วิธีจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพขณะทำงานจากระยะไกล

ในช่วงล็อกดาวน์ เราอาจรู้สึกว่าทั้งหมดที่เรามีคือเวลา ดังนั้นเราอาจไม่เห็นความจำเป็นในการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและตัดสินใจอย่างมีสติเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น

แต่บ่อยครั้งกว่านั้น เราพบว่าวันเวลาของเราค่อยๆ หายไป และรายการยาวๆ ของทั้งหมดที่เราคิดว่าจะทำสำเร็จก็จะถูกผลักไปที่วันถัดไป และวันถัดไป จนกว่าเราจะรู้สึกท่วมท้นด้วยภาระของทุกสิ่ง

การนำเครื่องมือการบริหารเวลาไปใช้ทำได้ยากในทุกสถานการณ์ แต่เพิ่มความสลับซับซ้อนของทีมแบบกระจาย การประสานงานกับผู้อื่นจากระยะไกล การจัดการกับความโดดเดี่ยวและความเหงาของการล็อกดาวน์ กลายเป็นความท้าทายที่ต้องใช้วิธีแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์

ความยืดหยุ่นที่ไม่มีที่สิ้นสุดไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่ดี

การทำงานจากระยะไกลมาพร้อมกับการสูญเสียการกำกับดูแลโดยธรรมชาติ ในหลาย ๆ ด้าน ตอนนี้เราอยู่ในความดูแลของตารางเวลาของเราเอง องค์กรต่างๆ ก็เช่นกันไม่ได้มุ่งเน้นที่เวลาโอเวอร์คล็อกอีกต่อไป และให้ความสำคัญกับผลิตภาพและผลงานของพนักงานมากขึ้น การมีความยืดหยุ่นไม่จำกัดในการวางแผนวันของเราทำให้เราต้องมีวินัยเพิ่มขึ้นเพื่อจัดระเบียบงานของเรา โครงสร้างในตัวของวันทำงานปกติที่สำนักงานหายไป เราจำเป็นต้องค้นหาเครื่องมือการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพเพื่อเติมเต็มความว่างเปล่านั้น

มัลติทาสกิ้ง ≠ ผลผลิต

เงื่อนไขเหล่านี้มักจะถูกรวมเข้าด้วยกัน ในขณะที่ทำงานจากที่บ้าน ความปรารถนาที่จะทำหลายๆ อย่างในคราวเดียวยังคงมีอยู่เสมอ เราคิดว่าเราสามารถทำงานบ้านได้ในขณะที่ตอบกลับอีเมลหรือจัดการกับเด็กๆ ขณะอยู่ในการประชุมทางโทรศัพท์

เนื่องจากเส้นแบ่งระหว่างบ้านและที่ทำงานไม่ชัดเจน จึงมีการพยายามสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ อยู่เสมอ แม้จะรู้สึกว่าเรายุ่งอยู่ตลอดเวลา แต่จริงๆ แล้วเราอาจไม่ได้ทำอะไรมาก

ความท้าทาย

การแปลตารางเวลาที่ใช้ได้ผลสำหรับคุณในสำนักงานเป็นกิจวัตรการทำงานจากที่บ้านอาจใช้ไม่ได้ผล มีข้อควรพิจารณาอื่นๆ ทั้งชุดที่ต้องคำนึงถึงเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลขณะทำงานจากที่บ้าน

เสี่ยงต่อการทำงานหนักเกินไป

เรามักจะรู้สึกว่าต้องทำมากเกินไปในขณะที่ทำงานจากที่บ้าน เนื่องจากพวกเราส่วนใหญ่ถูกจำกัดอยู่แต่ในบ้าน เราจึงรู้สึกว่าไม่มีอะไรให้ทำมากนอกจากทำงาน นี้อาจทำให้เราใช้เวลามากกว่าที่ควร เราไม่ปิดวันทำงานซึ่งไม่อนุญาตให้เราหยุดพักเพื่อให้สดชื่นและมีประสิทธิผล

รู้สึกโดดเดี่ยว

การสูญเสียการทำงานจากที่บ้านมากที่สุดคือความรู้สึกของชุมชนที่เราพบในที่ทำงาน ความรู้สึกโดดเดี่ยวนี้สามารถนำไปสู่เจตคติทางจิตที่เฉื่อยชาทำให้เราไม่มีแรงจูงใจซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อการบริหารเวลาของเรา

ไม่มีสมดุลชีวิตการทำงานอีกต่อไป

  การมีชีวิตทางสังคมที่กระฉับกระเฉงนอกที่ทำงานมีความสำคัญต่อผลงานของเรา ต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการหาวิธีที่จะเติมเต็มเมื่อเราไม่สามารถเข้าถึงกิจวัตรประจำวันของเราได้อีกต่อไป เราต้องหาวิธีทำงานให้เสร็จเพื่อจะได้ไปทำอย่างอื่นได้

สิ่งรบกวนที่ไม่รู้จบ

แม้ว่าเราจะพยายามอย่างเต็มที่แล้ว แต่ก็ยังมีสิ่งรบกวนสมาธิในการทำงานจากที่บ้านอยู่เสมอ การหาเวลาเพื่อทำงานที่มีประสิทธิผลเพียงอย่างเดียวอาจเป็นเรื่องยากเมื่อมีสิ่งอื่นอีกมากมายที่ต้องทำที่บ้าน

เพิ่มโครงสร้างเพื่อจัดการเวลาของคุณได้ดียิ่งขึ้น

สร้างกิจวัตรประจำวัน

เทคนิคง่ายๆ เช่น การตื่นและเริ่มทำงานในเวลาเดียวกันทุกวันสามารถช่วยให้คุณเริ่มผลิตผลงานได้ จากนั้นคุณสามารถระบุช่วงเวลาของวันที่คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นและจัดสรรงานให้เหมาะสม

แจ้งกำหนดการของคุณกับทีมเพื่อให้พวกเขาเข้าใจอย่างชัดเจนว่าคุณว่างเมื่อใด เพื่อไม่ให้คุณถูกขัดจังหวะตลอดเวลาในขณะที่กำลังพูดถึงเรื่องอื่นๆ

ตั้งเป้าหมาย

แบ่งงานของคุณออกเป็นหน่วยที่สามารถจัดการได้ คุณต้องสามารถระบุเป้าหมายระยะยาวของคุณและแปลสิ่งนั้นเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้จริงในทันที สร้างภาระงานรายวันที่สอดคล้องกับการบรรลุเป้าหมายของคุณในช่วงปลายสัปดาห์ วิธีนี้ช่วยให้คุณประเมินความคืบหน้าได้หลายครั้งและทำการปรับเปลี่ยนตามนั้น

เป็นเชิงรุกและมองเห็นได้

ใช้ Slack และแพลตฟอร์มการสื่อสารอื่นๆ กับทีมของคุณและให้ข้อมูลอัปเดตกับพวกเขาอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่ แจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อคุณไม่อยู่และไม่สามารถไปทำงานได้ หากคุณไม่สามารถดำเนินการบางอย่างให้เสร็จทันเวลา โปรดแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบล่วงหน้า เพื่อไม่ให้สิ่งต่างๆ ควบคุมไม่ได้

วางแผนช่วงพักของคุณ - และทำตามนั้น

การปิดตัวและอุทิศเวลาให้กับกิจกรรมที่คุณชอบเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ร่างกายสดชื่นและมีแรงจูงใจ อย่ารู้สึกผิดกับการจัดสรรเวลาในวันทำงานของคุณให้ลืมงาน หยุดพักอย่างมีความหมายและให้คนอื่นรู้เมื่อคุณอยู่ การสร้าง 'เขตห้ามทำงาน' ช่วยให้คุณมีบางอย่างที่คาดหวังและช่วยให้คุณกลับมามีสมาธิมากขึ้น

เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ

ขณะทำงานทางไกล เรารู้สึกกดดันให้ทำงานทุกอย่างที่เกิดขึ้นเพื่อพิสูจน์ว่าเราทำงานหนักแค่ไหน แต่สิ่งนี้สามารถต่อต้านการผลิตได้ การทำหลายๆ อย่างมากเกินไปอาจทำให้เราผอมลงจนถึงจุดที่เราไม่สามารถทำอะไรได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่าที่เราต้องการ ความตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำได้และไม่สามารถทำได้ช่วยให้เกิดความโปร่งใสมากขึ้น และช่วยให้คุณและองค์กรประหยัดเวลาได้

เครื่องมือการจัดการเวลาด้วยภาพเพื่อเพิ่มผลผลิต

จับเวลา

Timeboxing เป็นเครื่องมือจัดการเวลาที่แบ่งวันของคุณออกเป็นช่วงๆ ทุกกล่องมีไว้สำหรับกิจกรรมเดียวหรือกลุ่มของกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะแบ่งวันของคุณออกเป็นกิจกรรมมากมายที่คุณต้องทำเพื่อออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำในลำดับแบบสุ่ม Timeboxing ช่วยให้คุณสามารถจัดโครงสร้างกิจกรรมของคุณในลักษณะที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อให้คุณสามารถวางแผนวันของคุณได้ดียิ่งขึ้น

นี่เป็นสิ่งที่ดีถ้าคุณจัดการกับโครงการและความรับผิดชอบที่แตกต่างกันซึ่งคุณต้องสลับไปมา ช่วยให้คุณระบุการหยุดชะงักได้ดีขึ้น เพื่อไม่ให้คุณตอบสนองต่ออีเมลหรือดูแลสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นตลอดเวลา

จากนั้นคุณใช้เวลานี้และเวลานี้เพื่อจัดการกับงานที่กำหนดไว้สำหรับโครงการเฉพาะ การตั้งค่าขีดจำกัดที่เข้มงวดสำหรับงานจะเพิ่มการโฟกัสและช่วยให้คุณใช้ความพยายามตามสัดส่วนโดยพิจารณาจากความสำคัญของงาน

หากไม่มีเครื่องมือการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ คุณอาจพบว่างานขยายออกไปเพื่อเติมเต็มเวลาที่สามารถทำได้ นี่ไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการเข้าถึงงาน เนื่องจากคุณอาจพบว่าตัวเองใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ไม่สำคัญ

Eisenhower Matrix

งานทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างขึ้นอย่างเท่าเทียมกัน คุณไม่สามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำให้เสร็จ คุณต้องหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มน้ำหนักให้กับสิ่งที่อยู่ในตารางเวลาของคุณ เพื่อให้คุณจัดสรรเวลาได้ดียิ่งขึ้น Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณเห็นภาพว่างานใดที่คุณควรทำให้เสร็จและในลำดับใด

เครื่องมือภาพนี้ช่วยให้คุณจัดกลุ่มงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน และช่วยให้คุณเข้าใจมากขึ้นว่าคุณควรแบ่งวันอย่างไร

รายการตรวจสอบ

เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพ ควรเป็นส่วนสำคัญในการวางแผนวันและสัปดาห์ของคุณ เพียงแค่ระบุสิ่งที่คุณต้องทำทั้งหมดเพื่อให้เสร็จสิ้นจะช่วยให้คุณจัดการได้ดีขึ้นว่าควรวางแผนวันของคุณอย่างไร ขณะทำงานจากที่บ้าน คุณควรเขียนรายการงานที่ไม่เกี่ยวกับงานทั้งหมดที่จำเป็นต้องดูแลในระหว่างวัน เพื่อไม่ให้งานของคุณดูไม่ปกติ

การใช้เครื่องมือออนไลน์เช่น Online Checklist Maker ช่วยให้คุณสามารถเขียนรายการงานของคุณได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้คุณจัดการกับงานเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มการมองเห็นให้กับทีมงานทางไกล คุณสามารถแสดงรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จในโครงการหนึ่งๆ และระบุลำดับที่ต้องทำรวมถึงกรอบเวลา นี่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเนื่องจากระบุการพึ่งพาและช่วยให้ทุกคนเห็นว่าใครรับผิดชอบอะไรได้อย่างรวดเร็ว

ด้วยแผนภูมิแกนต์ คุณสามารถระบุความแตกต่างระหว่างงานตามลำดับ (งานที่สามารถเริ่มได้เมื่องานอื่นเสร็จสิ้นเท่านั้น) และงานคู่ขนาน (งานที่ทำงานพร้อมกันได้)

ทีมทางไกลสามารถแบ่งงานได้ดีขึ้นและประสานงานกันเองได้อย่างง่ายดาย

เคล็ดลับเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการเวลาดีขึ้น

ระบุเวลาจม

การจมเวลาเป็นการระบายผลผลิต เป็นสิ่งที่คุณใช้เวลามากเกินไปโดยไม่เก็บเกี่ยวผลประโยชน์ที่แท้จริง การตอบอีเมลจำนวนมากเกินไปที่ทำให้คุณไม่สามารถทำงานให้เสร็จลุล่วง เข้าร่วมการประชุมหลายครั้ง หรือเพียงแค่ดูโซเชียลมีเดียบ่อยเกินไป การระบุช่วงเวลาที่ใหญ่ที่สุดในแต่ละวันของคุณจะช่วยให้คุณวางแผนรับมือได้

ดำเนินการตรวจสอบเวลา

การตรวจสอบเวลาเป็นกระบวนการในการระบุและบันทึกสิ่งที่คุณใช้เวลาในช่วงเวลาที่กำหนด เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการระบุความไร้ประสิทธิภาพในทีมที่อยู่ห่างไกลและใช้มาตรการแก้ไข การตรวจสอบเวลาตอบคำถามพื้นฐานสามข้อ:

คุณต้องการใช้เวลาของคุณอย่างไร?

คุณใช้เวลาของคุณอย่างไร?

คุณสามารถปรับเปลี่ยนอะไรได้บ้าง?

จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน

กระบวนการจัดกลุ่มงานที่คล้ายคลึงกันหรือ 'การแบ่งเวลา' เป็นวิธีที่ดีในการเลิกรากัน ตัวอย่างเช่น การแบ่งเวลาในแต่ละวันเพื่อโทรออกหรือตอบอีเมลสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิอย่างต่อเนื่องและเป็นการแฮ็กเพื่อประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยม

บัฟเฟอร์ในตัว

การบริหารเวลาไม่ใช่ศาสตร์ที่แน่นอน การสร้างกำหนดการควรคำนึงถึงความแตกต่างในระดับหนึ่ง โดยที่งานจะกระจายไปสู่งานอื่นๆ โดยไม่กระทบต่อกำหนดการโดยรวมของคุณ

เทคนิคการบริหารเวลาใดที่เหมาะกับคุณ

การหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการเวลาของคุณเมื่อทำงานจากที่บ้านสามารถช่วยเพิ่มผลผลิตและจิตวิญญาณโดยรวมของคุณได้ทันที หากคุณพบเครื่องมือการจัดการเวลาที่ดีกว่าในการจัดระเบียบวันของคุณ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจากทางไกล โปรดอ่านบทความนี้