วิธีการจัดการเอกสารและอีเมลของ OHIO

แก้ไขล่าสุดเมื่อ 27 มกราคม 2022

รบกวนครับ. พวกเขาทำลายขั้นตอนการทำงานและกิจวัตรของเรา และบ่อยครั้งก็ขัดขวางไม่ให้เรามีวันทำงานที่มีประสิทธิผล การหยุดชะงักแฝงตัวอยู่เบื้องหลังทุกมุมของที่ทำงาน ตั้งแต่การโทรศัพท์กับลูกค้าโดยไม่คาดคิด ไปจนถึงการประชุมอย่างกะทันหันเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องที่สำคัญ ทรัพย์สินที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของเราในการช่วยให้เรามีประสิทธิผลยังเป็นอุปสรรคที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการทำงานของเราให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพและไม่มีการหยุดชะงัก – คอมพิวเตอร์ของเราและโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการอีเมลของเรา

ฉันค้นพบวิธี OHIO สำหรับการจัดการอีเมลได้อย่างไร

เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันกำลังฟังพอดแคสต์ระหว่างขับรถไปทำงานตอนเช้า แม้ว่าโดยปกติแล้วฉันจะพบว่าพอดคาสต์นี้ให้ข้อมูลเชิงลึกและให้ข้อมูล แต่ตอนล่าสุดที่ฉันสนใจจริงๆ หากคุณเป็นเหมือนฉัน กล่องจดหมายในที่ทำงานของคุณเต็มไปด้วยอีเมลมากมาย ตั้งแต่จดหมายแบบฟอร์มจากบริษัทอื่นๆ ที่เสนอบริการของตน ไปจนถึงลูกค้าที่แจ้งให้คุณทราบถึงข้อกังวลสำคัญๆ ไปจนถึงบันทึกประจำแผนกซึ่งไม่สามารถละเลยได้ หัวข้อที่อธิบายในพอดคาสต์ที่ดูเหมือนบัคอายที่ศีรษะคือวิธีการจัดการอีเมลของ OHIO

วิธีการจัดการอีเมลของ OHIO ย่อมาจาก ONLY HANDLE IT ONCE โดยพื้นฐานแล้ว เมื่อคุณเห็นอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ ให้จัดการทันทีหากจำเป็น แล้วจัดการในภายหลัง ในฐานะผู้บรรยายของพอดคาสต์ เคน คนอร์อธิบายว่า “ถ้าคุณมีเวลาเปิดอีเมล คุณมีเวลาสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็วหรือยื่นเอกสารที่เหมาะสม” วิธีจัดการกับอีเมลของฉันก่อนหน้านี้ (อย่างที่ฉันคิดว่าพวกคุณหลายๆ คนกำลังทำอยู่) คือการดูอีเมล จากนั้นหากจำเป็นต้องลบ ข้อความที่ไม่สำคัญจะถูกลบออกทันที มิฉะนั้น ฉันจะบอกตัวเองว่าฉันจะ "วงกลมกลับ" ไปที่อีเมลในภายหลังและทำสิ่งที่เหมาะสมกับข้อความมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการตอบกลับหรือการทำรายการ/การยื่นมัน

เหตุใดการจัดการอีเมลจึงมีความสำคัญ

ตามที่ MNC Consulting Group ระบุ 80% ของอีเมลขาเข้าสามารถจัดสรรให้ทำลายเอกสารหรือรีไซเคิลได้ทันที ซึ่งหมายความว่าเพียง 20% ของอีเมลและข้อความที่เราได้รับทุกวันจำเป็นต้องได้รับการจัดสรรที่อื่นหรือบันทึกไว้เพื่อใช้/ดำเนินการในอนาคต[1]

บทความล่าสุดในนิตยสาร Money ได้อธิบายอีเมลด้วยวิธีนี้:

“ฉันคิดว่ากล่องจดหมายเป็นเหมือนสวนดอกไม้ (ติดกับฉันที่นี่) อีเมลที่สำคัญของคุณคือดอกไม้จากลูกค้า ผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า หัวหน้างาน ฯลฯ วัชพืชคือจดหมายข่าว เมลขยะ และอีเมลที่อ่านแล้วบีบดอกไม้ของคุณ… คุณไม่สามารถมองเห็นดอกไม้ผ่านวัชพืช ”[2]

วิธี OHIO เน้นย้ำว่าเราทำคือดำเนินการตามความเหมาะสมสำหรับอีเมลทันทีและที่นั่น ดังที่พอดคาสต์อธิบาย เนื่องจากวิธีการนี้ถูกรวมและใช้งานทุกวัน มันจึงกลายเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการกระจายเวลาไปยังสิ่งที่อาจเป็นงานที่ต้องใช้เวลามากและสิ้นเปลือง

มาดูวิธีการจัดระเบียบโดยใช้วิธีการจัดการอีเมลแบบ OHIO

• การยื่น - นี่คืออีเมลและข้อความที่ต้องบันทึกและเก็บไว้เพื่อใช้ในภายหลัง ในบางกรณี อีเมลเหล่านี้จะต้องรวมอยู่ในระบบทรัพยากรข้อมูลขององค์กร ในกรณีอื่น ๆ พวกเขาสามารถบันทึกไว้ในกล่องจดหมายของบุคคลนั้น ๆ โดยไม่ต้องถูกลบ บางองค์กรไม่ต้องการให้พนักงานของตนลบข้อมูลใดๆ ออก ซึ่งช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลทั้งหมดในอีเมลของตนได้และสามารถเข้าถึงได้
• การอ่าน – นี่คืออีเมลที่มีเนื้อหาที่คุณสามารถ (และควร!) ตามทันเมื่อคุณมีเวลาเหลือเฟือในการอ่าน สามารถตรวจสอบอีเมลเหล่านี้ได้ทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นช่วงพักกลางวัน บนรถไฟ หรืออาจจะดีกว่านั้นก็ได้ ในช่วงเวลาที่กำหนดของวัน แนะนำให้เป็นช่วงท้ายของวันทำงาน เมื่อคุณมีสิ่งรบกวนน้อยลงและมีความสามารถในการดำเนินการในสิ่งที่คุณอาจต้องทำในทันที .
• การกำหนดเส้นทาง – กล่าวอีกนัยหนึ่ง การส่งต่อ อีเมลเหล่านี้เป็นอีเมลที่คุณไม่จำเป็นต้องทำให้กล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์ของคุณยุ่งเหยิง แต่อาจเป็นประโยชน์กับเพื่อนร่วมงาน หากข้อความสามารถเป็นประโยชน์กับคนอื่นได้ ให้ข้อความนั้นแก่พวกเขา มิฉะนั้น ให้กำจัดทิ้งและอย่าให้มันสะสมฝุ่นในกล่องจดหมายของคุณ
• การดำเนินการ – นี่คืออีเมลที่รวมสิ่งที่ต้องทำ – รายการ 'สิ่งที่ต้องทำ' ของคุณ มีโฟลเดอร์แยกต่างหากในโปรแกรมอีเมลของคุณเพื่อวางอีเมลเหล่านี้ทันทีเมื่อคุณตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณ เปิดโฟลเดอร์นี้ทุกวันและตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณทำงานและดำเนินการตามรายการเรียบร้อยแล้ว ล้างโฟลเดอร์และเริ่มต้นวันถัดไปด้วยโฟลเดอร์การกระทำที่ว่างเปล่าเพื่อเติมและดำเนินการ

ขึ้นอยู่กับสถานที่ทำงานและสถานการณ์ของคุณ โฟลเดอร์ทั้งสี่นี้สามารถเป็นโฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงที่วางอยู่บนโต๊ะทำงานของคุณ และใช้เมื่อชิ้นส่วนของจดหมายมาถึงโต๊ะทำงานของคุณ อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ ระบบนี้สามารถใช้งานได้โดยการสร้าง "โฟลเดอร์" สี่โฟลเดอร์ในเซิร์ฟเวอร์อีเมลเดสก์ท็อปของคุณ

การรวม OHIO เข้าด้วยกันหมายความว่าเราไม่จำเป็นต้องวางเมาส์เหนือกล่องจดหมายของเราอย่างไม่หยุดหย่อนเพื่อรอข้อความถัดไปเพื่อทำให้หน้าจอของเราสว่างขึ้น คุณรู้หรือไม่ว่าคนทั่วไปตรวจสอบอีเมลของพวกเขา 15 ครั้งต่อวัน[3] วิธี OHIO แนะนำให้เราตรวจสอบอีเมลของเราเพียงไม่กี่ครั้งต่อวัน วิธีนี้จะมีข้อความให้ดำเนินการเพิ่มเติมในตอนนั้นและที่นั่น แน่นอน ข้อดีอีกอย่างของสิ่งนี้คือประหยัดเวลาในการทำสิ่งสำคัญมากกว่าที่จะตรวจสอบกล่องจดหมายของเราทุก ๆ สองสามนาทีเพื่อดูข้อความที่เราจะไม่ทำอะไรเลย

ฉันชอบคำแนะนำของ Mark Murphy ในด้านประสิทธิภาพการทำงานเป็นพิเศษในขณะทำงาน:

“…สำหรับผู้เริ่มต้น ให้หยุดพักจากอีเมลเป็นเวลา 2 ชั่วโมง จากนั้นใน 2 ชั่วโมงนั้น ให้สร้าง 1-2 โปรเจ็กต์ที่สำคัญที่สุดของคุณ ล็อคประตู ออกจากที่ทำงาน เดินไปร้านกาแฟร้านโปรด อะไรก็ได้ที่คุณต้องทำเพื่อให้มีประสิทธิผลสูงสุด 2 ชั่วโมงต่อวัน”[4]

วิธี OHIO เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการเพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดเวลาอันมีค่า ในขณะที่จัดการงาน โปรเจ็กต์ และการสื่อสารในที่ทำงานที่มีงานยุ่งและซับซ้อน เนื่องจาก ผู้จัดการคนหนึ่งของฉันชี้ให้ฉันฟังเมื่อเร็วๆ นี้ คุณมีความกระตือรือร้นน้อยลงและมีประสิทธิภาพเมื่อคุณมีความคิดหรือข้อกังวลเล็กน้อยที่จู้จี้อยู่ในหัวของคุณ หากรู้สึกว่าฉันต้องคอยดูอีเมลของฉันอยู่เสมอแล้วตอบกลับทันที ขัดขวางขั้นตอนการทำงานของฉัน หรือไม่ทำอะไรให้เป็นผลดีกับพวกเขาในที่สุด จนกว่าฉันจะ "วนกลับมา" หาพวกเขา ไม่ได้ทำให้ฉันรู้สึกช้าลงในระหว่างวันทำงาน ฉันทำไม่ได้ คิดตัวอย่างที่ดีกว่า

จากการฟังพอดแคสต์ระหว่างขับรถตอนเช้า ฉันสามารถยืนยันได้ว่าวิธี OHIO นั้นใช้ได้ผลสำหรับฉัน ฉันแนะนำให้คุณลองและบอกคนอื่นเกี่ยวกับมัน ดูว่าคุณและผู้ร่วมงานของคุณสามารถประหยัดเวลาได้มากเพียงใดในการจัดการเอกสารและอีเมล และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือคำนึงถึงงานมากมายที่เราทุกคนมีในระหว่างวันทำงาน

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38