การปฏิบัติตามข้อกำหนดของธุรกิจขนาดเล็ก: คำแนะนำโดยละเอียด

เรื่องโกหกที่พบบ่อยที่สุดในยุคปัจจุบัน? “ฉันได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขแล้ว” นอกจากนี้ หากใครก็ตามที่มีคุกกี้มากเท่าที่เราตกลงกันไว้ในการท่องเว็บเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงโดยเฉลี่ย ก็จะมีปัญหาสุขภาพใหม่เกิดขึ้น

ทั้งหมดนี้อาจดูเหมือนไร้ประโยชน์จากมุมมองของผู้ใช้ ไม่มีใครอ่านข้อกำหนดและเงื่อนไขหรือข้อตกลงคุกกี้ทั้งหมดเพราะ 'ไม่มีใครสนใจ' จนกว่าจะมีการละเมิดข้อมูล

จากนั้นธุรกิจต่างๆ ก็ถูกโจมตีจากทุกด้าน ข่าวร้าย ลูกค้าหันหลัง และรัฐบาลพร้อมที่จะลงโทษพวกเขาด้วยค่าปรับ

ดูเหมือนรุนแรง แต่ด้วยคุณค่าที่อยู่ในข้อมูล ทุกอย่างจึงสมเหตุสมผล ข้อมูลคือทองคำและน้ำมันใหม่ และจำเป็นต้องได้รับการปกป้อง

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อาจดูเหมือนเป็นเรื่องยุ่งยาก โลกที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็วของ ธุรกิจขนาดเล็ก นั้นยากพอที่จะนำทางโดยไม่ต้องกังวลกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ข้อมูล และความเป็นส่วนตัว

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณได้รับมอบหมายให้ดูแลให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้ ยิ่งไปกว่านั้น ยังเป็นไปตามรายการข้อบังคับที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ เช่น กฎระเบียบให้ความ คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ บริโภค (GDPR) ของสหภาพยุโรป และ พระราชบัญญัติการยินยอมของลูกค้าของแคลิฟอร์เนีย (CCPA) ถอนหายใจ

กฎหมายเหล่านี้เพิ่งเปิดตัวความซับซ้อนและข้อกำหนดใหม่สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ดำเนินการภายในเขตอำนาจศาลของตน ราวกับว่ายังไม่ซับซ้อนเพียงพอ

นอกจากกฎหมายใหม่เหล่านี้แล้ว เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กยังต้องปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับของรัฐบาลกลาง เช่น Fair Credit Reporting Act (FCRA) และ Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA) ซึ่งใช้มานานหลายปี .

กฎหมายและระเบียบข้อบังคับเหล่านี้ทั้งหมดอาจดูล้นหลาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่มีงบประมาณจำกัด

ในบทความนี้ เราจะขยายความใน GDPR และ CCPA ขั้นแรก เราจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าพวกเขาทั้งหมดเกี่ยวกับอะไร ก่อนที่เราจะให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีการจัดการกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมหรือไม่? อ่านเกี่ยวกับวิธีการปกป้องข้อมูลธุรกิจขนาดเล็กของคุณต่อไป!

เหตุใด GDPR และ CCPA จึงมีอยู่

ข้อบังคับเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องผู้บริโภค ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจว่ามีการนำเสนออย่างเป็นธรรมในกระบวนการรวบรวมและใช้งานข้อมูล

อย่างไรก็ตาม เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักถูกครอบงำโดยกฎหมายจำนวนมากที่พวกเขาต้องปฏิบัติตาม มาดูกันว่าผู้เล่นหลัก GDPR และ CCPA เกี่ยวข้องกันอย่างไร

คสช. คืออะไร?

California Consumer Privacy Act (CCPA) หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า "Data Privacy Bill" เป็นกฎหมายใหม่ที่กำหนดให้ธุรกิจต้องมีความโปร่งใสเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า

ชื่อ "Data Privacy Bill" เป็นการเรียกชื่อผิดเล็กน้อย แม้ว่ากฎหมายจะกำหนดให้ธุรกิจต้องเปิดเผยแนวทางปฏิบัติในการเก็บรวบรวมข้อมูล แต่ก็มีข้อกำหนดอื่นๆ อีกหลายข้อที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจขนาดเล็ก

บทบัญญัติเหล่านี้กำหนดให้ธุรกิจต้องได้รับความยินยอมจากผู้บริโภคก่อนที่จะใช้หรือขายข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา และยังห้ามไม่ให้ธุรกิจรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลบางประเภทโดยปราศจากลูกค้า

เป้าหมายของ CCPA คือการปกป้องสิทธิ์ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลของผู้บริโภค ในขณะเดียวกันก็กำหนดให้ธุรกิจบางประเภทต้องให้ความโปร่งใสและการควบคุมข้อมูลแก่ลูกค้าของตน

CCPA เป็นกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่ครอบคลุมมากที่สุดในสหรัฐอเมริกา และมีศักยภาพในการเปลี่ยนแปลงวิธีที่ธุรกิจมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าโดยพื้นฐาน

CCPA ใช้กับธุรกิจที่มีผู้อยู่อาศัยในแคลิฟอร์เนียอย่างน้อยหนึ่งคน และเป็นผู้รวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูลลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์ใดๆ

หากคุณกำลังมองหาข้อมูลเฉพาะเพิ่มเติม Osano ได้แบ่งปันข้อมูลที่เป็นประโยชน์บางประการเกี่ยวกับการปฏิบัติตาม CCPA ในภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม คุณจะได้เรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับการปฏิบัติจริงของ CCPA สำหรับตอนนี้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการเริ่มต้นการปฏิบัติตามข้อกำหนด

GDPR คืออะไร?

กฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูล ส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) ซึ่งบางครั้งเรียกว่ากฎหมายคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) เป็นเครื่องมือทางกฎหมายที่สำคัญที่สุดของสหภาพยุโรปในการควบคุมการใช้และการรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้อยู่อาศัยในสหภาพยุโรป

กำหนดให้บริษัทที่ดำเนินการในสหภาพยุโรปต้องปฏิบัติตามมาตรฐานบางประการเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล ทำได้โดยการจัดประมวลหลักการพื้นฐานของแนวทางปฏิบัติด้านข้อมูลที่เป็นธรรม รวมถึงสิทธิของเจ้าของข้อมูลในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของตนที่ผู้ควบคุมข้อมูลเก็บไว้

เมื่อคนส่วนใหญ่นึกถึง GDPR พวกเขานึกถึงในแง่ของผลกระทบที่มีต่อธุรกิจ ในความเป็นจริง GDPR ปกป้องผู้บริโภคด้วย

GDPR ส่งผลกระทบต่อธุรกิจในสหภาพยุโรปเท่านั้นหรือไม่

ไม่ GDPR เป็นข้อบังคับที่ปกป้องสิทธิ์ในข้อมูลของสหภาพยุโรป แต่ก็มีนัยสำคัญสำหรับธุรกิจที่ดำเนินการข้ามพรมแดน ใช้กับธุรกิจใดๆ ที่จัดการข้อมูลของพลเมืองสหภาพยุโรป ไม่ว่าธุรกิจจะตั้งอยู่ที่ใด

GDPR ส่งผลกระทบต่อธุรกิจขนาดเล็กอย่างไร

ใช่ GDPR เป็นชุดกฎหมายที่ซับซ้อน แต่อย่าตื่นตระหนก: การทำความเข้าใจว่ามันคืออะไรและเคล็ดลับที่ตามมา คุณก็สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดได้เช่นกัน

นี่อาจเป็นคำสั่งที่สูงสำหรับบางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่ได้เน้นที่การจัดการข้อมูลเป็นหลัก โดยไม่คำนึงถึงขนาดหรือจุดประสงค์หลัก ธุรกิจทั้งหมดต้องปฏิบัติตาม GDPR เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับจำนวนมาก

สิ่งที่คุณต้องรู้จริงๆ เกี่ยวกับ GDPR (ในภาษาง่ายๆ)

GDPR ฉบับสมบูรณ์ประกอบด้วยบทความ 99 บทความ เราเข้าใจดีว่าคุณจะไม่อ่านทั้งหมดนั้น คำต่อคำ แม้ว่าคุณจะทำ คุณอาจจำหรือไม่เข้าใจทุกอย่างได้

โชคดีที่มีบทสรุปที่ง่ายกว่า GDPR เกี่ยวข้องกับหลักการสำคัญเจ็ดประการ: ความถูกต้องตามกฎหมาย ความเป็นธรรม และความโปร่งใส ข้อจำกัดวัตถุประสงค์ การลดขนาดข้อมูล ความแม่นยำ; ข้อจำกัดในการจัดเก็บ ความสมบูรณ์และการรักษาความลับ (ความปลอดภัย); และความรับผิดชอบ

นี่คือสิ่งที่พวกเขานำมา

ถูกต้องตามกฎหมาย เป็นธรรม และโปร่งใส

คุณสามารถประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลได้ก็ต่อเมื่อคุณมีเหตุผลที่ชัดเจนซึ่งสรุปความถูกต้องตามกฎหมาย สาเหตุบางประการอาจเป็น:

• ผู้ใช้ยินยอมให้คุณดำเนินการดังกล่าว
• คุณต้องทำเพื่อให้เกิดผลดีในสัญญา
• จำเป็นต้องปฏิบัติตามภาระผูกพันทางกฎหมาย
• เพื่อคุ้มครองผลประโยชน์ที่สำคัญของบุคคลธรรมดา
• เป็นงานสาธารณะที่ทำเพื่อสาธารณประโยชน์

คุณต้องยุติธรรมด้วยว่าทำไมคุณถึงทำเช่นนี้และโปร่งใส

ข้อจำกัดวัตถุประสงค์

เหตุผลที่คุณรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลนั้นขยายไปถึงหลักการของการจำกัดวัตถุประสงค์ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลนั้น “ถูกรวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์ที่ระบุ ชัดเจน และชอบด้วยกฎหมายเท่านั้น” เท่านั้น

จุดประสงค์ต้องชัดเจน ไม่ใช่แค่สำหรับตัวคุณเอง แต่รวมถึงผ่านผู้บริโภคด้วย ดังนั้นคุณต้องแจ้งสิ่งที่เกิดขึ้นในประกาศเรื่องความเป็นส่วนตัว สุดท้าย คุณไม่สามารถเบี่ยงเบนไปจากจุดประสงค์นั้นได้

การลดขนาดข้อมูล

คุณไม่จำเป็นต้องถามสมาชิกจดหมายข่าวของคุณว่าหมายเลขโทรศัพท์ของพวกเขาคืออะไร รวบรวมเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ

ความแม่นยำ

ข้อมูลที่คุณรวบรวมและจัดเก็บต้องมีความถูกต้อง และนั่นเป็นความรับผิดชอบของคุณ คุณต้องตรวจสอบและกำจัดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ สิ่งนี้เป็นประโยชน์ต่อทุกคน!

ข้อจำกัดในการจัดเก็บ

คุณไม่สามารถเก็บข้อมูลได้ตลอดไป คุณต้องจำกัดเวลาในการจัดเก็บข้อมูล และให้เหตุผลว่าทำไมคุณถึงเลือกระยะเวลานั้น

ความซื่อสัตย์และการรักษาความลับ

การรักษาข้อมูลที่คุณรวบรวมให้ปลอดภัยจากภัยคุกคามภายในและภายนอกขึ้นอยู่กับคุณ

ความรับผิดชอบ

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คุณต้องรับผิดชอบและสามารถพิสูจน์ได้ว่าคุณกำลังดำเนินการตามข้อกำหนดอย่างไร เจ้าหน้าที่สามารถขอหลักฐานนี้ได้ตลอดเวลา ดังนั้นโปรดจัดทำเอกสารสิ่งที่คุณกำลังทำอย่างถูกต้อง

เคล็ดลับในการทำตามข้อกำหนดและปฏิบัติตาม—แม้ในธุรกิจขนาดเล็ก

ดังนั้น ตอนนี้คุณเข้าใจสิ่งที่เอะอะทั้งหมดนั้นเกี่ยวกับอะไร ก็ถึงเวลาที่คุณจะต้องพึงพอใจ นี่คือขั้นตอนและเคล็ดลับที่คุณไม่ควรพลาด

1. สร้างและรักษารายการกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลทั้งหมดของคุณและจัดทำเป็นเอกสาร: เริ่มต้นด้วยการคิดให้ถี่ถ้วนและถี่ถ้วนว่าข้อมูลใดอยู่ในความครอบครองของคุณจริงๆ และสิ่งที่คุณจะรวบรวมในอนาคต
2. ทำความเข้าใจภาระผูกพันของคุณในฐานะองค์กร: กฎข้อใดที่มีผลกับคุณ มีกฎหมายจำนวนนับไม่ถ้วน และอาจเป็นเรื่องยากที่จะค้นหาว่าธุรกิจของคุณอยู่ภายใต้ข้อใด อย่าลังเลที่จะติดต่อผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ปฏิบัติตามกฎหมายที่ไม่ถูกต้อง
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณตระหนักถึงภาระผูกพัน: การปกป้องข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นความพยายามของทีม ทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบ คุณสามารถพิจารณาว่าจำเป็นต้องแต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล (DPO) หรือไม่
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อตกลงกับผู้ให้บริการบุคคลที่สามของคุณเกี่ยวกับวิธีการที่พวกเขาใช้ข้อมูลลูกค้า หรือใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยคุณติดตามสิ่งนี้
5. ใช้เครื่องมือเพื่อรับมือกับงานหนัก: ซอฟต์แวร์แพลตฟอร์มความเป็นส่วนตัวสามารถช่วยให้คุณติดตามข้อมูลทั้งหมดของคุณ และการอัปเดตใดๆ ในข้อตกลงของผู้ขาย การดำเนินการนี้ด้วยตนเองแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

คุณมั่นใจในการปฏิบัติตามข้อกำหนดแค่ไหน?

เมื่อพูดถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้ คำแนะนำที่ดีที่สุดคือ: อยู่อย่างปลอดภัยดีกว่าเสียใจ

ให้ความรู้ตัวเองถึงสิ่งที่ต้องทำ และหากการทำ 'ต่อไป' ในการดำเนินธุรกิจของคุณดูเหมือนมากเกินไป ให้พิจารณาจ้างผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก ซึ่งจะถูกกว่าการจ่ายค่าปรับเสมอ!