20 เคล็ดลับองค์กรที่ดีที่สุดสำหรับสำนักงานที่มีประสิทธิผล

ตำแหน่งที่คุณทำงานมีอิทธิพลต่อวิธีการทำงานของคุณ การทำงานในสภาพที่สับสน โกลาหล หรือเบี่ยงเบนความสนใจจะส่งผลต่องานของคุณและคงจะส่งผลเสีย

ในกรณีที่คุณคล้ายกับผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลทั่วไป คุณต้องทุ่มเทพลังงานส่วนใหญ่ไปนั่งที่หน้าจอพีซี แม้ว่างานของคุณจะหมุนไปรอบ ๆ พีซี แต่โดยรวมแล้วสำนักงานของคุณควรช่วยให้คุณมีกำไรเท่าที่ควร

สำนักงานที่มีประสิทธิภาพมีข้อได้เปรียบมหาศาล ไม่ว่าในกรณีใด มันให้ความรู้สึกของการควบคุมและทักษะ ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพในระดับที่สูงขึ้น อย่างที่สอง ความจริงง่ายๆ ที่แยกออกมาเป็นการป้องกันจากการเบี่ยงเบนความสนใจ สำนักงานที่แยกส่วนของคุณสามารถรับงานที่ใกล้เข้ามาและกำหนดตำแหน่งให้คุณก้าวหน้าได้

1. เริ่มด้วยการชำระล้าง

คุณไม่สามารถสร้างพื้นที่ทำงานที่ทำกำไรได้หากไม่มี The Purge

ขึ้นอยู่กับสถานะของสำนักงานของคุณ การทำความสะอาดสามารถทำได้ทุกที่ตั้งแต่สองสามชั่วโมงไปจนถึงทั้งวัน วัตถุประสงค์สุดท้ายของการล้างพิษคือการมีสำนักงานที่ปราศจากความยุ่งเหยิงโดยสิ้นเชิง

2. สร้างพื้นที่ที่จับได้

สำนักงานแต่ละแห่งต้องการสถานที่เพื่อค้นหาขยะที่ใกล้เข้ามา มีขยะพื้นฐานสามประเภทที่ไหลเข้าสู่สำนักงาน:

1) เอกสารสำคัญที่จำเป็น

2) ของที่ต้องเก็บ (เสื้อคลุม ร่ม แก้วน้ำ)

3) ของเสีย

พื้นที่ที่จับต้องได้ควรตั้งอยู่ในโซนที่ชัดเจนที่สุดของสำนักงานของคุณ ในกรณีที่คุณมีทางเข้า ให้จัดพื้นที่ที่จับไว้ด้านหนึ่งของทางเข้า ในกรณีที่คุณอยู่ในพื้นที่ทำงาน ให้จัดพื้นที่ใกล้กับทางเดิน

พื้นที่ที่จับต้องได้ควรมี:

1) credenza หรือจานสำหรับเก็บถาวร;

2) ชั้นวาง บ่วง หรือกล่องใส่ของสำคัญ และ

3) ถังขยะ

พื้นที่ที่จับต้องได้ของคุณส่งเสริมให้คุณรักษาสำนักงานของคุณให้สะอาดโดยไม่ต้องออกแรงเพียงเล็กน้อย

3. รักษาพื้นที่ทำงานของคุณให้ปราศจากความยุ่งเหยิง

พื้นที่ทางกายภาพที่สำคัญที่สุดในสำนักงานคือพื้นที่ทำงาน

หลายคนพบว่าพวกเขาทำกำไรได้มากที่สุดเมื่อทำงานในพื้นที่ทำงานที่ปราศจากความยุ่งเหยิง คนอื่นๆ ส่วนใหญ่จะชอบจินตนาการ

ในกรณีที่คุณมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับนวัตกรรมและความรักลึกลับสำหรับความสับสน ให้ทำในสิ่งที่เหมาะสมกับคุณ รูปแบบการทำงานของเราสะท้อนจากสภาพแวดล้อมการทำงานของเรา พื้นที่ทำงานที่สมบูรณ์แบบทำให้กระบวนการทำงานเป็นประโยชน์

4. วางแผ่นรายงานสองแผ่นรอบพื้นที่ทำงานของคุณ

กรอบงานแบบสองแผ่นนั้นซับซ้อนน้อยที่สุดและดีที่สุดในการจัดการกับกระดาษที่กำลังใกล้เข้ามา

กรอบการทำงานในลักษณะนี้:

1) จานใหม่ รายงานใหม่

2) จานเก่า รายงานที่คุณเปิดหรือดูและจำเป็นต้องจัดการ

ระเบียนใหม่ ใหม่ หรือที่ยังไม่ได้เปิดทั้งหมดจะอยู่ในเพลตใหม่ จานนี้มีไว้เพื่อช่วยบุคคลที่คดเคี้ยวในสำนักงานของคุณเพื่อขว้างสิ่งของไปรอบ ๆ พื้นที่ทำงานของคุณ ชี้ไปที่จาน เพลทใหม่นี้มีไว้สำหรับสิ่งต่าง ๆ ที่แม้จะมีทุกสิ่งที่คุณต้องการในการจัดการ ซองจดหมายที่ยังไม่เปิด ออแกไนเซอร์ บันทึก - เป็นทุกอย่างที่ลงตัวสำหรับคุณ วางซ้อนกันได้อย่างลงตัวเมื่อคุณพร้อม

เพลทแบบเก่ามีไว้สำหรับสิ่งที่คุณได้เปิดไว้แต่ยังต้องจัดการ เช่น ตัวกรอง เอกสาร ส่งต่อ และอื่นๆ มันคล้ายกับแผนสำหรับวันนี้ แต่ในกรณีใด ๆ ก็ไม่กระจายไปทุกที่ในสำนักงานของคุณ

นี่เป็นวิธีการขั้นพื้นฐานอย่างยิ่ง แต่ก็ยังใช้การไตร่ตรองในการขจัดปัญหากระดาษออกจากพื้นที่ทำงาน ทำให้คุณมีกำไรเพิ่มขึ้น

5. ทำสองโซน

งานทั้งหมดไม่เท่ากัน คุณควรเข้าหาความเชื่อมโยงของสำนักงานด้วยมุมมองแบบสองโซนนี้

โซนที่ 1 งานคอมพิวเตอร์ นี่คือพื้นที่ทำงานทั่วไปของคุณ คุณลงทุนพลังงานส่วนใหญ่ของคุณที่นี่ ทุ่มสุดตัวและทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จ

โซน 2: งานที่ไม่ใช่พีซี นี่คือที่ที่คุณไปทำสิ่งที่ไม่ใช่พีซี อาจเป็นพื้นที่ทำงานที่คล้ายกัน แต่โดยพื้นฐานแล้วจะเป็นอีกโซนหนึ่งที่ไม่มีฉากกั้น เชือก และที่ชาร์จ นี่คือที่ที่คุณไปเมื่อคุณดูบันทึก ใช้ iPad ของคุณ เซ็นเอกสาร ตรวจสอบรายงาน หรือประทับตราซองจดหมาย - อะไรก็ได้ที่ไม่ต้องใช้วิธีจัดการงานโดยตรงบนคอนโซล

วิธีจัดการกับสำนักงานแบบสองโซนสนับสนุนให้คุณทั้งจัดการงานและวิธีจัดการกับสิ่งที่คุณจัดการวันละครั้งให้เสร็จ

5. วางสิ่งของที่เป็นรูปธรรมลงในลิ้นชักหรือแยกจาน

สถานที่ทำงานส่วนใหญ่ต้องการข้อกำหนดสองสามข้อ อันที่จริง แม้แต่แอนดรูว์ ไฮด์ ซึ่งเป็นสายกลางที่ไม่ธรรมดาที่ปล้นสิ่งของของเขาเหลือ 15 อย่าง ก็ยังต้องการที่สำหรับวางไอโฟน ที่ชาร์จ หูฟัง กล้อง ร่มเงา และกระเป๋าเงินของเขา

ไม่ว่าคุณจะมีของ 15 อย่างหรือ 500 อย่างก็ตาม คุณต้องมีที่สำหรับพูดทุกอย่าง – สถานที่ที่ไม่มีใครมองเห็นได้

ตู้พื้นที่ทำงานเป็นสถานที่ที่เหมาะสม รักษาระยะห่างเชิงกลยุทธ์จากแรงกระตุ้นเพื่อเก็บที่เย็บกระดาษที่มีเสน่ห์ ตลับเทปที่สวยงาม และที่ใส่ที่ตัดกระดาษน่ารักไว้เหนือพื้นที่ทำงานของคุณ โดยทั่วไปแล้วบทบัญญัติเหล่านี้ควรเก็บไว้ในที่โล่งแจ้งเช่นตู้

6. รับถังขยะที่มากขึ้น

ถังขยะขนาดใหญ่ฟังดูไร้สาระ แต่จริงๆ แล้วมันเป็นกุญแจสำคัญ นี่คือเหตุผล กระดาษส่วนใหญ่ที่เข้ามาในสำนักงานสามารถกำจัดหรือแปลงเป็นดิจิทัลได้แทนที่จะบันทึกไว้ การทำเอกสารเป็นธุระที่ต้องใช้เวลามากที่สุด และมักจะผัดวันประกันพรุ่งมากที่สุด

เนื่องจากถังขยะขนาดใหญ่นั้นดูไม่มีข้อผิดพลาด คุณจึงมักจะพิจารณาเรื่องนี้ให้บ่อยขึ้น เมื่อกระดาษฟุ่มเฟือยเข้ามาในพื้นที่ทำงานของคุณ คุณจะต้องทิ้งมันลงในถังขยะมากกว่าที่จะซ้อนมันในหอกระดาษยับย่นของ "ไม่มีเงื่อนงำว่าจะทำอย่างไรกับมัน"

ถังขยะที่ใหญ่กว่ายังช่วยหลีกเลี่ยงน้ำท่วมถังขยะอีกด้วย ความยุ่งเหยิงในสำนักงานประเภทหนึ่งที่น่ากลัวที่สุดคือถังขยะที่มีความสามารถเมื่อสามวันก่อน รับกระป๋องที่มากขึ้นและคุณจะมีความสามารถในการบริโภคมากขึ้นอย่างสิ้นเปลือง ชี้นำกลับมาใช้ใหม่!

7. ปรับปรุงพื้นที่ของคุณ

ก่อนที่คุณจะทำอย่างอื่น ใช้เวลาสองสามนาทีในตอนเริ่มต้นของทุกวันเพื่อเขียนและทำให้พื้นที่ทำงานของคุณยุ่งเหยิง

การมีสภาพที่ไม่เป็นระเบียบจะกระตุ้นให้คุณ คิดให้ชัดเจนยิ่งขึ้นและให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น การจัดเก็บและจัดพื้นที่ของคุณจะทำให้คุณสร้างผลกำไรได้อย่างไม่น่าเชื่อและจำกัดเวลาที่คุณใช้ในการสแกนหาสิ่งต่างๆ

8. รวมแมลงวันแรเงาหรือพืชที่มีชีวิต

การแรเงาสามารถส่งผลอย่างมากต่อสภาพจิตใจและประสิทธิภาพของคุณในช่วงเวลาของวัน สีฟ้าให้ความรู้สึกถึงความเรียบลื่นและทำให้คุณอยู่ตรงกลาง ในขณะที่สีแดงนั้นไม่ธรรมดาสำหรับงานที่ต้องการความปราณีตและความปราณีต

พืชสามารถช่วยให้บุคคลเป็นศูนย์กลางได้เช่นกัน: การสืบสวนจากมหาวิทยาลัยแห่งรัฐวอชิงตันพบว่าผู้เชี่ยวชาญที่ถูกนำเสนอต่อพืชในพื้นที่ทำงานที่เข้มงวดมีสมาธิน้อยลง มีกำไรมากขึ้น และรู้สึกมีสติมากขึ้น

9. ตกแต่งพื้นที่ทำงานของคุณ

แม้จะมีการแรเงาและพืชพรรณ แต่ของเล็ก ๆ น้อย ๆ ในพื้นที่ทำงานของคุณสามารถทำให้คุณรู้สึกดีขึ้นและหลวมขึ้นซึ่งจะช่วยสนับสนุนประสิทธิภาพของคุณได้ในที่สุด

ตัวอย่างเช่น การยอมรับและการให้ และสิ่งที่ทำให้มีชีวิตชีวาอื่นๆ ที่ทำให้คุณรู้สึกมีผล รับรู้ และขับเคลื่อน

————-

10. รับงานที่น่ากลัวที่สุดของคุณออกจากเส้นทางที่พ่ายแพ้

ทุกคนมีงานมอบหมายในวาระประจำวันไม่ต่ำกว่าหนึ่งงานซึ่งยังคงถูกผลักกลับต่อไป เพียงเพราะความคาดหวังที่จะทำสิ่งนั้นจริงๆ ดูเหมือนจะน่ากลัวมาก

ธุระนั้นเป็นธุระที่คุณควรพยายามทำให้เสร็จก่อน แทนที่จะรอจนถึงวินาทีสุดท้ายที่จะทำงานให้เสร็จ ให้รีบเอามันออกจากจานของคุณโดยเร็วที่สุด

ภาระหน้าที่ต่างๆ ของคุณดูเหมือนจะมีความสัมพันธ์กันอย่างล้นหลามน้อยลง และคุณจะเลิกกังวลเกี่ยวกับงานชิ้นนั้นตลอดทั้งวัน ทำให้คุณพูดโดยทั่วไปได้ประโยชน์มากขึ้น

11. จัดระเบียบและเป็นตัวแทนของกิจการที่แตกต่างกันของคุณ

ศูนย์ของคุณควรให้ความสำคัญกับภารกิจที่สำคัญที่สุดก่อน ดังนั้นให้พิจารณาทุกสิ่งที่คุณทำและดูว่าทุกสิ่งมีความสำคัญหรือเล็กน้อยเพียงใด

ในกรณีที่คุณทำได้ ให้ทิ้งสิ่งที่จำเป็นต่ำและคิดจัดเตรียมเพื่อกำหนดหรือปรับให้เหมาะสมใหม่ เพื่อให้คุณสามารถลงทุนพลังงานมากขึ้นในสิ่งที่เพิ่มมูลค่าให้กับตำแหน่งของคุณและองค์กร

12. ฆ่าการแจ้งเตือนทางอีเมลของคุณ

แทนที่จะอ่านอีเมลแต่ละฉบับเมื่อมาถึงกล่องจดหมายของคุณ ให้ลองฆ่าคำเตือนและตรวจสอบข้อความในช่วงเวลาที่กำหนด

ทำไม การแจ้งเตือนทางอีเมลที่สม่ำเสมอซึ่งผุดขึ้นมาบนโทรศัพท์หรือพื้นที่ทำงานของคุณอาจทำลายความสนใจหลักของคุณได้อย่างแท้จริง

ผู้ชายใช้เวลา 64 วินาทีในการชดใช้จากการถูกขัดขวางโดยการแจ้งเตือนทางอีเมล คุณสามารถส่งและรับข้อความที่คล้ายกันในเวลาน้อยลง 20 เปอร์เซ็นต์โดยเรียกดูอีเมลของคุณโดยใช้เวลาน้อยลง

13. หยุดพักระยะสั้น

ไม่ว่าจะเป็นการเดินเล่นรอบจัตุรัส การรีบ ไปร้านกาแฟใกล้ๆ การอ่านนิตยสาร หรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน การพักช่วงสั้นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของคุณจะส่งผลอย่างมากต่อ การดำเนินการของคุณ

ประสิทธิภาพของคุณจะลดลงยิ่งคุณละทิ้งการหยุดพัก

14. ย้ายไปรอบๆ

การออกกำลังกายไม่เพียงแต่มีประโยชน์ต่อร่างกายของคุณเท่านั้น แต่ยังส่งผลดีต่อการทำงานของคุณอีกด้วย ดูเหมือนว่าการออกกำลังกายจะส่งผลต่อความเป็นอยู่ที่ดีและเป็นศูนย์กลางทางอารมณ์ McIntire กล่าว

วิธีการอันน่าทึ่งที่จะทำให้คุณรู้สึกมีเกียรติมากขึ้นและมีผลกำไรเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ? ออกไปวิ่งต่อในช่วงแรกของวันหรือเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการออกกำลังกาย การพยายามแอบดูกิจกรรมบางอย่างในช่วงพักของคุณก็ไม่เสียหายเช่นกัน

15. ปรับแต่งเสียงเพลง

การสวมหูฟังไม่ได้หมายความว่าคุณถูกถอดออกตลอดเวลา

เมื่อทำงาน การฟังเพลงที่คุณชอบมากที่สุดจะช่วยให้คุณเข้าไปในโซนและจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำได้ นอกจากนี้ คุณยังส่งแฟล็กที่ไม่เป็นการรบกวนไปยังผู้ร่วมงานที่คุณไม่ต้องการให้หงุดหงิดใจอีกด้วย

16. รีเฟรชอุปกรณ์ของคุณ

เครื่องสำนักงานใดที่คอยสนับสนุนคุณหรือทำให้แผนสำนักงานของคุณยุ่งเหยิง พีซีของคุณจำเป็นต้องมีหน่วยความจำหรือการออกแบบฮาร์ดไดรฟ์ใหม่หรือไม่?

อาจเป็นโอกาสที่ดีที่จะทิ้งเครื่องพิมพ์เครื่องเก่า เครื่องแฟกซ์ และเครื่องสแกน แล้วใส่ทรัพยากรลงในเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น

หรือในทางกลับกัน เวลาอัพเดทโทรศัพท์แบบทัชโทนให้เป็นสปีกเกอร์โฟน เพิ่มประโยชน์ของเครื่องสำนักงานของคุณและทำให้สามารถเข้าถึงพื้นที่ทำงานได้มากขึ้น

17. สลับพื้นที่

หากเจ้านายของคุณอนุญาต ให้ใช้เวลากลางสัปดาห์ทำงานในสถานการณ์อื่น

สร้างเส้นตรงสำหรับห้องสมุดหรือจุดแวะพักในบริเวณใกล้เคียง (สภาพอากาศเอื้ออำนวย) หรือค้นหาสถานที่เงียบสงบและเต็มไปด้วยแสงลักษณะเฉพาะ สิ่งนี้สามารถช่วยกระตุ้นความคิดใหม่ ๆ หรือทำให้เกิดความกระจ่างในประเด็นเก่าได้ Khaitan กล่าว

18. บันทึกวัตถุประสงค์ในชีวิตประจำวันของคุณ

มันไม่ง่ายเลยที่จะตรวจสอบทุกสิ่งที่คุณต้องทำ ดังนั้นให้เริ่มต้นทุกเช้าด้วยการบันทึกวัตถุประสงค์ของคุณสำหรับวันนั้น

เมื่อศูนย์ของคุณเสียหรือคุณค้างคา คุณสามารถใช้บทสรุปนี้เพื่อติดตามคุณ

เขียนบทสรุปของคุณลงบนโพสต์-อิทหรือสิ่งที่เห็นได้ชัดเจนจากพื้นที่ทำงานของคุณ จากนั้นกลับมาที่จุดนั้นเมื่อคุณต้องการแจ้งให้ทราบถึงสิ่งที่คุณควรจะกำจัดทิ้งไป

19. พิจารณากรอบงานการจัดทำเอกสารของคุณใหม่

เมื่อเราก้าวเข้าสู่ยุคขั้นสูงอย่างสมบูรณ์ ความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษก็ลดลง

ร้านค้าของคุณสามารถทำอะไรได้อย่างระมัดระวัง? ถูกต้องหรือไม่ที่จะบอกว่าคุณกำลังคัดลอกเอกสาร? คุณอาจมีความสามารถในการแจกจ่ายส่วนหนึ่งของบันทึกและผู้จัดงานที่คุณเคยใช้มาก่อน ในกรณีที่คุณกำลังเก็บเอกสารบนพีซีของคุณ ให้ตรวจสอบว่าคุณกำลังสำรองข้อมูลตามปกติ

ต่อไปนี้คือแนวคิดบางส่วนในการเก็บสะสมสำหรับการสร้างเฟรมเวิร์กการบันทึกที่ราบรื่น:

• ทำซองจดหมายรวม – ใส่ “สิ่งที่จะพูดถึง” ทั้งหมดไว้ในนั้นควบคู่ไปกับสิ่งที่ควรให้ รายงานที่ควรให้ และอื่นๆ มันจะช่วยให้คุณได้รับการจัดตั้งขึ้นสำหรับการชุมนุมและช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลแม้ว่าการเดินทางจะถูกย้ายด้วยกัน

• ทำซองจดหมาย WOR – ดังนั้นกระดาษที่ยุ่งเหยิงของเราจำนวนมากจึงเป็นสิ่งที่ถูกระงับจนกว่าบุคคลอื่นจะตอบสนองหรือกระทำการใดๆ กักขังพวกเขาไว้ในซอง WOR (รอการตอบสนอง) ตรวจสอบแต่ละสองสามวันสำหรับกิจกรรมพิเศษที่คุณอาจต้องติดตาม

• กล่องความจุ – ใช้กล่องความจุราคาถูกเพื่อเก็บบันทึกที่เป็นเอกสารและนำออกจากพื้นที่บันทึกปัจจุบันของคุณ

• กล่องนิตยสาร – ใช้กล่องนิตยสารหรือหน้าปกเพื่อจัดเก็บนิตยสารและรายการที่คุณต้องการจัดเก็บอย่างแท้จริง จะเป็นการดีหากคุณมั่นใจว่าคุณต้องการมันจริงๆ สำหรับการอ้างอิงหรือการวิจัย โดยทั่วไปแล้วจะใช้ซ้ำ หรือแจกให้ผู้อื่น

• การอ่าน ซองจดหมาย – กำหนดเรกคอร์ดสำหรับบทความที่พิมพ์และเอกสารสำคัญที่คุณต้องการอ่านที่ไม่สำคัญ

• เอกสารพงศาวดาร – เมื่อเสร็จสิ้นภาระกิจ ให้นำวัสดุส่วนใหญ่มารวมกันและบันทึกไว้ เก็บ "ซองทำงาน" ไว้สำหรับงานล่วงหน้า

• บันทึกสัปดาห์แล้วสัปดาห์เล่า – อย่าให้โอกาสในการเก็บเอกสารของคุณมากนัก ใส่เอกสารของคุณลงในออร์กาไนเซอร์ "To File" และบันทึกทุกอย่างสัปดาห์ละครั้ง

จบ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมกรอบความสามารถในการทำกำไรของคุณเข้ากับกลยุทธ์การเชื่อมโยงสำนักงานของคุณ กลยุทธ์ด้านประสิทธิภาพบางอย่างกำหนดวิธีเฉพาะในการจัดการกับการจัดเรียงสำนักงานของคุณ

ไม่ว่ากลยุทธ์แบบลำดับชั้นที่คุณชอบหรือกรอบความสามารถในการทำกำไร อย่ายึดติดกับสำนักงานที่แยกจากกัน ยิ่งหยุด ยิ่งเปลืองเวลา นี่คืออินโฟกราฟิกเชิงสร้างสรรค์ที่ให้แนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเคล็ดลับในการจัดระเบียบเกี่ยวกับวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม