คู่มือการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างง่าย

โครงการส่วนใหญ่ล้มเหลวเนื่องจากความสนใจและข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะไม่ได้รับความสนใจ

แม้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณมีอำนาจที่จะทำให้โครงการของคุณล้มเหลว คุณจำเป็นต้องมีแผนที่เหมาะสมเพื่อระบุความต้องการของพวกเขาและสื่อสารและมีส่วนร่วมกับพวกเขา

แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณควรเป็นองค์ประกอบสำคัญของความพยายามในการวางแผนโครงการของคุณ

ในโพสต์นี้ เราจะพิจารณาว่าการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไรและขั้นตอนกระบวนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกัน

เรายังได้แนะนำเครื่องมือแสดงภาพหลายอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ในแต่ละเฟสพร้อมกับเทมเพลตที่แก้ไขได้

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือผู้ที่มีความสนใจหรือผู้ที่ได้รับผลกระทบจากโครงการของคุณและผลลัพธ์ของโครงการ

ซึ่งอาจรวมถึงหน่วยงานภายในและภายนอก เช่น สมาชิกของทีมงานโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการ ผู้บริหาร ลูกค้า ซัพพลายเออร์ คู่ค้า และรัฐบาล

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นกระบวนการในการจัดการความคาดหวังและข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้

มันเกี่ยวข้องกับการระบุและวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการวางแผนอย่างเป็นระบบในการสื่อสารและมีส่วนร่วมกับพวกเขา

กระบวนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำให้พวกเขาพึงพอใจ

การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนแรกคือการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการลงรายชื่อใครก็ได้และทุกคนที่ได้รับผลกระทบจากโครงการนี้

คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการกำหนดหมวดหมู่ให้กับพวกเขา เพียงจดชื่อหรือบริษัทเพื่อระบุ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คุณควรคำนึงถึงคือ

• ใครจะได้รับผลกระทบ (ทั้งทางบวกและทางลบ) จากโครงการของคุณ
• ใครสนใจโครงการของคุณ
• ใครมีอำนาจเหนือโครงการของคุณ
• ใครอยากให้โครงการของคุณล้มเหลว
• ใครอยากให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ

เทมเพลตแผนที่ความคิดเช่นนี้สามารถช่วยคุณระบุรายการได้

เมื่อคุณมีรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดแล้ว คุณจะจัดหมวดหมู่ได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดกลุ่มเป็นภายนอกและภายใน คุณสามารถใช้แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คล้ายกันเช่นแผนที่ด้านบนเพื่อทำสิ่งนี้

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ในขั้นตอนนี้ คุณจะประเมินผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในแง่ของอำนาจและความสนใจที่พวกเขามีต่อโครงการของคุณ โดยการจัดหมวดหมู่เหล่านี้ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายใดที่คุณควรใช้ความพยายามมากที่สุดและน้อยที่สุด

กริดดอกเบี้ยไฟฟ้า

ตาราง Power Interest เป็นเทคนิคที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดในการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เครื่องมือนี้ช่วยคุณกำหนดสิ่งที่คุณจะสื่อสารถึง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณและความถี่ที่คุณจะทำเช่นนั้น

กำลังสูง / ดอกเบี้ยสูง (มีส่วนร่วมอย่างเต็มที่)

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คุณวางไว้ในจตุภาคนี้เป็นผู้เล่นหลัก แม้ว่าคุณจะต้องใช้ความพยายามอย่างเต็มที่ในการมีส่วนร่วมกับพวกเขา คุณควรแจ้งให้พวกเขาทราบตลอดเวลา

พลังงานสูง / ดอกเบี้ยต่ำ (ให้พอใจ)

พยายามให้เพียงพอเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้พึงพอใจ แต่อย่าใช้ความพยายามในการสื่อสารมากเกินไป มิฉะนั้นคุณจะทำให้พวกเขาเบื่อ

พลังงานต่ำ/ ดอกเบี้ยสูง (เก็บไว้)

ให้ข้อมูลที่เพียงพอเกี่ยวกับโครงการแก่บุคคลเหล่านี้ และให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่มีปัญหาใดๆ กับโครงการ

พลังงานต่ำ/ ดอกเบี้ยต่ำ (ความพยายามขั้นต่ำ)

ตรวจสอบผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้และความสนใจในโครงการ และให้ข้อมูลที่เพียงพอแก่พวกเขาโดยไม่ทำให้พวกเขาทำงานหนักเกินไป

แผนผังหัวหอม – การจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าแต่ละของคุณผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณสามารถใช้แผนผังองค์กรหรือแผนผังหัวหอมดังตัวอย่างด้านล่างเพื่อจัดลำดับความสำคัญตามความสำคัญต่อโครงการและลำดับชั้น

การวิเคราะห์ SWOT ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

อีกหนึ่งเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการวิเคราะห์ความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณและจัดลำดับความสำคัญคือการวิเคราะห์ SWOT

ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถประเมินผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณโดยพิจารณาจากจุดแข็งและจุดอ่อน ภัยคุกคามที่พวกเขาก่อขึ้นต่อโครงการของคุณ และโอกาสที่พวกเขาสามารถทำให้โครงการสำเร็จลุล่วงได้

การวางแผนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณมีแนวคิดแล้วว่าคุณควรสื่อสารและมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างไรและบ่อยเพียงใด ก็ถึงเวลาสร้างแผนเพื่อส่งข้อความที่ถูกต้องไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

ก่อนที่คุณจะสร้างแผนการสื่อสาร คุณควรมีโปรไฟล์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วยตนเอง

โปรไฟล์เหล่านี้ (คุณควรมีหนึ่งโปรไฟล์สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละประเภท) ควรระบุความต้องการ ความสนใจ เป้าหมาย ความรับผิดชอบ ระดับอำนาจและความสนใจ ช่องทางการสื่อสาร ฯลฯ

จากนั้นคุณสามารถพัฒนาแผนการสื่อสารสำหรับโปรไฟล์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย แผนควรระบุข้อมูลเช่น

• ประเภทของข้อมูลที่ควรสื่อสาร (ข้อความหลัก)
• แนวทางการมีส่วนร่วม
• ช่องทางการสื่อสาร (เช่น อีเมล จดหมายข่าว การสนทนาทางวิดีโอ เป็นต้น)
• ความถี่ของการมีส่วนร่วมและขั้นตอนของโครงการ

การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

นี่คือที่ที่คุณดำเนินการตามแผนการสื่อสารที่คุณสร้างขึ้น

ในขณะที่มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณต้องตรวจสอบพวกเขาอย่างต่อเนื่องเพื่อระบุว่าพวกเขาอาจมีปัญหากับการพัฒนาโครงการหรือไม่

ดำเนินการที่จำเป็นเพื่อจัดการกับพวกเขาเพื่อรับการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

ระมัดระวังในการเลือกแนวทางการมีส่วนร่วมที่เหมาะสมตามประเภทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้วิธีการที่มีค่าใช้จ่ายสูง เช่น การประชุมแบบเห็นหน้ากัน การปรึกษาหารืออย่างกว้างขวาง ฯลฯ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอำนาจสูงและความสนใจสูง (ผู้เล่นหลัก) ในโครงการของคุณ

สงวนวิธีการที่ไม่แพงเช่นจดหมายข่าวและอีเมลสำหรับผู้ที่คุณควรใช้ความพยายามขั้นต่ำใน

จากนั้นวัดประสิทธิภาพของกลยุทธ์การมีส่วนร่วมของคุณ และใช้การปรับปรุงที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงตามความจำเป็น

มีคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่

นอกเหนือจากรายชื่อของคุณหรือไม่ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณทุกคนต้องได้รับการจัดการและมีส่วนร่วมด้วย การทำให้พวกเขาพึงพอใจคือกุญแจสู่ความสำเร็จของโครงการ

ในโพสต์นี้ เราได้อธิบายว่าคุณควรดำเนินการอย่างไรเกี่ยวกับการระบุและวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสร้างแผนที่มีประสิทธิภาพสำหรับการมีส่วนร่วมกับพวกเขา

ดูโพสต์ของเราเกี่ยวกับการทำแผนที่แผนการสื่อสารกับลูกค้าเพื่อเรียนรู้รายละเอียดวิธีสร้างแผนการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ