ไม่มีใครสามารถชื่นชมความสำคัญของการบรรลุผลการทำงานสูงสุดอย่างสม่ำเสมอได้ดีกว่าผู้ก่อตั้งเริ่มต้นและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก เพราะสำหรับพวกเขา ทุกวันคือเส้นตาย แต่มีเพียงคนเดียวที่สามารถทำได้ในหนึ่งวัน นอกจากนี้ยังมีเรื่องอื่นๆ ในชีวิตนอกเหนือจากงานที่น่าติดตาม

จากการสำรวจผลผลิตล่าสุด:

• เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กร้อยละ 72 รู้สึกท่วมท้นในบทบาทและความรับผิดชอบของตน
• 39 เปอร์เซ็นต์รู้สึกว่าการหาเอกสารเป็นการเสียเวลามากที่สุด และ
• 56 เปอร์เซ็นต์เชื่อว่าการสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
  
  

เมื่อตระหนักถึงสิ่งนี้ มีบริษัทสตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยีจำนวนนับไม่ถ้วนในปัจจุบันที่นำเสนอเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานซึ่งสัญญาว่าจะทำให้วันทำงานของคุณง่ายขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่ทำให้ข้อมูลล้นเกิน และถ้าคุณกำลังอ่านข้อความนี้ เป็นไปได้ว่าคุณใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอยู่แล้ว แต่ตระหนักดีว่าเครื่องมือหรือแอปไม่ได้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณจริงๆ

ในทางตรงกันข้าม เครื่องมือนี้กำลังลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วยอินเทอร์เฟซที่ค่อนข้างใช้งานไม่ได้ ออกแบบได้ไม่ดี และน่าหงุดหงิด กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากคุณต้องใช้กำลังในการใช้เครื่องมือ เครื่องมือนั้นไม่ใช่ "เครื่องมือ" จริงๆ แต่จะทำให้ปวดหัวมากกว่า

ที่มา: Hubspot, Death by 1,000 Apps

อันที่จริง การวิจัยสถานที่ทำงานดิจิทัลชี้ให้เห็นว่า 56 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานพบว่าการค้นหาข้อมูลในแอปต่างๆ ก่อกวน มันทำลายกระแสความคิดและทำให้เสียเวลา

แล้วคุณจะทำอย่างไร? ด้วยงานมากมายที่ต้องเล่นปาหี่ในคราวเดียว การไม่ใช้เครื่องมือหรือแอพใด ๆ เพื่อจัดการทั้งหมดนั้นอาจไม่ใช่ความคิดที่ดีที่สุด นอกจากนี้ การเพิ่มผลิตภาพและประสิทธิภาพทางธุรกิจอาจเป็นเรื่องส่วนตัว สิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับบางคนในการเพิ่มประสิทธิภาพอาจไม่ได้ผลสำหรับคุณ

ดังนั้น ก่อนที่คุณจะตัดสินใจเลือกเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจหรือการเริ่มต้นธุรกิจ ต่อไปนี้คือปัจจัยสำคัญสามประการที่คุณควรพิจารณา

3 ปัจจัยในการเลือกเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับการเริ่มต้นธุรกิจหรือธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

ความเรียบง่าย

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจะช่วยเพิ่มผลผลิตของคุณก็ต่อเมื่อใช้งานง่ายเท่านั้น เครื่องมือแฟนซีที่มีคุณสมบัติมากมายอาจดูน่าดึงดูดในตอนแรก แต่มักจะมีประสบการณ์การใช้งานที่แย่มาก ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่พิสูจน์ความสำคัญของประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดี:

หญิงสาวที่ได้รับเคมีบำบัดเสียชีวิตจากโรคแทรกซ้อนเนื่องจากพยาบาลที่ปฏิบัติหน้าที่ไม่สามารถนำทางส่วนต่อประสานที่ซับซ้อนของโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อติดตามการรักษาของผู้ป่วย

คุณสามารถเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณดูภาพหน้าจอของโปรแกรม:

ลืมประสิทธิภาพการทำงานไปได้เลย การไม่มีประสบการณ์ผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายอาจทำให้เสียชีวิตได้ ดังนั้น ความเรียบง่ายในการใช้งานควรเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อตัดสินใจใช้เครื่องมือ

ฟังก์ชั่น

เห็นได้ชัดว่าแม้ว่าเครื่องมือจะต้องใช้งานง่าย แต่ก็ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดด้านการทำงานทั้งหมดของคุณด้วย การวิจัยเดียวกัน (ที่กล่าวถึงข้างต้น) พบว่า 69% ของพนักงานเสียเวลาถึงหนึ่งชั่วโมงต่อวันในการนำทางระหว่างแอพ

ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดหากคุณสามารถลดจำนวนเครื่องมือที่คุณใช้ และหากเป็นไปได้ ให้มีเครื่องมือเดียวที่ตอบสนองทุกความต้องการของคุณ เมื่อตัดสินใจเลือกสิ่งใดสิ่งหนึ่ง โปรดทราบว่าคุณลักษณะพื้นฐาน เช่น การตั้งค่าการแจ้งเตือน การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การผสานรวมกับแอปอื่นๆ และการจัดการงานจะรวมอยู่ด้วย

ที่กล่าวว่าตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เลือกใช้เครื่องมือที่เต็มไปด้วยคุณสมบัติที่คุณไม่ได้ใช้

การทำงานร่วมกัน

จากประเด็นดังกล่าว การทำงานร่วมกันควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ เนื่องจากการทำงานจากสถานที่ทางภูมิศาสตร์ต่างๆ ไม่ใช่เรื่องแปลกอีกต่อไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือมีคุณสมบัติการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที คุณสมบัติการโทรด้วยเสียงและวิดีโอจะเป็นโบนัสเพิ่มเติม

ประเมินเครื่องมืออย่างละเอียดในช่วงทดลองใช้งานเพื่อให้เข้าใจถึงความเป็นธรรมชาติและประสิทธิภาพการทำงาน ใช้เวลาและระมัดระวังก่อนตัดสินใจเลือกเครื่องมือสำหรับธุรกิจหรือสตาร์ทอัพของคุณ

การเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใหม่หลังจากผ่านไปสองสามเดือนจะไม่ง่ายนักเมื่อทีมของคุณคุ้นเคยกับเครื่องมือนี้ในที่สุด (ไม่ว่าเครื่องมือจะดีหรือไม่ดีก็ตาม)

แนวคิดของคัมบัง

Kanban เป็นแนวคิดของญี่ปุ่นที่มุ่งเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสถานที่ทำงาน จากข้อมูลดังกล่าว มีเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพซอฟต์แวร์ที่เรียกว่าบอร์ด Kanban อนุญาตให้ผู้ใช้เห็นภาพเวิร์กโฟลว์โดยแบ่งงานออกเป็นเลนที่มีรหัสสีสำหรับกระบวนการที่เรียบง่ายและซับซ้อน

ประโยชน์ที่สำคัญอย่างหนึ่งของการใช้ระเบียบวิธี Kanban board คือช่วยให้คุณสร้างลำดับชั้นที่ชัดเจนของงานได้ แอปสิ่งที่ต้องทำแบบเดิมอาจขาดหายไปเมื่อต้องจัดลำดับความสำคัญและให้รายละเอียดรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

และเมื่อเราพูดถึงบอร์ด Kanban Trello เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแรกๆ ที่เรานึกถึง คุณอาจเคยได้ยินเรื่องนี้มาก่อน เนื่องจากได้ทำให้แนวคิดบอร์ด Kanban เป็นที่นิยมด้วยอินเทอร์เฟซแบบลีนและเลย์เอาต์สไตล์การ์ด

โดยพื้นฐานแล้ว จะช่วยให้คุณเห็นภาพเวิร์กโฟลว์ของทีมในรูปแบบของรายการสิ่งที่ต้องทำที่มีโครงสร้าง ช่วยแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นชิ้นเล็กๆ ในรูปแบบของการ์ด เส้นโค้งการเรียนรู้เป็นศูนย์อย่างแท้จริงและการจัดการงานไม่สามารถทำได้ตรงไปตรงมากว่านี้

ยิ่งไปกว่านั้น แผนบริการฟรีของ Trello ยังนำเสนอคุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณอาจต้องการ อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์พื้นฐานของ Trello นั้นไม่เพียงพอสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่และทีมที่มีความต้องการที่ซับซ้อน หากคุณกำลังมองหาแอพ Kanban ที่ทำมากกว่าแค่การติดตามงาน เช่น การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที การตั้งค่าตัวเตือน การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า คุณจำเป็นต้องมองหาทางเลือกอื่นที่มีคุณสมบัติหลากหลายมากกว่าแต่เรียบง่ายและใช้งานง่าย

ทางเลือกสุดท้ายของคุณ

อีกครั้ง สิ่งที่ใช้ได้ผลกับใครบางคนอาจไม่ได้ผลสำหรับคุณ และถึงแม้จะมีเครื่องมือให้เลือกนับไม่ถ้วนในตลาด แต่ก็เป็นไปได้อย่างยิ่งที่ไม่มีเครื่องมือใดที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

ในกรณีนั้น การใช้สเปรดชีตง่ายๆ เพื่อจัดการงานทั้งหมดของคุณ ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีม และติดตามกำหนดเวลาคือทางออกที่ดีที่สุดของคุณ หรือการใช้ปากกาและกระดาษในโรงเรียนเก่าก็อาจใช้ได้เช่นกัน

คำตอบในการบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา: ใช้ทุกอย่างที่ช่วยให้คุณและทีมของคุณอยู่ในเส้นทาง เพียงเพราะคู่แข่งของคุณใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีราคาแพงและซับซ้อน ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องทำเช่นเดียวกัน ตราบใดที่ทีมของคุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาวิธีการทำงานของเครื่องมือ หรือหงุดหงิดกับประสิทธิภาพ/ขาดคุณสมบัติ เครื่องมือใดๆ ที่คุณเลือกก็ใช้ได้ดี

Shyamal Parikh เป็นผู้ก่อตั้ง SmartTask ซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการงานออนไลน์ที่ช่วยให้ทีมมีประสิทธิผลมากขึ้นโดยมีความชัดเจนว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ Parikh ชอบค้นคว้าและแบ่งปันกลยุทธ์ที่เป็นประโยชน์ต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม