โปรแกรมประหยัดเวลา 8 อันดับแรกสำหรับพนักงานออฟฟิศ

คุณเคยทำงานล่าช้ากว่ากำหนดและต้องทำงานล่วงเวลาหรือไม่? คุณเคยสัญญากับใครสักคนไหมว่าจะทำส่วนหนึ่งของโปรเจกต์ให้เสร็จภายในวันที่กำหนด แต่ผลที่ออกมากลับไม่ได้อะไรเลย? คุณเคยคิดเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่ว่าคุณต้องมองหาวิธีที่จะประหยัดเวลาในที่ทำงาน เพื่อให้คุณโฟกัสกับงานที่มีความสำคัญได้ดีขึ้น และเหนือสิ่งอื่นใดคือทำให้เสร็จทันเวลาหรือไม่? ดูรายการเครื่องมือประหยัดเวลายอดนิยมสำหรับพนักงานออฟฟิศของเรา อ่านต่อ.

โปรแกรมรักษาเวลาสำหรับพนักงานออฟฟิศ – สารบัญ:

1. หยุดพักเป็นประจำ
2. ปิดการแจ้งเตือนโซเชียลมีเดีย
3. มีสมาธิกับงานหนึ่งครั้ง
4. ผู้รับมอบสิทธิ์
5. ใช้เทคนิคโพโมโดโร
6. วางแผนวันของคุณ
7. เรียนรู้
8. ใช้เครื่องมือ
9. สรุป

หยุดพักเป็นประจำ

ฉันแน่ใจว่าตอนนี้คุณกำลังสงสัยว่าการหยุดพักเป็นประจำซึ่งในทางปฏิบัติแล้ว "ใช้เวลา" จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้อย่างไร คุณต้องจำไว้ว่าไม่มีใครสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอด 8 ชั่วโมง และโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่ได้หยุดพัก สมองของเราต้องการการพักผ่อน สายตาของเราต้องการพักจากหน้าจอ และอย่างน้อยกล้ามเนื้อของเราก็ต้องการการเคลื่อนไหวบ้าง

ลุกขึ้น เดินไปสองสามก้าว คุยกับใครสักคน แล้วกลับไปที่งานที่ทำอยู่ กฎนี้ใช้กับช่วงพักกลางวันที่ยาวขึ้น 1 มื้อ ร่างกายจำเป็นต้องกินเพื่อให้มีประสิทธิผลมากขึ้น ดังนั้นไม่ว่าคุณจะทำงานหนักแค่ไหน อย่ายอมแพ้กับมื้อใหญ่ที่ดีต่อสุขภาพ

ควรสังเกตว่าการหยุดพัก “นานๆ ครั้ง” ไม่ใช่แนวปฏิบัติที่ดี ทุกครั้งที่คุณไปดื่มกาแฟ สูบบุหรี่ หรือไปที่ห้องข้างเคียงเพื่อถามคำถามที่สำคัญกับคุณกับเพื่อนร่วมทีม , คุณไม่มีสมาธิ และเมื่อคุณกลับมา คุณต้องพยายามโฟกัสอีกครั้ง ซึ่งต้องใช้เวลาอีกนาทีหนึ่ง

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะหยุดพักเป็นประจำ เช่น ทุก ๆ ชั่วโมงในเวลาเดียวกัน ยิ่งไปกว่านั้น ข้อตกลงดังกล่าวจะกระตุ้นคุณ – คุณจะต้องการทำงานที่เริ่มต้นให้เสร็จภายในช่วงพัก ดังนั้นในทางปฏิบัติ คุณจะทำมันให้เสร็จเร็วขึ้น

ปิดการแจ้งเตือนโซเชียลมีเดีย

สิ่งกวนใจที่สุดในที่ทำงานคือโทรศัพท์ส่วนตัวของคุณอย่างไม่ต้องสงสัย การเบี่ยงเบนความสนใจจากงานที่ทำอยู่ เช่น การหยุดพักเมื่อใดก็ตาม ส่งผลเสียต่อสมาธิของคุณ และเพิ่มเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จ หากคุณต้องการประหยัดเวลาในการทำงานจริงๆ ให้ส่งข้อความส่วนตัวในช่วงพักที่กำหนดเท่านั้น

มีสมาธิกับงานหนึ่งครั้ง

คุณมีงานที่สำคัญมากอย่างหนึ่งที่ต้องทำ และในขณะเดียวกันก็ได้รับอีเมล เพื่อนร่วมงานขอให้คุณช่วยเหลือ และผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลส่งข้อความถึงคุณทางโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของบริษัท อย่าเสียสมาธิ สิ่งเหล่านี้สามารถรอจนกว่าคุณจะทำงานที่คุณได้เริ่มไปแล้วเสร็จสิ้น

ปิดการแจ้งเตือนจากกล่องจดหมายอีเมลของคุณ และตรวจสอบตามเวลาที่กำหนดเท่านั้น (เช่น เมื่อคุณไปถึงที่ทำงานหรือตอนเลิกงาน) ไม่จำเป็นต้องตอบข้อความทันที (ยกเว้นข้อความที่สำคัญสำหรับคุณเนื่องจากงานเฉพาะ) และมักจะใช้เวลามากในการตรวจสอบ

ผู้รับมอบสิทธิ์

คุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเองเสมอไป แม้ว่าคุณคิดว่าคุณเป็นเพียงคนเดียวที่สามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง เมื่อทำงานในทีม คุณควรใช้ประโยชน์จากข้อเท็จจริงที่ว่าเพื่อนร่วมงานมีเวลามากกว่าและสามารถทำงานของคุณได้ ไม่ใช่เรื่องน่าอายที่จะขอความช่วยเหลือ และการไม่ทิ้งงานเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการเสียเวลาในการทำงาน

ใช้เทคนิคโพโมโดโร

คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับเทคนิค Pomodoro หรือไม่? เป็นวิธีการจัดการเวลาโดยพิจารณาจากงานที่จดจ่อเป็นเวลา 25 นาที หักออกด้วยการพัก 5 นาที แต่ละช่วงการทำงานเรียกว่า pomodoro ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณมีสมาธิ วิธีการใช้งาน? เลือกงานที่คุณต้องการทำให้เสร็จ ตั้งเวลา 25 นาที ทำงานชิ้นหนึ่ง และเมื่อเสียงปลุกดังขึ้น ให้หยุดพัก 5 นาที หลังจากสี่ pomodoros พัก 20-30 นาที

วางแผนวันของคุณ

ไม่มีอะไรทำงานได้ดีไปกว่าการวางแผนงานที่ต้องทำล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้ คุณไม่ต้องเสียเวลาคิดว่าลำดับความสำคัญปัจจุบันของคุณคืออะไร การประชุมใดที่คุณต้องเข้าร่วมในวันที่กำหนด และงานใดที่คุณควรเริ่มด้วย ประหยัดเวลาไม่กี่นาทีเพราะคุณสามารถไปทำงานได้ทันที? ว่าไง!

เรียนรู้

ในการทำงานประจำวันของคุณ แน่นอนว่าคุณใช้ Microsoft Office และโซลูชันอื่นๆ ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณทำงานต่างๆ ให้สำเร็จลุล่วง แต่คุณแน่ใจหรือว่าคุณได้เรียนรู้เต็มศักยภาพแล้ว? แม้ว่าคำตอบสำหรับคำถามนี้จะดูเหมือน “ใช่” แต่ในความเป็นจริงแล้ว แอปพลิเคชันส่วนใหญ่ที่คุณใช้ทุกวันมีฟังก์ชันมากมายเกินกว่าที่คุณจะจัดการเพื่อทำความรู้จัก

ลองค้นหาอย่างน้อยสองสามอย่างที่จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้น เช่น ในกรณีของ Powerpoint อาจเป็นฟังก์ชันการออกแบบ (แนะนำการจัดเรียงข้อความและกราฟิกบนสไลด์และเร่งการสร้างงานนำเสนอ) ใน Word ความเป็นไปได้ของการติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารที่กำหนด และในรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel (การนำเสนอข้อมูลด้วยสีเพื่อปรับปรุงการวิเคราะห์)

ใช้เครื่องมือ

แทนที่จะเสียเวลาค้นหาไอคอนของแอปพลิเคชันเฉพาะบนหน้าจอของคุณหรือลงชื่อเข้าใช้แต่ละบริการแยกกัน คุณสามารถใช้เครื่องมือที่มีฟังก์ชันต่างๆ ได้ในที่เดียว เครื่องมือดังกล่าวคือ Firmbee ซึ่งเป็นระบบที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการโครงการและทีมของบริษัท Firmbee ได้รับการออกแบบมาสำหรับหลายอุตสาหกรรม ตั้งแต่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายขาย ไปจนถึงฝ่ายไอที ผู้ใช้สามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการ จัดระเบียบงาน รับสมัครพนักงาน และตรวจสอบการเงินได้โดยใช้แพลตฟอร์มเดียว

โปรแกรมรักษาเวลา 8 อันดับแรก – สรุป

อย่างที่คุณเห็น มีหลายวิธีในการประหยัดเวลาในการทำงาน สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือค้นหาว่างานใดที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ของคุณ บางคนอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงทุกวันกับอีเมล เป็นต้น เมื่อคุณรู้ว่าอะไรคือตัวทำลายเวลาของคุณ ให้พยายามกำจัดมันและแทนที่ด้วยสิ่งที่มีประโยชน์มากกว่า

คุณเพิ่งอ่านเกี่ยวกับ โปรแกรมประหยัดเวลา 8 อันดับแรกในที่ทำงาน อ่านเพิ่มเติม: Gamification ในการสรรหาบุคลากร

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: นิโคล แมนคิน

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการสร้างบรรยากาศเชิงบวกและสร้างสภาพแวดล้อมที่มีคุณค่าสำหรับพนักงาน เธอชอบที่จะเห็นศักยภาพของคนที่มีความสามารถและกระตุ้นให้พวกเขาพัฒนา

ดูโพสต์ทั้งหมด