โดเมนของการวางแผนในการจัดการโครงการ | #17 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-13การวางแผนในการจัดการโครงการใช้เวลานานเท่ากับทั้งโครงการ ขั้นแรก สร้างภาพรวมที่กว้างที่สุด กำหนดเหตุการณ์สำคัญ และระบุพื้นที่ที่สำคัญที่สุดของการนำไปปฏิบัติซึ่งบางครั้งเรียกว่ามหากาพย์ อย่างไรก็ตาม แม้กระทั่งหนึ่งวันก่อนที่โครงการจะสิ้นสุดลง ยังคงมีการประชุมสิ้นสุดโครงการเพื่อวางแผน
การวางแผนในการจัดการโครงการ – สารบัญ:
- การวางแผนในการจัดการโครงการ – บทนำ
- โดเมนโครงการ
- โดเมนการวางแผน
- ชัดเจน
- สรุป
การแนะนำ
ในวิธีการแบบน้ำตกแบบดั้งเดิม มี ขั้นตอนการวางแผนก่อนการดำเนินโครงการ ในขั้นตอนนี้การร่างกำหนดการโดยละเอียดของกิจกรรมที่กำหนดเหตุการณ์สำคัญและการจัดสรรทรัพยากรงบประมาณในงานต่างๆ ควรจะปิดลง เมื่อการวางแผนในการจัดการโครงการเสร็จสมบูรณ์แล้ว ก็เพียงพอที่จะดำเนินการต่อไปและทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสมบูรณ์ทีละขั้นตอน อย่างไรก็ตาม ความเป็นจริงของการจัดการโครงการนั้นแตกต่างอย่างมากจากภาพในอุดมคติ ซึ่งสามารถแยกขั้นตอนการวางแผนและการดำเนินการของโครงการออกจากกันได้อย่างง่ายดาย
โดเมนโครงการ
PMBOK ล่าสุดไม่ได้อ้างถึงขั้นตอนต่อเนื่องของการวางแผนและการดำเนินการโครงการอีกต่อไป โดเมนการจัดการโครงการมีโดเมนประสิทธิภาพที่แตกต่างออกไปแทน ซึ่งเป็นพื้นที่ที่โครงการเกิดขึ้น แทนที่จะเป็นกรอบชั่วคราว แน่นอน โดเมนเหล่านี้คือ:
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- ทีม
- วิธีการและวงจรชีวิตของโครงการ
- การวางแผน
- การดำเนินโครงการ
- การส่งมอบผลลัพธ์
- การตรวจสอบ
- ความไม่แน่นอนและความเสี่ยง
พวกเขาผสมผสานและตัดกันในหลายสถานที่ อย่างไรก็ตาม การพูดถึงโดเมนแทนที่จะเป็นสเตจทำให้ง่ายต่อการแยกแยะระหว่างวงจรชีวิตโครงการและวิธีการดำเนินการที่ใช้ ในหลาย ๆ แนวทาง การวางแผน การดำเนินการ และการส่งมอบผลลัพธ์เกิดขึ้นหลายครั้งในระหว่างโครงการ
โดเมนการวางแผน
ด้วยการวางแผนในการจัดการโครงการ ทำให้โครงการดำเนินไปอย่างมีระเบียบ ประสานงาน และมีจุดมุ่งหมาย ความรู้และทักษะที่ได้รับระหว่างการดำเนินโครงการได้รับการปรับอย่างต่อเนื่องเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโครงการอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด นี่คือเหตุผลที่โดเมนการวางแผนถูกกำหนดใน PMBOK เป็น:
“ขอบเขตของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมและหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรเริ่มต้น ต่อเนื่อง และกำลังพัฒนา และการประสานงานที่จำเป็นในการส่งมอบผลลัพธ์และผลลัพธ์ของโครงการ”
ซึ่งหมายความว่า สามารถพบองค์ประกอบของการวางแผนได้ในเกือบทุกช่วงเวลาของโครงการ พวกเขาอยู่ในระยะเริ่มต้นเมื่องานเพื่อดำเนินโครงการยังไม่เริ่ม แต่ยังอยู่ในขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งในระหว่างนั้นผลงานของทีมจะได้รับการทดสอบและนำไปใช้ที่ไซต์ของลูกค้า
สิ่งที่เกี่ยวข้องกับโดเมนการวางแผนคือเอกสารและเครื่องมือ ซึ่งเรียกรวมกันว่าสิ่งประดิษฐ์ แม้ว่าส่วนใหญ่จะใช้ในโดเมนการวางแผนโครงการ แต่ก็มักใช้ในโดเมนอื่นเช่นกัน ตัวอย่างเช่น:
- Backlog – มักจะอยู่ในรูปแบบของบอร์ด Kanban และเป็นชุดของงานที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินการ นอกจากนี้ยังเป็นของโดเมนของการดำเนินการโครงการ
- แผนการจัดการโครงการ – ยังนำไปใช้กับโดเมนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการดำเนินโครงการ
- แผนการจัดการความเสี่ยง – เป็นส่วนหนึ่งของความไม่แน่นอนและความเสี่ยงด้วย
อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญที่สุดของการวางแผนอย่างสม่ำเสมอคือการสร้างแนวทางปฏิบัติที่จะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายโครงการอย่างมีประสิทธิผล
ชัดเจน
CLEAR เป็นหนึ่งในวิธีการกำหนดเป้าหมาย คิดค้นโดย Adam Crick ตัวย่อขยายดังนี้:
- C – Collaborative หรือ Shared – เมื่อวางแผนเป้าหมายของโครงการ สิ่งสำคัญคืออย่าลืมกระตุ้นให้ทีมโครงการทำงานร่วมกัน
- L – จำกัดหรือจำกัด – กรอบของโครงการที่วางแผนไว้จะต้องกำหนดและทราบแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด
- E – Emotional หรือ Emotionally Influenced – เป้าหมายของโครงการควรสืบทอดมาจากวิสัยทัศน์คือความสามารถในการกระตุ้นความปรารถนาให้เกิดขึ้นจริง
- A – ประเมินค่าได้ – การวางแผนเป้าหมายที่เล็กเกินไปนั้นใช้ไม่ได้กับจินตนาการ แต่ควรตั้งมาตรฐานให้สูงพอที่จะกระตุ้นความทะเยอทะยาน
- R – Refinable ซึ่งหมายถึงสามารถเปลี่ยนรูปร่างและปรับเปลี่ยนได้ภายใต้เงื่อนไขใหม่
จุดสุดท้ายของวิธี CLEAR มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับโดเมนการวางแผน เนื่องจาก เน้นความจำเป็นในการปรับเป้าหมายให้เข้ากับเงื่อนไขของการดำเนินโครงการ และความต่อเนื่องของกระบวนการวางแผน
การใช้ CLEAR สามารถช่วยในการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ นี่เป็นเพราะมันเชื่อมโยงโดเมนการวางแผนกับโดเมนของทีม ในทางกลับกัน บางครั้งสิ่งนี้ก็ลดน้อยลงเมื่อใช้วิธีการกำหนดเป้าหมายที่ใช้กันทั่วไป เช่น SMART เป็นต้น ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะรวมทั้งสองวิธีเข้าด้วยกัน เพื่อให้ได้ภาพที่กว้างขึ้นและความเป็นไปได้ในการวางแผนที่น่าสนใจยิ่งขึ้น
ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ สรุป
โดเมนการวางแผนมีอยู่ทั่วไปในการจัดการโครงการ มันมาพร้อมกับกิจกรรมเกือบทั้งหมดของผู้จัดการโครงการ นี่เป็นเพราะมันมีอยู่ตั้งแต่ระยะเริ่มต้นที่กำหนดว่าโครงการมีไว้เพื่ออะไร ในทางกลับกัน มันมีบทบาทสำคัญในการวางแผนเริ่มต้น การตั้งเวลา และการกำหนดเหตุการณ์สำคัญของโครงการ อย่างไรก็ตาม เมื่อวางแผนงานโครงการ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการดำเนินการด้วยจิตวิญญาณแห่งลีน นั่นคือการวางแผนโดยละเอียดเฉพาะสิ่งที่การวางแผนต้องการ และการปรับตัว ได้แก่ การนำความรู้ที่ได้รับระหว่างดำเนินโครงการไปปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานในทันที
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
คำถามที่สำคัญที่สุด
มีโครงการใดบ้างที่การวางแผนสิ้นสุดลงก่อนที่การดำเนินโครงการจะเริ่มต้นขึ้น?
ด้วยธรรมชาติของความเป็นจริงที่ไม่อาจคาดเดาได้ โครงการดังกล่าวอาจเกิดขึ้นได้ อาจเป็นโครงการขนาดเล็กระยะสั้น เช่น ทาสีผนังอพาร์ตเมนต์ อย่างไรก็ตาม การวางแผนทุกอย่างล่วงหน้านั้นไม่มีประสิทธิภาพอย่างมาก ในทางกลับกัน โอกาสที่จะไม่มีสถานการณ์ใดเปลี่ยนแปลงในระหว่างการดำเนินการนั้นมีน้อยมาก กลับไปที่ตัวอย่างการทาสีอพาร์ทเมนต์ - ก็เพียงพอแล้วที่คราบในโถงทางเดินจะไม่สามารถทาสีด้วยสีเคลือบสองชั้นที่วางแผนไว้
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ