Eisenhower matrix คืออะไรและใช้งานอย่างไร
เผยแพร่แล้ว: 2022-11-04ความเร่งรีบอยู่ทั่วไปทุกหนทุกแห่งพร้อมกับความพยายามอย่างต่อเนื่องที่จะใช้ประโยชน์สูงสุดจากทุกช่วงเวลา ทำให้เรารู้สึกว่าไม่ช้าก็เร็วเราจะสูญเสียการควบคุม กี่ครั้งแล้วที่คุณรู้สึกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำของคุณล้นหลามและกลายเป็นฝันร้ายจากเครื่องมือที่มีประโยชน์ จะควบคุมความโกลาหลและเริ่มจัดการงานได้อย่างไร? Eisenhower matrix คืออะไรและใช้งานอย่างไร อ่านต่อ.
เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ – สารบัญ:
- เหตุใดไอเซนฮาวร์จึงถือเป็นแบบอย่าง?
- ด่วนไม่สำคัญ สำคัญไม่ด่วน
- เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์
- สำคัญและเร่งด่วน
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
- ด่วนแต่ไม่สำคัญ
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
- จะใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ได้อย่างไร?
เหตุใดไอเซนฮาวร์จึงถือเป็นแบบอย่าง?
Dwight D. Eisenhower เป็นนายพลทหารและเป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา อย่างไรก็ตาม เขาไม่ได้เป็นเพียงคนสำคัญเท่านั้น เขาถูกมองว่าเป็นหนึ่งในคนที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในประวัติศาสตร์ และหลังจากที่เขาเสียชีวิต ผลงานและประสิทธิภาพของเขาก็กลายเป็นหัวข้อสนทนามากมาย ระหว่างดำรงตำแหน่งสองวาระ เขาได้เสร็จสิ้นและดำเนินการตามขั้นตอนอันมีค่ามากมายที่ทำให้โลกเป็นอย่างที่เป็นอยู่ทุกวันนี้ ที่น่าสนใจคือไอเซนฮาวร์สามารถรักษาประสิทธิผลตลอดชีวิตของเขา
นั่นเป็นเหตุผลที่นักวิจัยหลายคน รวมทั้ง Covey หลงใหลในชีวิตของเขา พยายามค้นหาความลับของเขา ในหนังสือของเขาเรื่อง “7 Habits of Highly Effective People” เขาแปลแนวคิดของ Eisenhower ให้เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ทำให้การจัดลำดับความสำคัญง่ายขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องแยกแยะระหว่างเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ
ด่วนไม่สำคัญ สำคัญไม่ด่วน
นี่คือการถอดความความคิดที่ชี้นำ Eisenhower และเป็นสิ่งที่ช่วยให้เขาบรรลุประสิทธิภาพสูงสุด จะแยกแยะงานที่สำคัญและเร่งด่วนได้อย่างไร? คำสองคำนี้มักจะทำหน้าที่เป็นคำพ้องความหมายในพจนานุกรมของเรา แต่ในกรณีนี้ คำทั้งสองนี้จะต่างกันโดยสิ้นเชิง
งานด่วนคืองานที่คุณต้องตอบกลับทันที เป็นเหตุการณ์ฉุกเฉินที่อยู่นอกตารางเวลาที่วางแผนไว้ซึ่งรอการดำเนินการ งานด่วนเป็นต้นเหตุของความโกลาหลในชีวิตประจำวันของคุณ ความเครียดและความขุ่นเคือง ในทางกลับกัน งานที่สำคัญคือกิจกรรมระยะยาวที่วางแผนไว้ พวกเขาต้องการการทำงานเป็นประจำ แต่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ เป็นโครงการสำคัญและกิจกรรมพื้นฐาน สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่ทำให้คุณรู้สึกว่าคุณกำลังเป็นเชิงรุกและการกระทำของคุณนั้นสมเหตุสมผล
การแยกแยะระหว่างเรื่องด่วนและเรื่องสำคัญเป็นหนึ่งในปัญหาหลัก สาเหตุหลักมาจากข้อเท็จจริงที่ว่าไม่มีวิธีการหรือคำจำกัดความที่ชัดเจนที่สามารถระบุได้ว่างานใดมีความสำคัญและงานใดเร่งด่วน ที่นี่จำเป็นต้องฝึกฝนและใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดเกี่ยวกับกิจกรรมที่เป็นปัญหา การเข้าใจความแตกต่างนั้นไม่ชัดเจนในตอนเริ่มต้นและอาจทำให้เกิดปัญหามากมาย อย่างไรก็ตามในตอนแรกเท่านั้น หลังจากการวิเคราะห์ที่ยาวนานขึ้น คุณจะสรุปได้อย่างแน่นอนว่ากิจกรรมใดเป็นเรื่องเร่งด่วนและกิจกรรมใดที่สำคัญสำหรับคุณหรือธุรกิจของคุณ
เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์
เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์เป็นเครื่องมือที่ทั้งบริษัทและบุคคลสามารถใช้เพื่อวางแผนงานประจำวันและจัดลำดับความสำคัญได้สำเร็จ ทำให้ง่ายต่อการวางแผนการนำไปใช้งานและประเมินสิ่งที่สำคัญจริงๆ และสิ่งที่ควรค่าแก่การมุ่งเน้น เป็นเครื่องมือง่าย ๆ ที่แบ่งกิจกรรมออกเป็นสี่ประเภท:
- สำคัญและเร่งด่วน – งานให้เสร็จทันที
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน - งานที่จะกำหนดไว้ในภายหลัง
- ด่วนแต่ไม่สำคัญ - งานที่มอบหมายให้ผู้อื่นได้
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน – งานที่ต้องข้าม, ละเลย
สำคัญและเร่งด่วน
เหล่านี้เป็นงานที่คุณต้องตอบสนองทันที ที่คุณควรทำให้เสร็จโดยเร็วที่สุดและสามารถไปต่อได้ งานเหล่านี้เป็นงานที่เกิดขึ้นกะทันหัน แต่ต้องทำ เนื่องจากความล้มเหลวในการทำเช่นนั้นอาจทำให้เกิดการหยุดชะงักในการทำงานต่อไป ด้วยการวางแผนที่เหมาะสม รายการของงานในจตุภาคนี้จะไม่นานและจะเป็นรายการของปัญหาเร่งด่วนจริงๆ
ในทางกลับกัน สำหรับผู้ที่บริหารเวลาผิดและไม่ได้วางแผนงานประจำ รายการจะนานกว่านี้มาก ตัวอย่าง? หากคุณมีกำหนดนัดพบแพทย์ ตรวจเลือด ดูแลอาหารเพื่อสุขภาพและออกกำลังกายให้เพียงพอทุกวัน โรคภัยไข้เจ็บใดๆ ก็ตามที่ทำให้คุณรู้สึกไม่สบายนั้นหายากมาก และคนส่วนใหญ่จะป้องกันตนเองจากโรคเหล่านี้ได้อย่างสมบูรณ์ด้วยการป้องกัน มาตรการ
สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
นี่คือสถานที่สำหรับงานสำคัญที่ไม่มีกำหนดเวลาเฉพาะ มักเกี่ยวข้องกับเป้าหมายของครอบครัว อาชีพ หรือการพัฒนาตนเอง อันที่จริง สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญมาก และคุณก็คิดเกี่ยวกับพวกเขาตลอดเวลา แต่ก็ไม่เครียดและอดทนรอการดำเนินการ
อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าควรวางบนเตาด้านหลังเสมอ ในภาพรวม การรับรู้ของพวกเขาเป็นตัวกำหนดมากที่สุด สิ่งเหล่านี้ส่งผลต่อคุณภาพชีวิตของเรา ดังนั้นการอุทิศเวลาให้กับงานเหล่านี้จึงคุ้มค่า การทำให้สำเร็จนั้นต้องอาศัยการปฏิเสธตนเองอย่างมาก ยากยิ่งขึ้นไปอีกเมื่อคุณมีเรื่องประจำวันมากมายท่วมท้น และเพราะคุณจะไม่ได้รับ “รางวัล” ทันทีสำหรับสิ่งนั้น กิจกรรมระยะยาวต้องการความตระหนักในตนเองอย่างมาก
ด่วนแต่ไม่สำคัญ
งานเหล่านี้เป็นงานที่รอดำเนินการให้เสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม มันไม่สำคัญเท่ากับที่คุณต้องแบกรับไว้คนเดียว ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถมอบหมายให้สมาชิกในทีมคนอื่นๆ ได้สำเร็จ และผลลัพธ์สุดท้ายก็แทบจะเหมือนกัน โดยการเพิ่มเวลาพิเศษเท่านั้น คุณจะมีความสามารถในการทำลำดับความสำคัญให้เสร็จโดยไม่ต้องเลื่อนงานอื่นๆ ออกไป
ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
กิจกรรมเหล่านี้เป็นกิจกรรมที่กินเวลาและส่งเสริมการผัดวันประกันพรุ่ง สิ่งเหล่านี้เป็นงานที่ควรละเลย หากมีสิ่งเหล่านี้มากเกินไปในชีวิตของคุณ เมื่อคุณกำจัดมันออกไป คุณจะเห็นความแตกต่างอย่างแน่นอนและพบว่าคุณมีเวลามากขึ้น กิจกรรมดังกล่าวรวมถึงการเข้าสังคม พักดื่มกาแฟ หรือการเลื่อนดูอินเทอร์เน็ตและโซเชียลมีเดีย
เวลาเหล่านี้กินเวลาหรือไม่? แน่นอน. อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่ามันจะหายไปจากชีวิตคุณโดยสิ้นเชิง เป็นช่วงเวลาแห่งการผ่อนคลายที่ช่วยให้คุณผ่อนคลายหลังจากทำงานหนักและจำเป็นต่อการรักษาสมดุลให้แข็งแรง แต่เมื่อคุณวิเคราะห์วันของคุณและเห็นว่าพวกเขาใช้เวลามากเกินไป นั่นน่าจะเป็นสัญญาณที่ชัดเจนสำหรับคุณที่จะเปลี่ยนแปลง
จะใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ได้อย่างไร?
เครื่องมือนี้เหมาะสำหรับทั้งการวางแผนงานวันเดียวและโครงการระยะยาว เป็นเครื่องช่วยบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณจัดการงานแต่ละอย่างได้ ดังนั้น มันจะง่ายกว่าสำหรับคุณในการทำโปรเจ็กต์ที่กำหนด เมื่อคุณสร้างรายการที่เป็นรูปธรรมแล้ว คุณสามารถใช้วิธีอื่นในการจัดการงานได้
แม้ว่าวิธีนี้จะไม่ใช่วิธีที่สมบูรณ์แบบและจะไม่ได้ผลสำหรับทุกคน แต่ก็มีข้อดีอย่างมากอย่างหนึ่ง บ่อยครั้งที่คุณพบว่าการเขียนเฉพาะกิจกรรมทั้งหมดจะช่วยให้คุณเห็นว่ากิจกรรมใดไม่สำคัญ และคุณสามารถมอบหมายกิจกรรมใดให้เพื่อนร่วมงานได้สำเร็จ ในโลกที่ความโกลาหลรอบตัวเราและการจดจ่ออย่างเต็มที่ยากขึ้นเรื่อยๆ การขจัดสิ่งรบกวนสมาธิเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการแสวงหาความสำเร็จ
คุณเพิ่งรู้ว่าเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คืออะไร อ่านเพิ่มเติม: วิธีเริ่มดรอปชิปบน Amazon
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: นิโคล แมนกิน
ผู้จัดการ HR ที่มีความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการสร้างบรรยากาศที่ดีและสร้างสภาพแวดล้อมที่มีคุณค่าให้กับพนักงาน เธอชอบที่จะเห็นศักยภาพของคนที่มีความสามารถและระดมพวกเขาเพื่อพัฒนา