คู่มือผู้จัดการสำหรับการจัดการทีมระยะไกล

ด้วยจำนวนคนที่ทำงานทางไกลอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ซึ่งเพิ่มขึ้น 400% ตั้งแต่ปี 2010 มีโอกาสที่คุณจะจัดการพนักงานอย่างน้อยหนึ่งคนที่ทำงานนอกสำนักงานหรือทำงานจากที่บ้าน

และเนื่องจากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ทั่วโลก คุณอาจต้องลงเอยด้วยการจัดการทีมที่อยู่ห่างไกลโดยสิ้นเชิง บางทีคุณอาจกำลังมองหาการจัดการจากระยะไกลในช่วงที่เหลือของปี

แม้ว่าการจัดการทีมระยะไกลจะแตกต่างจากการจัดการทีมที่ตั้งอยู่ร่วมกัน แต่ก็ไม่ได้แยกโลกออกจากกัน โดยพื้นฐานแล้ว คุณกำลังปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติเดียวกัน แต่แตกต่างกันเล็กน้อย ในโพสต์นี้ เราจะแบ่งปันเคล็ดลับการจัดการทีมระยะไกลที่ดีที่สุดที่ทีมผู้บริหารของ Creately ใช้และแนะนำตัวเอง

มาขุดกันเถอะ

สื่อสารและมีส่วนร่วมกับทีมอย่างสม่ำเสมอ

สิ่งหนึ่งที่แตกต่างระหว่างการจัดการทีมระยะไกลและทีมที่อยู่ร่วมคือวิธีที่คุณมีส่วนร่วมและสื่อสารกับพวกเขา ในสำนักงาน คุณมักจะพูดคุยกับทีมของคุณ ระหว่างการประชุม อย่างไม่เป็นทางการเมื่อคุณเดินผ่านพวกเขา การสนทนาต่อหน้า ฯลฯ

วิธีเดียวที่จะรักษาระดับของการสื่อสารและการมีส่วนร่วมกับทีมระยะไกลคือการใช้เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสม Slack, Zoom, Skype, Google Meet, Basecamp ฯลฯ เป็นเครื่องมือยอดนิยมที่ทีมทางไกลใช้ในการสื่อสาร และคุณสามารถใช้หลายแพลตฟอร์มเพื่อดำเนินการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

สิ่งสำคัญพอๆ กับการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมคือการมีแนวทางปฏิบัติเมื่อใช้งาน

• เปลี่ยนไปใช้การประชุมทางวิดีโอทุกครั้งที่ทำได้ การสื่อสารแบบเห็นหน้ากันเป็นสิ่งที่ใกล้เคียงที่สุดเมื่อคุณทำงานจากระยะไกล วิดีโอพลัสช่วยสร้างสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับพนักงาน
• ใช้การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับข้อความด่วน
• จัดกำหนดการประชุมของคุณล่วงหน้าเสมอ ทำให้พนักงานมีความพร้อมและจัดสรรเวลาจากกำหนดการของตนเองได้
• ทำการเช็คอินเป็นประจำกับสมาชิกในทีมแต่ละคนนอกเหนือจากการประชุมทีม

เชื่อมั่นในทีมของคุณ

ไว้วางใจให้พนักงานของคุณทำงานให้เสร็จสิ้น ไม่ว่าคุณจะทำงานจากอาคารเดียวกันหรือจากระยะไกล ให้การสนับสนุนในกรณีที่จำเป็น แต่ให้พนักงานของคุณมีอิสระในการทำงานตามจังหวะของตนเองโดยไม่ต้องยอมจำนนต่อการจัดการขนาดเล็ก

เพื่อสร้างความไว้วางใจระหว่างคุณและพนักงานของคุณ คุณสามารถส่งเสริมการปฏิบัติตามบางสิ่ง

• รับฟังเสมอไม่ว่าพนักงานของคุณกำลังมองหาวิธีแก้ไขปัญหาส่วนตัวหรือปัญหาทางอาชีพ
• กำหนดแนวทางการทำงานระยะไกล/ทำงานจากที่บ้านที่ทุกคนควรปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น โดยทั่วไปทุกคนควรออนไลน์ตั้งแต่เวลา 10.00 น. ถึง 16.00 น.
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคน รวมถึงตัวคุณเอง อัปเดตสถานะความพร้อมใช้งานในแพลตฟอร์มแชทที่คุณใช้อยู่เสมอ ออกไปทำธุระ? แจ้งให้คนอื่นๆ ในทีมทราบด้วยข้อความสั้นๆ
• แชร์การอัปเดตงานในแพลตฟอร์มแชทด้วย คุณสามารถเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการแบ่งปันสิ่งที่คุณจะทำ ในตอนท้าย ให้พูดถึงสิ่งที่คุณทำได้
• สนับสนุนให้ทุกคนมีปัญหาเกี่ยวกับงานในช่องทีม นี้จะช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถแบ่งปันความคิดเห็นเพื่อหาวิธีแก้ไขได้เช่นกัน
• สื่อสารมากเกินไป ชดเชยการไม่อยู่ต่อหน้าด้วยการแชร์ทุกอย่าง ตั้งแต่การอัปเดตงานไปจนถึงการลางานที่คุณสมัครในเดือนหน้า เมื่อใดก็ตามที่คุณกังวลเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง ให้อธิบายสิ่งที่คุณต้องการทราบโดยใช้ทุกคำที่คุณต้องพิมพ์ ถ้ามันทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น ให้เปลี่ยนเป็นวิดีโอเพื่อสังเกตปฏิกิริยาของพวกมันด้วย

ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจน

นอกจากนี้ยังเชื่อมโยงโดยตรงกับการสร้างความไว้วางใจกับทีมของคุณ เมื่อต้องทำงานทางไกล คุณจะรู้สึกสับสนว่าจะโฟกัสจุดไหนได้ง่าย นี่คือเหตุผลสำคัญที่ต้องตั้งความคาดหวังเพื่อสร้างความชัดเจนและเพิ่มการมีส่วนร่วม

พนักงานแต่ละคนมีบทบาท ตั้งเป้าหมายที่แต่ละคนควรบรรลุตามกำหนดเวลาที่ควรจะบรรลุตามนั้น ในการทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น ให้ใช้เครื่องมือการจัดการงาน เช่น Favro, Asana หรือ Trello ซึ่งคุณสามารถแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ และติดตามความคืบหน้าอย่างใกล้ชิด

มุ่งเน้นไปที่ความท้าทายและข้อกังวลของพนักงาน

สร้างความมั่นใจให้กับทุกคนที่คุณสนับสนุนและดูแลพวกเขา พิจารณาประเด็นที่มีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานหรือชีวิตส่วนตัวของพนักงานอย่างตั้งใจ เมื่อคุณมีส่วนร่วมกับพวกเขาผ่านการสนทนาโดยตรงหรือการสังเกตโดยอ้อม ใช้ความเกรงใจเมื่อพูดคุยเรื่องละเอียดอ่อนและให้ความช่วยเหลือและคำแนะนำของคุณ

ลงทุนในเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เชื่อถือได้

ไม่ว่าจะเป็นการจัดกำหนดการประชุม ไวท์บอร์ดออนไลน์สำหรับการระดมความคิดออนไลน์ การแชร์เอกสาร ฯลฯ มีเครื่องมือที่เหมาะสมที่จะช่วยให้ทำงานเสร็จลุล่วงได้ง่ายขึ้นเมื่อทำงานจากระยะไกล พวกเขาจะอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นระหว่างพนักงานระยะไกล

เครื่องมือการทำงานร่วมกันบางอย่างที่คุณสามารถใช้ได้คือ

Google Drive – ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและจัดการการเข้าถึงไฟล์และเอกสารที่สร้างโดยทีม

สร้างสรรค์ – ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือไวท์บอร์ด/ผ้าใบออนไลน์ที่ทีมสามารถทำงานร่วมกันในแนวคิดโดยใช้ไดอะแกรม ภาพ และข้อความ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ผ่านการประชุมทางวิดีโอในแอป

Slack – แพลตฟอร์มการสื่อสารที่ใช้กันอย่างแพร่หลายซึ่งช่วยให้คุณติดต่อกับทีมของคุณผ่านการประชุมทางวิดีโอ การโทรด้วยเสียง และการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

Favro – ช่วยให้ทีมสามารถวางแผนและติดตามกิจกรรมโครงการร่วมกันได้

เครื่องมือเพิ่มเติม;

5 เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำงานจากที่บ้านทีม

เครื่องมือสำหรับการทำงานจากทีมที่บ้าน

ตระหนักถึงผลการปฏิบัติงานของพนักงานที่ดี

การได้รับการยอมรับจากผลงานของพวกเขาเป็นแรงผลักดันหลักในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและแรงจูงใจของพนักงาน

แม้ว่าการติดตามความก้าวหน้าในฐานะผู้จัดการทีมจากระยะไกลจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ให้รับรู้เมื่อพวกเขาทำผลงานได้ดี ไม่จำเป็นต้องรวมค่าตอบแทนที่เป็นตัวเงิน เพียงแค่ยอมรับพวกเขาต่อสาธารณะหรือด้วยสัญลักษณ์แสดงความขอบคุณในรูปแบบของอีเมลส่วนตัวหรือข้อความตรงจะสร้างผลลัพธ์แบบเดียวกัน

เป็นผู้นำด้วยความเห็นอกเห็นใจ

เมื่อไม่เห็นหน้ากัน คุณมักจะกระโดดเข้าสู่สมมติฐาน บางทีคุณอาจไม่ชอบวิธีที่คนอื่นส่งข้อความถึงคุณ แต่ไม่ต้องสรุปในเชิงลบ ให้ตรวจสอบอีกครั้ง แบ่งปันความคิดเห็นของคุณกับพวกเขาด้วยความกรุณาและให้พวกเขารู้ว่าคุณรู้สึกอย่างไรและจะจัดการกับสิ่งต่าง ๆ อย่างไรในอนาคต

และนำโดยตัวอย่าง ทำในสิ่งที่คุณคาดหวังให้คนอื่นทำและแนะนำพวกเขาไปพร้อมกัน

มีเคล็ดลับการจัดการทีมระยะไกลเพิ่มเติมไหม

หากทั้งทีมของคุณต้องห่างไกลจากการระบาดของโควิด-19 ในกะทันหัน คุณอาจต้องเผชิญกับความท้าทายมากมาย เราหวังว่าเคล็ดลับการจัดการทีมจากระยะไกลเหล่านี้จะช่วยให้คุณพบวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ

เรายังมีคู่มือปฏิบัติฟรีสำหรับการทำงานจากทีมที่บ้าน และครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การจัดการเป็นทีมทางไกลไปจนถึงการสัมภาษณ์ทางไกล ลองดูเคล็ดลับที่มีประโยชน์เพิ่มเติมในการจัดการทีมระยะไกลของคุณ