทำอะไรอยู่
• เป็นสิ่งที่ควรวัดความสำเร็จของ Sprint ทั้งหมด

กำหนดความจุของทีม

ทำความเข้าใจว่าทีมพัฒนาสามารถทำอะไรได้บ้างระหว่างการวิ่งโดยพิจารณาจากความพร้อมและความเร็ว (จำนวนงานที่พวกเขาสามารถทำได้ตามปกติระหว่างการวิ่ง)

ค้นหาความพร้อมของทุกคนและวันหยุดที่อาจอยู่ระหว่าง Sprint ที่จะมาถึง

คุณสามารถขอให้ทุกคนและทำเครื่องหมายในปฏิทินก่อนการประชุม และพิจารณาจำนวนงานโดยเฉลี่ยที่ทีมสามารถทำได้ในระหว่างการวิ่งแต่ละครั้ง ให้คำนวณจำนวนงานที่สามารถทำได้ในครั้งต่อไป

ระหว่างการประชุมวางแผนการวิ่ง

ตอนนี้ทีมทราบรายการงานในมือของผลิตภัณฑ์และเป้าหมายการวิ่งสำหรับ Sprint ครั้งต่อไปแล้ว พวกเขาสามารถตัดสินใจได้ทันทีว่าต้องวางแผนงานใด

การประชุมควรเริ่มต้นด้วยการเตือนความจำที่ดีเกี่ยวกับเป้าหมายหรือวิสัยทัศน์โดยรวม ในขณะเดียวกัน ชี้แจงความคาดหวัง กฎพื้นฐาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนตระหนักถึงกระบวนการของเซสชัน

อภิปรายข้อมูลใหม่

อาจมีการเปลี่ยนแปลงมากมายตั้งแต่การวิ่งครั้งล่าสุด คำขอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงในความต้องการของลูกค้า ฯลฯ ตรวจสอบข้อมูลใหม่เหล่านี้เพื่อกำหนดลักษณะของการวิ่งครั้งต่อไปก่อนที่จะพูดถึงเป้าหมายการวิ่ง

เคล็ดลับ: คุณอาจต้องการเริ่มการประชุมด้วยเครื่องบดน้ำแข็งที่ดีเพื่อให้ทุกคนรู้สึกสบายใจและมีส่วนร่วม ซึ่งถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมทางไกลที่มีประสิทธิภาพ

ข้าม Backlog ที่เสนอ

ศึกษา Backlog ของผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดี เพื่อระบุรายการสำหรับ Sprint Backlog เนื่องจากทุกคนมีโอกาสได้อ่านเรื่องราวของผู้ใช้ที่เจ้าของผลิตภัณฑ์เลือกในระหว่างเซสชันการดูแล พวกเขาสามารถเริ่มพูดคุยและวางแผนงานสำหรับกรอบเวลาที่กำหนดได้

• แบ่งย่อยเรื่องราวของผู้ใช้ออกเป็นงานที่สามารถทำได้
• ตรวจสอบคำจำกัดความของ "เสร็จสิ้น" (สถานะที่คุณคาดหวังว่าผลิตภัณฑ์จะเป็นเมื่อ Sprint เสร็จสมบูรณ์)
• อภิปรายเกณฑ์การยอมรับเพื่อพิจารณางานให้เสร็จสมบูรณ์
• ทีมพัฒนาควรตกลงเรื่องความสามารถเพื่อทำงานตามแผนให้สำเร็จ

ตรวจสอบแต่ละรายการใน Backlog

ทีมควรร่วมมือกันตรวจสอบแต่ละรายการและตัดสินใจว่าใครจะทำงานในรายการใด คุณต้องพิจารณาและอภิปรายปัจจัยต่างๆ เช่น การพึ่งพา การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่เขียนเรื่องราว ทักษะที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้น ผลกระทบของเรื่องราวต่อส่วนที่เหลือของผลิตภัณฑ์ ฯลฯ

ควรเป็นความรับผิดชอบของ Scrum master ในการตอบและชี้แจงคำถามเหล่านี้

ในตอนท้าย คุณต้องทำ Sprint Backlog ให้เสร็จสิ้น เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าดังตัวอย่างด้านล่างสามารถแชร์ระหว่างทีมพัฒนาในระหว่างเซสชัน เพื่อให้ทุกคนสามารถดูและแก้ไขได้ตามที่พวกเขาใส่ พวกเขายังสามารถแสดงความคิดเห็นที่เน้นข้อกังวลหรือความคิดเห็นของตนไว้บนกระดาน

พร้อมที่จะทำ Sprint Planning จากที่บ้านแล้วหรือยัง?

เทคโนโลยีปัจจุบันทำให้เป็นสะพานเชื่อมระยะห่างระหว่างทีมที่ทำงานจากระยะไกล แม้ว่าคุณอาจต้องพึ่งพาเครื่องมือออนไลน์เพิ่มเติมสองสามอย่าง การประชุมวางแผนการวิ่งเร็วก็สามารถทำได้สำเร็จแม้ว่าทั้งทีมของคุณจะทำงานจากที่บ้านก็ตาม ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของการประชุมทางไกล และปฏิบัติตามวาระการวางแผน Sprint ของคุณ เท่านี้ก็เรียบร้อย

แสดงความคิดเห็นและเคล็ดลับของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง