วิธีการตั้งค่าสำนักงานเสมือนใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

ธุรกิจต่างๆ หันมาใช้ Cloud มากขึ้นเรื่อยๆ สำหรับแอปและเครื่องมือที่ช่วยดำเนินการในการดำเนินงานประจำวัน แนวโน้มดังกล่าวทำให้การสื่อสารโทรคมนาคมเป็นประโยชน์และเป็นที่ต้องการมากขึ้น เนื่องจากบริษัทต่างๆ ต่างเร่งรีบในการลดต้นทุนและพนักงานก็ละทิ้งการเดินทางแบบเดิมๆ เมื่อเร็ว ๆ นี้ Gallup ค้นพบว่าพนักงานประมาณ 37 เปอร์เซ็นต์ในปัจจุบันสื่อสารทางไกล บ่งบอกถึงการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในวิธีการทำงานของผู้คน

โซลูชันที่ใช้ระบบคลาวด์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ช่วยปลดพนักงานออกจากโต๊ะทำงานและสำนักงานของบริษัทโดยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจากระยะไกล เทคโนโลยียังช่วยให้สตาร์ทอัพ ฟรีแลนซ์ และพนักงานทำงานอิสระด้วยการจัดหาเครื่องมืออันมีค่าเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ถึงกระนั้น พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ก็ต้องการสภาพแวดล้อมในสำนักงานที่เลียนแบบองค์ประกอบหลายอย่างของสถานที่ทำงานแบบเดิมๆ เคล็ดลับห้าข้อต่อไปนี้จะแสดงวิธีตั้งค่าสำนักงานเสมือนที่จะสนับสนุนอาชีพของคุณ

1. รักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ที่จำเป็น

ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลต้องการอุปกรณ์พื้นฐานเพื่อสนับสนุนความสำเร็จของพวกเขา ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลทุกคนต้องการคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปเพื่อให้พวกเขาทำงานได้จากทุกที่ที่สามารถหาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ พนักงานสามารถพกพาคอมพิวเตอร์ไปยังไซต์ของลูกค้าและนายจ้างได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์และไฟล์ของตนได้อย่างสม่ำเสมอ ซื้อแล็ปท็อปที่มีหน่วยความจำและที่เก็บข้อมูลมากมาย โปรเซสเซอร์ที่รวดเร็ว และกล้องในตัวเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถดำเนินการทุกส่วนของธุรกิจของคุณได้อย่างง่ายดาย

พนักงานทางไกลพึ่งพาซอฟต์แวร์ในการทำงาน เมื่อเวลาผ่านไป นักพัฒนาแก้ไขจุดบกพร่อง ปรับปรุงความปลอดภัย และเพิ่มคุณสมบัติให้กับผลิตภัณฑ์ของตน ทำให้เวอร์ชันล่าสุดมีความจำเป็นสำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด

อุปกรณ์พกพายังจัดเป็นอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตช่วยให้ผู้คนเชื่อมต่อกันในการตั้งค่าที่แล็ปท็อปดูเหมือนใช้งานไม่ได้ ผู้ปฏิบัติงานสามารถซิงค์อุปกรณ์ของตนกับคอมพิวเตอร์ของตนได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะสามารถเข้าถึงข้อมูลของตนได้ตลอดเวลา ด้วยซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ ผู้ปฏิบัติงานสามารถเปลี่ยนจากอุปกรณ์หนึ่งไปยังอีกอุปกรณ์หนึ่งได้อย่างราบรื่น โดยไม่ต้องกลัวว่าข้อมูลจะเสียหายหรือข้อขัดแย้งของเวอร์ชัน

ในฐานะผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ คุณอาจต้องใช้อุปกรณ์อื่นๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของงานของคุณ หากคุณมีความหรูหราในการทำงานจากที่บ้าน คุณสามารถปรับพื้นที่ทำงานให้เพียงพอเพื่อเสริมสำนักงานเสมือนที่คุณตั้งค่าไว้ได้อย่างง่ายดาย พนักงานที่ทำงานที่บ้านบางคนใช้จอภาพภายนอก แป้นพิมพ์ขนาดมาตรฐาน เมาส์ และเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของสำนักงานเสมือน

2. ติดต่อกัน

ขณะนี้แอปพลิเคชันทางธุรกิจจำนวนมากทำงานบนคลาวด์ ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้มากกว่าที่เคยเป็นมา การเชื่อมต่อที่รวดเร็วในโฮมออฟฟิศจะช่วยให้มีแบนด์วิดธ์เพียงพอสำหรับการโทรด้วยเสียงและวิดีโอ การประชุมออนไลน์ และการประชุมขณะประมวลผลไฟล์และอัปเดตบันทึก

ผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ควรมีอุปกรณ์ฮอตสปอตเคลื่อนที่ไว้ใช้ขณะเดินทางและสำรองข้อมูลเมื่อการเชื่อมต่อที่บ้านหยุดทำงาน คุณสามารถเลือกใช้ฟังก์ชันฮอตสปอตบนสมาร์ทโฟนของคุณ หรือรับอุปกรณ์ฮอตสปอตเฉพาะ เช่น Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobile Hotspot, Overdrive Pro ของ FreedomPop หรือ Verizon Wireless Jetpack MiFi เป็นต้น

3. เลือกเครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่เหมาะสม

ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลต้องมีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของตนได้ แนวโน้มการจัดการโครงการล่าสุด ได้แก่ การจำลองเสมือน การแปลงเป็นดิจิทัล และการเชื่อมต่อระยะไกล ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทันกับความต้องการในงานของคุณ เครื่องมือสื่อสารที่สำคัญ ได้แก่ ผู้ให้บริการอีเมล เช่น Outlook หรือ Gmail การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ซอฟต์โฟนหรือโทรศัพท์ IP ที่ทำงานร่วมกับผู้ให้บริการ VoIP ของคุณ และการประชุมทางเว็บ เช่น WebEx หรือ GoTo Meeting

เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่สามารถช่วยให้คุณทำงานกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ Slack แอปส่งข้อความสำหรับทีม Yammer เครื่องมือเครือข่ายโซเชียลชั้นนำสำหรับองค์กร Asana เครื่องมือติดตามโครงการชั้นนำ WorkflowMax มอบเครื่องมือการจัดการงานแบบครบวงจรที่ช่วยในการติดตามเวลา ใบเสนอราคา การออกใบแจ้งหนี้ และการรายงาน เมื่อคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะพบว่าคุณสามารถทำงานได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้น

คุณสามารถมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นโดยใช้เครื่องมือสื่อสารด้วยภาพ เช่น Creately ตรวจสอบการผสานการทำงานกับ Google Drive และ Slack หากคุณต้องการเพิ่ม Creately ให้กับเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณ

4. ย้ายที่เก็บข้อมูลของคุณไปยัง Cloud

ในอดีต พนักงานทางไกลมีปัญหาในการติดตามไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ และไดรฟ์ USB แบบพกพา ในปัจจุบัน พื้นที่จัดเก็บไฟล์บนระบบคลาวด์ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลของตนได้จากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ทุกเครื่อง

การใช้ที่เก็บข้อมูลออนไลน์อย่างเหมาะสมจะช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและป้องกันการสูญหายของข้อมูลที่เกิดจากคอมพิวเตอร์และฮาร์ดไดรฟ์ล้มเหลว บริการต่างๆ เช่น OneDrive, Dropbox, Google Drive และ Box มีแอปบนเว็บและมือถือที่ช่วยให้บันทึก แชร์ และจัดระเบียบไฟล์ได้ง่าย

อย่างไรก็ตาม แม้จะมีข้อดีหลายประการที่บริการคลาวด์มีให้ พนักงานควรทำความคุ้นเคยกับความเสี่ยงบางประการของการจัดเก็บบนคลาวด์ เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียความปลอดภัยของข้อมูลธุรกิจที่มีค่าและละเอียดอ่อน

5. จัดระเบียบและพร้อมใช้งาน

พลาดกำหนดเวลา งานที่ถูกลืม และการนัดหมายที่ข้ามอาจทำให้อาชีพของคุณเป็นพนักงานทางไกลได้ คุณต้องจัดการเวลาให้ดีในขณะที่ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ สิ่งสำคัญที่สุดคือคุณต้องเข้าถึงลูกค้าและเพื่อนร่วมงานของคุณได้ ลองใช้แอพและเครื่องมือในการจัดระเบียบงาน บันทึกย่อ และการนัดหมาย เพื่อให้คุณทำหน้าที่รับผิดชอบทั้งหมดได้สำเร็จ

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ เช่น MyLife Organized, Organizer Pro และ MyOrganizer ultimate เป็นแหล่งรวมศูนย์ในการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ วางแผน กำหนดเป้าหมาย และจัดเก็บผู้ติดต่อ แอปที่ทำงานในลักษณะเดียวกัน ได้แก่ Google ปฏิทิน, Evernote, Trello และ Toodledo โดยไม่คำนึงถึงตัวเลือกของคุณ คุณสามารถซิงค์ข้อมูลของคุณเพื่อใช้กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดงานสำคัญหรือโอกาสอีกครั้ง

แบ่งปันแนวคิดของคุณเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าสำนักงานเสมือน

พนักงานระยะไกลที่มีสำนักงานเสมือนได้เปลี่ยนแนวการจ้างงาน แม้ว่าวิธีการทำงานแบบใหม่จะขาดการสื่อสารแบบตัวต่อตัวและความสัมพันธ์ทางสังคมในที่ทำงาน แต่ผู้สื่อสารทางไกลสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อชดเชยได้ เมื่อคุณมีอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ เครื่องมือออนไลน์ และแอพที่เหมาะสม คุณจะมีประสิทธิผลและประสบความสำเร็จมากกว่าที่คุณคิด

ประวัติผู้แต่ง: Lisa Michaels เป็นนักเขียนอิสระ บรรณาธิการ และที่ปรึกษาด้านการตลาดเนื้อหาที่มุ่งมั่นจากพอร์ตแลนด์ จากการเป็นนายตัวเอง เธอพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ทันกระแสโลกธุรกิจในปัจจุบัน เธอใช้เวลาว่างในการลองสูตรอาหารใหม่ๆ หรืออ่านนิยายอาชญากรรมของสแกนดิเนเวีย รู้สึกอิสระที่จะเชื่อมต่อกับเธอบน Twitter และ LinkedIn