การบริหารความเสี่ยงในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ: สี่เคล็ดลับพื้นฐานสำหรับหน่วยงานและธุรกิจ

การจัดการความเสี่ยง มีความสำคัญต่อความสำเร็จของบริษัทของคุณ ธุรกิจขนาดใหญ่ต้องใช้เวลาหลายปีในการสร้าง และตลอดเวลานี้คุณไม่สามารถเคลื่อนไหวได้หากไม่มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจ! ที่นี่ไม่อนุญาตให้มีรองเท้าแตะหรือคนทรยศ พันธมิตรที่มีคุณภาพได้รับการคัดเลือกเป็นระยะเวลานาน พันธมิตรที่สร้างขึ้นอย่างมีกลยุทธ์ ลูกค้ามักจะพึ่งพามืออาชีพที่รู้จักการค้าขาย ผู้ที่พร้อมจะศึกษาธุรกิจ ผู้ที่น่าเชื่อถือในเรื่องการเงิน และมีความสุขที่จะเติบโตไปด้วยกัน

อย่างไรก็ตาม ไม่มีเหตุผลที่จะเชื่อว่าการหาคู่ที่เหมาะสมคือ "งานเสร็จครึ่งหนึ่ง" แนวคิดที่ดีคือความไม่มีอะไรหากปราศจากการนำไปปฏิบัติ ข้อสรุปของสนธิสัญญาจะไม่มีสิ่งใดเลยหากปราศจากความร่วมมือที่เข้มแข็งระหว่างเป้าหมายโดยรวม

มีหลายขั้นตอนในกระบวนการ จัดการความเสี่ยง เมื่อรวมธุรกิจและหน่วยงานเข้าด้วยกัน และสิ่งเหล่านี้มีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับขั้นตอนการพัฒนาโครงการ

ขั้นตอนแรก – ทำความรู้จักกัน

แต่ละฝ่ายแสดงจุดแข็ง ระบุความสำเร็จในอาชีพ และแบ่งปันประสบการณ์ ระยะนี้เป็นไปตามการประเมินเบื้องต้นเกี่ยวกับศักยภาพของอีกฝ่าย นี่เป็นบทสนทนาจริงครั้งแรกที่สามารถแสดงให้เราเห็นว่าเราจะเข้ากันได้ดีหรือไม่

หน่วยงานมีความสนใจโดยธรรมชาติในการตัดสินใจเพื่อประโยชน์ของพวกเขา ธุรกิจหวังว่าภารกิจและทรัพยากรของพวกเขาจะถูกส่งต่อไปยังคนที่เหมาะสม ซึ่งจะไม่เพียงแค่หายตัวไปหรือเปลี่ยนไปทำโครงการอื่นภายในหนึ่งสัปดาห์ ธุรกิจต้องการพึ่งพาหน่วยงานเชิงรุกในการ ประเมินความเสี่ยง และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาโดดเด่นกว่ากลุ่มอื่น ในขณะที่บรรลุผลลัพธ์ที่จำเป็นในการเพิ่มรายได้

คำแนะนำสำหรับเอเจนซี่: อย่าหลอกลวงธุรกิจที่ปลูกฝังการรับรู้ที่ผิดๆ เกี่ยวกับงานของคุณ ตรวจสอบธุรกิจ: เว็บไซต์ ตำแหน่งทางการตลาด จุดอ่อนและจุดแข็ง ตลอดจนคู่แข่งหลัก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้ามีงานที่แตกต่าง และเข้าใจเป้าหมาย คิดเกี่ยวกับ ความเสี่ยงทางการเงินของคุณในธุรกิจ คิดบวกเกี่ยวกับประเด็นทั้งหมดเหล่านี้ที่ตรงกับโปรไฟล์ของคุณ และคุณมีความเชี่ยวชาญในการแก้ปัญหาที่คล้ายคลึงกัน เตรียมการพยากรณ์ด้วยวิสัยทัศน์ของคุณเองเกี่ยวกับสถานการณ์ พูดคุยเกี่ยวกับความเป็นไปได้ที่แท้จริงของคุณ อย่าโกหก. และอย่าให้รู้สึกว่าคุณต้องการแข่งขันกับทีมการตลาดภายในของลูกค้า – เน้นที่การโต้ตอบ หารือเกี่ยวกับความเสี่ยง เตรียมรายการ KPI และตัวชี้วัดที่จะช่วยให้คุณทั้งคู่ไปในทิศทางที่ถูกต้อง

คำแนะนำสำหรับธุรกิจ: อย่าล้มหัวทิ่มและพยายามหลีกเลี่ยงความคาดหวังที่เกินควร ตรวจสอบประสบการณ์ของเอเจนซีในการแก้ปัญหาที่คล้ายคลึงกัน อ่านบทวิจารณ์ของลูกค้ารายอื่นเกี่ยวกับบริการของพวกเขา กำหนดงานที่เฉพาะเจาะจงและไม่เป็นนามธรรมโดยพิจารณาจากการวิเคราะห์สถานการณ์จริงของคุณ พยายามหลีกเลี่ยงความคาดหวังที่สูงเกินจริง เพราะในช่วงเริ่มต้น มันจะไม่ง่ายนักที่ทีมเอเจนซี่จะรับมือได้ แม้กระทั่งกับงานที่พวกเขาตั้งไว้เอง นับประสาเกินผลของพวกเขา จะเป็นการดีที่จะรับมือกับมันด้วยตัวเอง มิฉะนั้น อย่าอายที่จะจ้าง แผนกบริหารความเสี่ยง

ขั้นตอนที่สอง – การเริ่มต้นโครงการ

ในระยะที่สองของความสัมพันธ์ ธุรกิจมักมีความคาดหวังมากเกินไป และหน่วยงานมักจะประสบปัญหาร้ายแรงครั้งแรก การจัดการความเสี่ยง อย่างมี เหตุผล ที่นี่สามารถทำให้ทั้งสองฝ่ายเป็นผู้ชนะได้ งานเหล่านี้อาจเป็นงานเพิ่มเติมหนึ่งหรือสองงานที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่า ข้อผิดพลาดในเวลาโดยประมาณของงาน หรือความจำเป็นในการสนับสนุนโซลูชันก่อนหน้านี้ที่เคยใช้งานมาก่อน ซึ่งอาจนำไปสู่การล่าช้าในขั้นแรก ความคลาดเคลื่อนระหว่างผลลัพธ์ที่คาดหวังกับผลลัพธ์จริง และข้อดีอื่นๆ ที่เล็กน้อยมากในระยะยาว แต่จับต้องได้มากในตอนเริ่มต้น

คำแนะนำสำหรับเอเจนซี่: นี่เป็นสิ่งสำคัญในการเริ่มงานของคุณในโครงการโดยกำหนดไทม์ไลน์และการแบ่งความรับผิดชอบระหว่างสมาชิกในทีมโครงการของคุณ ทุกคนควรเข้าใจประเด็นที่พวกเขากังวล ใส่ใจในรายละเอียดและพยายามตรวจสอบเวิร์กโฟลว์อย่างต่อเนื่อง ข้อผิดพลาดที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็นในอีกหกเดือนต่อมาอาจมีเอฟเฟกต์ก้อนหิมะในตอนเริ่มต้น ดังนั้น นี่จะเป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบหากสมาชิกในทีมของคุณเก็บงานของตนไว้ในระบบการจัดการงานแบบกลุ่มเดียว ซึ่งพวกเขาสามารถบันทึกผลลัพธ์ ปัญหา การขอข้อมูลเพิ่มเติม จัดลำดับความสำคัญของงาน หรือแสดงความคิดเห็น วิธีแก้ปัญหานี้สามารถแสดงให้เห็นภาพรวมในทุกขั้นตอนของความร่วมมือ ตลอดจนค้นหา 'คอขวด' หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น อย่าลืมกำหนดเวลาการประชุมเป็นประจำ

คำแนะนำสำหรับธุรกิจ: อย่ากดดันมากเกินไป เน้นข้อผิดพลาด ให้คำแนะนำ แบ่งปันวิสัยทัศน์ และให้ข้อเสนอแนะที่มีคุณภาพ แต่ได้โปรด พยายามสุภาพให้มากที่สุด บอกพวกเขาว่าคุณจะควบคุมกระบวนการ แต่หลีกเลี่ยงการจัดการขนาดเล็ก ทีมที่อยู่ฝั่งตรงข้ามต้องการการสนับสนุนจากคุณจริงๆ เป็นความจริง ยังไม่ได้รับความภักดี แต่การสนับสนุนของคุณอาจเป็นการชำระเงินล่วงหน้าที่จะเพิ่มพลังให้กับทีม เชื่อในสิ่งเหล่านี้และความมั่นใจของคุณจะส่งผลดี ต่อ คุณ

ขั้นตอนที่สาม – ก้าวแรก

หน่วยงานจะจัดทำรายงานสำหรับช่วงเวลาหนึ่ง: เดือนหรือไตรมาส คุณพูดถึงความสำเร็จที่ทำ ผลลัพธ์เหล่านี้แตกต่างจากที่วางแผนไว้แต่แรกอย่างไร

สิ่งสำคัญคือต้องหารือทุกเรื่องอย่างเปิดเผย สิ่งที่ทำได้ดีและทำไมในช่วงเวลานี้? ส่วนใดของแผนล้มเหลวในการดำเนินการและเพราะเหตุใด มีการเปลี่ยนแปลงอะไรเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการและปฏิกิริยาของเราต่อสิ่งเหล่านี้คืออะไร? แต่ละทีมทำงานเฉพาะอย่างไร? สิ่งที่ควรปรับปรุงในช่วงต่อไป? ทั้งหมดนี้คือ ตัวอย่างความเสี่ยงที่ คุณควรจำไว้เสมอ

คำแนะนำสำหรับหน่วยงาน: ติดตามผลของคุณทุกวัน หากคุณสังเกตเห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้น บอกลูกค้าของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ เสนอวิธีแก้ไขและความช่วยเหลือของคุณ เราไม่แนะนำให้คุณรอจนกว่าปัญหานี้จะแก้ไขได้เอง แม้ว่าลูกค้าของคุณจะไม่ได้ให้ข้อมูลใดๆ แก่คุณ หรือผู้จัดการที่สำนักงานของพวกเขาทำงานหนักเกินไปและไม่สามารถตอบคำถามที่คุณถามได้ทันเวลา อย่างน้อย 50% ของความรับผิดชอบก็ตกอยู่กับคุณ ดังนั้นถึงเวลาที่ต้องดำเนินการด้วยอำนาจของคุณเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณรู้วิธีแก้ปัญหานี้อย่างทันท่วงที
ในกรณีส่วนใหญ่ การดำเนินการนี้จะส่งผลดีหากคุณเกินความคาดหวังของเจ้าของธุรกิจ และด้วยเหตุนี้จึงยืนยันคุณภาพและทักษะของคุณ

ไปให้ไกลกว่านั้น อุทิศเวลาอีกเล็กน้อยให้กับรายละเอียด ดูแก่นแท้ของงานที่ทำอยู่ หากคุณได้ดำเนินการหรือบรรลุผลเกินในข้อตกลง หากคุณจัดการเพื่อ ขจัดความเสี่ยง – ทำได้ดี ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะคิดว่าจะทำอะไรได้อีก เดินหน้าต่อไป!

คำแนะนำสำหรับธุรกิจ: ประเมินสถานการณ์ ประสิทธิภาพการทำงานสอดคล้องกับสิ่งที่คุณคาดหวังผลตอบแทนหรือไม่? ทีมงานตอบสนองความคาดหวังของคุณหรือไม่? ได้ข้อมูลเชิงลึกอะไรบ้างจากการทำงานร่วมกัน? หน่วยงานอะไรดี? เกิดอะไรขึ้นและทำไม?

แสดงความคิดเห็นของคุณเป็นสิ่งสำคัญ หากเรื่องไม่สำคัญบางอย่างดูเหมือนชัดเจนสำหรับคุณ มันอาจจะเป็นเรื่องใหม่สำหรับฝั่งตรงข้าม

บอกพวกเขาเกี่ยวกับแผนของคุณ บอกพวกเขาว่าเกิดอะไรขึ้นกับคุณในช่วงเวลานี้ มีการเปลี่ยนแปลงอะไรในบริษัทของคุณ การเปลี่ยนแปลงใดบ้างที่วางแผนไว้สำหรับอนาคตอันใกล้นี้
ในขั้นตอนนี้ ทั้งสองฝ่ายมักจะเห็นด้วยกับเป้าหมายระยะยาว: หกเดือน ปีหรือมากกว่า ดังนั้นแต่ละฝ่ายจึงต้องมั่นใจว่ากลยุทธ์ดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้องด้วยทรัพยากรที่เพียงพอและการสื่อสารมีความชัดเจน เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องตกลงตามเหตุการณ์สำคัญ: เดือน, ไตรมาส หากมีปัญหาใด ๆ กับการทำงานร่วมกัน สิ่งเหล่านี้จะต้องนำมาซึ่งความกระจ่าง อภิปรายและตัดสิน ปัญหาส่วนใหญ่ที่โครงการทั่วไปมีอยู่คือการสื่อสาร ปัญหาเล็ก ๆ และความเข้าใจผิดมักจะพัฒนาไปสู่ความขัดแย้งที่ยาวนาน และสิ่งนี้นำไปสู่การสูญเสียประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่สี่ – ความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จ

โครงการกำลังพัฒนา KPI กำลังดำเนินการตามแผนที่วางไว้ ทีมงานได้อธิบายรูปแบบสำหรับการทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จ

คำแนะนำสำหรับเอเจนซี่: นอกเหนือจากงานที่ดีที่สร้างขึ้นในตอนนี้ คุณควรนำเสนอภาพแห่งอนาคต ลงทุนเวลาในการพัฒนาลูกค้าของคุณ วิเคราะห์ผลลัพธ์ นำเสนอโอกาสใหม่ๆ เสนอเครื่องมือใหม่ๆ เตรียมรายการคำแนะนำและแสดง 'ตัวเลข' ของผลกำไรใหม่ที่เป็นไปได้ นี่เป็นเวลาที่จะเสนอบริการอื่นๆ ของคุณ
จำไว้ว่าการทำงานให้ถูกต้องไม่เพียงพอ ทุกคนใส่ใจเกี่ยวกับอนาคต และคุณมีอำนาจที่จะมีส่วนร่วมในการสร้างอนาคตนี้ร่วมกันโดยคุณและคู่ของคุณ

คำแนะนำสำหรับธุรกิจ: ก้าวต่อไป จัดการประชุมตามปกติ ถามคำถาม แบ่งปันข้อมูลเชิงลึก และข่าวสารเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ มองหาผลประโยชน์บางอย่างสำหรับทีมในองค์กรของคุณจากการทำงานร่วมกันกับเอเจนซี่ เชื่อใจคู่ของคุณ แต่อย่าลืมสังเกตจากด้านข้างและให้ข้อเสนอแนะ

คำพูดสุดท้าย เกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยง

ปฏิเสธไม่ได้ว่าทุกความสัมพันธ์ทางธุรกิจมีความเฉพาะเจาะจงของตนเอง เราไม่สามารถให้สคริปต์ทั่วไปที่สมบูรณ์แบบแก่คุณได้อย่างแน่นอน ซึ่งจะช่วยให้คุณร่วมมือกับลูกค้าหรือหน่วยงานภายนอกได้สำเร็จ และหลีกเลี่ยงความยากลำบากทั้งหมด ความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าธุรกิจขนาดเล็กจะแตกต่างอย่างสิ้นเชิงกับลูกค้าธุรกิจขนาดใหญ่ ความสัมพันธ์กับบริษัทในยุโรปจะแตกต่างจากชาวอเมริกันหรือเอเชีย และยังมีปัจจัยอื่นๆ อีกนับล้านที่มีอิทธิพลต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณ แม้กระทั่งภายในบริษัทของคุณ

คำแนะนำเล็กน้อยสำหรับเอเจนซี่:
– วิเคราะห์ธุรกิจของลูกค้าอย่างละเอียด
– วิเคราะห์ความแข็งแกร่งของทีมอย่างระมัดระวัง
– อย่าเริ่มงานถ้าลูกค้าของคุณมีงานที่เป็นนามธรรมเกินไป
– ซื่อสัตย์กับลูกค้าของคุณในทุกสถานการณ์
– กำหนดความรับผิดชอบระหว่างทีมของคุณตามทักษะที่แท้จริงของพวกเขา
– ตรวจสอบกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง
– พบและหารือเกี่ยวกับผลลัพธ์และปัญหาของคุณกับลูกค้าอย่างเป็นระบบ
– พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของลูกค้า
– พยายามรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าหลังจากโครงการเสร็จสิ้น หากคุณตระหนักถึงมุมมองที่กว้างไกลในการเป็นหุ้นส่วน

คำแนะนำเล็กน้อยสำหรับธุรกิจ:
วิเคราะห์ธุรกิจของคุณและกำหนดจุดอ่อนและจุดอ่อนที่แท้จริงของคุณที่จะปรับปรุง
ตั้งเป้าหมายของคุณและเตรียมรายการคำถามทางเทคนิคที่อ่านออกได้
ให้ทัน ประสานกลยุทธ์ของพวกเขาหากสิ่งนี้ไม่เหมาะกับวิสัยทัศน์ของคุณโดยสิ้นเชิง
ควบคุมกระบวนการ แต่หลีกเลี่ยงการจัดการขนาดเล็ก
ลองใช้เอเจนซี่ในขนาด ถ้ามันดีจริงๆ - พวกเขาสามารถช่วยทีมในองค์กรของคุณให้ก้าวหน้าและปรับปรุงด้านธุรกิจอื่นๆ ของคุณ