อนาคตของความช่วยเหลือจากรัฐบาลคือมนุษย์เป็นศูนย์กลาง

ในช่วงสามปีที่ผ่านมา รัฐบาลของรัฐและท้องถิ่นหลายแห่งได้พยายามอย่างมากที่จะตอบสนองความต้องการของสมาชิกในชุมชนของตน ไม่เพียงแต่ต้องเผชิญกับผลกระทบในวงกว้างของการระบาดใหญ่ของโควิด-19 เท่านั้น หน่วยงานหลายแห่งยังได้ตอบสนองต่อภัยพิบัติทางธรรมชาติที่พัฒนาอย่างรวดเร็วและสนับสนุนการลงทุนของรัฐบาลกลางในระดับประวัติศาสตร์

แม้ว่าการบรรจบกันของกองกำลังเหล่านี้ได้เพิ่มแรงกดดันให้กับทีมรัฐบาลจำนวนมากในระยะสั้น แต่นี่ไม่ใช่ช่วงเวลาที่โดดเดี่ยว อนาคตของโปรแกรมภาครัฐขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้ดูแลระบบในการรักษาโมเมนตัมที่พวกเขาสร้างขึ้นแล้ว

เหนือสิ่งอื่นใด เหตุการณ์ล่าสุดได้เน้นให้เห็นถึงความเป็นจริงที่ประเด็นทางสังคมทับซ้อนและตัดกัน ในขณะที่หน่วยงานของรัฐจัดทำโครงการเพื่อตอบสนองความต้องการของชุมชน พวกเขาต้องทำโดยคำนึงถึงความเชื่อมโยงระหว่างกัน และพวกเขาจำเป็นต้องลงทุนในเทคโนโลยีที่เหมาะสม—เทคโนโลยีที่รวมผู้คนเป็นศูนย์กลางและทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่เปลี่ยนแปลงได้

โครงการช่วยเหลือของรัฐบาลต้องมั่นใจว่าผู้คนเป็นศูนย์กลางตลอดกระบวนการออกแบบ สร้าง และดำเนินการ แนวทางปฏิบัติต้องมีรากฐานมาจากประสบการณ์จริงสำหรับทั้งพนักงานและสมาชิกในชุมชน กล่าวโดยสรุปคือ กระบวนการและเทคโนโลยีควรให้บริการแก่ผู้คน ไม่ใช่ในทางกลับกัน

เทคโนโลยีเป็นส่วนสำคัญของการเปลี่ยนแปลงสู่แนวทางที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลาง และซอฟต์แวร์การจัดการทุนเป็นองค์ประกอบที่สำคัญ ซอฟต์แวร์การให้ทุนที่ดีช่วยให้ทีมรัฐบาลสามารถตอบสนองความต้องการเร่งด่วนและระยะยาวของชุมชนได้โดยการเปิดช่องทางการติดต่อสื่อสาร และลดภาระด้านการจัดการสำหรับทั้งเจ้าหน้าที่และผู้สมัคร

แต่ซอฟต์แวร์การจัดการทุนที่ดีเป็นมากกว่าแค่เทคโนโลยีเท่านั้น ด้วยพันธมิตรซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ทีมสามารถขยายได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญในการนำไปใช้งานและผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนที่มีประสบการณ์ในการเปลี่ยนแปลงโครงการเงินช่วยเหลือและบรรเทาทุกข์ทุกขนาด ความสามารถที่เพิ่มขึ้นนี้ช่วยให้พวกเขาวางกลยุทธ์ในการผสานรวมเทคโนโลยี ทำให้พวกเขาให้ความสำคัญกับผู้คนที่เป็นหัวใจของโปรแกรม

ความสมดุลที่จำเป็น

สำหรับพนักงานภาครัฐ การเปลี่ยนแปลงไปสู่แนวทางที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลางนั้นต้องการความยืดหยุ่นและความตั้งใจ ทีมจะต้องสร้างความสมดุลให้กับสิ่งที่อาจดูเหมือนเป็นลำดับความสำคัญของฝ่ายตรงข้าม

วิวัฒนาการและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ไม่ว่าผู้ดูแลโปรแกรมจะมีความทะเยอทะยานเพียงใดเกี่ยวกับการพัฒนาแนวทางปฏิบัติ ความจริงก็คือวิวัฒนาการนี้จะต้องเกิดขึ้นภายในกรอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีอยู่ มันไม่เกี่ยวกับการเริ่มต้นใหม่ ทีมรัฐบาลต้องทำซ้ำในกระบวนการของตนเพื่อตอบสนองความต้องการของชุมชนให้ดียิ่งขึ้น ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับที่เป็นรากฐานของงานของพวกเขา

ความเร็วและความยุติธรรม

ผู้ดูแลโปรแกรมต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว แต่ไม่เคยสูญเสียความเท่าเทียมหรือความโปร่งใส กระบวนการที่คล่องตัวช่วยให้รัฐบาลสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วเพื่อตอบสนองความต้องการเร่งด่วนของชุมชน แต่ในขณะที่ทีมพยายามทำให้ประสบการณ์ของผู้สมัครง่ายขึ้น พวกเขาต้องรักษาระดับความเสมอภาคและความรับผิดชอบ

นวัตกรรมและความน่าเชื่อถือ

หน่วยงานของรัฐต้องผลักดันการพัฒนาแนวคิดใหม่ ๆ โดยไม่สูญเสียความน่าเชื่อถือ ในขณะที่พวกเขามองหานวัตกรรม พวกเขาต้องจัดลำดับความสำคัญในการมอบประสบการณ์ที่สม่ำเสมอและเชื่อถือได้สำหรับผู้สมัครและพนักงาน พวกเขาต้องหาที่ว่างสำหรับการทดลอง ในขณะเดียวกันก็ยอมรับโซลูชันที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถนำไปใช้ได้โดยมีอุปสรรคน้อยที่สุด พวกเขาควรมองหาแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายและเข้าถึงได้สำหรับทุกคน

น้อมรับแนวทางที่มีมนุษย์เป็นศูนย์กลาง

ไม่ว่าทีมรัฐบาลจะมุ่งมั่นเพียงใดต่อแนวทางที่มีมนุษย์เป็นศูนย์กลาง หากเทคโนโลยีไม่ได้สร้างขึ้นจากหลักการเดียวกันนี้ พวกเขาก็มักจะมีปัญหาในการนำแนวคิดของตนไปปฏิบัติ โซลูชันเทคโนโลยีที่เหมาะสมตอบสนองความต้องการของทีมรัฐบาลและความเป็นจริงในชีวิตจริงของสมาชิกในชุมชน ในขณะที่ลดโอกาสที่เงินทุนจะถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดหรือในทางที่ผิด

เปิดตัวและปรับขนาดอย่างรวดเร็ว

การนำระบบที่เหมาะสมเข้ามาใช้ทำให้รัฐบาลสามารถรองรับการใช้งานในอนาคตหรือโปรแกรมทั้งหมดได้ในไม่กี่ชั่วโมงหรือเป็นวันแทนที่จะเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือน ความเร็วนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องตอบสนองต่อเหตุการณ์วิกฤตที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน

สำหรับรัฐบาลหลายประเทศ การรับมือกับการแพร่ระบาดของโควิด-19 เป็นบทเรียนว่าเหตุใดจึงต้องมีเทคโนโลยีไว้ใช้ก่อนที่จะมีความจำเป็น หน่วยงานที่ยังไม่ได้ใช้เทคโนโลยีการให้ทุนพบว่าตัวเองต้องดิ้นรน หลายคนเปลี่ยนจากระบบการจัดการกระดาษหรือสเปรดชีตเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ความเร็วสูงสุด มันเหมือนกับการพยายามสร้างเครื่องบินและบินในเวลาเดียวกัน

ตามหลักการแล้ว เทคโนโลยีไม่ควรเพียงเร่งกระบวนการให้ความช่วยเหลือเท่านั้น แต่ควรสนับสนุนความสามารถในการปรับขยายด้วย รัฐบาลท้องถิ่นและรัฐหลายแห่งได้รับมอบหมายให้แจกจ่ายเงินทุนของ CARES Act ซึ่งเป็นชุดความช่วยเหลือมูลค่า 2.2 ล้านล้านดอลลาร์ กระบวนการที่เคยทำงานเพื่อให้การสนับสนุนในระดับเล็กๆ กลับกลายเป็นว่าไม่ยั่งยืน

โซลูชันเทคโนโลยีที่เหมาะสมช่วยให้ทีมรัฐบาลสามารถสร้างและดำเนินโครงการช่วยเหลือและบรรเทาทุกข์ได้ทุกขนาด

เพื่อเปิดใช้งานความเร็วและความสามารถในการปรับขนาด ผู้ดูแลระบบโปรแกรมควรมองหาเทคโนโลยีที่รวมเอาระบบอัตโนมัติขั้นสูงและวิทยาการข้อมูลเข้าไว้ด้วยกัน เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ทีมรัฐบาลขนาดเล็กใช้ความพยายามอย่างเต็มที่ ลดเวลาและพลังงานที่ต้องใช้ในการเปิดใช้และจัดการโปรแกรม ขณะเดียวกันก็สนับสนุนความปลอดภัยและการเข้าถึง

ไม่ว่าทีมจะดำเนินกระบวนการสมัครและตรวจสอบอย่างรวดเร็วเพียงใด หากพวกเขายังคงพิมพ์และส่งเช็คทางไปรษณีย์ พวกเขากำลังสร้างความล่าช้าโดยไม่จำเป็นในกระบวนการของพวกเขา เทคโนโลยีควรอำนวยความสะดวกในการกระจายเงินดิจิทัลเพื่อลดความซับซ้อนของงานสำหรับทีมและเร่งการจ่ายเงินให้กับผู้ที่ต้องการ

นำความยุติธรรมเข้าสู่กระบวนการ

เมื่อพูดถึงโครงการเงินช่วยเหลือและบรรเทาทุกข์จากรัฐบาล ความเสมอภาคจะต้องเป็นหลักการออกแบบพื้นฐาน เทคโนโลยีที่เหมาะสมมอบเครื่องมือและข้อมูลเชิงลึกในการนำความตั้งใจเกี่ยวกับความเสมอภาคมาสู่การปฏิบัติ

ความเสมอภาคไม่ใช่การแสวงหาทางทฤษฎี มีผลกระทบในโลกแห่งความเป็นจริง และเดิมพันสูง ในระดับรัฐบาลกลาง ผู้นำของ FEMA เผชิญกับความจริงที่ว่าเชื้อชาติมักมองข้ามความช่วยเหลือที่มอบให้กับผู้ประสบภัย โดยคนผิวขาวมักได้รับความช่วยเหลือมากกว่าคนผิวสี

ส่วนหนึ่งของการยอมรับแนวทางที่เท่าเทียมกันคือการยอมรับภาระที่ผู้สมัครยื่นขอทุน ไม่ว่าโปรแกรมจะมุ่งไปที่บุคคล ธุรกิจ หรือหน่วยงานรัฐบาลอื่นๆ ผู้ดูแลระบบต้องระลึกไว้เสมอว่ามีคนจริงๆ อยู่อีกด้านหนึ่งของแอปพลิเคชัน แอปพลิเคชันควรต้องการข้อมูลที่จำเป็นอย่างยิ่งเท่านั้น และแพลตฟอร์มควรทำให้ผู้คนเข้าถึงและกรอกแบบฟอร์มได้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ขั้นตอนการขอทุนไม่ควรยุ่งยากจนทำให้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติไม่เหมาะสมหมดกำลังใจ

ในทุกระดับ รัฐบาลกำลังดำเนินการเพื่อสนับสนุนความเท่าเทียม ด้วยโครงการ Justice40 Initiative รัฐบาลกลางได้ตั้งเป้าหมายที่จะนำ 40% ของการลงทุนด้านสภาพอากาศไปสู่ชุมชนที่ด้อยโอกาส เพื่อช่วยให้ทีมมีส่วนร่วมกับเป้าหมายเช่นนี้ เทคโนโลยีต้องรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการประเมินและปรับปรุงโปรแกรม ในขณะเดียวกันก็อำนวยความสะดวกในการรายงานและการตรวจสอบที่จำเป็นทั้งหมด

รวมโซลูชันใหม่เข้ากับเทคโนโลยีที่มีอยู่และคุ้นเคย

ในภาครัฐ สิ่งสำคัญสำหรับเทคโนโลยีคือการทำให้ประสบการณ์ง่ายขึ้นสำหรับทุกคน ทั้งผู้ที่ดำเนินโครงการและสมาชิกในชุมชนที่ได้รับประโยชน์จากพวกเขา สำหรับทีมรัฐบาลหลายๆ ทีม หมายความว่าโซลูชันใหม่ๆ จะต้องผสานรวมกับระบบที่มีอยู่ได้เป็นอย่างดี

ทีมควรพยายามสร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นสำหรับผู้สมัคร พนักงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่าย อินเทอร์เฟซของเทคโนโลยีต้องทันสมัยและคุ้นเคย สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ มีความสำคัญที่นี่ เครื่องมือควรเป็นแบบลากและวาง และผู้สมัครต้องสามารถเริ่มต้น บันทึก และกลับไปที่แอปพลิเคชันโดยไม่สูญเสียงานของตน หากรูปภาพหรือเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชัน ผู้สมัครควรจะสามารถใช้โทรศัพท์ของตนในการจับภาพได้ และทีมตรวจสอบควรจะสามารถดูไฟล์ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์เหล่านั้น

เทคโนโลยียังจำเป็นต้องเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทั้งสำหรับผู้สมัครที่อาจทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมงาน และสำหรับทีมรัฐบาลที่ต้องประสานงานความพยายามตลอดกระบวนการตรวจสอบ

ลดการทุจริตและข้อผิดพลาดของมนุษย์โดยไม่สร้างภาระให้กับผู้สมัคร

การฉ้อฉลดูดกลืนทรัพยากรที่จำเป็นจากผู้คนที่ต้องการทรัพยากรเหล่านั้น ซึ่งเป็นการตัดทอนความพยายามในการยกระดับชุมชน ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมช่วยให้ทีมรัฐบาลสามารถจัดการกับการฉ้อโกงโดยไม่ดึงพวกเขาออกจากงานสำคัญในการสร้างและจัดการโปรแกรมของพวกเขา

การฉ้อฉลไม่เพียงแต่สามารถบิดเบือนผลลัพธ์เท่านั้น แต่ยังทำลายความไว้วางใจของสาธารณะในกระบวนการและสถาบัน ทำให้โครงการในอนาคตตกอยู่ในอันตราย ดูเรื่องอื้อฉาวล่าสุดเกี่ยวกับเงินกู้ PPP ซึ่งคิดเป็นเงิน 80 พันล้านดอลลาร์ในการขโมยกองทุนบรรเทาทุกข์จากโควิด เมื่อผู้มีสิทธิเลือกตั้งและเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้งเห็นการยักยอกในลักษณะนี้ พวกเขาลังเลที่จะสนับสนุนการใช้จ่ายเพื่อบรรเทาทุกข์จำนวนมากในอนาคต

เพื่อจัดการกับการฉ้อโกงอย่างมีประสิทธิภาพ รัฐบาลควรหาพันธมิตรด้านเทคโนโลยีและที่ปรึกษาที่ใช้วิธีการที่มีข้อมูลและมนุษย์เป็นศูนย์กลางเพื่อทำความเข้าใจจุดประสงค์หลักของโครงการ หากพันธมิตรไม่พยายามทำความเข้าใจบริบทที่กว้างขึ้นว่าทำไมจึงมีโปรแกรม พวกเขาจะต้องพยายามกำจัดการฉ้อโกงโดยไม่สร้างภาระให้กับผู้สมัคร

เรากลับไปสู่แนวคิดเรื่องความสมดุลอีกครั้ง การขจัดการฉ้อฉลและข้อผิดพลาดของมนุษย์เป็นสิ่งสำคัญ แต่ถ้าการป้องกันที่มีอยู่ทำให้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสมัครได้ยากขึ้น มันก็เหมือนกับการตัดต้นแอปเปิ้ลเพื่อรักษาผลไม้

ทีมรัฐบาลต้องมองหาเทคโนโลยีที่สามารถช่วยจัดการกับการฉ้อโกงโดยไม่ต้องเพิ่มขั้นตอนยุ่งยากในกระบวนการสมัคร การตรวจสอบความปลอดภัยที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพมีประโยชน์อย่างมากที่นี่ ตัวอย่างเช่น แบบทดสอบการรับรองความถูกต้องตามความรู้จะยืนยันตัวตนของผู้สมัครโดยให้พวกเขาตอบคำถามแบบปรนัยสองสามข้อ เช่น ที่อยู่หรือพาหนะที่พวกเขาเกี่ยวข้องด้วย อีกทางเลือกหนึ่งคือการยืนยันตัวตนด้วยภาพถ่ายแบบทันที ซึ่งเครื่องมือจะยืนยันว่าบัตรประจำตัวที่ออกโดยรัฐบาลของผู้สมัครตรงกับภาพเซลฟี่ที่ถ่ายแบบเรียลไทม์

แม้ว่าจะได้รับความสนใจน้อยกว่าการฉ้อโกง แต่ข้อผิดพลาดของมนุษย์อาจเป็นปัญหาใหญ่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่จัดการแอปพลิเคชันจำนวนมาก เป็นเรื่องง่ายที่จะเกิดข้อผิดพลาดเมื่อคุณมีแบบฟอร์มให้ตรวจทานเป็นพันหรือหมื่น ระบบอัตโนมัติช่วยลดความกดดัน เทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถขจัดงานยุ่งได้ด้วยการทำให้งานเป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การตรวจสอบข้อมูลจากแบบฟอร์มภาษีหรือการวิเคราะห์รูปภาพ การให้คะแนนอัตโนมัติสามารถช่วยทีมรัฐบาลไม่ต้องทำการคำนวณที่ซับซ้อนขณะตรวจสอบใบสมัคร

ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม ไม่จำเป็นต้องประนีประนอม ประสบการณ์นี้สามารถทำได้ง่ายและตรงไปตรงมาสำหรับทุกคน ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่ามีการตรวจสอบและควบคุมที่เหมาะสมเพื่อป้องกันการฉ้อโกงและความผิดพลาดของมนุษย์

อนาคตสร้างขึ้นจากความร่วมมือ

หน่วยงานราชการทั่วประเทศกำลังอยู่ในช่วงสำคัญ พวกเขามีโมเมนตัม - ตอนนี้มันเป็นเพียงการเปลี่ยนโมเมนตัมนั้นไปสู่การเปลี่ยนแปลงระยะยาว ถึงเวลาที่จะยอมรับแนวทางที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลางและลงทุนในเทคโนโลยีและทรัพยากรที่สนับสนุนการแสวงหานี้

ความร่วมมือเป็นกุญแจสำคัญ ความร่วมมือเชิงกลยุทธ์ในภาคเอกชน องค์กรการกุศล และหน่วยงานภาครัฐคือสิ่งที่ทำให้ทีมสามารถให้บริการบุคคลและชุมชนได้

นั่นเป็นเหตุผลที่เรารู้สึกตื่นเต้นกับความร่วมมือครั้งใหม่ระหว่าง Submittable และ BDO เราร่วมกันสร้างบริการจัดการเงินช่วยเหลือที่ครอบคลุมซึ่งปรับให้เหมาะกับองค์กรภาครัฐ

บริการร่วมใหม่นี้มอบซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพและการสนับสนุนการใช้งานที่มีประสบการณ์ซึ่งจำเป็นเพื่อช่วยป้องกันโปรแกรมการให้สิทธิ์จากการเรียกคืน ปรับปรุงความพร้อมในการตรวจสอบของรัฐบาล และสนับสนุนเอกสารต่อเนื่อง ด้วยเครื่องมือที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ ระบบอัตโนมัติที่ทรงพลัง และบริการที่ครอบคลุม BDO และ Subtable ช่วยให้การจัดการทุนง่ายขึ้น ปรับขนาดได้ และมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับหน่วยงานรัฐบาล

ด้วยวิสัยทัศน์ร่วมกันของอนาคตที่มีมนุษย์เป็นศูนย์กลาง Submittable และ BDO อยู่ในตำแหน่งที่จะสนับสนุนรัฐบาลทุกขนาดในขณะที่พวกเขามองหาการพัฒนา