คู่มือ SMART เพื่อทำให้กระบวนการวางแผนโครงการของคุณคล่องตัว

แนวทางการจัดการโครงการอย่างเป็นระบบของคุณคือสิ่งที่ยึดการดำเนินธุรกิจทั้งหมดของคุณไว้ด้วยกัน การวางแผนที่ไม่ดีอาจทำให้โครงการเสียชีวิตได้ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ

ตาม Project Management Institute (PMI) การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับ "การนำความรู้ ทักษะ เครื่องมือและเทคนิคไปใช้กับกิจกรรมที่หลากหลายเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของงานเฉพาะ"

เนื่องจากโครงการที่ซับซ้อนและท้าทายทางเทคนิคมากมายในโลกธุรกิจปัจจุบัน การพัฒนาเทมเพลตการจัดการที่แข็งแกร่งจึงกลายเป็นทักษะที่สำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ

ความจริงที่โหดร้ายก็คือ หลายบริษัทยังไม่พบจังหวะที่มีประสิทธิภาพที่สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจของพวกเขา ในมุมมองนี้ ทุกๆ 1 พันล้านดอลลาร์ที่ลงทุนในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว จะสูญเปล่า 122 ล้านดอลลาร์เนื่องจากขาดประสิทธิภาพของโครงการ

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณจะประสบความสำเร็จ การใช้ SMART ในการวางแผนโครงการจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ในท้ายที่สุด การรวมกลยุทธ์นี้ในแนวทางของคุณควรทำงานเพื่อตอบข้อ 4 Ws

1. ต้องทำอะไรให้สำเร็จ?
2. เราจะทำเช่นนี้ทำไม?
3. ใครจะมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้?
4. ทรัพยากรที่จำเป็นจะมาจากไหน?

คุณจะใช้เป้าหมาย SMART ในการจัดการโครงการได้อย่างไร? มาดำดิ่งกัน

เฉพาะเจาะจง

สรุปเป้าหมาย

ก่อนอื่น คุณต้องรู้เป้าหมายหลักที่นำไปสู่ภาพรวมและเป้าหมายที่เล็กกว่าที่จำเป็นเพื่อไปให้ถึงที่นั่น มองลึกเข้าไปในขอบเขตของงานที่ทำอยู่ และระบุอย่างแน่ชัดว่าคุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จและมันมีบทบาทอย่างไรในภารกิจโดยรวมของคุณ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังเริ่มต้นฟังก์ชันแชทสดใหม่บนเว็บไซต์ของคุณ แม้ว่าจะมีเป้าหมายเล็กๆ มากมายเพื่อให้แน่ใจว่าระบบใหม่จะได้รับการติดตั้งอย่างเหมาะสม วัตถุประสงค์โดยรวมน่าจะเป็นการปรับปรุงการสนับสนุนผู้ใช้และทำให้ชัดเจนว่าคุณเป็นแบรนด์ที่ให้ความสำคัญกับความสำเร็จของลูกค้า

เป้าหมายที่ครอบคลุมอื่นๆ ที่คุณอาจพิจารณาในโครงการใดก็ตามอาจเป็น:

• ทำงานให้เสร็จทันเวลา
• อยู่ในงบประมาณที่กำหนด
• ปรับปรุงการส่งมอบสินค้า

สำหรับขั้นตอนนี้ ให้เริ่มด้วยการคิดการใหญ่ การตั้งวัตถุประสงค์มหาศาลเป็นการวางรากฐานสำหรับโครงการทั้งหมด และทำให้ติดตามได้ง่ายขึ้น จากที่นี่ คุณจะได้ทราบอย่างละเอียดถึงสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหลัก

สำหรับความช่วยเหลือในองค์กร Wunderlist เป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพในการสรุปวัตถุประสงค์ที่ใหญ่กว่าและล้มเลิกงานอย่างเป็นระบบ คุณสามารถมอบหมายสิ่งที่ต้องทำให้กับผู้คนได้อย่างรวดเร็ว โดยการอัปเดตทั้งหมดจะได้รับการจัดการและซิงโครไนซ์ในอุปกรณ์มือถือหลายเครื่อง

วัดได้

สร้างรายการสินค้าพร้อมส่ง

การกำหนดข้อกำหนดสำหรับสิ่งที่ส่งมอบคือชีวิตและเลือดของโครงการ มองให้ลึกลงไปแล้วคุณจะเห็นว่าสิ่งที่ได้ส่งมอบมีมากกว่าแค่ผลลัพธ์ สิ่งเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงสำหรับวิธีการวางแผน จัดการ และดำเนินการงานจาก A ถึง Z โดยทั่วไป มีสิ่งที่จะส่งมอบได้สองประเภทที่ต้องนำมาพิจารณาตลอดการจัดการโครงการ: โครงการและกระบวนการ

โดยทั่วไป การส่งมอบมีสองประเภทที่ต้องพิจารณาตลอดการจัดการโครงการ: โครงการและกระบวนการ

ผลงาน โครงการ อ้างถึงผลลัพธ์ตามความต้องการเฉพาะ สิ่งเหล่านี้มักเป็นสิ่งที่จับต้องได้ ตัวอย่างเช่น หากโครงการกำลังออกแบบเว็บไซต์ใหม่ สิ่งที่ส่งมอบจะรวมถึงหน้า Landing Page หรือองค์ประกอบบางอย่างที่เสร็จสมบูรณ์

ผลลัพธ์ของ กระบวนการ ทั้งหมดเกี่ยวกับการตระหนักถึงรายละเอียดของผลลัพธ์ สิ่งนี้สัมพันธ์กับวิธีการดำเนินโครงการ ตัวอย่างจะพิจารณาว่าโครงการยึดติดกับกรอบเวลาที่กำหนดหรือคุณภาพโดยรวมของงานที่เสร็จสมบูรณ์ได้ดีเพียงใด

ขั้นตอนที่หนึ่งคือการระบุผลงานของโครงการ พวกเขาจะผลิตอย่างไร? รายการใดบ้างที่มีลำดับความสำคัญ?

ถัดมาคือขั้นตอนการส่งมอบ อะไรจะกำหนดว่าโครงการจะแล้วเสร็จอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? KPI คืออะไร?

ผลงานเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นพิมพ์เขียวสำหรับกระบวนการทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละส่วนมีการกำหนดไว้อย่างดีโดยมีพื้นที่สีเทาน้อยที่สุด

ทำได้

กำหนดการจ่ายเงินสมทบ

ธรรมดาและเรียบง่าย หากไม่มีทีมงานที่มีทักษะ โครงการของคุณจะไม่มีโอกาสเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม ทีมงานระดับแนวหน้านั้นประกอบกันอย่างหนักโดยที่ไม่มีระบบที่เหมาะสมในการเบิกจ่ายงาน ท้ายที่สุดแล้ว การจัดการโครงการมักเป็นความพยายามของกลุ่ม

ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและขนาดของการดำเนินงาน มีความเป็นไปได้สูงที่จะมีความจำเป็นต้องทำงานร่วมกันระหว่างแผนกตลอดทั้งโครงการ เมื่องานได้รับการจัดลำดับความสำคัญแล้ว ผู้จัดการจะรับผิดชอบในการมอบหมายตลอดระยะเวลาของโครงการ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเป้าหมายโดยรวมคือการปรับปรุงอัตราการแปลงบนเว็บไซต์ กระบวนการนี้น่าจะต้องการข้อมูลเกี่ยวกับคำถามเกี่ยวกับการสนับสนุนลูกค้าที่ส่งผ่านไปยังแผนกออกแบบเพื่อช่วยขจัดปัญหาคอขวด

โชคดีที่เราอยู่ในยุคที่มีทรัพยากรมหาศาลที่จะช่วยปรับปรุงงานประเภทเหล่านี้และส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิด

สำหรับการทำงานร่วมกันข้ามแผนกอย่างมีประสิทธิภาพและการติดตามการพึ่งพา Workzone เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการตามฟังก์ชัน โดยอยู่ระหว่าง Basecamp แบบง่ายกับ JIRA ที่ซับซ้อน ซึ่งให้มุมมองที่สมบูรณ์ของโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ทั้งหมด พร้อมด้วย ETA บทบาทที่ได้รับมอบหมาย และสถานะ ของงานย่อยในที่เดียว

เหมือนจริง

ระบุปัจจัยเสี่ยง

ไม่สำคัญหรอกว่าคุณจะวางแผนก่อนทำโปรเจ็กต์มากน้อยแค่ไหน มักจะมีบางสิ่งที่ไม่คาดคิดปรากฏขึ้นและโยนทุกอย่างออกไปนอกเส้นทาง ผู้จัดการโครงการที่ดีทำอะไรในสถานการณ์เหล่านี้? พวกเขาสงบสติอารมณ์และเคลื่อนไหวต่อไป ทำไม เพราะพวกเขาวางแผนสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด!

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำงานกับทีมใหม่ ความเสี่ยงทั่วไปคือผู้คนไม่เชี่ยวชาญในกระบวนการนี้อย่างเต็มที่ และปัจจัยบางอย่างอาจหลุดรอดไปได้ อีกเรื่องใหญ่อาจเกี่ยวข้องกับลูกค้า บางทีคุณอาจไม่เคยทำงานกับพวกเขามาก่อนและไม่คุ้นเคยกับการเปลี่ยนแปลงหรือความคาดหวังของพวกเขา

เริ่มต้นด้วยการระบุสิ่งที่ไม่รู้จักทั้งหมดของคุณ จากนั้นระดมความคิดเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นให้ได้มากที่สุด เล่นสถานการณ์กรณีที่เลวร้ายที่สุด จากนั้นจึงพัฒนาโปรโตคอลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำหากปัญหาเหล่านี้ปรากฏขึ้นอีกครั้ง

ตอนนี้ เป็นไปไม่ได้เลยที่จะวางแผนสำหรับอันตรายที่อาจเกิดขึ้นแต่ละอย่างที่อาจสร้างความหายนะให้กับการดำเนินงานของคุณ การพัฒนาแผนงานที่มั่นคงเพื่อรับมือกับอาการสะอึกนั้นเทียบเท่ากับการใช้โครงข่ายความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาจะไม่เปลี่ยนแปลงไปเป็นภัยพิบัติที่เต็มเปี่ยม

หมดเวลา

ตั้งไทม์ไลน์

การสร้างกำหนดเวลาย่อมทำให้เกิดความรู้สึกเร่งด่วนในหมู่คนงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องทำที่นี่คือการทำให้เป็นจริง ความเครียดจากการประชุมไทม์ไลน์ที่ไร้สาระอาจส่งผลให้พนักงานไม่พอใจ หรือสูญเสียคุณภาพเพื่อความรวดเร็ว

ดำเนินการศึกษาโครงการอย่างละเอียดและทุกอย่างที่เกี่ยวข้อง ยิ่งกระบวนการนี้มีรายละเอียดมากเท่าใด ไทม์ไลน์ก็จะยิ่งแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น

พิจารณานำแผนภูมิแกนต์มาใช้ในช่วงเริ่มต้นของธุรกิจของคุณ ไดอะแกรมเหล่านี้เป็นหนึ่งในเทมเพลตที่ได้รับความนิยมและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการถ่ายทอดความคืบหน้าของโครงการและเหตุการณ์สำคัญที่ทำได้ ทุกงานจะแสดงด้วยแถบที่สอดคล้องกับช่วงวันที่ ดังนั้นระยะเวลาของงานจึงมีการสื่อสารอย่างชัดเจน

ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบและกระบวนการจัดการโครงการ ตลอดจนตัวแปรและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเตรียมแผนภูมิแกนต์ที่ถูกต้อง นำเสนอแผนภูมิแกนต์ที่มีฟังก์ชันนี้อย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้คุณสามารถกำหนดกรอบเวลาเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์และเชื่อมโยงกับเหตุการณ์สำคัญและการพึ่งพาได้

นอกจากนี้ยังไม่เสียหายที่จะให้พนักงานของคุณตัดสินใจเกี่ยวกับไทม์ไลน์ ตราบใดที่ตัวชี้วัดอยู่ในเหตุผล ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเพิ่มฟังก์ชันอีคอมเมิร์ซเต็มรูปแบบให้กับเว็บไซต์บริษัทของคุณ น่าจะมีกิจกรรม การผสานรวม และการป้อนข้อมูลที่จำเป็นจำนวนมากจากหลายแผนก – เพียงแค่ดูที่ส่วนย่อยทั้งหมดที่ประกอบขึ้นเป็นอีคอมเมิร์ซ เริ่มต้นด้วยการให้ทีมออกแบบและพัฒนาเลือกวันที่เบื้องต้นสำหรับการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น

เมื่อคุณระบุไทม์ไลน์ได้แล้ว พยายามทำให้ดีที่สุดเพื่อให้เป็นไปตามนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเป็นที่รู้จักและทำเครื่องหมายไว้ในปฏิทินของทุกคน เตรียมตัวเป็นผู้บังคับบัญชาด้วย การผ่อนปรนมากเกินไปจะส่งเสริมให้เกิดการผัดวันประกันพรุ่งและผลงานที่ต่ำต้อยเท่านั้น

คุณคิดอย่างไรกับ SMART ในการวางแผนโครงการ

การใช้ SMART ในการจัดการโครงการเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่างานแต่ละงานจะได้รับการไตร่ตรองไว้ล่วงหน้าดีเพียงใด ก็อาจต้องใช้ความพยายามสองสามครั้งเพื่อให้ทีมของคุณก้าวย่างอย่างเต็มที่ ให้ข้อเสนอแนะที่สำคัญ เมื่อเสร็จแล้ว ก็ไม่เจ็บที่จะนั่งลงและประเมินว่าอะไรเป็นไปด้วยดีและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ในอนาคต

คุณมีประสบการณ์ในการใช้เป้าหมาย SMART ในการวางแผนโครงการหรือไม่? เครื่องมืออื่นใดที่คุณใช้เพื่อปรับปรุงโครงการของคุณ? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

ผู้เขียน Bio

Raymond Crain เป็นนักการตลาดดิจิทัลที่ E2M ซึ่งเป็นหน่วยงานด้านการตลาดเนื้อหาที่ตั้งอยู่ในเมืองซานดิเอโก รัฐแคลิฟอร์เนีย เขาเชี่ยวชาญด้านการตลาดเนื้อหาและบริการการตลาดโซเชียลมีเดีย