จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร | #36 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2023-02-23ก่อนที่วงจรชีวิตโครงการจะเริ่มต้นขึ้น ผู้จัดการโครงการจะพิจารณาขอบเขตของโครงการ เขาวิเคราะห์ความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า เปรียบเทียบกับทรัพยากรที่มีอยู่ และเผชิญหน้ากับข้อจำกัดด้านเวลา เป็นผลให้เขาสามารถกำหนดขอบเขตของโครงการได้ดี อย่างไรก็ตาม การทำงานที่เป็นแบบอย่างของงานนี้ไม่ได้รับประกันว่าขอบเขตของโครงการจะขยายมากเกินไปในระหว่างการดำเนินการ ดังนั้นจะกำหนดขอบเขตโครงการให้ดีและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร – สารบัญ:
- การแนะนำ
- การกำหนดขอบเขตของโครงการ
- ทำความเข้าใจกับข้อกำหนด
- โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)
- ลำดับความสำคัญของงานที่มีความเสี่ยง
- ช่วงเวลาที่รับผิดชอบครั้งสุดท้าย (LRM)
- จะหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- สรุป
การแนะนำ
ตาม PMBOK ขอบเขตโครงการคือ "งานที่ต้องทำให้สำเร็จเพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่มีคุณสมบัติและฟังก์ชันที่ระบุ" เพื่อให้ผลลัพธ์ของโครงการเป็นไปตามความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและตัวโครงการเองจะประสบความสำเร็จ คุณต้องกำหนดขอบเขตให้แม่นยำที่สุด
การกำหนดขอบเขตของโครงการ
ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบตั้งแต่เริ่มแรกว่าโครงการที่วางแผนไว้ได้กำหนดพื้นที่ต่อไปนี้อย่างชัดเจน:
- ข้อกำหนดทางธุรกิจและทางเทคนิคของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- โครงสร้างการแบ่งงาน,
- ลำดับความสำคัญของงานที่มีความเสี่ยงสูงสุด เช่น งานที่มีนวัตกรรมใหม่ที่สุดหรือเกิดขึ้นเป็นครั้งแรก
- ตกลงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในแนวทาง “ช่วงเวลารับผิดชอบสุดท้าย” (LRM, Last Responsible Moment)
มาดูกันว่าผู้จัดการโครงการควรตอบคำถามใดเมื่อกำหนดคำถามแต่ละข้อ
ทำความเข้าใจกับข้อกำหนด
ผู้จัดการโครงการควรตอบคำถามต่อไปนี้โดยสวมบทบาทเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสักครู่:
- ผลประโยชน์ทางการเงินและที่ไม่ใช่ทางการเงินของโครงการนี้คืออะไร? – ผลประโยชน์ทางการเงินอาจหมายถึงการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการที่สร้างขึ้นในโครงการ อย่างไรก็ตาม ผลประโยชน์ยังสามารถปรับปรุงภาพลักษณ์ของบริษัท ประสิทธิภาพของการเริ่มต้นใช้งาน หรือการนำซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการ เช่น Firmbee
- ใครจะได้รับผลกระทบจากการดำเนินโครงการ? – การดำเนินโครงการเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงภายในและภายนอกองค์กร ดังนั้นจึงควรถามคำถามเฉพาะเจาะจงเพิ่มเติม:
- ผลลัพธ์ของโครงการควรตอบสนองความต้องการอะไรบ้าง?
- ผลลัพธ์ของโครงการควรมีข้อกำหนดทางเทคนิคอะไรบ้าง?
ก. การดำเนินการตามโครงการจำเป็นต้องมีการปรับโครงสร้างองค์กรภายในบริษัท การเปลี่ยนความรับผิดชอบของพนักงาน การจ้างคนใหม่ หรือการทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์หรือไม่?
ข. ผลลัพธ์ของโครงการจะปรากฏในพื้นที่สาธารณะและมีผลกระทบต่อชุมชนท้องถิ่นหรือไม่?
ค. ใครจะได้ประโยชน์จากการดำเนินการ?
โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)
การสร้างโครงสร้างสำหรับการแบ่งงานในโครงการเกี่ยวข้องกับการตอบคำถามที่จัดเรียงตามลำดับชั้น:
- วัตถุประสงค์หลักของการดำเนินโครงการคืออะไร?
- วัตถุประสงค์เฉพาะคืออะไร?
- วัตถุประสงค์เฉพาะแบ่งออกเป็นงานใด
- เป้าหมายและวัตถุประสงค์ควรบรรลุเมื่อใด
- ผู้เชี่ยวชาญคนไหนจะได้รับความไว้วางใจจากพวกเขาแต่ละคน?
เฉพาะวัตถุประสงค์หลักเท่านั้นที่ไม่ควรเปลี่ยนแปลงอย่างสมบูรณ์ ในทางกลับกัน คำตอบสำหรับคำถามที่ 2 ถึง 5 มีรายละเอียดและชัดเจนในหลักสูตรของโครงการ
ลำดับความสำคัญของงานที่มีความเสี่ยง
คำถามที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับงานที่มีความเสี่ยงเกี่ยวข้องกับการระบุที่ถูกต้องและการพิจารณาว่าพื้นที่เสี่ยงอาจส่งผลต่อขอบเขตของโครงการอย่างไร
- งานใดที่มีความเสี่ยงสูงสุดที่จะล้มเหลว?
- ความสำเร็จของงานแต่ละอย่างขึ้นอยู่กับปัจจัยอะไรบ้าง? อาจเป็นความพร้อมของวัสดุ ผู้เชี่ยวชาญ หรือในกรณีของโครงการ R&D ผลการวิจัยและการทดลองที่คาดเดาได้ยาก เช่น เส้นโค้งของการปรับปรุงความแม่นยำของแบบจำลองปัญญาประดิษฐ์ระหว่างการเรียนรู้ของเครื่อง
- ความล้มเหลวของงานนี้จะมีผลอย่างไรต่อส่วนที่เหลือของโครงการ
- การปฏิบัติงานที่ยืดเยื้อนี้จะส่งผลต่อความสามารถในการบรรลุเป้าหมายโครงการอย่างไร?
- เราสามารถเพิ่มขอบเขตของโครงการเพื่อทำงานนี้ให้สำเร็จได้มากแค่ไหน?
ช่วงเวลาที่รับผิดชอบครั้งสุดท้าย (LRM)
การจัดลำดับความสำคัญของงานมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับหลักการ Last Responsible Moment (LRM) หรือที่เรียกว่าหลักการของช่วงเวลาที่เหมาะสมน้อยที่สุด
เป็นกลยุทธ์ลดความเสี่ยงในการเลื่อนงานออกไปจนกว่าจะมีความเสี่ยงที่จะเลื่อนงานต่อไปมากกว่าทำให้เสร็จในทันที หลีกเลี่ยงการสิ้นเปลืองความพยายามเมื่องานกลายเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็นหรือมีการเปลี่ยนแปลงเป้าหมายหรือข้อกำหนดของโครงการ
หลักการนี้ซึ่งได้รับมาจากวิธีการแบบลีน ยังนำไปใช้กับการตัดสินใจที่เป็นข้อสรุปสำหรับโครงการและยากที่จะเปลี่ยนแปลง เช่น:
- การซื้ออุปกรณ์พิเศษที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการในขั้นต่อไป
- การออกแบบโครงสร้างของวัตถุประสงค์เพื่อให้บรรลุตามงานที่ต้องดำเนินการ
คำถามที่ผู้จัดการที่ปฏิบัติงานตามหลักการ LRM ควรถามตนเอง สามารถกำหนดได้ดังนี้
- จำเป็นต้องเริ่มทำงานในงานนี้แล้วหรือไม่?
- จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันเลื่อนงานออกไป?
- การตัดสินใจช้าเกินไปจะมีผลอย่างไร?
- การตัดสินใจเร็วเกินไปจะมีผลอย่างไร ตัวอย่างเช่น การค้นพบในภายหลังว่าไม่จำเป็นหรือข้อกำหนดมีการเปลี่ยนแปลง โซลูชันไม่ได้ใช้ หรือมูลค่าทางธุรกิจล้าสมัย
จะหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
แม้แต่โครงการที่มีการวางแผนดีที่สุดก็มีแนวโน้มที่จะเติบโต (ขอบเขตคืบคลาน) ในระหว่างการนำไปใช้งาน เช่น ผลิตภัณฑ์ที่แต่เดิมควรจะมี 2 คุณลักษณะ จู่ๆ ก็มี 6 ประการ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ผู้จัดการโครงการควรกำหนดขอบเขตที่ปลอดภัยในการคืบคลานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พื้นฐานสำหรับการลดขอบเขตการคืบคลานของโปรเจกต์คือ – นอกเหนือจากการกำหนดขอบเขตของงานและความคาดหวังทางธุรกิจ – การสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อย่างไรก็ตาม การป้องกันที่สำคัญที่สุดต่อการคืบคลานของขอบเขตคือ:
- ตารางเวลาที่เตรียมไว้อย่างดี
- การใช้ซอฟต์แวร์กำหนดตารางงานและการสื่อสารกับทีมอย่างมีประสิทธิภาพ
- แจ้งผู้สนใจทุกท่านเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในโครงการ
นอกจากนี้ยังควรจดจำว่าการหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ดังนั้นขอบเขตของโครงการจำเป็นต้องมีการตรวจสอบและควบคุมอย่างสม่ำเสมอ และผู้จัดการโครงการควรเตรียมพร้อมที่จะตอบสนองอย่างรวดเร็วและตัดสินใจเมื่อเกิดสถานการณ์ที่อาจนำไปสู่การคืบคลานของขอบเขต
สรุป
ขอบเขตโครงการเป็นองค์ประกอบสำคัญของโครงการที่มีการวางแผนอย่างดี เนื่องจากกำหนดสิ่งที่ควรดำเนินการและสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในโครงการอย่างชัดเจน
ดังนั้นงานของผู้จัดการโครงการคือการกำหนดขอบเขตของโครงการก่อนที่จะเริ่มงานโดย:
- การวิเคราะห์ความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า
- เปรียบเทียบกับทรัพยากรที่มีอยู่ และ
- เผชิญหน้ากับข้อจำกัดด้านเวลา
อย่างไรก็ตาม แม้แต่ขอบเขตโครงการที่กำหนดไว้อย่างดีก็สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในระหว่างการนำไปใช้งาน เพื่อหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตโครงการหรือที่เรียกว่าการคืบคลานของขอบเขต ให้ยึดติดกับโครงสร้างการแบ่งงาน จัดลำดับความสำคัญของงานที่มีความเสี่ยงอย่างรอบคอบ และใช้แนวทาง "ช่วงเวลาสุดท้ายที่รับผิดชอบ"
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ