คู่มือฉบับย่อเพื่อดำเนินการย้อนหลังอย่างมีประสิทธิผลจากระยะไกล

การประชุมย้อนหลังมีความสำคัญต่อทีมที่อยู่ห่างไกลมากกว่าการประชุมร่วมกัน

เนื่องจากทีมจากระยะไกลไม่ได้ทำงานติดกันทุกวัน พวกเขาจึงมักจะพลาดโอกาสที่จะตรวจพบความยุ่งยากในกระบวนการทำงานที่อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพและจิตวิญญาณของพวกเขาตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งอาจทำให้งานเสร็จทันเวลาในที่สุด ผลงานโครงการ

การทบทวนย้อนหลังอย่างสม่ำเสมอสามารถช่วยให้ทีมที่อยู่ห่างไกลหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้โดยจัดให้มีแพลตฟอร์มสำหรับสมาชิกในทีมทุกคนในการแสดงความคิดเห็น พูดคุยอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับความท้าทายหรือตัวบล็อกที่ขัดขวางงานของพวกเขา ซึ่งจะทำให้ทุกอย่างเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ

โพสต์นี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับองค์ประกอบทั้งหมดของการประชุมย้อนหลัง โดยเน้นเป็นพิเศษในการดำเนินการดังกล่าวอย่างมีประสิทธิภาพจากระยะไกล เทมเพลตทั้งหมดที่มีให้สามารถแก้ไขได้ทางออนไลน์ และคุณสามารถใช้เทมเพลตเหล่านี้เพื่อเริ่มการประชุมย้อนหลังได้ทันที

การประชุมย้อนหลังคืออะไร

เป็นที่รู้จักจากหลายชื่อ – ย้อนหลังแบบ Scrum, ย้อนหลังแบบสปรินต์, ย้อนหลังแบบคล่องตัว, ทบทวนหลังการกระทำ, และแม้กระทั่งบางครั้งหลังการชันสูตรพลิกศพหรือบทสรุป – การประชุมประเภทนี้เป็นเหตุการณ์แบบแบ่งเวลาซึ่งทีมต่างๆ จะรวมตัวกันเพื่อหารือและไตร่ตรองถึงสิ่งที่ผ่านไปด้วยดี และสิ่งที่ผิดพลาดระหว่าง Sprint หรือการวนซ้ำครั้งล่าสุด ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถปรับปรุง Sprint ครั้งต่อไปโดยการเรียนรู้จากความผิดพลาดและชัยชนะในอดีต

แม้ว่าในขั้นต้นจะใช้ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่คล่องตัว แต่ทีมอื่น ๆ หลาย ๆ ทีมได้นำการประชุมย้อนหลังมาใช้ในด้านการตลาดเพื่อการจัดการทรัพยากรบุคคลเมื่อเวลาผ่านไป

ขั้นตอนพื้นฐาน

• ตรวจสอบงานที่วางแผนไว้ เสร็จสมบูรณ์ หรือไม่เสร็จ และเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่าง Sprint/ โครงการ คุณสามารถใช้เทมเพลตย้อนหลังได้ดังตัวอย่างด้านล่างและสนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมกรอกข้อมูล วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดตามการสนทนาและแนวคิดสำคัญที่แบ่งปันได้อย่างง่ายดาย

• ทบทวนแต่ละรายการที่ผู้เข้าร่วมวางไว้บนกระดานและอภิปรายในรายละเอียด
• ตัดสินใจว่าจะปรับปรุงโครงการในอนาคตอย่างไรโดยพิจารณาจากสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ในช่วงย้อนหลัง และสร้างรายการการดำเนินการเพื่อนำการปรับปรุงเหล่านั้นไปปฏิบัติในการทำซ้ำครั้งต่อไป มอบหมายให้เจ้าของดำเนินการแต่ละอย่าง ในระหว่างการย้อนยุคครั้งถัดไป คุณสามารถกลับมาตรวจสอบกับเจ้าของเพื่อดูว่าได้ดำเนินการแล้วหรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้นจะดำเนินต่อไปในการทำซ้ำครั้งต่อไป

ใครควรเข้าร่วม

เชิญเฉพาะสมาชิกในทีมที่ทำงานร่วมกันโดยตรง Retros ให้พื้นที่ปลอดภัยสำหรับผู้เข้าร่วมในการพูดคุยเกี่ยวกับทุกสิ่งในที่โล่ง รวมถึงความท้าทายที่พวกเขาเผชิญ สิ่งที่พวกเขาล้มเหลว และความช่วยเหลือที่พวกเขาต้องการ ดังนั้น คุณจึงสามารถหลีกเลี่ยงการเชิญใครสักคน (เช่น ผู้จัดการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานที่ทีมทำ) ที่อาจทำให้พวกเขารู้สึกอ่อนแอหรือไม่สบายใจที่จะพูดอย่างเปิดเผย

สิ่งที่คุณต้องการ

เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ เป็นระเบียบและมีสมาธิ คุณจะต้องจดสิ่งต่างๆ โดยเฉพาะสิ่งที่ทีมจะสื่อสารระหว่างการประชุม ในการทำเช่นนั้น คุณต้องมีไวท์บอร์ด

ในระหว่างเซสชันการประชุมย้อนหลังระยะไกล คุณต้องเปลี่ยนไปใช้ไวท์บอร์ดออนไลน์ที่คุณและทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้ (อาจจะดีกว่าที่คุณมีในไวท์บอร์ดจริง) ในการแบ่งปันความคิด คำถาม และความคิดเห็นของคุณ

• Creately คือเครื่องมือไวท์บอร์ดออนไลน์/ผ้าใบออนไลน์ที่ออกแบบมาสำหรับการทำงานร่วมกันในทีม มันมาพร้อมกับผ้าใบที่ไม่มีที่สิ้นสุด ไลบรารีรูปร่างมาตรฐานสำหรับประเภทไดอะแกรมมากกว่า 50 ประเภท การประชุมทางวิดีโอในแอป การแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์และการติดตามเมาส์ และการแสดงความคิดเห็นในบรรทัด ทั้งหมดนี้รวมกัน ทำให้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการประชุมย้อนหลัง การประชุมระดมความคิด การวางแผนการประชุม ฯลฯ ทางออนไลน์

นอกจากนี้ คุณอาจต้องใช้เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ (เฉพาะในกรณีที่ซอฟต์แวร์ไวท์บอร์ดออนไลน์ที่คุณใช้ไม่สนับสนุนการประชุมทางวิดีโอในแอป) เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมทางออนไลน์ บางตัวเลือกที่คุณสามารถพิจารณาได้คือ

• ซูม
• หย่อน
• Google Meet

หรือคุณสามารถใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันในเอกสาร เช่น Google เอกสารหรือ Google ชีต ร่วมกับเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอด้านบนเพื่อดำเนินการประชุมย้อนหลัง

เคล็ดลับสำหรับการดำเนินการประชุมย้อนหลังจากระยะไกล

การดำเนินการประชุมย้อนหลังแบบตัวต่อตัวค่อนข้างแตกต่างจากการจัดประชุมทางออนไลน์ สาเหตุหลักมาจากการที่ทีมกระจายไปทั่วทั้งทวีป หากไม่มีทั่วโลก และถูกจำกัดโดยอุปกรณ์ของพวกเขาในแง่ของการปฏิบัติตนในระหว่างเซสชัน

อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่าการย้อนยุคอย่างมีประสิทธิผลจากระยะไกลจะเป็นไปไม่ได้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการรักษาสิ่งต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพและมีส่วนร่วมทางออนไลน์

ให้ทุกคนมีส่วนร่วม

หากทีมของคุณอยู่ในเขตเวลาต่างๆ ให้เลือกช่วงเวลาที่สะดวกสำหรับทุกคน โดยปกติ การรีโทรจะจัดขึ้นที่ส่วนท้ายของ Sprint (สามารถดำเนินการได้ระหว่าง Sprint/ โครงการหากขยายระยะเวลานาน) ขณะที่คุณวางแผน Sprint อย่าลืมกำหนดเวลาย้อนหลังในปฏิทินของทีมตั้งแต่เนิ่นๆ ใส่กล่องเวลาเซสชั่นของคุณและพยายามทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนดเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกแก่ผู้เข้าร่วมที่อาจข้ามมื้อกลางวันเพื่อเข้าร่วมการประชุม

ให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วม หากไม่สามารถดำเนินการได้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอย่างน้อยพวกเขาให้ข้อมูลก่อนการประชุม เพื่อให้สามารถอ้างอิงและอภิปรายระหว่างการประชุมกับคนอื่นๆ ได้ คุณสามารถใช้เทมเพลตย้อนหลังที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อรวบรวมคำติชม

ปฏิบัติตามมารยาทการประชุมออนไลน์ทั่วไป

บางครั้งสิ่งต่าง ๆ มักจะหลุดมือไปในระหว่างการประชุมออนไลน์ และการกำหนดแนวทางช่วยจัดการได้ดียิ่งขึ้น เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลมากขึ้น ให้เตรียมสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้เข้าร่วมประชุมและวิธีที่คุณต้องการให้พวกเขาปฏิบัติตนอธิบายก่อนการประชุม

มารยาทในการประชุมสามัญบางประการในฐานะผู้เข้าร่วมประชุมคือ

• แต่งกายสุภาพ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดเตรียมฉากหลังที่เหมาะสมกับการทำงาน (เช่น ไม่มีเตียง ห้องรก ฯลฯ)
• ปิดเสียงไมโครโฟนของคุณเมื่อคุณไม่ได้พูด
• อย่าฟุ้งซ่าน อย่าจ้องโทรศัพท์ พิมพ์คีย์บอร์ดหรือทำงานอื่นๆ เมื่อมีคนอื่นนำเสนอ
• ปิดเสียงโทรศัพท์และปิดการแจ้งเตือนอื่นๆ
• อย่าขัดจังหวะในขณะที่คนอื่นกำลังพูดหรือพูดคุยกัน
• หากคุณมีความคิดเห็นหรือคำถาม โปรดให้ความสนใจกับตัวเองก่อนพูด โบกมือหรือพูดว่า 'คำถาม' หรือ 'ความคิดเห็น'
• พร้อม. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อ กล้อง และไมโครโฟนของคุณใช้งานได้ก่อนการประชุม

วิธีเรียกใช้การประชุมทางไกลที่มีประสิทธิผล | แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเทมเพลต

รวบรวมข้อเสนอแนะก่อนการประชุม

เพื่อที่จะใช้เวลาประชุมย้อนหลังจริงมากขึ้นในการวิเคราะห์แนวคิดที่ให้และอภิปรายรายการการดำเนินการสำหรับอนาคต ให้รวบรวมคำติชมของทีมก่อนเซสชันจริง

แบ่งปันหนึ่งในเทมเพลตย้อนหลังด้านล่างกับทีมล่วงหน้า เพื่อให้ทุกคนระบุความล้มเหลว ชัยชนะ ข้อกังวล และข้อเสนอแนะ วิธีการนี้ยังช่วยให้คนเก็บตัวรู้สึกสบายใจมากขึ้นในการแบ่งปันความคิดและกระตุ้นให้สมาชิกที่อาจคิดว่าคำติชมของพวกเขามีความสำคัญมากกว่าที่จะแบ่งปันโดยไม่รู้สึกวิตกกังวล

สร้างแผนปฏิบัติการ

ทีมแบบกระจายมักจะลืมไปว่าใครมีหน้าที่ทำอะไรและเมื่อไหร่ถึงกำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและทำให้ทุกคนต้องรับผิดชอบ ให้สร้างแผนปฏิบัติการง่ายๆ ที่แชร์กับทุกคน

หรือใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Favro เพื่อสร้างงาน มอบหมายเจ้าของ และติดตามความคืบหน้า

ใช้เทคนิคย้อนหลังที่ถูกต้อง

ย้อนหลังแบบมาตรฐานมีทีมงานตอบคำถาม อะไรผ่านไปด้วยดี? อะไรไม่ดี? และเราจะปรับปรุงอะไรได้บ้าง? แม้ว่าสิ่งนี้จะค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่ก็อาจทำให้ทุกอย่างค้างเมื่อคุณทำซ้ำๆ ต่อไปนี้เป็นแนวคิดในการประชุมย้อนหลังสองสามข้อเพื่อทำให้สิ่งต่างๆ สนุกสนานและมีส่วนร่วมมากขึ้น

เริ่ม หยุด ทำต่อไป

แนวทางนี้รวบรวมความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมจาก 3 หมวดหมู่;

• ทีมงานควรเริ่มทำงานเกี่ยวกับอะไร?
• ทีมงานควรหยุดทำอะไรบ้าง?
• ทีมงานควรทำงานอะไรต่อไป?

ชอบ, เรียนรู้, ขาด, โหยหา (4 Ls)

แบ่งผืนผ้าใบออกเป็น 4 ส่วน และขอให้ผู้เข้าร่วมเสนอแนวคิดในแต่ละ Ls

• ชอบ – สิ่งที่พวกเขาชอบเกี่ยวกับโครงการ
• ได้เรียนรู้ – สิ่งที่พวกเขาได้เรียนรู้
• ขาด – สิ่งที่ทีมทำไปแล้วแต่น่าจะทำได้ดีกว่านี้
• โหยหา – สิ่งที่ปรารถนาในระหว่างโครงการ

บ้า เศร้า ดีใจ

วิธีนี้ช่วยให้ทีมแชร์และจัดกลุ่มความคิดเห็นตามอารมณ์เกี่ยวกับการวิ่งครั้งก่อน

• สิ่งที่พวกเขาโกรธเกี่ยวกับ
• สิ่งที่พวกเขาเศร้าเกี่ยวกับ
• สิ่งที่พวกเขายินดีกับ

เมื่อไอเดียถูกจัดกลุ่มแล้ว ทีมงานสามารถลงคะแนนให้กับพวกเขาได้ ผู้ที่มีคะแนนโหวตมากที่สุดจะได้รับการจัดลำดับความสำคัญและจะดำเนินการในระหว่างการวิ่งครั้งต่อไป

เรือใบ

วิธีการนี้ในทางเทคนิคเปรียบเทียบการวิ่งกับเรือใบ ทำให้ทีมเปรียบเทียบสิ่งที่ส่งผลต่อการวิ่งกับสิ่งที่ขับเคลื่อนเรือใบไปข้างหน้าหรือข้างหลัง

• ซันไชน์ – สิ่งที่ทำให้ทีมมีความสุข
• Anchors – สิ่งที่ทำให้ทีมไม่ก้าวหน้า
• ลมและเมฆ – สิ่งที่ช่วยให้ทีมขับเคลื่อนไปข้างหน้า
• โขดหินและโจรสลัด – ความเสี่ยงและอุปสรรคที่อาจขัดขวางไม่ให้ทีมไปถึงจุดที่พวกเขาต้องการ

คาล์ม

คาล์ม ย่อมาจาก

• Keep (สิ่งที่ต้องเก็บ)
• เพิ่ม (สิ่งที่คุณต้องเพิ่ม)
• เพิ่มเติม (สิ่งที่คุณต้องการมากกว่า)
• น้อยลง (สิ่งที่คุณต้องการน้อยลง)

ค้นหาเทคนิคย้อนหลังเพิ่มเติมได้ที่นี่

มีคำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการดำเนินการประชุมย้อนหลังระยะไกลอย่างมีประสิทธิผลหรือไม่

ในตอนท้ายของการประชุมย้อนหลัง คุณสามารถใช้เวลาเล็กน้อยเพื่อไตร่ตรองว่ามันเป็นอย่างไร (ย้อนหลังสั้น ๆ เกี่ยวกับย้อนหลัง!) สนับสนุนให้ทีมแบ่งปันความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงผลย้อนหลังเพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้นในครั้งต่อไป

การประชุมย้อนหลังทำให้คุณมีโอกาสไตร่ตรองถึงความผิดพลาดที่คุณทำและตำแหน่งที่คุณประสบความสำเร็จเพื่อวางแผนสำหรับอนาคตที่ดีกว่า แม้ว่าการดำเนินการย้อนหลังจากระยะไกลอาจทำให้คุณอยู่ในสถานะที่ยากลำบากในอดีต แต่เราหวังว่าโพสต์นี้และเทมเพลตที่เราแชร์จะช่วยให้คุณดำเนินการได้สำเร็จนับจากนี้เป็นต้นไป

หากคุณมีบางสิ่งที่ได้ผลสำหรับคุณโดยเฉพาะเมื่อดำเนินการประชุมย้อนหลังทางไกล โปรดแบ่งปันกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง