วิธีทำให้การทำงานจากที่บ้านทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

ยุคสมัยเปลี่ยนไปจากสมัยที่สำนักงานเคยมีห้องทำงาน ชั่วโมงการทำงานที่แน่นอน โต๊ะทำงานเฉพาะบุคคล และพนักงานที่สวมชุดที่เป็นทางการ

ตอนนี้สิ่งต่าง ๆ มีความยืดหยุ่นมากขึ้น

พนักงานสามารถเลือกได้ว่าอยากทำงานที่ไหนและนานแค่ไหน และทำงานจากที่บ้านโดยใส่ชุดอะไรก็ได้ตามต้องการ

ไม่ว่าทีมของคุณจะทำงานจากที่บ้านหรือที่ทำงาน เคล็ดลับการทำงานร่วมกันเป็นทีมทางไกลเหล่านี้จะช่วยให้พวกเขาทำงานเป็นทีมได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมทางไกล

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ทีมที่ทำงานจากที่บ้านสามารถใช้เพื่อเพิ่มการทำงานร่วมกันระหว่างพวกเขา

ในโพสต์ก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึงหัวข้อสำคัญอีกสองสามหัวข้อที่ทีมที่ทำงานจากที่บ้านสามารถอ้างถึงได้

ทำงานจากที่บ้านอย่างถูกวิธี

วิธีระดมสมองออนไลน์

วิธีเรียกใช้การประชุมทางไกลที่มีประสิทธิผล

การวางแผน Sprint ด้วยทีม Work from Home

วิธีการจัดการการทำงานจากทีมที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ

กำหนดแนวทางที่ชัดเจน

แนวทางปฏิบัติเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้การทำงานจากที่บ้านของคุณมีการจัดการที่ดี

ชี้แจงและจัดทำเอกสารกฎการปฏิบัติ การสื่อสาร และการทำงานร่วมกัน

ตัวอย่างเช่น ระบุว่าคุณคาดหวังให้ทีมของคุณใช้เครื่องมือสื่อสารอย่างไร

• คุณต้องการให้พวกเขาอัปเดตสถานะงานบนแพลตฟอร์มแชททุกวันหรือไม่?
• คุณต้องการให้พวกเขาอภิปรายปัญหาในช่องสาธารณะแทนที่จะพูดคุยกันเป็นการส่วนตัวหรือไม่?
• คุณต้องการส่งข้อความโดยตรงไปยังแฮงเอาท์วิดีโอหรืออีเมลเมื่อมีเรื่องเร่งด่วนหรือไม่?

ให้ทุกคนเข้าถึงเอกสารได้ เพื่อให้พนักงานใหม่และสมาชิกในทีมปัจจุบันสามารถอ้างถึงเอกสารนี้ได้ทุกเมื่อที่ไม่แน่ใจว่าจะดำเนินการอย่างไร และอย่าลืมอัปเดตเป็นประจำเช่นกัน เมื่อคุณปรับให้เข้ากับสถานการณ์การทำงานทางไกลที่เปลี่ยนแปลงไป

มอบเครื่องมือที่เหมาะสมให้กับทีมของคุณ

การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพได้รับการอำนวยความสะดวกด้วยชุดเครื่องมือที่ดี คุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือหลายอย่างที่นี่ เพียงไม่กี่อย่างที่ช่วยให้คุณทำงานเสร็จก็เพียงพอแล้ว

มีเครื่องมือมากมายและนี่คือเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับคุณ

แชทและวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ : Slack, Zoom, Skype, Google Meet

การทำงานร่วม กันของเอกสาร : Google Docs, One Drive, Google Drive

Visual Collaboration (ไวท์บอร์ดออนไลน์) : Creately, Figma

การจัดการโครงการ : Asana, Favro, Trello

สิ่งสำคัญเท่าเทียมกันคือการกำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการและเวลาในการใช้เครื่องมือเหล่านี้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณรู้วิธีใช้งานอย่างถูกต้องเช่นกัน

เครื่องมือเพิ่มเติมสำหรับทีมระยะไกล

ใช้วิดีโอได้ทุกเมื่อที่ทำได้

ความสำคัญของวิดีโอเมื่อทำงานจากที่บ้านไม่สามารถเน้นได้เพียงพอ

แฮงเอาท์วิดีโอ

• จัดหาวิธีแก้ปัญหาเพื่อเอาชนะอุปสรรคทางภูมิศาสตร์
• มีส่วนร่วมมากขึ้น
• ช่วยเพิ่มโฟกัสของผู้เข้าร่วม
• ช่วยให้ได้มุมมองที่ดีขึ้นของการแสดงออกของผู้เข้าร่วมประชุม
• และลดโอกาสการสื่อสารผิดพลาด

และที่สำคัญที่สุด แฮงเอาท์วิดีโอเป็นการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่ใกล้เคียงที่สุดเมื่อคุณทำงานจากระยะไกล นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องใช้ประโยชน์จากมันให้มากที่สุดเพื่อเสริมสร้างการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม

ทำการประชุมออนไลน์แบบสแตนด์อัพสั้น ๆ ทุกวัน

มีเวลาที่แน่นอนทุกวันเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมทำงานเสร็จแล้ว กำลังทำอยู่ และหากมีตัวบล็อกที่ส่งผลต่องานของพวกเขา ซึ่งสามารถทำได้ตั้งแต่เริ่มต้นของทุกวัน และคุณสามารถใช้แพลตฟอร์มการแชทเพื่อแชร์การอัปเดตงานกับทีมที่เหลือของคุณ

หรือคุณสามารถเปิดวิดีโอของคุณและทำการประชุมสั้น ๆ ซึ่งจะทำให้คุณมีโอกาสได้สำรวจเรื่องต่างๆ อย่างกว้างขวาง

และวิดีโอยังเปิดโอกาสให้ทุกคนได้พบกัน และคุณสามารถจัดสรรเวลาไม่กี่นาทีก่อนเริ่มการประชุมเพื่อพูดคุยสบายๆ เพื่อให้สิ่งต่างๆ มีส่วนร่วมมากขึ้น

มีกระบวนการที่ชัดเจน

กระบวนการมาตรฐานที่ชัดเจนช่วยให้ทุกคนสามารถติดตามได้

การมีกระบวนการที่ชัดเจนจะช่วยให้การปฐมนิเทศและการฝึกอบรมพนักงานใหม่ง่ายขึ้น และช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันโดยชี้แจงบทบาทที่พวกเขาต้องเล่นและวิธีที่พวกเขาต้องช่วยเหลือผู้อื่น

ผังงานและแผนผังกระบวนการช่วยในการจัดทำเอกสารกระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพ การวาดแผนผังกระบวนการในตัวเองอาจเป็นประสบการณ์การเรียนรู้สำหรับทีม

คุณสามารถทำงานร่วมกันเพื่อสรุปกระบวนการของคุณด้วยเทมเพลต Creately ด้านล่าง เปิดและให้ทุกคนเข้าถึงเพื่อแก้ไขด้วยลิงก์ที่แชร์ได้

เมื่อเสร็จแล้ว ให้เก็บไว้ในที่ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ (เช่น ในโฟลเดอร์ Google Drive หรือใน Wiki ภายใน)

ชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ

ทีมงานที่มีการจัดการที่ดีรู้วิธีการทำงานร่วมกัน

การรู้ว่าคุณอยู่ในทีมใดและตระหนักถึงสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายช่วยให้สมาชิกในทีมมีความร่วมมือมากขึ้น

แผนผังองค์กรอย่างง่ายที่อธิบายบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจเรื่องนี้ได้มาก นอกจากนี้ยังช่วยเน้นความสัมพันธ์การรายงานระหว่างกัน

สื่อสารมากเกินไป

เมื่อคุณมองไม่เห็นกัน การสื่อสารที่ผิดพลาดหรือความเข้าใจผิดเกิดขึ้นตลอดเวลา

วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการหลีกเลี่ยงสิ่งนี้คือการพบปะกับเพื่อนร่วมงานด้วยตนเองและอธิบายสิ่งต่าง ๆ หรือสื่อสารมากเกินไปกับแพลตฟอร์มที่คุณมี

หากคุณไม่สามารถโทรผ่านวิดีโอได้ ให้ใช้วิธีอธิบายเกินจริงโดยให้ข้อมูลรายละเอียดในข้อความที่คุณกำลังพิมพ์ หรือโดยให้รายละเอียดเพิ่มเติมผ่านการโทรด้วยเสียง วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถถ่ายทอดสิ่งที่คุณคิดกับคนอื่นได้อย่างชัดเจนโดยที่พวกเขาไม่เข้าใจผิดหรือตั้งคำถามกับคุณ

มุ่งสู่เป้าหมายร่วมกัน

เป้าหมายร่วมกันจะนำทุกคนมารวมกันและให้ทิศทางที่ชัดเจนในการก้าวไปสู่ แม้ว่าการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคลสำหรับพนักงานเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ให้ผูกเป้าหมายเหล่านั้นกลับไปที่ภาพรวม

การช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่างานที่ทำอยู่มีส่วนทำให้เกิดวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กรอย่างไร จะกระตุ้นให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้นและทำงานเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิผล

• มีส่วนร่วมทั้งทีมในการกำหนดเป้าหมาย
• ให้ผลตอบรับเชิงบวกและเชิงสร้างสรรค์เกี่ยวกับประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอด้วยการประชุมแบบตัวต่อตัว

และขอให้สนุก

สร้างพื้นที่เพื่อฉลองวันเกิด แชร์รูปภาพสัตว์เลี้ยง หรือข่าวเกี่ยวกับหัวข้อที่กำลังมาแรงภายในทีม อาจเป็นกลุ่ม Facebook, กลุ่ม WhatsApp หรือช่อง Slack แยกต่างหาก

ดังนั้น การสนับสนุนให้ทีมของคุณเชื่อมต่อทางสังคมจะกระชับความสัมพันธ์ระหว่างพวกเขาและปรับปรุงวิธีการทำงานร่วมกัน

มีคำแนะนำเพิ่มเติมไหม

ใช้ทุกโอกาสเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณทำงานร่วมกันแม้ว่าจะแยกจากกันก็ตาม เมื่อใช้แนวทางปฏิบัติข้างต้น คุณจะส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีมทางไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางปฏิบัติอื่นใดที่คุณพยายามเพิ่มการทำงานร่วมกันเป็นทีมทางไกลระหว่างพนักงานของคุณ แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

คุณได้อ่านคู่มือปฏิบัติของเราสำหรับการทำงานจากที่บ้านแล้วหรือยัง? เรียนรู้ทุกอย่างตั้งแต่เครื่องมือที่คุณอาจต้องใช้ ไปจนถึงวิธีระดมสมองและวางแผนโครงการของคุณทางออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพ