กลยุทธ์สำหรับการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

การศึกษาที่จัดทำขึ้นเมื่อปลายปีที่แล้วโดย Steven Rogelberg ศาสตราจารย์ด้านการจัดการและจิตวิทยาแห่งมหาวิทยาลัย Charlotte ใน North Carolina พบว่าหนึ่งในสามของการประชุมที่พนักงานเข้าร่วมไม่จำเป็นต้องมีการประชุม บริษัทที่พึ่งพาวิธีการทำงานนี้เป็นหลัก (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของการทำงานทางไกลที่แพร่หลาย) กำลังสูญเสียสูงถึง 100 ล้านดอลลาร์ต่อปี

อะไรจะช่วยแก้ปัญหานี้ได้บ้าง? ขั้นแรก ให้วิเคราะห์อย่างรอบคอบว่าอาจมีการพูดคุยหัวข้อต่างๆ ในอีเมลหรือเป็นบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ประการที่สอง มองหาวิธีที่จะทำให้แน่ใจว่าเมื่อจำเป็นต้องเห็นหน้ากันต่อหน้าหรือทางออนไลน์ ให้ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด นี่คือกลยุทธ์ที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ – จำเป็นหรือไม่?

คำถามนี้ควรได้รับการตอบอย่างไม่ต้องสงสัย แม้ว่าในขั้นตอนปัจจุบันของการพัฒนา บริษัทต่างๆ จะทำงานได้ดีด้วยความช่วยเหลือของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีประเภทต่างๆ ทำไม เนื่องจากไม่มีการแลกเปลี่ยนอีเมล (ซึ่งมักจะเป็นการใช้ความคิด ย่อ ไร้อารมณ์ ฯลฯ) จะให้ผลลัพธ์แบบการอภิปราย – เซสชันการระดมสมองที่มุมมอง ความคิด และแนวคิดของผู้คนที่แตกต่างกันซึ่งมีภูมิหลังต่างกันมาปะทะกัน

การประชุมทางธุรกิจกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราใส่ใจในการตัดสินใจที่สำคัญสำหรับทีมหรือบริษัท การแก้ปัญหาร้ายแรง หารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ที่ส่งผลต่อการดำเนินงานระยะยาวของบริษัท หรือสร้างแนวคิดใหม่ (เช่น สำหรับแคมเปญการตลาดของแบรนด์) ไม่มีบริษัทใด ไม่ว่าจะดำเนินกิจการในอุตสาหกรรมใด จึงสามารถจัดการกับการสนทนาสดหรือออนไลน์ในกลุ่มเล็กหรือใหญ่ได้

การประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ – เหตุใดการจัดการประชุมจึงเป็นเรื่องยาก

เราสามารถระบุสาเหตุต่างๆ หลายประการที่ทำให้ผู้รับสายติดต่อธุรกิจใช้เวลานานเกินไป ไม่สามารถให้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง และทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกว่าเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ เริ่มต้นจากความเกียจคร้านแบบดั้งเดิม ไปจนถึงการขาดแผนการที่ตั้งไว้ (“กระโดด” จากหัวข้อหนึ่งไปยังอีกหัวข้อหนึ่ง) และเป้าหมาย (ผลลัพธ์ที่เราต้องการบรรลุ ซึ่งนำไปสู่การพิจารณาที่ไม่จำเป็น) ไปจนถึงการกลั่นกรองการสนทนาที่ไม่เพียงพอของผู้จัดงาน

เหตุผลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดนำไปสู่ข้อเท็จจริงที่ว่ามีความจำเป็นต้องจัดโอกาสในการพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อเดียวกันอีกครั้งเนื่องจากครั้งแรกได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพไม่เพียงพอซึ่งส่งผลต่องาน (อัตราการปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ) ของผู้เข้าร่วมแต่ละคน

การประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ – กลยุทธ์ที่ควรค่าแก่การนำไปปฏิบัติ

ดังนั้นคุณจะทำอย่างไรเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีผู้เข้าร่วมพูดว่า "สามารถพูดคุยเรื่องนี้ทางอีเมลได้" ต่อไปนี้คือสิ่งสำคัญ 5 ประการที่คุณควรใส่ใจหากคุณมุ่งมั่นที่จะจัดการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเท่านั้น

1. กำหนดเป้าหมาย

ก่อนจัดการอภิปราย จำเป็นต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เพราะหากไม่มีองค์ประกอบนี้ การอภิปรายอาจกลายเป็นเรื่องวุ่นวายและไม่เกิดผล การกำหนดวัตถุประสงค์จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดมุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่เกี่ยวข้องและแนะนำการอภิปรายในทิศทางที่ถูกต้อง ดังนั้น ในตอนแรกระบุว่าเป้าหมายคือการตัดสินใจเฉพาะเจาะจง แก้ปัญหา หรืออาจพัฒนาแนวคิดใหม่

2. เตรียมวาระการประชุม

วาระการประชุมเป็นสิ่งสำคัญที่สุด – รองจากเป้าหมาย – องค์ประกอบของการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ แผนทีละประเด็นที่กำหนดไว้ซึ่งผู้เข้าร่วมปฏิบัติตามพร้อมกับผู้รับผิดชอบในการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาในมือ จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่คาดหวัง (เนื่องจากผู้เข้าร่วมแต่ละคนรู้ว่าควรคาดหวังอะไร) อย่าลืมส่งวาระการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมล่วงหน้าสองสามวัน เพื่อให้ทุกคนมีเวลาทำความคุ้นเคยกับมันและเตรียมการอย่างเพียงพอเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ


3. ดูเวลา

การใช้เวลาเกินเวลาที่กำหนดสำหรับแต่ละประเด็น (หรือแม้แต่การไม่มีโครงสร้างเวลาที่ชัดเจน เช่น ระยะเวลาเฉพาะที่สามารถใช้กับประเด็นใดประเด็นหนึ่งได้) อาจจบลงด้วยการอภิปรายที่ยืดเยื้อ ส่งผลให้สูญเสียสมาธิ และความสนใจของผู้เข้าร่วม การบริหารเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มระดับความเหนื่อยล้า ลดประสิทธิภาพและการมีส่วนร่วมลงอย่างมาก ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการปฏิบัติตามกำหนดเวลาจึงสำคัญมาก

4. จำกัดจำนวนประเด็นที่จะอภิปราย

โปรดจำไว้ว่าการพยายามอภิปรายหัวข้อมากเกินไปในการประชุมครั้งเดียวอาจนำไปสู่การอภิปรายที่เร่งรีบ ฉาบฉวย และไม่สามารถสำรวจแต่ละประเด็นในเชิงลึกได้ เป็นการดีกว่าที่จะมุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่เกี่ยวข้องมากที่สุดสองสามข้อและให้ความสนใจอย่างเพียงพอ แต่หารือเกี่ยวกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อแต่มีความสำคัญน้อยกว่าในรูปแบบอีเมล

5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน

เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมทางธุรกิจจะมีประสิทธิภาพอย่างเต็มที่ กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมในการอภิปรายอย่างจริงจัง ถามคำถาม รับฟังความคิดเห็นของพวกเขา และกระตุ้นให้พวกเขาแบ่งปันความคิด ในขณะที่ต้องแน่ใจว่าพวกเขาจดจ่อกับประเด็นที่กำลังเผชิญอยู่ การกำจัดสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็นออกไป (เช่น การรับโทรศัพท์ระหว่างการสนทนา) จะช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้เป็นพิเศษ

การประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ – บทสรุป

ไม่มีพนักงานหรือหุ้นส่วนคนไหนชอบที่จะรู้สึกว่าเสียเวลาทำงานไปโดยเปล่าประโยชน์จากการเข้าร่วมการประชุมที่ไม่ได้ตกลงในประเด็นสำคัญใดๆ จากนั้นความขมขื่นก็เข้ามาเพราะคน ๆ หนึ่งอาจมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นในช่วงเวลานั้น

ด้วยเหตุผลนี้ ผู้จัดอภิปรายทุกคน – ไม่ว่าจะเป็นภายในกับพนักงานหรือกับหุ้นส่วนภายนอก – ควรเตรียมการสำหรับพวกเขาตามนั้น เช่น ใช้กลยุทธ์ที่อธิบายไว้ข้างต้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านของการกำหนดเป้าหมายและกำหนดวาระการประชุมโดยละเอียด การผสมผสานเคล็ดลับเหล่านี้จะทำให้ทุกคนรู้สึกเหมือนกำลังเข้าร่วมในการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการพยากรณ์ยอดขายอีคอมเมิร์ซ

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แอนดี้ นิโคลส์

นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจที่ไม่มีที่สิ้นสุด สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของและผู้จัดการธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า ความใจกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด

ดูโพสต์ทั้งหมด